Administrativní registr ekonomických subjektů ARES je informační systém Ministerstva financí, který eviduje všechny subjekty registrované v České republice, umožňuje jejich vyhledávání a zprostředkovává zobrazení údajů vedených v jednotlivých registrech státní správy (veřejný, živnostenský a insolvenční rejstřík, RES, registry plátců DPH a spotřební daně, středisko cenných papírů, centrální evidence dotací či úpadců, seznamy pojišťoven, občanských sdružení, církví, škol a politických stran atd.). Subjekty se do systému registrují automaticky, jejich hlavním identifikačním prvkem je IČ (identifikační číslo).
Money ERP obsahuje přímé linky na systém ARES na adresní kartě a v hlavičce dokladů, díky kterým lze ověřit platnost zadaného IČ a současně do programu doplnit či aktualizovat adresní údaje subjektu, registrovaného pod zadaným IČ. Podle níže uvedeného způsobu nastavení programu funguje spojení ve dvou režimech:
Automatické spojení – doplnění nebo aktualizace probíhá na základě nastavení bez iniciativy uživatele. V některých případech však může připojení k internetu způsobit mírné zpomalení práce, proto automatické vyhledávání doporučujeme jen u počítačů s připojením k internetu ADSL a rychlejším.
Spojení vyžádané uživatelem – uživatel se k systému ARES připojí poklepáním na hyperlinkový odkaz u pole pro zápis IČ. Vyhledání, doplnění a aktualizace pak již probíhá jako při automatickém režimu.
Trvá-li vyhledávání v ARES příliš dlouho, lze jej zastavit pomocí tlačítka Přerušit.
Pro urychlení práce můžete synchronizaci s ARES odložit na méně exponovanou dobu prostřednictvím modulu Synchronizace adresáře s ARES služby CSW Automatic. Aplikace umí pomocí Adresních klíčů označit chybně zapsané nebo nenalezené firmy.
Vzhledem k požadavkům legislativy na kontrolu insolvence či spolehlivosti subjektů, se kterými obchodujete nebo které zaměstnáváte, umožňuje Money ERP také spojení s dalšími registry (ISIR, Registr plátců DPH, VIES). I zde máte na výběr jak ruční, tak i automatický režim připojení.
Konfigurace programu
Režim pro připojení k ARES se zadává v Průvodci nastavením programu na stránce Ostatní. Program zde nabízí nastavení automatického režimu kontroly a doplnění adres:
Pokud tyto volby nemáte aktivované, můžete se s registrem ARES kdykoliv spojit individuálně pomocí hyperlinkového odkazu v Money ERP.
Propojení s dalšími registry pak v Průvodci nastavením programu nastavíte na stránce On-line služby. Ruční ověřování podle aktivovaných rejstříků uskutečníte v příslušných seznamech tlačítkem On-line info. K dispozici jsou následující rejstříky:
ISIR – rejstřík eviduje fyzické i právnické subjekty procházející insolovenčním řízením. Případné zadlužení je výhodné sledovat jak u obchodních partnerů, tak i u zaměstnanců, u nichž je zaměstnavatel povinen posílat srážky ze mzdy na účet insolvenčního správce.
Registr plátců DPH – plátci DPH mají za povinnost nejen ověřovat spolehlivost obchodních partnerů, ale za jejich DPH ručí i v případě, kdy odvedou úhradu na účet, který nemá daný subjekt zveřejněný v registru.
VIES – tento systém slouží k ověřování plátců DPH registrovaných v členských zemích EU.
Výsledek ověření na příslušných místech programu pak indikuje barva interaktivní ikonky. Najetím myší nad ikonku zjistíte podrobnosti, poklepáním na ni se spojíte s registrem. Pokud si nejste jistí významem barvy dané ikonky, přečtěte si Legendu k seznamu.
Adresní karta
Založení nové karty
Při založení nové karty Firmy stačí zadat do příslušného pole její IČ. V režimu automatického vyhledávání (viz 2. volba na prvním obrázku) se program spojí se službou ARES ve chvíli, kdy kurzor opustí pole pro zadávání IČ. Nemáte-li toto automatické spojení nastavené, můžete poklepat myší na hyperlinkový odkaz vedle kolonky. Jestliže je identifikační číslo platné, program v obou případech dosadí do karty všechny adresní údaje příslušné firmy a v případě, že firma je plátcem, zatrhne pole Plátce DPH a dosadí DIČ. Vám pak už jen stačí doplnit údaje pro telefonické spojení, zadat kontaktní osoby apod. Pro plátce DPH jsou v Money ERP dostupné další kontrolní mechanismy vč. doplnění a ověřování bankovních účtů.
Na kartě Výběr sloupců si do seznamu Firem můžete zavést sloupce Poslední kontrola DIČ / podle IČ / insolvence / plátce DPH, ve kterých u každé firmy uvidíte datum, k němuž byly adresní údaje naposledy aktualizované.
Pokud není IČ firmy k dispozici nebo je zadávaným partnerem subjekt bez přiděleného IČ, je možné do kolonky pro Název napsat jméno firmy (postačí i jeho část) a poté poklepat na hyperlinkový odkaz vedle kolonky. Program v systému ARES vyhledá všechny firmy, které zadanému názvu vyhovují. Zde si pak můžete zkopírovat IČ a dále postupovat podle výše uvedeného návodu.
V případě, kdy je pole IČ prázdné, lze hyperlinkovým odkazem otevřít originální formulář ARES, kde je možné zadat jakoukoliv část názvu nebo třeba jen adresu firmy a vyhledat všechny subjekty, které zadaným údajům vyhovují. Pomocí odkazů se pak dá zobrazit i příslušný zdrojový registr, např. obchodní rejstřík.
Načítání a kontrola bankovních účtů
Pokud máte v Průvodci nastavením programu zatrženou volbu Automaticky načítat bankovní účty, po doplnění domácího DIČ na kartu Firmy se program samostatně spojí s národním registrem plátců DPH a do záložky Bankovní účty doplní všechny registrované účty. První nalezený se současně označí jako Hlavní účet, v záložce Obecné si jej však můžete vyměnit za takový, který chcete používat primárně. Program při každém použití karty obnoví spojení s registrem, ověří platnost tohoto účtu a stav indikuje barvou ikony 
– její barva se může změnit podle stupně ověření. Najedete-li nad ikonu myší, dočtete se další podrobnosti.
Aktualizace údajů
Adresní údaje se aktualizují podle konfigurace v Průvodci nastavením programu buď automaticky v určených intervalech při otevření adresní karty či při jejím dosazení do dokladu, nebo je potřeba je aktualizovat ručně poklepáním na odkaz u kolonky IČ. V obou případech se Money ERP online spojí se službou ARES a najde-li nějaké nesrovnalosti, otevře tabulku s přehledem nalezených rozdílů. Zde je možné uskutečnit následující akce:
Zpět – okno se zavře a adresní údaje zůstanou v původní podobě.
Aktualizovat vše/nevyplněné – změny se přenesou do adresní karty a současně i na doklad, jestliže k aktualizaci došlo při editaci dokladu. Starší doklady vždy zůstávají beze změny.
Zobrazit ARES podrobně v prohlížeči – služba otevře podrobný výpis z příslušného registru, ve kterém je subjekt evidovaný.
Nastavit automatickou komunikaci se systémem ARES – zobrazí se Průvodce nastavením programu, kde je možné pro komunikaci s ARES upravit konfiguraci automatických voleb.
Adresa, která má ověřené údaje, je doplněná zeleným tlačítkem ARES (viz bod č. 2 na třetím obrázku). Po jeho stisku program otevře podrobný výpis z příslušného registru – stejně, jako když použijete volbu Zobrazit ARES podrobně v prohlížeči.
Vyhledání dalších údajů
Další užitečný odkaz je na kartě Firmy (záložka Obecné, část Adresy) umístěný u pole Ulice. (viz bod 3 na třetím obrázku). Pokud na něj klepnete myší, otevře se ve vašem internetovém prohlížeči mapa s přesnou lokalizací firmy podle zadané adresy.
Doklad
Dosazení adresy do Dokladu je opět nejrychlejší prostřednictvím IČ. Když program pod zadaným identifikačním číslem najde v adresáři nějakou firmu už uloženou, nabídne ji k doplnění do dokladu a podle nastavení v konfiguraci ji případně podle ARES aktualizuje. Jestliže pod zadaným IČ v adresáři žádná firma dosud uložená není, program se (opět na základě konfigurace) se službou spojí automaticky nebo na vyžádání (poklepáním na hyperlinkový odkaz) a vyhledané údaje dosadí do dokladu. V takovém případě však rozhodně doporučujeme adresní kartu neprodleně uložit prostřednictvím tlačítka Přidat do adresáře – předejde se tak případným nesrovnalostem v saldu, kontrolingu, vyřizování objednávek apod. Současně je výhodné do adresní karty zadat i bankovní spojení apod., což vám může v budoucnu ušetřit spoustu zbytečné práce.
Není-li IČ k dispozici, firmu najdete v systému ARES podle názvu: po umístění kurzoru na odkaz u kolonky IČ program otevře vyhledávač, kde stačí v seznamu Ekonomických subjektů nebo Osob zapsat přesný název nebo jméno (případně i jeho pouhou část) a služba zobrazí seznam položek, které vyhovují zadanému výrazu. Zde se pak již snadno dá najít hledaná firma a její IČ je možné využít některým z dříve popsaných postupů k doplnění adresních údajů.
Vyhledávání v systému ARES může u pomalejších typů připojení k internetu chvilku trvat. Během této doby se doklad dá normálně editovat – vybírat položky, zadávat zaúčtování atd. Jestliže v této chvíli máte doplněné údaje, které mají vazbu na adresu (individuální sleva či zaúčtování), program se po dosazení adresy zeptá, zda chcete tyto údaje aktualizovat.
Automatická kontrola adresních údajů se provádí i při přebírání dokladů.
Podobně jako záznam v adresáři, je i doklad, ve kterém byla adresa aktualizovaná podle ARES, doplněný zeleným tlačítkem a je tak možné okamžitě získat k zadané firmě výpis z registru.
Registr plátců DPH
Novela zákona o DPH zavedla do praxe institut nespolehlivého plátce daně z přidané hodnoty a přenesla zodpovědnost za odvedení daně státu na druhého partnera obchodní transakce, tedy toho, který od neplatiče odebírá zboží nebo služby. Odběrateli nespolehlivého plátce se tak může snadno stát, že bude nucen DPH zaplatit dvakrát – dodavateli i finančnímu úřadu. Jediným způsobem, jak se této nepříjemné situaci vyhnout, je včasné zjištění, že se dodavatel vyskytuje v seznamu nespolehlivých plátců, a odvedení DPH z transakce přímo na účet správce daně.
Money ERP proto nabízí možnost on-line ověření Firem a jejich Bankovních účtů přímo v registru plátců, a to jak z adresáře, tak i z konkrétního Dokladu. Rozhodujícím údajem je DIČ ověřované firmy, služba současně nabízí i seznam zveřejněných účtů, na které se firmě dá bezpečně zaplatit.
Seznam firem
V seznamu Firem slouží k ověření tlačítko On-line info, které nabízí možnosti:
Insolvenční rejstřík – kontrola firmy – program se spojí s insolvenčním rejstříkem a pro firmu pod kurzorem zobrazí v prohlížeči aktuální informace o případné insolvenci.
Insolvenční rejstřík – vyhledání – pomocí této volby v prohlížeči otevřete formulář, ve kterém můžete vyhledat jakéhokoliv dlužníka podle různých kritérií.
Insolvenční rejstřík – ověření – kontrola firmy proběhne na pozadí programu a její výsledek se zobrazí v okně Money ERP.
Registr plátců DPH – kontrola firmy – program se spojí s registrem plátců DPH a v samostatném okně zobrazí výsledek kontroly spolehlivosti plátce pod kurzorem a jeho bankovních účtů.
Registr plátců DPH – vyhledání – otevře se webové okno, kde můžete zadat DIČ firmy, kterou chcete ověřit.
Doklad
Okno Registr plátců DPH je možné vyvolat i z karty každého dokladu pomocí stejnojmenného tlačítka. Podmínkou je, aby v příslušném poli na dokladu bylo DIČ zadané ověřované firmy. Na dokladu také najdete interaktivní ikonky s obdobnou funkčností, jako výše popisujeme u adresní karty.
