Seznam firem bude pravděpodobně jedním z nejobsáhlejších a nejsložitějších Seznamů vašeho systému. Vzhledem k provázanosti adresáře s ostatními částmi programu a kvůli správnému vyhodnocení vašich obchodních aktivit je potřeba věnovat obzvláštní péči vytvoření vhodné struktury adresáře a nastavení kontroly duplicity. Proto si ještě před uložením první Karty firmy do adresáře dobře rozmyslete a nastavte následující konfiguraci:
Nastavení seznamu – zde je důležité dobře navrhnout kontrolní systém duplicitního zadávání adres. Kontrolu program provádí napříč všemi skupinami.
Skupiny seznamu – struktura skupin by měla vycházet z charakteru vašich obchodních aktivit nebo struktury obchodních partnerů. Adresář si můžete rozdělit na skupiny podle obchodních podmínek, různých klíčů či činností, nebo si můžete vytvořit členění na zahraniční partnery, dodavatele, odběratele, úřady atd. Pokud v systému vedete mzdy, doporučujeme pro zaměstnance vytvořit speciální skupinu (více v nápovědě ke Mzdám), případně i skupinu pro Úřady, na které posíláte mzdové výstupy. Vzhledem k víceúrovňovému hierarchickému členění skupin je možné vytvořit i kombinaci několika různých způsobů rozdělení. Pro rychlejší zakládání nových adresních karet doporučujeme využít bohaté možnosti automatického doplňování údajů zadaných v nastavení skupin.
Číselné řady – při velkém počtu karet můžete jednotlivé skupiny odlišit i pomocí číselné řady, případně použít číselné řady jako další systém členění. Zadání číselné řady není v adresáři povinné.
Aktivity a Zakázky – volitelně můžete používat řízení vztahu se zákazníky pomocí rozšíření licence na modul Zakázky nebo CRM.
Adresní klíče a Činnosti – doplňkový systém dělení adres (obchodních aktivit) podle dalších kritérií. Využijete zejména při vyhodnocení obchodu.
Cenové hladiny a Ceníky – partnerům lze přiřadit individuální ceny a další obchodní podmínky, které program po výběru adresy do dokladu automaticky zohlední.
Do seznamu firem se některé karty také zařazují automaticky z jiných částí programu. Důvodem je dodržení logiky programu při vystavování dokladů apod. Jde např. o tzv Kmenovou adresní kartu, tedy kartu účtované firmy. Zadáváte na ní údaje důležité pro účtování agendy a doplňování dokladů, proto vás při editaci karty program na tuto skutečnost vždy upozorní. Kmenová karta také nejde z adresáře smazat, viz Založení agendy. Dále se do seznamu jako pobočky Kmenové firmy automaticky zařadí i všechny karty osob evidovaných v modulu Personalistika a Mzdy, které zadáváte v seznamu Pracovníků nebo Zaměstnanců.
Pro osoby pracující v účtované firmě doporučujeme vytvořit v Adresáři speciální skupinu, která se dá zadat v Nastavení skupin v seznamech Pracovníků a Zaměstnanců (v poli Skupina pro firmy). Program do ní pak zařadí všechny karty zaměstnanců a vy si tak v adresáři udržíte pořádek a také si usnadníte práci se mzdami, cestovními příkazy atd.
Funkce
Seznam obsahuje následující speciální funkce, které spustíte ovládacími tlačítky nástrojové lišty nebo volbou v Místní nabídce:
Generovat IBAN – program doplňuje IBAN i SWIFT při zadávání účtu na kartu Firmy automaticky podle kódu vybrané Banky. Někdy se však stane, že účty kód IBAN neobsahují (např. po importu adres). Touto funkcí vygenerujete chybějící kód IBAN u všech účtů v rámci celého seznamu. Po provedené akci program zobrazí protokol se seznamem doplněných kódů. Prostřednictvím této funkce si můžete také ověřit, zda máte účty správně zadané – v protokolu jsou uvedena i všechna bankovní spojení, která mají špatný formát čísla účtu.
Export do MS Outlook – tlačítkem je možné označené adresy zkopírovat do adresáře vašeho Outlooku. Přenos se týká pouze kontaktů, které obsahují e-mailovou adresu. Do adresní karty v outlooku se převedou všechny adresní a kontaktní údaje, které Outlook dokáže evidovat. Volitelně si můžete si nastavit i přenos kontaktních osob, pro které se v takovém případě založí v outlooku vlastní adresní karta.
Hromadná změna – kromě standardních Hromadných operací obsahuje program i funkci Hromadná změna, která na základě zvoleného filtru nebo obratu firem přiřadí, odebere či nahradí těmto firmám různé kontrolingové proměnné, CRM parametry, slevy či kredity. Průvodce nabízí i kontrolní simulaci změny. Provedení hromadných změn si můžete nastavit na automatický režim prostřednictvím aplikace CSW Automatic.
Tisk – adresář disponuje značným množstvím různých tiskových sestav, které slouží ke zrychlení činností souvisejících s obchodem. Najdete zde různé druhy adresních štítků, telefonní seznam, podací lístek, štítek na obchodní balík, pohledávky a závazky partnera (v domácí i cizí měně) apod. Sestava Karta firmy vyhovuje předpisu GDPR v případě, kdy si subjekt zpracovávaných dat vyžádá kopii osobních a důvěrných údajů, které o něm evidujete.
Mnohé z těchto sestav obsahují ještě další varianty, které si můžete před Tiskem zvolit v poli Tisknout návrh sestavy. Příkladem je třeba sestava Podací lístek, která zde obsahuje variantu „4 ks / A4“ určenou pro tisk čtyř podacích lístků na jeden čistý list papíru (včetně všech kolonek) a variantu „1 ks“ určenou pro tisk do originálních blanketů.
Export do excelu – funkčnost se dá vybraným uživatelům omezit v nastavení Přístupových práv pomocí volby Povolit export dat.
On-line Info – pomocí tohoto tlačítka můžete získat z různých zdrojů informace o spolehlivosti či solventnosti firmy pod kurzorem. Funkce pro ověřování plátců DPH je přístupná v každé agendě, Insolvenční rejstřík (ISIR) si můžete aktivovat v Průvodci nastavením programu – obě slouží k on-line ověřování solventnosti a platební morálky partnerských firem. U všech funkcí máte na výběr dva režimy: buď si necháte přímo vyhledat firmu, která je v seznamu pod kurzorem (pro tento účel doporučujeme ověřovat adresní údaje firem prostřednictvím informačního systému ARES – viz pole Název na kartě Firmy), nebo se napojíte na webovou službu a použijete její vyhledávač pro firmy, které v adresáři zavedené dosud nemáte.
Registr plátců DPH – podle platné legislativy ručí každý plátce DPH za odvedení daně za subjekt registrovaný na daňovém portálu Finanční správy jako nespolehlivý. Abyste se této nepříjemné povinnosti dokázali úspěšně vyhnout, můžete si pomocí tlačítka ověřit firmy, u kterých si nejste jistí jejich spolehlivostí, a to přímo pro firmu pod kurzorem (volbou Kontrola firmy), nebo pro jakoukoliv další firmu, dosud v Money ERP neuloženou (volbou Vyhledání). Rozhodujícím údajem je DIČ firmy, služba nabízí i seznam ověřených účtů, na které je možné firmě platit. Pro plátce ze zemí EU, pro které nemáte v agendě platnou Registraci k DPH, se ověření provádí na databázi VIES a Money ERP následně zobrazí protokol s přehledem všech dostupných údajů a Unikátním kódem konzultace, který vám může v budoucnu posloužit jako důkaz o provedeném ověření při daňové kontrole finančního úřadu. Záznam si můžete přímo z karty protokolu vytisknout pro evidenční účely (nástrojová lišta karty obsahuje tlačítko Tisk), později jej dohledáte na kartě Firmy v záložce Registr DPH.
V Průvodci nastavením programu si můžete zadat automatické ověřování spolehlivosti plátců. Tlačítka nad seznamem, nabízející tiskové sestavy (Tisk, Náhled, PDF a Mail) obsahují navíc sestavu Historie ověření DIČ, která má k dispozici dva návrhy: Historie ověření v registrech a Poslední ověření v registrech.
Insolvenční rejstřík – obdobně funguje i připojení na bezplatný ISIR ministerstva spravedlnosti, kde zjistíte, zda zadaná firma či osoba není vedená v registru dlužníků. Volba Kontrola firmy zobrazí v internetovém prohlížeči případný záznam o firmě pod kurzorem. Volbou Vyhledání otevřete formulář ISIR, kde můžete zadat identifikační údaje hledaného subjektu. Volba Ověření zobrazí přímo v Money ERP výpis zjištěných informací o kartě pod kurzorem a případné záznamy na ni uloží do záložky Insolvenční spisy.
Ve Výběru sloupců si v seznamu firem můžete zobrazit sloupce Stav plátce DPH a Insolvenční rejstřík, ve kterých uvidíte znázorněnou míru spolehlivosti plátců pomocí jednoduchých ikon – jejich popis najdete v Legendě k seznamu. Tyto ikony také vidíte nejen na kartě Firmy, ale i na Dokladech, kde navíc pomocí tlačítka Registr plátců DPH můžete firmy ověřit.
Sloučení adres – adresa, která je v seznamu pod kurzorem, nahradí další vybrané adresy ve všech částech programu, ve kterých se vyskytují (na dokladech apod.). Nahrazené adresy jsou poté smazány. Volbu najdete v místní nabídce, ale můžete ji spustit i jako samostatnou funkci v menu Sloučení adres.
Přidat aktivitu/zakázku – Aktivity a Zakázky přiřazujete firmám buď pomocí místní nabídky, nebo tlačítkem v příslušné záložce náhledu Detailů.
Přenos e-mailových adres – funkce místní nabídky pro Přenos e-mailových adres do poštovního programu slouží v aplikacích, které nemají zakoupený modul CRM, k snadnějšímu rozesílání elektronických zpráv vašim partnerům.
Hromadný e-mail – pokud máte zakoupenou licenci na modul CRM, tlačítkem otevřete Průvodce odesláním e-mailu vybraným firmám. Funkčnost můžete nastavit na automatický režim prostřednictvím modulu Messaging v CSW Automatic.
Detaily
Po vytvoření struktury adresáře můžete začít zadávat jednotlivé karty. Při větším počtu adresních karet rozhodně doporučujeme při práci využívat Detaily, které vám nejen pomůžou při orientaci a vyhledávání v seznamu, ale vidíte v nich i řadu neocenitelných informací pro obchod. Seznam adresáře obsahuje značný počet záložek s detaily, proto doporučujeme jejich množství a pořadí upravit pomocí volby Výběr detailů do sestavy, která vám bude vyhovovat. Nabídka detailů se může lišit podle zakoupených modulů – např. moduly CRM a Zakázky seznam detailů výrazně rozšíří.
Pokud některou z níže uvedených záložek ve své aplikaci nenajdete, přestože pro danou funkčnost máte zakoupenou licenci, je možné, že zůstala mezi Skrytými detaily. V takovém případě se podívejte do Výběru detailů a potřebnou záložku si zobrazte.
Část záložek nabízí informace uložené na kartách firem a slouží jen ke snadnějšímu vyhledání údajů a lepší orientaci v seznamu – záložky detailů v těchto případech korespondují s záložkami nebo údaji na adresní kartě Firmy, kde najdete také jejich popis. V následujícím textu tedy popíšeme pouze ty detaily, které mají i jinou funkci nebo zobrazují data z jiných částí programu:
Pobočky
Adresní karty lze dále strukturovat do jednoúrovňového systému poboček – podřízených firem. Tyto podřízené firmy mohou být zařazené v různých skupinách seznamu. Podřízené firmy a další „speciální” druhy adres jsou vizuálně odlišené, vysvětlení se dočtete v Legendě (viz Tlačítka).
V záložce vidíte zobrazenou hierarchii vztahu Nadřízená firma / Pobočky a najdete zde tedy všechny firmy, které s kartou pod kurzorem souvisí. Poklepáním na kteroukoliv z položek otevřete její kartu, kde se můžete dočíst potřebné informace, nelze ji však editovat.
Máte-li související firmy umístěné v jiných skupinách, může být jejich dohledání obtížné. V takovém případě doporučujeme vypnout členění seznamu na Skupiny, zkopírovat si na detailu karty některý rozhodující údaj (název, IČ apod.) a v seznamu použít funkci Hledat.
Pokud smažete kartu firmy, která má přiřazené pobočky, karta se v seznamu nadále nebude zobrazovat, ale zůstane uchovaná ve smazaných záznamech (zobrazíte ji volbou místní nabídky Zobrazit smazané záznamy).
Adresy firmy
Adresní karta může mít přiřazené až tři různé adresy (Obchodní, Fakturační, Provozovny). Pro lepší orientaci vidíte všechny přehledně seřazené v záložce Adresy, a to bez ohledu na to, zda jsou odlišné či nikoliv.
Záložky slouží nejen k evidenci aktivit a zakázek přiřazených danému partnerovi, ale současně i k jejich přidávání a editaci. Záložky Detailů jsou interaktivní se základními seznamy Aktivit a Zakázek a přidání či editace v kterémkoli z těchto míst je naprosto rovnocenná, včetně dodržení hierarchie seznamu zakázek.
Aktivity vidíte pouze v případě, když máte koupenou licenci na modul CRM.
Neuhrazené závazky/pohledávky
Seznamy všech dokladů dané firmy, které byly zadané do systému a dosud nejsou plně uhrazené. Doklady si můžete zobrazit, nikoliv však editovat. Přehled dokladů si můžete vytisknout pomocí sestavy Pohledávky a závazky, kterou najdete v nabídce tlačítka Tisk.
V Průvodci nastavením programu si v části Vystavení dokladu – neuhrazené pohledávky po splatnosti můžete zadat kontrolní systém, který vás při výběru odběratele do dodacího listu, faktury nebo objednávky upozorní na to, že partner má u vás nějaké pohledávky po splatnosti. Vystavení dokladů můžete v tomto případě i zakázat.
Nevykryté objednávky/rezervace
Přehled objednávek vydaných/přijatých, které jste vystavili partnerovi (dostali od partnera) a které dosud nebyly vyřízené, tj. nebyly přebrané do realizačního dokladu (faktura, prodejka). Jsou zde uvedené i doklady vyřízené jen částečně – aktuální stav zrealizovaného prodeje objednaného zboží zjistíte ve sloupcích Množství (objednané množství celkem), Vyřízeno (množství, které již bylo přebrané do realizačního dokladu) a Zbývá (množství, které ještě vyřízené nebylo). Předpokládaný stav si můžete ověřit ve sloupcích Objednáno a Rezervováno.
Doklady
V této záložce dohledáte jakýkoliv doklad, který jste v souvislosti s partnerem zadali do systému. Vzhledem ke zvýšení přehlednosti je seznam rozdělený podle druhů dokladů a v horní části záložky je tedy potřeba nejdříve vybrat hledaný druh dokladu. Seznam přitom respektuje nastavení přístupových práv a doklady, ke kterým nemá přihlášený uživatel přístup, vůbec neukazuje.
Pravým tlačítkem myši si v místní nabídce můžete najít zaúčtování dokladu, doklad vytisknout či exportovat, případně si můžete zobrazit i doklady ze starších účetních období.
Obrat
Důležitá záložka, ve které najdete k aktuálnímu datu součty cen všech zaplacených i nezaplacených vystavených faktur a prodejek pro daného partnera, a to nejen jejich celkový objem, ale i rozpisy pro aktuální měsíc, kvartál a rok. Rozhodující je datum vystavení, suma se počítá z částek před odečtem zálohy. Můžete filtrovat pro jednotlivé měny nebo doklady.
Upomínky / Penalizace
Přehled upomínek / penalizačních faktur, které jste partnerovi vygenerovali v modulu Upomínky a penalizace. Přes pravé tlačítko myši si je přímo ze seznamu můžete vytisknout, odeslat e-mailem nebo exportovat.
Odběratelské/dodavatelské obaly
V záložkách vidíte stav pohybu vratných obalů mezi vámi a příslušným partnerem (tedy obalů vydaných partnerovi / od něj přijatých). Jde o výběr ze seznamů Odběratelských a Dodavatelských obalů, omezený na konkrétního partnera.
Prodejní ceny
V záložce vidíte nejnižší ceníkové ceny, kterých partner dosáhl při realizovaných prodejích ze zvoleného skladu. Pro jejich výpočet jsou použité aktivní odběratelské ceníky, platné k aktuálnímu pracovnímu datu. Metodu výběru ceny, stejně jako ceníku a cenové hladiny, určuje nastavení záložky Obchod. Pokud je na kartě firmy zadaná pro partnera sleva a na Položce katalogu není nastavený příznak Nepodléhat slevě dokladu, pak se částky upraví i o slevu.
Současně zde dohledáte i aktuální a předpokládané množství obchodovaných zásob na skladu. Při velkém množství položek, které partnerovi prodáváte, lze jejich výběr omezit na určitý sklad, případně zvolit měnu. Filtrovat lze také vstupující položky katalogu nebo ceníkové ceny. V obou případech můžete vybrat některý z filtrů uložených v příslušném seznamu, nastavit si vlastní filtr nebo položky určit individuálně.
Pomocí pravého tlačítka myši si k jednotlivým položkám můžete zobrazit ceníkovou cenu, ceník, zásobu či položku katalogu, celý přehled je pak možné exportovat do excelu nebo XML.
Expediční doklady
Zde najdete přehled všech Expedičních dokladů, vygenerovaných pro odeslání zboží tomuto partnerovi některou z přepravních společností.