Předkontace vybrané pro doklad
Doklad je zvláštním případem Karty, na které se zaznamenávají hospodářské transakce. Seznamy dokladů tvoří páteř účetního systému a práci s nimi je potřeba se věnovat se zvláštní pečlivostí. Vzhledem k tomu, že většina dokladů si je z hlediska způsobu zadávání informací velmi podobná, následující text popisuje kartu dokladu obecně a v nápovědě k jednotlivým seznamům dokladů najdete již jen upozornění na specifika daného druhu dokladů.
Ještě před vystavením prvního dokladu je nutné v Nastavení seznamu zvolit pravidla pro výběr kurzu, odpočet záloh, slučování účetních zápisů apod. Dále je praktické rozmyslet si, jaké údaje ke každému druhu dokladů zadáváte opakovaně a v kolika variantách, a podle toho si vytvořit Skupiny jednotlivých dokladů. V Nastavení skupiny se pak zadá číselná řada a další opakované údaje (zaokrouhlení, předkontace, sazba DPH, doba splatnosti, účet či pokladna, měna, způsob platby a dopravy, doprovodné texty, výkazy, kontrolingové proměnné atd.). Vhodnou skladbou skupin s různým nastavením si tedy můžete významně ušetřit práci při vystavování nových dokladů. Ještě dál jdou Šablony dokladů, které nabízí možnost vytvořit doklad podle přesně zadaného vzoru, tedy i s adresou partnera, položkami, cenou atd. Větší firmy, ve kterých pověření pracovníci před úhradou a zaúčtováním doklady zavedené do systému kontrolují, by si měly určit pravidla pro Zpracování dokladů, menší firmy si mohou v Průvodci nastavením seznamu nebo v nastavení jednotlivých skupin zadat funkce automatického zpracování.
Na našem Zákaznickém portálu si v části Dokumentace můžete stáhnout manuál Začínáme s Money ERP, ve kterém najdete sérii názorných příkladů vystavení, přebírání a zaúčtování dokladů.
Tlačítka
OK/Uzamknout – zaúčtované doklady doporučujeme vždy ukládat pomocí tlačítka Uzamknout. Při každém otevření dokladu a jeho opětovném uložení pomocí tlačítka OK totiž program smaže původní zápisy v Účetním deníku a doklad zaúčtuje znovu. Navíc u dokladů, které byly v účetním deníku individuálně rozúčtované, program nové přeúčtování uskuteční podle původního nastavení na dokladu.
Cizí měny – pomocí tlačítka vyberete do dokladu cizí měnu a její kurz, podrobnosti najdete dále v kap. Cizí měny.
Na horní liště dokladu jsou dostupná následující tlačítka:
Korekce – úprava cen a zaokrouhlení je možná jak pro domácí, tak i cizí cenu, viz kap. Korekce.
Zrušit slevu – stiskem tlačítka zrušíte veškeré slevy na dokladu, včetně všech jeho položek.
Náklady – tlačítko je přístupné jen u příjmových dokladů s položkami a slouží ke stanovení vedlejších pořizovacích nákladů a způsobu jejich rozpouštění mezi položky dokladu, viz kap. Náklady.
Výpočet ceny – nabízí možnost zavést nebo obnovit individuální cenové nastavení odběratele/dodavatele, viz kap. Výpočet ceny. Po stisku tlačítka se objeví okno, ve kterém můžete zvolit jednu nebo obě možnosti individuální úpravy cen podle obchodních podmínek zadaných na kartě Firmy partnera.
Registr plátců DPH – podle platné legislativy ručí každý plátce DPH za odvedení daně za subjekt registrovaný na daňovém portálu Finanční správy jako nespolehlivý. Abyste se této nepříjemné povinnosti mohli vyhnout, můžete si pomocí tlačítka ověřit spolehlivost firmy uvedené na dokladu přímo v registru daňového portálu. Rozhodujícím údajem je DIČ firmy, služba nabízí i seznam ověřených účtů, na které je možné firmě platit.
Partnery můžete ověřovat také v seznamu Firem pomocí tlačítka Online Info. Navíc si můžete pomocí aplikace CSW Automatic nastavit ověření v jednotlivých registrech (moduly Synchronizace s ARES a Synchronizace insolvenčního rejstříku) tak, aby automaticky probíhalo v době, kdy je provoz v Money ERP minimální.
Ověřit registrační číslo distributora lihu – tlačítkem otevřete stránky Celní správy, kde si můžete ověřit, zda má partner dosazený do dokladu platné registrační odběrné číslo.
Přidat do adresáře – po stisku tlačítka program nabídne založení nové karty Firmy s adresními údaji zadanými na dokladu, které se na kartě dají doplnit a rozšířit. Doplněné údaje se po uložení promítnou zpět do dokladu.
Platby – na skladových prodejkách se pomocí tlačítka dá vypočítat částka k vrácení vč. zavedení nepeněžních platidel, viz kap. Platby.
Kolonky, do nichž se na doklad doplňují záznamy ze seznamů vedených v Money ERP, jsou vybavené tlačítkem Otevřít kartu záznamu 
. S jeho pomocí se otevře karta položky, která je do kolonky dosazená. Můžete si tak ověřit podrobnosti o adrese partnera, jeho bankovním spojení, o členění DPH, předkontaci atd.
Obecné
Karta dokladu může (ale nemusí) obsahovat několik záložek, část Obecné je na každém dokladu.
Uložit jako koncept – nově vytvářený doklad můžete rozpracovat a nechat jej v systému připravený pro kontrolu nebo pozdější použití. Koncept není zaúčtován, nelze uhradit a při tisku je výrazně označený slovem KONCEPT. Takový doklad má Fázi dokladu nastavenou na hodnotu Rozpracováno, což také znamená, že se dá smazat, aniž by se dále vyskytoval v seznamu smazaných dokladů – po smazání program jeho číslo uvolní a může být použito při tvorbě dalšího dokladu. Do fáze Aktivní doklad převedete zrušením příznaku Uložit jako koncept nebo prostřednictvím funkce Zpracování dokladu. V Nastavení skupiny dokladu je možné zadat požadavek Vytvářet koncepty. Pole je pak zatržené automaticky.
Jestliže doklad jednou uložíte jako Aktivní, jeho fáze již nejde změnit a příznak Uložit jako koncept se již na kartě dokladu nezobrazuje.
Číslo dokladu – číslo můžete doplnit sami, nebo jej nechat programem vygenerovat podle Číselné řady. V každém případě program kontroluje duplicitu. Pro lepší orientaci je kolonka rozdělená na dvě části – kromě vlastního čísla je zde uveden i název použité číselné řady. Rozhodně doporučujeme pro každý druh dokladů vytvořit jednu nebo více číselných řad a zadat je v Nastavení skupiny – při otevření nové karty dokladu je pak číslo již doplněno a po uložení je zaručena jeho návaznost na ostatní doklady v číselné řadě. U Rozpracovaného dokladu program číslo umožní změnit, u Aktivního už nikoliv.
Popis – stručná charakteristika dokladu určená k orientaci a snadnějšímu dohledání dokladu. Pokud necháte pole prázdné, přebere se Název z první uložené položky.
Číslo zápočtu – doplňujete pouze u interních dokladů, slouží jako pojistka pro duplicitní tvorbu zápočtových dokladů.
Číslo objednávky / Původní doklad – číslo vydaného/přijatého partnerského dokladu.
Plátci DPH musí musí na přijatých dokladech pro potřeby Kontrolního hlášení doplnit číslo původního dokladu (bez mezer a ostatních znaků) do pole Přijatý doklad.
Zdrojový/Došlý doklad – ve skladových dokladech číslo dokladu, na základě kterého byl skladový doklad vytvořen. U některých dokladů (např. faktura přijatá nebo dodací list přijatý) se číslo přijatého (došlého) dokladu automaticky dosadí i do pole Párovací symbol v případě, kdy párovací symbol na dokladu nezadáte. Důvodem je správné vyčištění salda účtu 131.
ODD-dobropis – ve fakturách, závazkových a pohledávkových dokladech. Doklad s tímto příznakem bude zaúčtován s opačným znaménkem a na kartě dokladu přibudou kolonky pro datum Příkazu. Obsahuje-li doklad skladové položky, proběhnou inverzní skladové pohyby. Opravný daňový doklad také můžete vystavit automaticky pro doklad pod kurzorem volbou Místní nabídky.
V Nastavení skupin těchto dokladů je záložka ODD, kde si můžete nastavit parametry pro automatickou tvorbu opravných daňových dokladů: skupinu, do které budou ODD ukládány, a jejich zaúčtování. Pokud některé údaje nedoplníte, program je přebere ze zdrojového dokladu. Dále je možno DUZP převzít z původního dokladu, případně místo něj použít aktuálně platné pracovní datum.
Zjednodušený daňový doklad – daňový doklad lze vystavit jako zjednodušený, pokud celková částka za plnění není vyšší než 10 000 Kč. V Money ERP má Zjednodušený daňový doklad všechny náležitosti daňových dokladů a příznak tak v české legislativě slouží uživatelům pouze pro filtraci. Ve slovenské legislativě však je toto označení určující pro správný vstup dokladu do oddílu Kontrolního hlášení. Z tohoto důvodu je možnost nastavit příznak i na skupině dokladů.
Vratka – ve skladových dokladech bude touto volbou uskutečněn záporný pohyb, tzn. že položky dokladu budou mít u příjmových dokladů záporné příjmové pohyby a u výdejových dokladů záporné výdejové pohyby. Pro Prodejky přijaté/vydané se vratka dá vystavit automaticky pro doklad pod kurzorem volbou místní nabídky Vytvořit opravný doklad.
Záporný pohyb se dá zadat také na položkách dokladu. Pokud zatrhnete příznak v hlavičce dokladu, vztahuje se automaticky na všechny položky. Chcete-li na některé položce záporný pohyb „vyrušit”, zatrhněte pole Vratka i na položce, její pohyb bude pak kladný.
Vyřízeno – najdete v objednávkových dokladech, zálohových fakturách a na dodacích listech, kde zatržení určuje, zda se má doklad nabízet při Přebírání dokladů. Příznak se automaticky zatrhne ve chvíli, kdy je doklad úplně vyřízen (jeho položky vč. plného množství jsou kompletně přebrané do dalších dokladů), ale dá se ručně libovolně změnit. Částečně vyřízené doklady příznak zatržený nemají. Znak Vyřízeno nesou i jednotlivé položky dokladu. Pokud v hlavičce dokladu zatrhnete pole ručně, program bude evidovat všechny položky jako vyřízené, ať už je na nich individuální nastavení jakékoliv. Pokud přeberete zaúčtovaný doklad do jiného dokladu (např. dodací list do faktury), označí se přebíraný doklad automaticky jako vyřízený a jeho položky již není možné editovat. Jestliže pak dodatečně zjistíte, že na některých položkách potřebujete opravit účetní údaje nebo kontrolingové proměnné, použijte funkci Hromadná změna zaúčtování položek dokladu.
Přijatý doklad – na přijatých dokladech je pro potřeby Kontrolního hlášení třeba zadat původní číslo dokladu, a to zcela přesně včetně mezer a ostatních znaků. Pro zvýšení komfortu při vystavování dokladů pole obsahují i objednávkové doklady.
Uplatnění odpočtu DPH – pole je dostupné na hrazených daňových dokladech využívajících slovenskou legislativu (agendy s licencí na mezinárodní DPH). Na výběr jsou možnosti Zaúčtováním, Dovoz a Zaplacením a funkčnost se používá při dovozu zboží ze zemí mimo EU, kdy má plátce nárok na odpočet DPH až po zaplacení daně správci daně v tuzemsku. Stav pole se automaticky doplní na základě zatržení volby Poměrné uplatňování DPH z úhrad na kartě Registrace k DPH, a to buď na možnost Zaplacením (volba je zatržená), nebo podle Nastavení skupiny, do které příslušný doklad patří (v případě, kdy volba zatržená není). Stav pole se dá individuálně změnit.
Registrace k DPH – program automaticky doplní Registraci k DPH státu, který je v Průvodci nastavením programu vybraný jako Domácí stát, případně registraci zadanou v Nastavení skupiny. Vyberete-li jinou než domácí registraci, nabídne dosazení příslušné měny. Doklady se pak podle registrace řadí do Přiznání k DPH. Není-li na dokladu doplněná žádná registrace, program nepovolí do dokladu přidat položky, odpočty záloh, zálohy ani úhrady. Důvodem je správný způsob výpočtu DPH, který je vázaný právě na legislativu danou registrací.
Předkontace – dokladu se dá zadat jednotná předkontace, podle níž budou zaúčtovány všechny položky, které nemají zadanou vlastní předkontaci. Můžete ji dosadit ze seznamu Předkontací, který se dá pro daný typ dokladů redukovat v Nastavení seznamu pomocí funkce Omezit výběr předkontací. Pokud je zaúčtování individuálně zadané na všech položkách dokladu, nemusí být pole vyplněno.
Způsob zaúčtování také závisí na nastavení funkce Slučování účetních zápisů v Průvodci nastavením programu nebo v Nastavení seznamu. Automatické doplnění předkontace určíte v Nastavení skupiny. Na kartách Položek máte navíc možnost rozepsat rozúčtování bez použití předkontace přímo na účty MD/D. Individuální zaúčtování položky má vždy přednost před zaúčtováním celého dokladu. V seznamu dokladů můžete pomocí volby v Místní nabídce opravit Zaúčtování dokladu i dodatečně.
Členění DPH – platí pro celou fakturu, ale obdobně jako u předkontace je možné některým položkám zadat jiné členění (např. Osvobozeno). Při výběru ze seznamu program nabízí jen ta Členění DPH, která vyhovují typu dokladu kritériem Nabízet v dokladech.
Předkontace zaokrouhlení – způsob zaokrouhlení i předkontaci pro zaúčtování zaokrouhlovací částky určujete na kartě Nastavení skupiny. Pokud Předkontaci zaokrouhlení nezadáte, bude pro zaokrouhlovací částku použita předkontace zadaná pro celý doklad.
Evidenční číslo pro KH – pole najdete na Faktuře vydané, Pokladním a Pohledávkovém dokladu. Údaj slouží pro Kontrolní hlášení v případech, kdy je potřeba doklad vykázat pod jiným číslem než je číslo dokladu v Money ERP, například při dohodě se zákazníkem o vystavování dokladů na odběratele.
Variabilní symbol – při založení nového dokladu je do pole automaticky dosazeno číslo dokladu bez prefixu číselné řady. Variabilní symbol pak lze změnit do velikosti 20 libovolných znaků, z pohledu dalšího zpracovávání bankovních výpisů pomocí Homebankingu však doporučujeme do kolonky zadat maximálně 10 číslic bez mezer či jiných znaků.
Na kartě Nastavení seznamu si v záložce Kontroly můžete konfigurovat upozornění v případě uložení dokladu s duplicitním nebo nevyplněným VS.
Párovací symbol – pomocí symbolu lze zjistit doklady, které nemají očekávanou souvislost – např. nevyřízené objednávky, nevyfakturované dodávky, neuhrazené faktury apod. Prostřednictvím automatizovaného párování se dá také zajistit vytvoření souvislosti mezi dosud izolovanými doklady (úhrady faktur pokladními/bankovními doklady). Párování dokladů (následný tisk Salda, kde se vytisknou doklady nespárované) funguje na shodnosti čísla účtu Účtového rozvrhu, IČ a párovacího nebo variabilního symbolu (není-li párovací symbol vyplněný, považuje se za párovací hodnotu variabilní symbol). Pokud program shledá tyto tři údaje shodné, v saldu jsou takzvaně vypárované a v sestavě se neobjeví. Jestliže vystavujete vyúčtovací fakturu k úhradě zálohového dokladu, je nutné do položky Párovací symbol vyplnit variabilní symbol zálohové faktury nebo bankovního či pokladního dokladu. Zde záleží na vystavení prvotního dokladu. Párovací symbol se dá zadat i na položce dokladu.
Párování dokladů vám může výrazně usnadnit samostatně prodávaný modul Aktivní saldo.
Konstantní symbol – dosadíte ze seznamu Konstantních symbolů.
Způsob platby – s programem jste dostali naplněný seznam nejčastěji používaných Způsobů platby, můžete jej libovolně doplnit nebo opravit. U Faktur vydaných je možné v Nastavení skupiny (záložka Rozúčtování) zadat způsob platby do pole Vytvořit pokladní doklad při platbě – program pak při výběru téhož způsobu platby na dokladu automaticky generuje pokladní doklad i úhradu. U Objednávek přijatých a Faktur vydaných lze zadáním způsobu platby Hotově také vyřešit situaci, kdy odběratel překročil stanovený Kredit a pracovník mu na základě nastavení v Uživatelské roli nesmí vystavit další bezhotovostní doklad.
Doprava – na obchodních a skladových dokladech je možné zadat text, který bude na tištěném dokladu jako Způsob dopravy a dá se také využít při filtrování přepravní služby. Doplníte výběrem ze seznamu Způsobů dopravy.
Primární účet – v případě potřeby můžete zadat volnou předkontaci. U zálohové faktury se účet doplní na kartu Úhrady do záložky Podrobnosti, lze jej libovolně změnit. Tento primární účet má přednost před příslušnou stranou předkontace. Pokud nechcete, aby primární účet „přebíjel” řádky předkontace např. pro zaúčtování DPH, musíte si na jednotlivých řádcích Předkontace, kterých se to týká, nastavit možnost Použít přednostně toto zaúčtování. Primární účet z úhrady zálohy následně vstupuje i do zaúčtování odpočtu záloh. Platí stejné podmínky pro zaúčtování jako při úhradě. V Nastavení skupiny si můžete zadat automatické doplnění Primárního účtu. V případě, že na dokladu primární účet není vyplněný a vybere se předkontace, primární účet se převezme z hlavní položky předkontace – u faktur vydaných a pohledávkových dokladů ze strany MD, u faktur přijatých a závazkových dokladů ze strany D. V případě, že je na dokladu vybraná Firma, která má nastavený primární účet pro pohledávky, závazky nebo zálohy, doplní se tento účet do dokladu, ať už na dokladu je, či není primární účet vyplněný.
Druh pohybu – spolu s druhem pohybu na položce určuje zaúčtování dokladu. Nastavení má přednost před předkontací, viz kap. Účtování o skladech. Na Dodacích listech přijatých a Dodacích listech vydaných se pomocí pole Druh pohybu dá nastavit zaúčtování přebíraných pokladních dokladů.
Druh skladového pohybu – v případě, kdy máte v Nastavení skupiny aktivovanou volbu Generovat skladové doklady, určíte touto volbou zaúčtování souvisejícího skladového dokladu (Příjemka/Výdejka).
Vpravo nahoře se na dokladu zadávají adresní údaje. Tato část je rozdělená do několika záložek, z nichž první a nejdůležitější slouží pro dosazení obchodní adresy Odběratele/Dodavatele, tedy partnera, jehož doklad do systému zavádíte. Některé doklady obsahují i záložky pro adresu Konečného příjemce a Fakturační, které se doplní automaticky ze zadání Odlišné adresy v Adresáři. Do záložky Konečný příjemce je možné na dokladu vybrat i zcela jinou adresu; pro přiřazení dokladu k partnerovi je rozhodující vždy adresa fakturační. Do poslední záložky program dosadí vaši adresu, tedy adresní kartu zadanou v Průvodci nastavením programu jako kmenovou kartu agendy, dá se však libovolně změnit. Agendy používající modul CRM v příslušné záložce najdou obchodníka, který je dodavateli.
Při doplnění adresy (ale i ostatních údajů na dokladu) můžete s výhodou použít funkce automatické nabídky výběru ze seznamu – do kolonky napište první znaky z názvu hledané firmy a program ihned otevře roletovou nabídku s prvními deseti firmami, které názvu vyhovují.
V případě, že na doklad zadáte ručně nebo ze systému ARES adresní údaje firmy, kterou dosud nemáte v programu zavedenou, doporučujeme pomocí tlačítka Přidat do adresáře, které najdete na nástrojové liště dokladu, založit pro tuto firmu novou Adresní kartu.
Pokud podáváte výkaz EKO-KOM, má Stát zadaný v adrese Konečného příjemce zásadní vliv na zařazení dokladu do výkazu.
Název firmy – doporučujeme vždy vybírat z Adresáře, a to dříve, než začnete vyplňovat ostatní údaje na dokladu. Využijete tak individuálního nastavení pro daného partnera (sleva, kredit, zaúčtování, datum splatnosti v záložce Obchod, upozornění v záložce Obecné atd.) a kromě kompletních adresních údajů do dokladu doplníte i jeho účet, specifický symbol atd. Jestliže se po výběru adresy na dokladu některé adresní údaje neobjeví nebo jsou chybné, zkontrolujte adresní kartu a související seznamy, jako je seznam PSČ, států atd.
Pokud zapomenete doplnit odběratele nebo jej v průběhu editace dokladu změníte, ceny položek se dají aktualizovat pomocí tlačítka Výpočet ceny.
Osoba – ze seznamu Osob můžete určit i konkrétního zaměstnance vybrané firmy, program nabízí jen osoby vázané k zadané firmě. Je-li na kartě vybrané firmy stanovená Hlavní osoba, program ji do dokladu doplní automaticky.
IČ – přímo do dokladu lze zadat adresní údaje nového partnera pouze na základě jeho IČ, a to napojením na webovou službu ministerstva financí ARES. Po zadání IČ program v systému ARES on-line vyhledá příslušnou firmu a doplní do dokladu její adresní údaje. Vyhledávání můžete proběhnout automaticky, nebo na vyžádání (po stisku hyperlinkového odkazu IČ), záleží na konfiguraci v Průvodci nastavením programu. Pokud je partner v seznamu Firem již zařazený, program automaticky aktualizuje údaje.
K dispozici je podrobný návod Využití systému ARES a dalších registrů.
Podle kontrol souvisejících s ověřováním firem v registrech plátců DPH a insolvenčním rejstříku, které konfigurujete v Průvodci nastavením programu, se na kartě mohou objevit ikonky 
a 
, které svou barvou indikují stav příslušného subjektu, jehož IČ je na doklad doplněné. Pokud nad ikonky najedete myší, objeví se popis s podrobnějšími informacemi. Více se dočtete zde.
DIČ – pomocí hyperlinkového odkazu si můžete ověřit platnost registrace zadaného čísla a spolehlivost plátce v Registru plátců DPH nebo databázi VIES, která slouží k výměně informací o identifikačních údajích subjektů registrovaných k DPH v rámci EU. Spolehlivost plátce program znázorní ikonkou, jejíž vysvětlení najdete v legendě k seznamu. V Průvodci nastavením programu si navíc můžete aktivovat funkce zcela automatické kontroly spolehlivosti českých, slovenských i evropských plátců DPH, která vám zaručí vždy aktuální informovanost o tom, nakolik je plátce spolehlivý a zda mu můžete vystavit doklad bez rizika, že by nakonec chtěl stát odvedení daně po vás.
Hradit z/na – bankovní účet program přebere z adresní karty. Jedná se o účet označený jako Hlavní účet, můžete však vybrat kterýkoliv další. Podle tohoto účtu se dosadí i Kód banky a IBAN.
Specifický symbol – doplní se z adresní karty, a to prioritně z karty Bankovního účtu. Chybí-li u bankovního účtu, program jej převezme ze záložky Obchod.
Při otevření nového dokladu je většina kolonek s datem doplněná. Program přitom vychází z aktuálně nastaveného Pracovního data programu, které se v některých kolonkách může navýšit o určitý počet dnů zadaný v konfiguraci (viz dále). Kterékoliv z dat můžete změnit ručně a klávesou F12 jej přenést i do ostatních polí.
Účetního případu – datum pořízení účetního případu v podvojném účetnictví. Je rozhodující např. pro dosazení kurzu cizí měny apod.
Při přechodu na nový účetní rok se většinou nastavuje nové Období číselné řady tak, aby se mohly doklady začít číslovat znovu od jedničky (např. změnou Číselné předpony řady). Do kterého období doklad spadá pak určí datum Účetního případu, ev. datum Vystavení dokladu na dokladech, které datum Účetního případu neobsahují (např. objednávkové doklady). Při změně rozhodujícího data pak program automaticky změní i číslo dokladu.
DUZP – datum uskutečnění zdanitelného plnění. Podle legislativy by se mělo jednat o datum předání zboží, nebo uhrazení dokladu, podle toho, co nastalo dříve. Program doplní datum vystavení, které je samozřejmě možné jakkoliv změnit. Tato úprava se automaticky promítne i do pole Plnění/Uplatnění DPH, ale jen v případě, kdy jste si před tím toto datum také neupravili ručně.
Splatnosti – program datum doplní podle nastavení na Kartě firmy, a pokud partner splatnost nemá nastavenou, použije údaj z Nastavení skupiny.
Platby – jen v interních a pokladních dokladech.
Skladového pohybu – program doplní aktuální datum počítače a současně i přesný čas, který je důležitý pro určení přesné posloupnosti pohybů při Přepočtu pořizovacích cen. Způsob doplňování určíte v Průvodci nastavením programu.
Plnění/Uplatnění DPH – uvádí se na vydaném/přijatém dokladu.
Příkazu k úhradě – po překročení tohoto data se doklad bude nabízet k vyřízení v seznamu Výběr hrazeného dokladu na Příkazu k úhradě.
Platná od/do – u objednávkových dokladů můžete vymezit období jejich platnosti, interval se určí v Nastavení skupiny zadáním počtu dnů v poli Doba platnosti. Tento počet se pak připočítává k datu v kolonce Platná od a odpovídající datum se doplní do pole Platná do. V období před datem platnosti nejsou doklady nabízené k přebírání, v období po datu platnosti jsou barevně odlišené. Pokud v Nastavení skupiny deaktivujete zatržení pole Nastavovat dobu splatnosti, do pole Platná do se žádné datum nedoplní. Na kartách Položek objednávek vydaných/přijatých je možné nastavit individuální rozmezí platnosti.
Vyřízení – pouze na objednávkových dokladech. Datum se dosadí automaticky ve chvíli, kdy se se doklad přebere do jiného dokladu. Příslušný související doklad dohledáte v Detailech v záložce Navazující doklady.
Příkazu – na dobropisech můžete do pole ručně doplnit datum odeslání nebo doručení opravného daňového dokladu.
Podrobnosti
Středisko/Zakázka/Činnost – Kontrolingové proměnné jsou určené k členění dokladů pro vyhodnocení obchodu a sledování úspěšnosti firmy z různých hledisek. Vzhledem ke správnému vytvoření vazeb je naprosto nezbytné je vybírat z příslušných seznamů, jejich automatické dosazení do dokladu se dá zadat v Nastavení skupiny.
Sleva – na dokladu vidíte procentuální slevu za celý doklad, vypočtenou ze slev na jednotlivých položkách (procenta vyjadřují poměr součtu původních částek na položkách a součtu všech slev na položkách). Dále program může slevu dosadit automaticky podle nastavení na Kartě firmy nebo podle Nastavení skupiny. Slevu lze též zadat ručně, její hodnota se pak promítne na všechny Položky dokladu s výjimkou těch, které mají aktivní volbu Nepodléhat slevě dokladu. Po ručně zadané slevě doporučujeme stiskem tlačítka Výpočet zisku ověřit, zda se tak zisk nedostal do záporné hodnoty.
Při editaci slevy dojde k přepočtu částek až ve chvíli, kdy přesunete kurzor z kolonky Sleva na jiné pole.
Zisk – na prodejních dokladech a dodacích listech je uvedená aktuální hodnota celkového zisku za doklad v absolutní částce v domácí měně. Aktuální hodnotu za doklad získáte stiskem tlačítka Výpočet zisku. Její podrobný rozpis najdete v záložce Zisk (viz dále), hodnota se vypočítá z nastavení Typu nákladů v této záložce. Zobrazení zisku se dá povolit/zakázat v Nastavení seznamu. V Průvodci nastavením programu je možné určit minimální procentuální zisk, který chcete na dokladu dodržet. Pokud jej celková částka dokladu nedosáhne, program vás na tuto skutečnost při uložení dokladu upozorní; nemáte-li Přístupová práva u faktur vydaných na stavené na hodnotu Správa, fakturu vám vůbec nedovolí uložit.
Zisk % – některé doklady pro lepší informaci zobrazují i procentuální zisk. Zobrazení zisku může být nejasné u dosud nenaskladněných položek – vzhledem k chybějící nákupní ceně program v takovém případě vypočítá zisk jako stoprocentní. Pokud chcete i v těchto situacích zisk počítat, stačí na Položce katalogu zadat nákupní cenu do pole Skutečná poslední cena v DM. Pokud pak v záložce Zisk na dokladu (viz níže) vyberete do pole Typ nákladů možnost Poslední nákupní cena položky katalogu, program zisk vypočítá stejně, jako by již zboží bylo naskladněné. Informace o zisku vidí jen uživatelé, kteří mají v Přístupových právech zatržené pole Povolit zobrazení zisku na dokladu.
Nákladová faktura – pole obsahují Faktury přijaté. Nákladová faktura slouží k vyčíslení dodatečných nákladů na pořízení zboží – v poli Nákladová částka se zobrazuje součet těch položek dokladu, které mají zatržené pole Nákladová položka. Tato částka se pak nabízí v navazujících dokladech jako rozpustitelný Náklad.
Pevné ceny – u objednávkových dokladů toto pole slouží pro případ, kdy se prodejní cena uvedená na objednávce vzhledem k časovému odstupu při vlastním prodeji změní. Volbu zatrhněte tehdy, když při převzetí objednávky do navazujícího dokladu chcete cenu z původní objednávky zachovat. Pokud volbu nezatrhnete, do cílového dokladu se dosadí aktuálně platná cena.
Celková pořizovací cena – needitovatelná informace o součtu Pořizovacích cen všech položek, tedy jejich nákupní Ceny bez daně a všech Dodatečných nákladů, ať už jste je zadali přímo na jednotlivých položkách do pole Dodatečné náklady, nebo pomocí tlačítka Náklady pro celý doklad.
Rozpis cen
Rozpis částky – u jednoduchých dokladů můžete částku zadat přímo na kartě a rozepsat ji do různých sazeb DPH, program výslednou částku i daň dopočítá samostatně. U každého druhu sazby (nulová, snížená, základní) program uvádí i procentuální hodnotu sazby, danou obdobím a legislativou státu, který je na dokladu uvedený (viz Registrace DPH). Pokud je v takovém případě k dispozici více platných procentuálních sazeb DPH pro stejný druh sazby (např. dvě hodnoty snížené sazby), program dosadí tu, která má v seznamu Sazeb DPH vyšší prioritou pořadí. Z roletové nabídky si můžete vybrat i kteroukoliv další sazbu tohoto typu. Ve většině případů však doklad obsahuje Položky – pak je Rozpis částky nepřístupný a program jednotlivé hodnoty vypočítá jako součet částek zadaných v položkách. Obsahují-li položky různou procentuální hodnotu u stejného druhu sazby (např. sníženou ve výši 15 % a 10 %), program tyto částky sečte a uvede je bez konkrétní procentuální hodnoty. Podrobný rozpis pak na dokladu najdete v záložce DPH (viz dále). Stane-li se vám, že na dokladu zmizí nebo se chybně zobrazí rozpis sazeb, zkontrolujte si na kartě Sazby DPH, zda máte dobře zadanou Platnost a Stát.
V situaci, kdy se ze zákona změní výše sazby DPH, program do dokladu dosadí sazbu DPH na základě data, které je na daném typu dokladu pro stanovení DPH podstatné. Na daňových dokladech (faktury, pokladní, pohledávkové, závazkové a interní doklady) se jedná o datum DUZP uvedené v hlavičce dokladu, na bankovních výpisech DUZP uvedené na položce, na zálohových fakturách a objednávkových dokladech jde o datum Vystavení a na skladových dokladech datum Skladového pohybu. Na objednávkových dokladech můžete podle potřeby sazbu ručně změnit. Při přebírání dokladů pak program respektuje sazby platné na novém dokladu podle výše uvedených pravidel (např. objednávka vystavená se starou sazbou DPH se do faktury převede s nově platnou sazbou DPH a ceny se korektně přepočítají). Při změně data na stávajícím dokladu program sazbu nastaví opět podle výše uvedených pravidel, výjimkou jsou jen objednávkové doklady, kde se změna data do sazby DPH nepromítne, ale opět lze sazbu vybrat ručně.
Měna – každý doklad má rozpis částek vyjádřený v Domácí měně, kterou definujete v Průvodci nastavením programu. Cizí měnu můžete na doklad přidat prostřednictvím tlačítka Cizí měny a v Nastavení skupiny lze také určit cizí měnu, ve které mají být vystavené všechny doklady ve skupině. Je-li doklad vytvořený pro cizí měnu, můžete rozpis částek přepínat mezi domácí a cizí měnou pouhým výběrem měny z roletové nabídky. Podmínkou je samozřejmě správně zadaný Kurzovní lístek cizí měny. Pokud se při výběru měny (domácí/cizí) z roletové nabídky nezmění částka, nebo je částka nesmyslná, zkontrolujte si pomocí tlačítka Cizí měny, jaký máte nastavený kurz.
Příklady korekcí částek na dokladech vystavených v cizí měně a vstupujících do DPH
Kurz cizí měny – pro rychlou orientaci je pod přepínačem mezi domácí a cizí měnou uvedený kurz, který je pro přepočet cen použitý. Kurz můžete změnit pomocí tlačítka Cizí měny.
Následující položky jsou pouze informativní a na prvotních dokladech slouží k rychlému přehledu o stavu úhrad. Pomocí Výběru sloupců si je můžete zobrazit i v seznamu.
Uhrazeno – součet všech uhrazených částek, které najdete v záložce Úhrada.
Zbývá uhradit – částka, která zůstává k uhrazení po odpočtu všech záloh.
Odpočty záloh – součet všech záloh v záložce Odpočet zálohy.
Cena celkem – celková cena dokladu (bez odpočtu záloh).
EET – doklady vystavené v agendě s povinností vést elektronickou evidenci tržeb mají na kartě pole, které určuje, zda se ukládaný doklad zaeviduje. V takto uloženém dokladu se již nedají měnit zaevidované údaje (DPH, celková částka, členění DPH apod.), doklad nelze smazat a je možné ho pouze stornovat. Údaje nepadající pod evidenci, jako jsou např. kontrolingové proměnné, změnit lze. Nastavení agendy pro EET popisujeme zde. Bez zatržení pole EET se ukládají např. převody tržeb mezi pokladnami a další pohyby, které do povinnosti EET nespadají.
Pokud je pole EET nedostupné, zkontrolujte si, zda máte v Nastavení skupiny dokladů doplněné Prodejní místo.
Záložky
V dolní části dokladu jsou umístěny záložky s podřízenými seznamy obsahujícími další údaje o dokladu:
Texty
Tuto záložku najdete na obchodních a skladových dokladech. Podle potřeby se zde dají zadat doprovodné texty, které se na dokladu vytisknou. V Nastavení skupiny můžete zadat texty, které se budou doplňovat automaticky do každého dokladu ve skupině, na dokladu je lze samozřejmě libovolně přepsat.
Načíst – do pole můžete vložit libovolný text, uložený ve formátu TXT.
Uložit – text, který jste zapsali do pole, si můžete v TXT formátu uložit na disk a uchovat jej tak k dalšímu použití.
Smazat – zapsaný text z pole odstraníte.
Údaje pro výkaz Intrastat
Tato část se v záložce Výkazy objeví pouze ve fakturách a v případě, je-li v Průvodci nastavením programu zatržené pole Evidovat Intrastat.
Vstupuje do výkazu Intrastat – příznak se nastaví automaticky, má-li vybraný partner v adrese uvedený Stát, který je členským státem EU (má zatržený příznak Člen EU). Příznak přebírají i všechny skladové Položky dokladu, ale dá se na nich individuálně změnit. V Průvodci nastavením programu si navíc můžete určit, zda do výkazu mají automaticky vstupovat i neskladové položky. Program při uložení dokladu se zatrženým příznakem Vstupuje do výkazu Intrastat vždy kontroluje, zda jsou na dokladu uvedené všechny údaje potřebné pro správné zařazení do výkazu, a na případné nedostatky upozorní. Pokud však vedete výkaz jen pro jeden směr pohybu zboží, doporučujeme si v Průvodci nastavením programu vybrat příslušný Směr pohybu pro Intrastat – program vás pak u opačných pohybů nebude zatěžovat zbytečnými poznámkami.
Není-li příznak zatržený, nevstoupí do výkazu Intrastat žádná z položek dokladu, a to ani v případě, kdy má sama příznak aktivovaný.
Datum – dosadí se datum vystavení dokladu. Změníte-li dodatečně datum vystavení dokladu, změní se i datum pro Intrastat v případě, kdy původní datum pro Intrastat bylo shodné s původní hodnotou data vystavení, v opačném případě zůstává původní.
Stát dovozu – členský stát EU, do kterého bude zboží nakonec dopraveno. Zobrazuje se na vydaných dokladech.
Stát původu – poslední stát, ve kterém bylo přijímané zboží vyrobeno nebo zpracováno, nemusí jít o členský stát EU. Musí být uveden na všech typech dokladů.
Kraj původu – kraj v ČR, ve kterém bylo odesílané zboží vyrobeno nebo smontováno.
Stát vývozu – členský stát EU, ze kterého bylo zboží ve finální podobě přímo odesláno do místa určení v ČR. Neurčíte-li jinak, při odesílání zboží se přebere stát z adresy konečného příjemce, při přijetí zboží stát z adresy dodavatele. Zobrazuje se na přijatých dokladech,
Zvláštní pohyb – Zvláštní pohyb je výjimka při pohybu zboží a musí být v souladu s Kombinovanou nomenklaturou, kterou zadáváte na jednotlivých položkách. Uvádí se jen u speciálních druhů nebo pohybů zboží a pro zjednodušené vykazování zásilek zboží malé hodnoty (celková fakturovaná částka do 200 eur).
Povaha transakce – údaj Povahy transakce charakterizuje obchodní či neobchodní transakci, která vede k pohybu zboží.
Dodací podmínky – Dodací podmínky určují povinnosti prodávajícího a kupujícího.
Druh dopravy – Druh dopravy charakterizuje částku za dopravu, pokud je uvedena na dokladu zvlášť a není zahrnuta v cenách.
Navýšení/snížení ceny – na dokladech je možné zadat navýšení ceny o dopravné, spotřební daň apod., případně i její snížení (pokud jde např. o dobropis se slevou). Většinou se jedná o částku, která se má rozpustit do položek přijatého dodacího listu. Zadává se v měně dokladu.
Rozpouštět dle – u navýšení ceny pro celý doklad se musí stanovit způsob, jakým se náklady rozpočítají mezi položky.
Cena zboží – navýšení ceny se rozpustí do položek dokladu v poměru cen jednotlivých položek. Dražší zboží tedy znamená větší díl.
Hmotnost zboží – navýšení ceny se rozpustí podle poměru hmotnosti jednotlivých položek (hodnota zadaná na Položce katalogu v poli Vlastní hmotnost v kg). Těžší zboží znamená větší díl.
Vývoz bez IČ DPH 
– slovenská legislativa požaduje v případech, kdy neznáte IČ DPH odběratele, ve výkazu Intrastat nahradit tento údaj zástupnými znaky s prefixem, který charakterizuje typ spotřebitele nebo důvod, proč identifikační číslo neznáte. Po volbě jedné z možností se do pole Iné IČ DPH doplní správný formát identifikátoru.
Iné IČ DPH – řetězec tvoří standardizovaný prefix doplněný devítkami, číslo však můžete libovolně přepsat.
Některé z údajů je možné zadat i na Položce dokladu – při přebírání těchto údajů do výkazu Intrastat má přednost vždy údaj na položce. Chybí-li, použije se údaj z dokladu. Pokud chybí i zde, program použije údaj zadaný v průvodci tiskem sestavy Výkazu Intrastat.
Tuto záložku najdete pouze na fakturách, interních, pokladních, pohledávkových a závazkových dokladech. Následující údaje se do této záložky přenáší z Položky katalogu (ev. z přebíraného dokladu nebo z Nastavení skupiny v seznamech faktur) a dají se libovolně upravit. Pokud vytváříte položku bez vazby, údaje musíte doplnit ručně.
V nastavení skupiny Faktur vydaných/přijatých lze určit RPDP platný pro všechny doklady ve skupině. Toto nastavení ale funguje jedině v případě, kdy není RPDP zadaný na Položce katalogu, na kterou má vazbu položka dokladu – obecně totiž vždy platí, že konkrétní nastavení položky dokladu má přednost před nastavením zadaným v hlavičce dokladu.
Přenesení daňové povinnosti – pokud se jedná o zboží, na které se v rámci tuzemského obchodu vztahuje povinnost přenesení daňové povinnosti na příjemce (zlato, odpad, emisní povolenky), je pro správné zařazení tohoto zboží do výkazu potřeba ze seznamu vybrat příslušnou komoditu.
Jednotka – program doplní automaticky podle vybrané komodity.
Poměr množství v měrné jednotce – jestliže na kartu dosadíte jednotku, musíte zadat i její množství, které udává její poměr k Hlavní jednotce.
Kombinovaná nomenklatura – po legislativních úpravách r. 2011 se liší číselné kódy určitých komodit (např. odpady a šrot) pro vykazování Intrastatu a přenesení daňové povinnosti. Pokud tedy v poli Přenesení daňové povinnosti vyberete druh sledovaného zboží, který má zatržené pole Vykazovat KN, zpřístupní se tato kolonka a je třeba do ní kód doplnit. Po výběru komodity si ale raději zkontrolujte, zda kód vyhovuje legislativním požadavkům – v opačném případě by totiž výkaz pro přenesení daňové povinnosti neprošel elektronickým podáním. Rozdílný kód lze v poli přepsat ručně, většinou stačí odmazat přebytečné číslice.
Na Zákaznickém portálu najdete samostatné PDF Přenesení daňové povinnosti. Názorný postup při tvorbě dokladů, včetně upozornění na nejčastější chyby, zjistíte v instruktážním videu.
Incoterms
Podmínky Incoterms – na základě podmínek zadaných na kartě Firmy partnera uvedeného na dokladu se do pole doplní kód ze seznamu Dodacích podmínek Incoterms.
Distributor lihu
Nastavení se přebírá z karty Firmy. Odkazem u pole Registrační číslo distributora lihu se spojíte s registrem, kde si partnera na dokladu můžete on-line ověřit. Pokud je na dokladu správné registrační číslo, automaticky se zatrhne pole Distributor lihu a doklad bude zařazen do výkazu Oznámení distributora lihu.
Evidence náhradního plnění
Tato část se zobrazuje pouze na Fakturách vydaných a Prodejkách vydaných v agendách, které mají zakoupenou licenci a aktivovanou funkčnost v Průvodci nastavením programu.
Evidovat náhradní plnění – pokud je pole zatržené, doklad vstupuje do evidence. Při vystavení dokladu se pole zatrhne automaticky na všech dokladech, jejichž odběratelem je partner, který má na kartě Firmy nastavené čerpání náhradního plnění. Stav se však může změnit po sestavení výkazu, kdy se vyhodnotí výše úhrad oproti nastavenému limitu.
Náhradní plnění – vzhledem k tomu, že do evidence spadají pouze ceny z již uhrazených dokladů, je v poli při vytvoření dokladu uvedená vždy nulová částka. Údaj se aktualizuje až po vytvoření soupisu dokladů pomocí průvodce Evidence náhradního plnění, kde se všechny doklady porovnají s limity pro jednotlivé odběratele i s vaším vlastním limitem. Money ERP pak vyhodnotí, které doklady se zaevidují a které nikoliv, zpětně v nich doplní částky a upraví stav zatržení pole Evidovat náhradní plnění. Pokud na dokladu uděláte individuální změnu a částku přepíšete, program bude tento stav brát jako prioritní.
Upomínky
Tuto záložku obsahují upomínkovatelné doklady (pohledávky, vystavené faktury, dobropisy závazků a přijatých faktur). Najdete zde data, ke kterým byly k dokladu vygenerované upomínky pomocí funkce Vypořádání upomínek a penalizací.
Zisk
Záložku vidíte na prodejních dokladech. Zjistíte zde rozdíl mezi výnosy (tedy prodejní cenou bez DPH) a nákladovou cenou, pro kterou si volitelně můžete vybrat aktuální či skutečnou pořizovací cenu zásoby, nebo poslední nákupní cenu zboží. Hodnoty se na kartě neukládají a program je při otevření dokladu vždy znovu vypočítá z aktuálního stavu. Také je vždy přepočítá při otevření nebo při jakýchkoli změnách položek (přidání, oprava, smazání) a po stisku tlačítka Výpočet zisku. Vyčíslení zisku je uvedené výhradně v domácí měně a v dobropisech a stornujících dokladech může být záporné. Pokud doklad obsahuje položky se záporným ziskem (vratky), hodnoty jejich zisku se od celkového součtu odečítají.
Záložku vidí jen uživatelé s nastavenými Přístupovými právy pro čtení aktuálního stavu zásoby a jednotkové i celkové ceny v aktuálním stavu zásoby. V Nastavení seznamu musí také být zatržená volba Počítat zisk.
Zisk jednotlivých položek dokladu zjistíte na kartě Položky v záložce Položka katalogu.
Typ nákladů – výběr je důležitý pro způsob výpočtu Nákladů, a tedy výsledného Zisku. V Nastavení seznamu si můžete vybrat preferované zobrazení, případně počítání zisku úplně zakázat.
Aktuální pořizovací cena zásoby – program ve všech skladových položkách pro výpočet nákladů použije aktuální pořizovací cenu zboží ve skladu uvedeném na položce, ev. ve výchozím skladu agendy. Pokud na skladu zásoba neexistuje, použije se poslední nákupní cena.
Poslední nákupní cena položky katalogu – základem výpočtu je poslední nákupní cena jednotlivých položek.
Skutečná pořizovací cena výdeje – jen u realizačních dokladů (u objednávkových se výdej nerealizoval). Tato pořizovací cena je ve skladových dokladech (výdejka nebo vydaný dodací list či prodejka) uvedená přímo na položce, u faktur se dohledá buď na skladové výdejce, nebo na dodacím listu, ze kterého se do faktury položka přebrala.
Seznamy Dodacích listů a Prodejek nabízí na Tiskovém formuláři i návrh sestavy, který vytiskne doklad se zaúčtováním v pořizovacích cenách.
Výnosy – součet základů DPH prodejních cen jednotlivých položek.
Náklady – počítají se pouze pro skladové položky a výpočet závisí na nastavení v poli Typ nákladů.
Zisk – rozdíl mezi výnosy a náklady.
Pro lepší orientaci se rozpis uvádí zvlášť pro Skladové zboží (pro položky katalogu typu Jednoduchá, Výrobek, Obal a Komplet) a zvlášť pro Služby (Služba a Poplatek), u kterých se bez ohledu na vybraný Typ nákladů uvažuje vždy Poslední nákupní cena. U položky typu Sada se do těchto kategorií zařadí jednotlivé komponenty individuálně. V řádku Celkem je pak součet obou hodnot.
Výnosy neskladové – rozdíl mezi výnosy celkem a výnosy za skladové položky celkem.
Výnosy celkem – základ DPH za celý doklad. U faktur se připočítají základy DPH u odpočtů záloh (výnosy se počítají z položek včetně zaokrouhlení, odpočty záloh nejsou zahrnuté).
DPH
V záložce najdete podrobný rozpis součtů cen všech položek vložených do dokladu, rozdělený podle jednotlivých sazeb DPH a rozepsaný na základ, DPH i celkové částky. Pokud je doklad vystavený v cizí měně, můžete si volitelně zobrazit tyto částky v domácí i cizí měně.
Členění DPH – v roletové nabídce vidíte všechna členění DPH použitá na dokladu, přičemž zatržená jsou pouze ta, jejichž částky do DPH vstupují. Pro vlastní informaci si změnou zatržení můžete do rozpisu zavést i částky bez vlivu.
Rozpis DPH uvedený v této záložce lze využít v případech, kdy je na dokladu položka s vlivem v 0% sazbě a současně i odpočet zálohy bez vlivu. Na tiskových výstupech takových dokladů se pak v rozpisu DPH obě částky vynulují a vůbec tedy nejsou zaznamenané. Do tiskových sestav se však dá individuálně vložit právě rozpis ze záložky DPH, který takovou skutečnost zohlední. V případě, že chcete tuto vlastnost využít, obraťte se na naše konzultanty, kteří vám tiskové sestavy upraví na míru.
Agendy vedené v SK legislativě mají některé tiskové sestavy takto upravené již automaticky.
Uživatelské proměnné
Tuto záložku doklad obsahuje v případě, kdy byl v kterékoliv skupině přidaný alespoň jeden Uživatelský sloupec. Obdobným způsobem můžete přidat uživatelské proměnné i jednotlivým položkám dokladu.