Seznamy / Ostatní / Připojené dokumenty / Připojený dokument
Seznam (obecně) / Připojené dokumenty / Přidat dokument
Karta / Připojit dokument
<< Klikněte pro zobrazení obsahu >> Navigace: Seznamy > Ostatní > Připojené dokumenty > Karta připojeného dokumentuSeznamy / Ostatní / Připojené dokumenty / Připojený dokument Seznam (obecně) / Připojené dokumenty / Přidat dokument Karta / Připojit dokument |
Připojujete-li v libovolném seznamu k některému záznamu nový dokument, karta otevřená po stisku volby Přidat dokument obsahuje následující záložky.
Pokud jste k připojení dokumentu použili metodu Drag&Drop (přetažení myší), je karta již vyplněná.
Vybrat existující
Tuto záložku použijte v případě, kdy máte na disku nebo na síti uložený hotový dokument, případně když chcete zadat internetový odkaz.
Umístění dokumentu – volba je určující pro přístup dalších uživatelů sítě k připojenému dokumentu:
V souboru – vybraný dokument zůstává uložen pouze na místě, jehož adresa je zadána dále v kolonce Dokument. Přístup k dokumentu tak má pouze uživatel, který jej k záznamu připojil.
Kopírovat do DB – dokument zůstává na původní adrese, ale současně je vytvořena i jeho kopie v databázi.
V připojených dokumentech – pokud zvolíte tuto možnost, v poli Dokument si pak otevřete nabídku všech dokumentů připojených ke kartám v rámci celé agendy. Můžete si vybrat kterýkoliv z nich s tím, že se jeho původní připojení zachová jako prioritní.
Stránka na internetu – dokumentem může být i odkaz na internetové stránky. Jejich adresu zadáte v kolonce Dokument.
V Průvodci nastavením programu si můžete volbou Výchozí umístění připojovaného dokumentu určit, která z možností se má nabízet přednostně.
Typ dokumentu – při větším množství připojených si můžete podle potřeby vytvořit Typy připojených dokumentů a využít je pak pro větší přehlednost a snadnější hledání.
Dokument – adresu připojovaného dokumentu můžete přímo napsat nebo vybrat pomocí tlačítka . Podle volby Umístění dokumentu program nabízí možnost vyhledat dokument ve vaší síti nebo na internetu (z prohlížeče do kolonky přenesete adresu kopírováním pomocí kláves Ctrl + C a Ctrl + V). U kolonky pak vidíte ikonku charakterizující typ dokumentu a informaci o jeho velikosti. na již uložené kartě poklepáním myší na ikonce dokument otevřete.
Popis dokumentu – název, pod kterým bude dokument zařazen v seznamu (můžete jej kdykoliv změnit).
GDPR – u každého dokumentu si můžete nastavit, zda obsahuje citlivé nebo osobní údaje. Přístup k takovému dokumentu budou mít pouze uživatelé, který do dovolí Uživatelská role. Pokud z roletové položky nevyberete žádný stupeň utajení, přístup k dokumentu bude mít každý.
Vytvořit nový
Záložku využijte v případě, kdy dokument vytváříte, ať už jako textový soubor, tabulku nebo obrázek získaný skenováním tištěného dokumentu. Na již uložené Kartě připojeného dokumentu se tato záložka nezobrazuje.
V Šablonách připojených dokumentů můžete zadat vzor dokumentu, např. dopis s hlavičkou. Podle vzorů pak vytváříte dokumenty přímou volbou v příslušném seznamu, viz kapitola Připojené dokumenty.
Název dokumentu – název, pod kterým bude dokument uložen do složky, zadané dále na kartě. Jde čistě o název souboru bez cesty a bez přípony.
Popis dokumentu – informativní název, pod kterým bude dokument zařazen v seznamu.
Vytvořit nový dokument pomocí – poklepáním na ikonu zvolíte druh dokumentu, který chcete vytvořit. Na výběr máte textový soubor (MS Word), tabulku (MS Excel) nebo volbu Skener, pomocí které převedete do elektronické podoby oskenovaný tištěný materiál. Pro správnou funkci volby Skener musí být k vašemu počítači připojeno skenovací zařízení s instalovaným ovladačem.
Umístění dokumentu – určí, zda se jedná o váš privátní dokument, nebo zda chcete, aby byl přístupný všem uživatelům sítě:
V souboru – dokument bude uložen ve složce zadané v kolonce Adresář. Ostatní uživatelé jej neotevřou.
Kopírovat do DB – dokument bude automaticky (bez výběru adresy) uložen v databázi přístupné všem uživatelům.
Adresář – pro neveřejné dokumenty je potřeba vybrat složku, v níž má být soubor umístěn.
Typ dokumentu – po volbě programu, ve kterém vytváříte nový dokument, je potřeba zvolit i formát dokumentu. Program nabízí pro MS World formát .doc a .rtf a pro oskenované materiály obrázky ve tvaru .bmp, .jpg a .tif.
Vzorový dokument – v případě dokumentů MS Word a Excel můžete vytvořit kopii již existujícího dokumentu, jehož adresu zadáte na tomto místě. Nový dokument lze libovolně upravit, aniž by se změny projevily v původním dokumentu.
Objekty
V této záložce najdete přehled všech záznamů (karet), ke kterým je dokument připojený. Poklepáním myší na položce si můžete otevřít zdrojový záznam.