V následujícím textu popisujeme plnou funkčnost karty v případě, kdy je součástí vašeho Money ERP licence k modulu Zakázky. Pokud licenci zakoupenou nemáte, většinu popisovaných funkcí, polí a záložek na kartě nenajdete.
Zakázka je jakákoliv obchodní akce, kterou chcete vyhodnocovat z hlediska úspěšnosti. Může procházet řadou fází vývoje, které odlišíte pomocí Změn stavu, případně si pro každou z nich můžete založit další podřízenou zakázku – záleží na okolnostech a potřebách vaší firmy. Pro každou z fází je důležité správně nastavit Konfiguraci aktualizace a po zadání všech dokladů a aktivit je nutné v seznamu pomocí tlačítka Aktualizovat pokaždé přepočítat plánované náklady a výnosy. Jednotlivé vývojové fáze zpravidla jsou:
1) Marketingová – vznikají obchodní poptávky. Nezadávají se výnosy, ale zatím jen náklady, sestavuje se obchodní plán a rozpočet. V Konfiguraci aktualizace proto stačí nastavit záložku Plánované náklady.
2) Obchodní – vytvářejí se vydané nabídky a další objednávkové doklady a vznikají první aktivity (úkoly, telefonáty, e-maily). V Konfiguraci aktualizace je potřeba již zadat nastavení i pro Plánované výnosy – v souvislosti s plánovanými náklady se dá zjistit plánovaný zisk.
3) Realizační – z dříve vytvořených nabídek vznikají objednávky s pevně stanovenými cenami a pro uskutečněné služby se vytváří aktivity. Pomocí tlačítka Fakturovat se z dodacích listů a aktivit generují vydané faktury. Zakázka se přiděluje všem dokladům souvisejícím s provozními výdaji a příjmy z ní vyplývajícími (faktury, prodejky, skladové a interní doklady). Do Konfiguraci aktualizace je tedy potřeba již zahrnout i Skutečné výnosy a náklady, zjišťuje se skutečný zisk. Pro sledování rozdílu mezi plánovaným stavem a skutečností lze využít Rozpočty zakázek.
4) Postrealizační fáze – zde je možné evidovat reklamace (které snižující zisk ze zakázky) a případný servis (který naopak zisk může zvyšovat). Při větším rozsahu postrealizačních aktivit lze využít možnost systému podřízených zakázek a např. každou reklamaci vést jako samostatnou zakázku.
Z uvedeného vyplývá, že pokud chcete ze zakázky získat užitečné informace, musíte si pro každou fázi velmi pečlivě nastavit vhodnou Konfiguraci aktualizace a až teprve poté můžete se zakázkou začít pracovat.
Vlastní karta záložka obsahuje řadu záložek, ve kterých zadáváte následující údaje:
Obecné
Nadřazená zakázka – informace o tom, která zakázka je v hierarchii seznamu editované zakázce bezprostředně nadřazená. Je-li pole prázdné, je zakázka na první úrovni. Celou hierarchickou větev vidíte v náhledu detailů pod seznamem zakázek.
Pokud si v Průvodci nastavením programu aktivujete funkci Povolit operaci drag&drop ve stromových seznamech, můžete zakázky mezi úrovněmi jednoduše přetahovat myší. Nemáte-li tuto funkci aktivovanou, přesunete zakázku v rámci stromové struktury doplněním/vymazáním nadřazené zakázky.
Stav zakázky – v seznamu Stavy zakázek si můžete podle vlastních potřeb vytvořit libovolné množství stavů (např. pozdržená úřadem, rozpracovaný návrh, neproplacená apod.). V poli vidíte stav zakázky, který je aktuálně platný. Přehled všech předchozích stavů, které zakázka postupně nabývala, zjistíte na kartě v příslušné záložce nebo v detailech seznamu. Na kartě Stavu zakázky lze navíc zadat procentuální pravděpodobnost dokončení zakázky, na základě které program vypočítá předpokládané výnosy. Každá karta stavu má také nastavený Parametr stavu (Založená, Rozpracovaná, Pozdržená, Dokončená, Vyúčtovaná, Uzavřená nebo Zrušená), který určuje, zda je vhodné k zakázce připojovat další doklady. Pokud vložíte zakázku ve stavu Vyúčtovaná, Uzavřená a Zrušená do jiného dokladu, než který se týká příjmu platby, program se zachová podle výběru parametru Použití neaktivní zakázky v dokladech v Nastavení seznamu.
Upozornění se nezobrazí v případě, kdy doklady vytváříte pomocí hromadných operací.
Pravděpodobnost – do pole zadejte svůj odhad možnosti dokončení aktuálně platného stavu zakázky. Procentuální úspěšnost se promítne do výpočtu částky v poli Předpokládaná částka.
Druh zakázky – uživatelsky editovaná možnost vnitrofiremního členění zakázek. Vybíráte ze seznamu Druhů zakázek.
Zodpovídá – dosadíte ze seznamu Pracovníků vaší kmenové firmy.
Firma – u vybrané partnerské Firmy bude zakázka uvedená v záložce Zakázky.
Kontaktní osoba ve firmě – po výběru Firmy můžete zvolit i některou z Osob, které jsou této firmě přiřazené.
Plánovaný obrat – pokud je v Nastavení zakázek zatržené pole Automaticky doplňovat plánované výnosy do plánovaného obratu, pole je nepřístupné a zobrazuje se v něm částka z pole Plánovaný výnos ze záložky Výnosy a náklady (viz dále). Zrušíte-li si v nastavení seznamu tuto funkčnost, můžete si do pole ručně doplnit vlastní odhad výše plánovaného obratu (tato vámi zadaná částka se do záložky Výnosy a náklady samozřejmě nepřenese).
Předpokládaná částka – vypočítá se na základě vámi zadané Pravděpodobnosti dokončení zakázky z Plánovaného obratu. S touto částkou pak můžete dále pracovat v analýzách očekávaného zisku vaší firmy.
Záruka, Hodnocení – informativní údaje.
Středisko – zadané středisko bude po dosazení zakázky automaticky doplňováno do dokladů i položek.
Data – datum Plánovaného zahájení/předání a Zahájení/Předání slouží pro analýzu průběhu a úspěšnosti zakázky.
Aktivity
V seznamu vidíte všechny aktivity, které jste si vytvořili v seznamu Aktivit nebo Firem a přidělili je této zakázce. V záložce s nimi můžete pracovat stejně, jako byste se nacházeli přímo ve zdrojovém seznamu – můžete je fakturovat, účtovat, a také zadávat nové.
Seznam nabízí tlačítko Vytvořit aktivity, pomocí kterého můžete generovat aktivity z Položek katalogu typu Služba, nebo z konkrétních dokladů či jejich položek. Program přitom k tvorbě aktivit nabízí jen typy dokladů, které jste si zvolili v Nastavení aktivit.
Doklady
V záložce najdete naprosto všechny doklady, ve kterých je zakázka uvedená v hlavičce dokladu nebo položky (tedy i ty, které neprošly aktualizací a nezapočítávají se do nákladů a výnosů). Navíc zde můžete vytvářet nové doklady stejným způsobem, jako byste se nacházeli přímo v příslušném seznamu, a to včetně přebírání dokladů. Do hlavičky nového dokladu se vždy automaticky doplní daná zakázka i adresa firmy, ke které se zakázka vztahuje – adresu můžete podle potřeby zaměnit za jinou.
Pro přehlednost a usnadnění práce s doklady je v levé části záložky zobrazený stromečkový navigátor obsahující všechny dostupné doklady (program samozřejmě nabízí přístup jen k těm dokladům, které má přihlášený uživatel povolené Přístupovými právy). U každé položky tohoto seznamu je v závorce uvedený počet dokladů, které se k zakázce vztahují (bez jakéhokoliv filtrování – jde tedy o veškeré nesmazané doklady) a položky s nenulovým počtem jsou pro odlišení zvýrazněné tučně. Navigátor se pomocí šipek vpravo nahoře dá skrýt. V záhlaví navigátoru program vždy uvádí druh dokladu, který je právě pod kurzorem, a tedy typ dokladů aktuálně uvedených v seznamu.
Detaily k seznamu Zakázek obsahují v záložce Přehled dokladů v jediném seznamu plný výpis všech dokladů souvisejících se zakázku – doklady se v detailech sice nedají editovat, ale pomocí třídění seznamu podle hlaviček sloupců si zde můžete vyhledat doklad podle ceny, data či partnera.
Při práci s doklady se ujistěte, zda máte v Konfiguraci aktualizace zohledněné všechny typy dokladů, které chcete započítat výnosů a nákladů.
Změny stavu
Informativní a dále needitovatelný přehled všech stavů, které zakázka postupně nabyla. Aktuální stav změníte v záložce Obecné v poli Stav zakázky.
Klíče zakázky
Seznam klíčů slouží k internímu rozdělení zakázek podle určitých klíčových slov, na základě kterých si můžete zakázky filtrovat.
Parametry
Parametry jsou určené k podrobnějšímu rozdělení zakázek za účelem analytického zpracování obchodních aktivit. Při výběru parametru musíte zakázce přidělit i jednu z konkrétních hodnot obsažených v daném parametru. Pokud na kartě parametru není zatržené pole Povolit více hodnot parametru u jedné zakázky, program vám dovolí vložit parametr na zakázku jen jednou. Pro usnadnění analýzy obchodu lze každému parametru na zakázce určit časové období, během kterého jej chcete do sestav zahrnovat.
Konfigurace aktualizace zakázky – do pole si můžete vložit Konfiguraci aktualizace, kterou budete nejčastěji používat. Pokud si pak při konkrétní aktualizaci nezvolíte žádnou jinou konfiguraci, program toto nastavení přebere automaticky.
Dále v záložce vidíte nejzajímavější údaje týkající se úspěšnosti a finanční návratnosti vaší zakázky – program do jednotlivých polí přenáší automaticky vypočtené částky plánovaných, skutečných i zbývajících výnosů a nákladů a z nich vyplývajícího zisku. Částky jsou uvedené v domácí měně. Obsah polí se přepočítá pokaždé, když v seznamu zakázek nad danou zakázku použijete tlačítko Aktualizovat. Výpočet přitom vychází z těch dokladů, které mají v hlavičce nebo na položce uvedenou tuto zakázku, a z nastavení Konfigurace aktualizace, kterou jste při stisku tlačítka vybrali. V konfiguraci si do detailu nastavíte, které druhy dokladů, aktivit nebo účtů účtového rozvrhu mají do výpočtu vstupovat. Předpokládané výnosy je také možné ovlivnit i procentem pravděpodobné úspěšnosti zakázky, které zadáváte ve Stavu zakázky.
Plánované výnosy a náklady můžete zadat ručně, nebo přenést z Rozpočtu, pokud ale pro aktualizaci údajů použijete konfiguraci, ve které máte nastavený výpočet těchto hodnot, vámi zadané údaje program přepíše.
Pro zobrazení celkových výsledků u nadřazené zakázky, zatrhněte pole Včetně podřízených zakázek.
V Nastavení seznamu máte možnost aktivovat funkci Automaticky doplňovat plánované výnosy do plánovaného obratu.