Funkce slouží k návrhu vzájemných zápočtů pohledávek a závazků a k následné automatické tvorbě Interních dokladů na základě vzájemných zápočtů, kterými jsou pohledávky a závazky hrazené. Výsledkem akce jsou dva interní doklady – pro úhradu pohledávek a pro úhradu závazků. Zápočty je možné realizovat ihned, nebo se dají uložit v seznamu a doklady započíst až po konzultaci s partnerem. V sestavě můžete provést i tzv. trojstranný zápočet, kdy se na stranu pohledávek dosadí jiná firma, než jaká je na straně závazků – využijete pro vypořádání chybně zadaných (duplicitních) adres nebo tří navzájem si dlužících firem. Vzniklé interní doklady jsou pak vystavené na různé partnery.
Tisk – v Tiskovém dialogu si můžete vybrat v poli Tisknout návrh sestavy tisk dohody i oznámení o provedení zápočtu s uvedením jedné nebo obou zúčastněných firem.
Před vytvořením prvních zápočtů je potřeba zadat Nastavení seznamu, ve kterém určíte údaje potřebné ke správnému zaúčtování a uložení dokladů vzniklých zápočtem.
Realizace zápočtu – pokud jste kartu zápočtu uložili tak, že nebylo zatržené pole Realizovat, kartu program bere jako pouhý návrh zápočtu. Můžete si vytisknout formulář Dohoda o provedení zápočtu, poslat jej partnerovi a teprve po jeho odsouhlasení zápočet realizovat. Po stisku tlačítka program pro všechny označené zápočty vygeneruje příslušné interní doklady a uhradí jimi započtené doklady.
Zrušit realizaci zápočtu – oba interní doklady pro úhradu pohledávek/závazků se po stisku tlačítka smažou a doklady zahrnuté do zápočtu se opět považují za neuhrazené. Před zrušením realizace je nutné interní doklady odemknout.
Zrušení realizace zápočtu je jediná možnost, jak se tyto interní doklady dají smazat. Přímo v seznamu interních dokladů je program smazat nedovolí.
Nerealizované – při větším množství zápočtů si seznam můžete omezit pouze na takové, které se dosud nerealizovaly.
Zobrazit doklad úhrady pohledávek/závazků – volbu najdete v místní nabídce. Interní doklady si můžete prohlédnout a zkontrolovat, editovat se však dají jen v seznamu interních dokladů.
V Průvodci nastavením programu si můžete zadat automatické sestavení návrhu vzájemného zápočtu s partnerem, který je uvedený na ukládané faktuře či závazkovém/pohledávkovém dokladu a má v agendě dosud neuhrazené pohledávky/závazky.
Naplnění návrhu zápočtů
Do pohledávkových položek se načítají faktury vydané, pohledávkové doklady, dobropisy faktur přijatých, dobropisy závazkových dokladů.
Do závazkových položek se načítají faktury přijaté, závazkové doklady, dobropisy faktur vydaných, dobropisy pohledávkových dokladů.
Při výběru položek do návrhu zápočtů se může zohlednit několik kritérií, většinu z nich zadáte v Nastavení seznamu:
Částka, na kterou již byly vystavené příkazy k úhradě: o tuto částku je ponížena zbývající neuhrazená částka závazků/pohledávek (takže např. závazky, u kterých již byl vystaven příkaz k úhradě na celou částku, se do výběru nezařadí vůbec). Za příkaz k úhradě se v tomto případě považuje i nerealizovaná karta vzájemného zápočtu (doklady zcela započtené se do nového zápočtu nezařadí vůbec, u dokladů započtených částečně se započte zbývající částka).
Mohou být započítávány pouze neuhrazené doklady po splatnosti, tj. ty u kterých je datum splatnosti nižší než nastavené pracovní datum programu.
Výběr výhradně konkrétní firmy, nebo všech firem, které jsou s ní spojené vztahy nadřízenosti a podřízenosti: v prvním případě se načtou pouze pohledávky a závazky vybrané firmy, ve druhém případě pohledávky a závazky nadřízené firmy a všech jejích podřízených firem. Tuto volbu najdete přímo na kartě Vzájemných zápočtů.
Pokud jsou do návrhu zápočtů načteny pohledávky a závazky v různých měnách, jsou jejich vzájemné zápočty možné pouze na základě přepočtu těchto měn na domácí měnu. V tom případě je třeba zadat kurzy domácí měny ke všem měnám, které se vyskytují v pohledávkách/závazcích vybraných k zápočtu. Částky vzájemných zápočtů jsou pak zadávané stejným způsobem, jako by se jednalo o úhradu pohledávky/závazku v cizí měně domácí měnou podle těchto zadaných kurzů. Při generování interních dokladů jsou pak vypočteny kurzové rozdíly. Při změně data zápočtu program navrhne použít kurz aktuální k novému datu.
Generování interních dokladů
Vygenerované interní doklady se zařadí do skupiny, kterou jste určili v Nastavení seznamu, a dostanou přidělená čísla z příslušné číselné řady ve skupině. Datum vystavení a účetního případu se určí podle data vystavení zápočtového dokladu.
Každá úhrada má zaúčtování pomocí účtů MD a Dal.
U úhrad pohledávek je jako účet MD nastaven Meziúčet z konfigurace zápočtů, jako účet Dal je nastaven buď účet MD z hrazeného dokladu, nebo Obecný protiúčet pro pohledávky z konfigurace zápočtů (v případě, kdy hrazený doklad nemá účet MD nastaven).
U úhrad závazků je jako účet Dal nastaven Meziúčet z konfigurace zápočtů, jako účet MD je nastaven buď účet Dal z hrazeného dokladu, nebo Obecný protiúčet pro závazky z konfigurace zápočtů (nemá-li hrazený doklad účet Dal nastaven).
Hrazená částka je do úhrady přebraná z položky návrhu zápočtů. K položkám s nulovou částkou zápočtu v návrhu zápočtů se úhrady nevytvářejí. Datum platby je rovno datu vystavení vzájemného zápočtu.
Při generování interních dokladů, které uhrazují závazky a pohledávky, se kontroluje, zda nedošlo k přehrazení některého závazku nebo pohledávky vlivem úhrad, které byly vytvořeny mezi pořízením návrhu zápočtů a generováním interních dokladů. Jestliže tato situace nastane, zpracování je přerušeno, k vygenerování interních dokladů nedojde. Zobrazí se příslušná informace a jsou vyznačeny položky návrhu zápočtů, které přehrazení způsobily.