Karta firmy je jednou z nejsložitějších karet v systému, obsahuje velký počet záložek s mnoha údaji a podřízenými seznamy. Pečlivé doplnění všech dostupných hodnot vám ovšem může značně usnadnit vyplňování dokladů, stanovení správné ceny při prodeji, vyhodnocování obchodu, kontakt s partnery, kontrolu jejich platební morálky atd.
Kromě úvodní záložky Obecné, kterou popisujeme na této stránce, může obsahovat adresní karta řadu dalších záložek:
Obecné
V horní části záložky vidíte několik barevných ikonek s rychlou informací o stavu dané firmy – pokud nad ně najedete myší, zobrazí se okno s dalšími podrobnostmi. Barva ikonek se může měnit podle stavu ověření, podrobnosti zjistíte v Legendě k seznamu:
ARES – zobrazí se vedle pole IČ v případě, kdy je firma ověřená v registru (viz dále). Poklepáním na ikonku otevřete internetový prohlížeč na stránce, na níž Administrativní registr ekonomických subjektů uvádí údaje o dané firmě. Zjistíte zde její ekonomické zaměření, adresní údaje apod.
Pro urychlení práce můžete synchronizaci s ARES odložit na méně exponovanou dobu prostřednictvím modulu Synchronizace adresáře s ARES služby CSW Automatic. Aplikace umí pomocí Adresních klíčů označit chybně zapsané nebo nenalezené firmy.
Registr DPH – barva značí stav ověření spolehlivosti plátce DPH. Více podrobností zjistíte v záložce Registr DPH.
Insolvenční rejstřík – pomocí této ikonky odhalíte případnou insolvenci firmy nebo fyzické osoby. Další podrobnosti najdete v záložce Insolvenční spisy.
Funkčnost a počet ikonek můžete ovlivnit konfigurací v Průvodci nastavením programu.
O možnostech využití všech registrů při kontrole firem se dozvíte víc v sekci Podrobné návody.
Nadřazená firma – použijete v případě, kdy editujete adresní kartu, která je pobočkou jiné, v adresáři již zařazené firmy. Po výběru nadřazené firmy program nabídne seznam údajů, které můžete z nadřízené firmy převzít na kartu pobočky. Jako nadřazenou firmu nelze vybrat jinou pobočku – členění je pouze jednoúrovňové. Seznam a hierarchii poboček vidíte v Seznamu firem v záložce detailů Pobočky a v Průvodci nastavením programu si volbou Nabízet aktualizaci podřízených firem můžete určit, zda chcete aktualizace hlavní firmy promítat i na její pobočky. Kartu nadřazené firmy Money ERP nedovolí smazat dříve, než dojde ke smazání poboček.
Program z důvodu účtování do seznamu automaticky vloží všechny karty Zaměstnanců a Pracovníků jako samostatné firmy podřízené Kmenové firmě (která je předmětem účetnictví, její karta se vytvořila automaticky při založení agendy a je dosazená jako Moje firma v Průvodci nastavením programu). Pro zaměstnance doporučujeme vytvořit samostatnou skupinu a zadat ji v Nastavení skupin zaměstnanců a pracovníků.
Zařadit jako – pro vlastní orientaci si můžete zvolit jiné označení, než je uvedené v oficiálním Názvu firmy (pokud si údaje o firmě načítáte z databáze ARES, může se oficiální název navíc bez varování změnit). V roletové nabídce program dává na výběr všechny Názvy, které jste použili v jednotlivých adresách firmy (Obchodní, Fakturační, Provozovna), ale do kolonky můžete zapsat jakýkoliv vlastní text. V Nastavení skupiny si se dá zadat Vzor pro automatické doplnění tohoto pole např. pomocí kombinace kódu a názvu firmy s možností omezit počet přebíraných znaků. Seznamy některých obchodních dokladů (faktury, objednávky či dodací listy, a také seznamy položek těchto dokladů) uvádějí toto označení ve sloupcích Odběratel/Dodavatel. Je-li dole na kartě v části Kontakt zatržený příznak Přenést do názvu firmy, je pole nepřístupné a editovat se dá pouze na Kartě osoby.
Adresy
Veškeré adresní údaje je možné doplnit a aktualizovat z webové služby MFČR ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů), a to po zadání IČ do příslušného pole na adresní kartě. Podle toho, jaký režim zvolíte v Průvodci nastavením programu, může doplnění i aktualizace proběhnout automaticky nebo na vyžádání. Automatický režim doporučujeme pouze u rychlejších počítačů, protože aplikaci poněkud zpomalí.
Podrobný popis najdete v nápovědě k modulu ARES.
Název – obchodní jméno firmy. Máte-li ze svého počítače on-line přístup k internetu, stačí v poli zadat název firmy (i částečný) a pak poklepáním na hyperlinkový odkaz u hesla Název otevřít informační systém ARES. Zde jsou zavedené všechny ekonomické subjekty registrované v ČR a program automaticky výběr zúží na ty, které v názvu obsahují výraz zapsaný do pole Název. Poté si u vybrané firmy zkopírujte její IČ a přenesete jej na adresní kartu do příslušného pole (pomocí klávesových zkratek Ctrl+C a Ctrl+V). Program následně do adresní karty doplní údaje firmy z registru ARES. Pomocí aplikace CSW Automatic (knihovna CSWAutoAres) si můžete nastavit synchronizaci adresáře s registrem na automatický režim.
Pro lepší orientaci je možné v seznamech dokladů a jejich položek zobrazovat jak oficiální Název firmy, tak i vaši identifikaci zapsanou v poli Zařadit jako. První údaj najdete ve sloupcích s označením Odběratel/Dodavatel – název, druhý je označen jako Dodavatel, nebo Odběratel.
Ulice – použijete-li internetový odkaz, otevřou se stránky www.mapy.cz. Pokud jste do kolonky zadali přesnou adresu (včetně obce uvedené v poli Místo), mapa se na zadanou adresu zaměří.
V záložce CRM si můžete pro uvedenou adresu doplnit přesné GPS souřadnice a zobrazit ji i na Google Maps.
PSČ, Místo – směrovací číslo a obec lze doplnit ze seznamu PSČ, který nabízí přehled obcí České i Slovenské republiky. Po výběru se automaticky doplní i Stát. V případě cizích zemí lze do kolonky zadat i jinou hodnotu než standardní formát PSČ.
Stát – kód i název země doplníte ze seznamu Států.
Odlišná fakturační adresa / adresa provozovny – po zatržení těchto polí přibudou k Obchodní adrese další záložky s adresními údaji. Dají se tak zadat až tři různé adresy editované firmy: Obchodní adresa je oficiální název firmy podle obchodního rejstříku, Fakturační adresa slouží k odesílání korespondence a Adresa provozovny je místo, na které se odesílá zboží. Všechny adresy vidíte v záložce Detailů k seznamu. Po úpravě Tiskových sestav lze tyto adresy také tisknout na dokladech.
Kopírovat – po stisku tlačítka se do schránky zkopírují veškeré adresní údaje ze záložky, kterou máte právě otevřenou, a to na základě šablony, kterou si pomocí zástupných znaků zadáte v Nastavení skupiny v části Kopírování. Tímto způsobem můžete rychle vložit do e-mailu nebo jiného dokumentu kompletní adresu partnera. Program vždy kopíruje typ adresy (obchodní, fakturační nebo provozovny), kterou máte aktuálně zobrazenou.
Bankovní spojení
Pokud máte v Průvodci nastavením programu zatrženou volbu Automaticky načítat bankovní účty, po doplnění domácího DIČ do příslušného pole se program automaticky spojí s národním registrem plátců DPH (viz popis v záložce Registr DPH) a v souladu s legislativními požadavky do záložky Bankovní účty doplní všechny registrované (čili úředně platné) účty. První nalezený se současně označí jako Hlavní účet, můžete si jej však podle potřeby vyměnit. Program při každém použití karty obnoví spojení s registrem, ověří platnost tohoto účtu a stav indikuje barvou ikony . Najedete-li nad ikonu myší, dočtete se další podrobnosti.
Přidat hlavní účet – kolonky s údaji o účtu jsou needitovatelné. Prostřednictvím tlačítka můžete kdykoliv přidat nový bankovní účet, který se pak zařadí do záložky Bankovní účty a současně se u partnera nastaví jako aktuální Bankovní spojení – program jej bude uvádět na dokladech a platebních příkazech. Po stisku tlačítka 
se o účtu dozvíte podrobnosti a prostřednictvím tlačítka 
jej můžete z kolonky odstranit (není pak vedený jako hlavní účet, ale v seznamu Bankovních účtů zůstává dále). Tlačítkem 
jde do pole vybrat některý z účtů již zavedených v záložce Bankovní účty. Pozor ale, česká i slovenská legislativa požaduje na daňových dokladech používat výhradně účty uvedené v registru plátců DPH.
Na kartě Kmenové firmy v tomto poli zadejte účet, který chcete uvádět na dokladech jako bankovní spojení, na něž vám partneři mají platbu uhradit. Pokud potřebujete, aby některý z partnerů hradil platby na jiný váš účet, můžete jej zadat na adresní kartě tohoto partnera v poli Výchozí bankovní spojení na záložce Obchod.
Banka účtu – informativní údaj program doplní podle kódu banky.
Partner
Kód, číselná řada – nepovinný údaj, který může sloužit při přenosech dat, evidenci nebo pro lepší orientaci v seznamu. Automatické doplňování číselné řady lze zadat v Nastavení skupiny pro každou skupinu individuálně – při plném zobrazení adres (vypnete-li členění na skupiny) se pak v seznamu snáze zorientujete a odlišíte, která karta patří do které skupiny. Kód adresy jde kdykoliv změnit. Pro uživatele Money S3 slouží k párování s tímto systémem.
Zpráva – místo pro interní informace o partnerovi, které program zobrazí na monitoru jako upozornění při výběru partnera do dokladu. Na dokladu se pak již neobjeví.
IČ – je-li na kartě uvedená v poli Stát Česká republika (nebo je toto pole prázdné), program zkontroluje, zda Identifikační číslo odpovídá kontrolnímu algoritmu (max. 8 číslic s podmínkou dělitelnosti 11) a upozorní vás na případnou nesrovnalost. Jste-li připojení k internetu on-line, program se po zadání IČ spojí se systémem ARES, a to podle volby režimu v Průvodci nastavením programu buď automaticky ve chvíli, kdy kurzorem opustíte pole IČ, nebo po poklepání na hyperlinkový odkaz IČ. Pokud se v registru ARES vyskytuje firma s odpovídajícím IČ, program nabídne pro kontrolu přehled jejích adresních údajů a vy je můžete potvrdit tlačítkem Aktualizovat. Poté se adresní údaje přenesou do Karty firmy. Máte-li v Průvodci nastavením programu zatrženou volbu Automaticky ověřovat firmy a zaměstnance, Money ERP se po zadání IČ současně spojí i s Insolvenčním rejstříkem a provede ověření firmy. Záznam o případné insolvenci uloží do záložky Insolvenční spisy.
DIČ – program do kolonky automaticky přenese IČ s prefixem země, která je uvedená v poli Stát. Jestliže stát nezadáte, doplní se prefix země, určené v Průvodci nastavením programu jako Domácí stát. Platnost zadaného DIČ si můžete poklepáním na odkaz ověřit v Registru plátců DPH či databázi VIES, která slouží k výměně informací o identifikačních údajích subjektů registrovaných k DPH v rámci EU. Podrobnosti ověření najdete na kartě v záložce Registr DPH. Pokud si v Průvodci nastavením programu aktivujete funkce automatické kontroly spolehlivosti plátců, program u pole vždy zobrazuje ikonku znázorňující status spolehlivosti daného partnera a zda je tato informace skutečně aktuální (ikonky ve stavu „neověřeno“ znázorňují situaci, která není k aktuálnímu datu ověřená). Podrobné vysvětlení ikonek najdete v Legendě k seznamu. Pokud DIČ na adresní kartě změníte dodatečně (ručně nebo na základě komunikace s registrem plátců), při uložení karty zobrazí Money ERP seznam všech dokladů, na kterých bylo původní DIČ použité. V Nastavení seznamu si můžete určit rozsah těchto dokladů.
Ve Výběru sloupců si do seznamu Firem můžete zavést sloupce Poslední kontrola dle IČ a Poslední kontrola DIČ, ve kterých uvidíte datum, k němuž byly adresní údaje aktualizované.
Pokud jste registrovanými plátci DPH v zahraničí a používáte modul Mezinárodní DPH, je zadané DIČ se správným národním prefixem při výběru partnera do dokladu rozhodující pro dosazení správných sazeb DPH podle národní legislativy.
Plátce DPH – údaj je klíčový u Kmenové karty, kde rozhodujícím způsobem ovlivní podobu agendy. U partnerů jej zatrhněte v případě, kdy podáváte Kontrolní hlášení. Dále jim pak nezapomeňte doplnit DIČ.
Fyzická osoba – údaj charakterizuje status firmy jako fyzické osoby, lze podle něj např. filtrovat.
Činnost ukončena dne – příznak slouží pro evidenci odběratelských firem, se kterými jste ukončili spolupráci. Po překročení zadaného data vás program při uložení dokladu s firmou na ukončení její činnosti upozorní.
Poměrné uplatňování DPH z úhrad – pole využijí pouze slovenští plátci DPH (je tedy dostupné jen v agendách vedených pro slovenskou legislativu, případně v agendách se zakoupenou licencí na mezinárodní DPH). Money ERP funkčnost využívá na dokladech se slovenskou registrací k DPH.
Změna poměrného uplatňování DPH z úhrad – datum, od kterého zadané nastavení platí.
Spojení
Každá firma může v záložce Spojení evidovat neomezené množství spojovacích údajů různého typu (telefon, fax, e-mail, internetové stránky, datová schránka, Skype apod.). V záložce Obecné je uvedených prvních sedm položek, jejich výběr se dá upravit změnou pořadí v záložce Spojení. Položky se dají zadávat i přímo do příslušných polí, program je pak do záložky Spojení dosadí automaticky. Rovněž tak mezi oběma záložkami automaticky přenáší veškeré editace spojení.
V Průvodci nastavením programu si pomocí funkce Nepřenášet spojení z osoby do firmy můžete na tomto místě volitelně zobrazit jen spojení evidovaná pro celou firmu, nebo i spojení přiřazená konkrétním Osobám.
Typ spojení – údaj je důležitý v případě, kdy chcete kontakt uskutečnit přímo z karty (tlačítkem Provést spojení v záložce Spojení) – v takovém případě je rozhodující Druh spojení vybraný na kartě Typu spojení.
Spojení – pokud zapíšete údaj přímo do kolonky, program na základě charakteru znaků automaticky rozpozná Typ spojení a dosadí ho do vedlejšího pole (zde lze libovolně změnit – např. telefon „práce” za telefon „domů”). U typu spojení WWW a E-mail pak stačí poklepat myší na zadané spojení a program otevře webový prohlížeč nebo e-mailovou zprávu.
Popis – údaj slouží k orientaci a konkretizaci údaje.
Smazat – pomocí tlačítka 
odstraníte příslušné spojení nejen z editované kolonky, ale současně i z karty Firmy, Osoby, které náleží, a ze seznamu Spojení. Pokud se tzv. „uklepnete” a spojení odstraníte omylem, stačí opustit kartu Firmy bez uložení tlačítkem Zpět.
Veškerá spojení a další kontaktní údaje si můžete pomocí funkce Export do MS Outlook v seznamu Firem přenést do adresáře v Outlooku.
Kontakt
Přidat hlavní osobu – prostřednictvím tlačítka vytvoříte novou Kartu osoby náležející dané firmě, zařadíte ji do záložky Kontaktní osoby a současně tuto osobu určíte jako hlavní kontaktní osobu – bude uvedená v kolonce pro Kontakt a bude se automaticky dosazovat do dokladů. Chcete-li jako hlavní osobu vybrat jinou osobu ze seznamu kontaktních osob příslušejících editované firmě, použijte tlačítko pro výběr ze seznamu (ev. , je-li již určená jiná hlavní osoba).
Zaměstnanci Kmenové firmy nejsou vedení jako Osoby, ale jako Pobočky firmy – najdete je tedy v seznamu firem, ev. v záložce detailů Pobočky pod kartou účtované firmy.
Funkce – informativní údaj z Karty osoby.
Přenést do názvu firmy – po zatržení pole se do Karty firmy přenesou z Karty osoby všechny údaje zadané v části Adresa a Spojení. Program v takovém případě přepíše všechny již zadané údaje.
Uvádět na dokladech – na dokladech bude u názvu firmy zobrazené i jméno hlavní kontaktní osoby a její telefon a e-mail.
Korespondence
Zasílat poštu – podle příznaku lze partnery filtrovat.
Datum poslední pošty – zde můžete zadat např. datum poslední upomínky apod.