Máte-li zakoupený modul Zakázky, najdete Seznam zakázek v samostatném uzlu v navigátoru či na hlavní nástrojové liště. Tento uzel obsahuje i řadu dalších seznamů potřebných pro práci s modulem. Pokud modul Zakázky zakoupený nemáte, je Seznam zakázek umístěný v menu Seznamy/Kontrolingové.
Zakázkou rozumíme soubor obchodních kroků (příjmů a výdajů), které se týkají jednoho kontraktu – obchodního případu, projektu, smlouvy – jehož úspěšnost potřebujete vyhodnotit. K zakázce proto přiřazujete všechny doklady či položky dokladů, která se jí týkají, veškeré související dokumenty a volitelně účtovatelné aktivity. Dále můžete zakázku přidělit konkrétní firmě či osobě, provázat ji se souvisejícími zakázkami prostřednictvím systému klíčů a parametrů. Ve vaší firmě za ni může zodpovídat konkrétní pracovník. Dále lze na zakázce evidovat stav rozpracování a prostřednictvím sledování výnosů a nákladů během jednotlivých stavů zjišťovat předpokládanou i skutečnou úspěšnost celé akce. U složitějších obchodních případů je vhodné využít možností hierarchického seznamu a vytvořit si systém podřízených subzakázek.
Money ERP nabízí možnost vytvořit Automatickou akci, která při uložení odběratelského dokladu samostatně vytvoří novou zakázku a přiřadí ji uloženému dokladu.
Nad seznamem můžete použít následující tlačítka:
Tisk – seznam nabízí vedle standardních sestav také:
Zakázka – tato sestava nabízí formou průvodce vytisknout k zakázce kompletní informace, včetně výběru aktivit, souvisejících dokladů, historie a podřízených zakázek.
Zakázkový list – sestava slouží k rekapitulaci a kontrole zakázky pod kurzorem a vychází z podoby standardního formuláře SEVT. V tiskovém formuláři si můžete v poli Tisknout návrh sestavy vybrat buď Základní variantu (pro jednotlivé druhy položek katalogu se sčítá množství a cena bez ohledu na to, na jakých dokladech byly uvedené), nebo Detailní (v sestavě vidíte mezisoučty za jednotlivé doklady tak, abyste si mohli zkontrolovat dodávky podle dodacích listů). Do sestavy vstupují všechny výdejové skladové doklady (prodejky vydané, dodací listy vydané, výdejky a výrobky).
Zakázky – náklady a výnosy – přehledná tabulka všech zobrazených (nebo označených) zakázek s podrobným rozpisem plánovaných i skutečných nákladů a výnosů. U zakázek, které obsahují podřízené zakázky můžete vidět součty všech hodnot, pokud je zatržené pole Včetně podřízených zakázek.
Celkový přehled zakázky – sestava poskytuje komplexní přehled o zakázce včetně rozpisu odvedených prací a dodaných položek katalogu. Zpracovává pouze informace, které jsou k dispozici v detailu Rozpad zakázky a které se dále dají v průvodci omezit na určité období, typ výnosů/nákladů nebo libovolný výběr konfigurace. Aktivací volby Tisknout složení spotřebovaných materiálových položek si můžete do sestavy zařadit i rozpis pro podřízené položky kompletu.
Aktualizovat – tlačítko použijte pokaždé, když zakázce přidělíte nové doklady či aktivity a chcete je všechny promítnout do výnosů a nákladů zakázky. Aktualizace pak bez dalších dotazů proběhne podle nastavení karty Konfigurace, která je na zakázce určená v záložce Výnosy a náklady. Program vypočítá plánované i skutečné hodnoty výnosů a nákladů, a to podle dokladů a položek, případně podle aktivit a účetních zápisů přiřazených k zakázce. Aktualizace proběhne pro všechny označené zakázky, nebo pro zakázku pod kurzorem.
Aktualizaci pro více zakázek a rozpočtů současně můžete spustit ze seznamu Aktualizace zakázek.
Aktualizovat výběrem – tato funkce je určená k selektivnímu výběru dokladů či účetních zápisů, které mají do aktualizace vstoupit, funkci však nelze použít pro aktivity. Využijete ji zejména v případě vydaných nabídek, kdy často existuje několik postupných verzí, z nichž je potřeba do plánů vložit pouze tu poslední, na které jste se s odběratelem nakonec shodli. Po potvrzení volby program nejprve nabídne průvodce, ve kterém se dá vybrat libovolná Konfigurace a kde si můžete zvolit, zda chcete aktualizované hodnoty přičíst ke stávajícímu stavu, nebo zda chcete stavy zcela přepočítat na základě vybraných vstupních údajů. Poté je potřeba průvodce potvrdit tlačítkem Dokončit a program následně zobrazí přehled dokladů nebo účetních zápisů, které mohou do aktualizace vstoupit na základě vybrané konfigurace. Zde pak již jen stačí v některé ze záložek označit položky, které opravdu chcete do aktualizace zahrnout, a aktualizaci potvrdit tlačítkem OK.
Připsat k existující hodnotě – program v zakázce ponechá všechny existující hodnoty a záznamy o rozpadu a připočte k nim hodnoty zařazené do aktualizace. Vymaže pouze záznamy, které při předchozích aktualizacích vznikly z dokladů či účetních zápisů, jež jsou předmětem právě zadávané aktualizace (tedy data, která by se aktualizací duplikovala).
Přepsat existující hodnotu – označené vstupní údaje zcela nahradí ty, které do nákladů a výnosů vstoupily při předchozích aktualizacích.
Fakturovat – tlačítkem otevřete Průvodce hromadnou fakturací zakázek. Generování faktur přijatých využijí firmy, které přefakturovávají odběratelům náklady na zakázku vzniklé od subdodavatelů. Ceny položek program přebere ze zdrojového dokladu, ev. podle cenových podmínek.
Zobrazit neaktivní – v seznamu standardně nevidíte zakázky, které mají Stav nastavený na hodnotu Vyúčtovaná, Uzavřená nebo Zrušená. Použitím tlačítka se v seznamu zobrazí všechny zakázky v jakémkoliv Stavu.
Moje/Vybrané zakázky – rychlý filtr omezí seznam na zakázky, které mají v poli Zodpovídá určitého Pracovníka, a to:
Moje zakázky – zobrazí se zakázky Pracovníka, který má v poli Uživatel Money uvedenou kartu Uživatele, který je právě přihlášený (jeho jméno vidíte na dolní liště aplikace).
Vybrané zakázky – po stisku tohoto tlačítka se zobrazí přehled Pracovníků, kde pouhým zatržením můžete vybrat libovolnou kombinaci zodpovědných osob, jejichž zakázky chcete vidět v seznamu.
Detaily
Detaily mohou být v seznamu Zakázek velmi užitečné: vidíte zde všechny Aktivity i Rozpočty, které jsou zakázce přiřazené, Přehled hierarchie, tedy stromečkovou strukturu všech spolu souvisejících zakázek, ať jsou umístěné v kterékoliv skupině seznamu, a v záložce Změna stavu zakázky najdete přehled všech Stavů zakázky včetně přesného času, kdy byly do zakázky vloženy.
Pokud chcete v detailech vidět souhrnně údaje o nadřízené i podřízených zakázkách, ujistěte se, že na nadřazených položkách máte na kartě Zakázky v záložce Výnosy a náklady zatržené pole Včetně podřízených zakázek.
Přehled dokladů – v této záložce je zobrazený kompletní přehled dokladů souvisejících se zakázkou. Tento seznam respektuje nastavení práv zadané v Uživatelské roli s výjimkou nastavení Filtrů a Sloupců, kde se mohou zobrazit informace, k nimž by přihlášený uživatel přístup mít neměl. Pokud tedy chcete mít jistotu, že některé z informací uživatel určitě neuvidí, nastavte mu práva na přístup k záložce tak, aby ji vůbec neviděl.
Doklady – v záhlaví této záložky si vybíráte druh zobrazených dokladů, díky čemu můžou zobrazené informace zcela respektovat nastavení přístupových práv – doklady, ke kterým nemá uživatel povolený přístup, se v nabídce vůbec neobjeví.
Rozpad zakázky – v záložce vidíte rozpad hodnot plánovaných i skutečných nákladů a výnosů zakázky (najdete zde zdrojová čísla, tvoří výsledné hodnoty zakázky). Práce s daty uvedenými v záložce je vzhledem k značnému obsahu dat a současné potřebě získat z nich co nejvíce podrobností poněkud specifický, podrobnější popis najdete zde.
Stav skladu zakázky – seznam stavu všech zásob na skladech, které mají zakázku vloženou přímo na kartu Skladu.
Skladové pohyby – v této záložce najdete přehled pohybů na skladech s pevně přidělenou zakázkou.
Cestovní příkazy – přehled všech Cestovních příkazů, které mají přidělenou zakázku pod kurzorem. Money ERP navíc umožňuje přímo v záložce k zakázce vytvářet i nové příkazy.
Jízdy – stejným způsobem se dají k zakázce pod kurzorem kontrolovat a vytvářet nové Jízdy.