Při správném nastavení program umožňuje zcela automatické dosazování požadovaných cen zboží a služeb do dokladů, včetně započítaných slev/přirážek množstevních, dealerských nebo sezónních, které mohou být vztažené k partnerovi, vymezené skupině zboží a partnerů, nebo platné pro veškeré zboží. Aby tvorba cen probíhala k vaší plné spokojenosti, je zapotřebí se pečlivě věnovat jejich správnému nastavení. V následujícím textu popíšeme doporučený postup při tvorbě skladových zásob, ceníků a z nich vyplývajících cen zboží:
1) Katalog – Položka katalogu je zdrojem každé karty Zásoby i Ceny, proto si jako první musíte vždy založit Katalog. Jeho položky vytváříte pro veškeré zboží, výrobky, služby, poplatky nebo obaly a zadáte na nich všechny technické i obchodní parametry, s výjimkou skladového umístění a cen. Doporučujeme předem dobře zvážit rozdělení Katalogu do skupin, zejména v případě, kdy chcete jeho strukturu přebírat do Skladů nebo Ceníků.
2) Sklad – vedete-li sklady, je potřeba následně založit karty všech používaných Skladů a určit způsob oceňování a struktury skupin položek (lze je přebrat z katalogu nebo z jiného skladu).
3) Zásoby – seznam Zásob v případě, že jste jeho strukturu přebrali, program vytvoří automaticky, v opačném případě je potřeba navést jednotlivé karty ručním výběrem z Katalogu.
4) Ceník – seznam Ceníků vytvoříte obdobným způsobem jako seznam Skladů. Pro přebírání cen do dokladů je důležité odlišení odběratelských ceníků (pro vydané doklady) od dodavatelských (pro přijaté doklady). Struktura ceníku se dá převzít z Katalogu, Skladu nebo jiného Ceníku a jeho ceny se mohou zvoleným postupem (marže, rabat, rozdíl, koeficient) vypočítat z vybrané výchozí ceny Nákupní, Skladové nebo Ceníkové. Strukturu seznamu cen je tak možné oddělit od výpočtu částky (např. lze převzít skupiny a karty ze skaldu, ale konkrétní ceny vypočítat z nákupních cen).
Přebírání struktury Ceníků a Skladů si je potřeba předem dobře rozmyslet vzhledem k pozdější aktualizaci zásob a cen. V seznamech Skladů a Ceníků je funkce Synchronizace, která uvede strukturu skladu či ceníku a ceny do souladu s aktuálním stavem zdrojového seznamu.
5) Ceníkové ceny – seznam jednotlivých Cen je možné opět přebrat a vytvořit automaticky, nebo jej můžete sestavit ručně. Konkrétní částky program buď vypočítá podle zdroje (s možností určit libovolnou změnu, a to i z jiného zdroje), nebo se dají stanovit individuálně.
6) Cenové hladiny – každému ceníku, skupině nebo položce je možné přiřadit libovolné množství Cenových hladin.
7) Obchodní podmínky partnerů – jednotlivým firmám v Adresáři pak přiřazujete cenové hladiny, ceníky, slevy a také způsob výběru ceny pro případ, kdy existuje několik možností.
8) Výchozí ceník a sklad – v Průvodci nastavením dokladu dále musíte zvolit Ceník a Sklad, který program dosadí v těch případech, kdy není individuálně určený.
9) Výpočet ceny na dokladu – při zadávání Položek dokladů volbou Přidat výběrem si pak můžete vybrat položku z Katalogu, Ceníku i Skladu. Výslednou cenu program vždy dosadí podle shodných parametrů a cenových hladin zadaných v Ceníku a na Kartě partnera. Program tedy použije Ceník přiřazený partnerovi a Cenovou hladinu, kterou má přiřazenou současně partner i ceník. Pokud dojde ke kolizi (existuje více cenových hladin, které lze použít), program se zachová podle nastavení Způsobu výběru ceny na kartě Partnera. Není-li na Kartě partnera ceník určený, program použije ve výdejových dokladech Výchozí ceník zadaný v Průvodci nastavením programu a v příjmových dokladech poslední nákupní cenu.
Výše uvedený postup má samozřejmě celou řadu variant, můžete například vést sklady bez tvorby cen (a tedy bez ceníků), nebo naopak můžete pracovat pouze s ceníky bez skladů.