Kontrola zadaných údajů
V rozsáhlejších agendách často dochází v adresáři k duplicitnímu zadávání adresních karet partnerů. Proto je vhodné nastavit kontrolu ukládání záznamů s Prázdnými a Duplicitními údaji. V záložce Kontroly vybíráte z roletové nabídky následující možnosti kontroly rozhodujících adresních údajů:
Nekontrolovat – údaj s tímto příznakem kontrole vůbec nepodléhá.
Upozornit – program vás na duplicitní nebo nevyplněný údaj upozorní, ale nechá na vašem výběru, zda kartu v této podobě uložíte či nikoliv.
Nepovolit – adresu s duplicitním nebo prázdným údajem nelze uložit.
Pouze nové hodnoty – doporučujeme zejména u rozsáhlejších databází nebo pomalejších počítačů, kde by kontrola celého adresáře mohla zpomalit rychlost zpracování.
Maximální počet znaků názvu pro kontrolu duplicity – duplicitu názvu firmy bude program kontrolovat jen podle zadaného počtu počátečních znaků. Tuto funkci využijete v případě, kdy jsou vašimi obchodními partnery firmy s podobnými názvy (např. „drogerie”). V takovém případě doporučujeme duplicitu kontrolovat i podle dalších údajů, např. IČ. Při porovnání duplicity program ignoruje interpunkční znaménka a mezery (tedy např. řetězce „SEYFOR, a. s.”, „Seyfor a.s.”, „Seyfor, a.s.” vyhodnotí jako stejné).
U velkých agend i při sebevětší opatrnosti může dojít k tomu, že se pro téhož partnera vytvoří dvě adresní karty. Ke sloučení údajů na nich zadaných a zejména k úpravě vazeb pro vyhodnocení obchodu na již vytvořených dokladech můžete využít funkci Sloučení adres.
DIČ
Pokud se na kartě Firmy dodatečně změní DIČ, Money ERP vždy zkontroluje všechny doklady, na kterých byla firma se starým DIČ uvedená, a při uložení karty zobrazí jejich seznam. V této části můžete omezit počet zobrazovaných dokladů.
Kontrolu omezit na aktuální období – volba je vhodná pro agendy s velkým počtem dokladů. Z přehledu se vyloučí všechny doklady, které spadají do uzavřeného účetního období.
Z kontroly vyloučit doklady s prázdným DIČ – tuto volbu využijete zejména u firem, které se staly plátci DPH v průběhu účetního období.