Seznamy / Ostatní / Připojené dokumenty
Seznam (obecně) / Připojené dokumenty / Seznam dokumentů
Karta / záložka Připojené dokumenty
<< Klikněte pro zobrazení obsahu >> Připojené dokumentySeznamy / Ostatní / Připojené dokumenty Seznam (obecně) / Připojené dokumenty / Seznam dokumentů Karta / záložka Připojené dokumenty |
V hlavních seznamech Money ERP můžete ke každému záznamu připojit libovolný počet dokumentů v elektronické podobě. Tyto dokumenty lze vytvořit nové (ve formátu .doc, .rtf a .xls), vybrat již uložené na disku (v libovolném formátu, který váš systém dokáže přečíst) nebo na internetu (formou www odkazu), naskenovat (jako obrázek formátu .bmp, .jpg a .tif), případně připojit celou složku. Do příslušné záložky na kartě nebo do detailů pod seznamem se dokumenty dají také jednoduše přetáhnout metodou Drag&Drop (uchopením myší) z původního úložiště, kterým může být průzkumník Windows, odkaz nebo obrázek z internetového prohlížeče, e-mail, příloha e-mailu, kontakt nebo kalendářová událost v Outlooku či Tunderbirdu.
Na nástrojové liště všech seznamů najdete tlačítko Mail se všemi přílohami, pomocí kterého můžete vybrané karty seznamu odeslat se všemi připojenými dokumenty v příloze.
Pokud si v seznamu Připojených dokumentů vytvoříte skupiny pro různé typy dokumentů (např. pro smlouvy či fotografie, nebo pro různé okruhy partnerů), bude se Money ERP při připojení dokumentu k položce libovolného seznamu ptát, do jaké skupiny seznamu Připojených dokumentů jej chcete zařadit. Zůstanete-li pouze u skupiny Nezařazeno, Money ERP dotaz pokládat nebude.
V Automatických akcích je možné zadat funkci, která po uložení záznamu automaticky vytvoří jeho PDF výstup, připojí k němu Elektronický podpis a vloží jej k záznamu jako připojený dokument.
Položka seznamu, která má již nějaké dokumenty připojené, je v levé části označená ikonou kancelářské sponky a na její kartě je navíc záložka Připojené dokumenty.
S připojenými dokumenty můžete pracovat v následujících místech programu:
Připojené dokumenty v libovolném seznamu
Každý seznam, který umožňuje k záznamům připojovat dokumenty, je vybaven tlačítkem v podobě kancelářské spony Připojené dokumenty . Po jeho stisku se rozbalí roletová nabídka, která se vždy vztahuje k položce seznamu, kterou máte právě pod kurzorem:
Přehled již připojených dokumentů – prvními položkami roletové nabídky jsou názvy všech dokumentů nebo složek připojených k položce. Poklepáním na název dokument zobrazíte.
Přidat dokument – volbou otevřete novou Kartu připojeného dokumentu, pomocí které lze k položce pod kurzorem připojit další dokument.
Seznam dokumentů – otevřete okno Seznam připojených dokumentů, které nabízí další možnosti úprav dokumentů. Volbou Opravit otevřete Kartu připojeného dokumentu (můžete zde změnit např. Popis dokumentu), poklepáním na položku tohoto seznamu však otevřete přímo dokument.
Složka dokumentů – kromě jednotlivých dokumentů můžete ke kartě připojit i celou složku. V poli Složka vyhledáte její umístění a v poli Popis složky můžete zadat její výstižný název.
Přehled šablon – dále v roletové nabídce následuje seznam všech Šablon, které lze v daném seznamu použít k tvorbě nového dokumentu. Po poklepání na některou z těchto šablon stačí pouze zvolit název nového dokumentu a místo pro jeho uložení (je-li šablona určená k ukládání dokumentů do souboru) a program pak otevře nový dokument vytvořený podle šablony. Dokument je možné samozřejmě libovolně doplnit.
Seznam šablon – otevřete Seznam šablon omezený na ty, které jsou tomuto místu programu určeny. Šablony je možné editovat.
Nabídku Připojených dokumentů naleznete i v místní nabídce na seznamu (pravým tlačítkem myši).
Připojené dokumenty na kartě
Každá karta, k níž jsou připojené nějaké dokumenty, obsahuje záložku Připojené dokumenty. Na rozdíl od Seznamu dokumentů, jehož položkami jsou Karty připojených dokumentů, jsou v tomto seznamu položkami přímo jednotlivé dokumenty. Poklepáním na ně tedy otevřete dokument v daném formátu (word, PDF, internetovou stránku, složku apod.). Pomocí tlačítka Přidat můžete vkládat nebo vytvářet nové dokumenty. Tlačítkem Přidat hromadně lze pomocí hromadného označení vložit současně větší počet dokumentů.
Karta, která ještě žádný dokument připojený nemá, je vybavená tlačítkem Připojit dokument.
Dokumenty připojené ke kartě vidíte i v Detailech k seznamu, odkud je můžete přímo otevírat a prostřednictvím místní nabídky posílat, exportovat atd.
Seznam připojených dokumentů
V menu Seznamy / Ostatní seznamy / Připojené dokumenty pak najdete kompletní přehled všech dokumentů, které jsou v programu připojeny k záznamům. Jeho položkami jsou Karty připojených dokumentů, vytvořené při přidávání dokumentů k záznamům, a slouží pouze k orientaci nebo hledání dokumentů. Vidíte zde i zástupce dokumentů zadaných ostatními uživateli sítě jako privátní (uložené na jejich pevném disku), tyto dokumenty však může zobrazit jen uživatel, který je vytvořil. Položky v tomto seznamu není možné přidávat ani kopírovat. Máte pouze možnost je:
Uložit do souboru – tlačítko je přístupné jen pro dokumenty s Typem umístění v databázi nebo na pevném disku a slouží k uložení připojených dokumentů na počítačích, které nemají nainstalovaný software potřebný k otevření příslušného typu dokumentu (např. PDF).
Zobrazit – volbou otevřete Kartu připojeného dokumentu omezenou na informace o místě uložení apod. Vlastní dokument lze otevřít z této karty poklepáním na ikonku.
Tisk – vytisknout lze pouze seznam, jednotlivé dokumenty vytisknete po jejich otevření.
Filtr – pokud archivujete velké množství připojených dokumentů, může být někdy problém dohledat ten, který právě potřebujete. Filtr umožňuje vyhledávat podle názvu, velikosti souboru, Typu dokumentu, typu umístění (pevný disk, databáze, internet) a podle umístění (adresa, na které máte soubor uložený, nebo internetová adresa).
Hromadné operace – volba místní nabídky Obecná změna umožňuje v souladu s pravidly GDPR dokumentům hromadně přidělit stupeň citlivosti.