V tomto seznamu zadáváte nastavení, které je rozhodující pro výpočet plánovaných i skutečných nákladů a výnosů zakázky a/nebo jejího rozpočtu. Na jednotlivých kartách konfigurace určíte vstupní hodnoty, ze kterých se v seznamu Zakázek i Rozpočtů zakázek po stisku tlačítka Aktualizovat uskuteční výpočet údajů v části Výnosy a náklady. Pro správné vyhodnocení úspěšnosti zakázky je tedy velmi důležité pečlivě určit všechny údaje, které mají do výpočtu vstupovat.
Do výpočtů můžou vstupovat částky z různých zdrojů:
Aktivity – plánované a realizované aktivity ovlivňují plánované náklady a výnosy a skutečné náklady zakázky (skutečné výnosy se pak načítají z faktur, kterými byly aktivity vyúčtovány). Do plánovaných výnosů a nákladů se se započítá plánované množství na aktivitě, do skutečných nákladů pak skutečné množství na aktivitě. Do výpočtu se zahrnou všechny nesmazané aktivity s vazbou na zakázku. Rozhodující datum (např. pro načtení kurzu) na Aktivitě je Datum případu – pokud toto datum není doplněné, program při aktualizaci použije aktuální pracovní datum.
Účty – do výpočtu se zahrnou všechny účetní záznamy z Účetního deníku, které mají na straně MD nebo D účet vyhovující zadanému filtru (filtr vybíráte z Účtového rozvrhu) a současně mají vazbu na aktualizovanou zakázku. Podle typu účtu a podle toho, na které straně se v účetním záznamu nachází, se částka z účetního záznamu přičítá nebo odečítá, a to následujícím způsobem:
aktivní účet, strana MD: částka se přičítá
aktivní účet, strana D: částka se odečítá
pasivní účet, strana MD: částka se odečítá
pasivní účet, strana D: částka se přičítá
Doklady – do výpočtu vstupují všechny položky těch dokladů, které mají zakázku uvedenou v hlavičce, případně jednotlivé položky s vlastní vazbou na zakázku.
Jízdy – skutečné náklady a výnosy mohou ovlivnit i Jízdy s vazbou na zakázku. Částky se počítají na základě položky katalogu, která je zadaná na kartě Vozidla a eviduje ujeté kilometry, případně odpracované motohodiny (je-li vozidlem stroj). Částka za jízdu je pak součtem částky za kilometry (součin ujetých kilometrů a ceny) a za motohodiny (součin odpracovaných motohodin a ceny).
Cestovní příkazy – ovlivňují pouze skutečné náklady zakázky. Do zpracování vstupují pouze Cestovní příkazy ve stavu Vyúčtováno.
Při nastavení konfigurace musíte dát pozor na to, aby částky nevstupovaly do výpočtu dvakrát – jednou z dokladu nebo aktivity a podruhé z účtu. Kombinaci částek jak z dokladů a aktivit, tak i z účtů však využijete v řadě případů, např. když potřebujete do skutečných výnosů započítat nefakturované příjmy z dotací. V takovém případě si ale musíte velmi pečlivě nastavit filtrování.
Ilustrační příklad vhodného nastavení najdete v kapitole Příklad konfigurace aktualizace zakázek.
Záložka Obecné
V první záložce pouhým zatržením vybíráte, KTERÉ údaje se mají aktualizovat. JAKÝM ZPŮSOBEM se budou aktualizovat pak nastavíte v ostatních záložkách. Můžete si tak podrobně nastavit rozsah vstupních údajů, které budete chtít v průběhu práce se zakázkou používat, a pak jen výběrem v záložce Obecné určovat, kdy je použít chcete a kdy nikoliv. Jinými slovy, nestačí volby zatrhnout v záložce Obecné, ale musíte je také podrobně nastavit a zatrhnout i v související záložce.
Tento „chybný“ postup naopak můžete použít k vymazání všech výpočtů na zakázce, např. poté, kdy pro výpočet omylem použijete nesprávnou konfiguraci. Pokud totiž v záložce Obecné zatrhnete např. aktualizaci Plánovaných nákladů, ale v záložce Plánované náklady přitom nezatrhnete nic, po aktualizaci zakázky se všechny plánované náklady vynulují (protože výpočet sice proběhl, ale nevstoupily do něj žádné údaje).
Ostatní záložky
Pro všechny vstupující aktivity, účty i doklady lze na kartě konfigurace zadat vhodný filtr a vybrat typ ceny, kterou má program pro výpočet použít.
Zahrnout zvláštní náklady – touto volbou můžete z Aktivity vložit do nákladů i částky, na které dosud nebyly vystavené žádné doklady.
Filtry vybíráte z příslušného zdrojového seznamu, nebo si podle potřeby vytvoříte přímo na kartě konfigurace Pokročilý filtr. Filtry se dají použít pro získání detailnějších informací – například si můžete vytvořit dvě shodné konfigurace se stejným výběrem dokladů, z nichž je jedna nefiltrovaná a podává tak informace o celém průběhu zakázky, zatímco druhá omezí tytéž doklady jen na určité období (měsíc, rok apod.) a získáte tak z ní informace o stavu zakázky v zadaném období.
Typy cen můžete vybrat následující:
Skutečná – celková cena bez DPH v domácí měně. Přebírá se z položek dokladů, u dokladů bez položek je to celková cena za doklad bez DPH v domácí měně.
Nákupní – poslední nákupní cena související položky katalogu v domácí měně.
Skladová – aktuální skladová cena příslušné položky katalogu. V tomto případě si pro výpočet můžete zvolit konkrétní sklad. Pokud sklad nevyberete, program jej přebere z položky dokladu, výchozího skladu uživatele nebo výchozího skladu agendy. Jestliže na vybraném skladu není žádná zásoba, cena je nulová. Pokud zásoba na skladu je a její aktuální skladová cena je nulová, program použije historickou cenu zásoby.
Ceníková – opět si můžete ze seznamu vybrat konkrétní ceník. Pokud tak neučiníte, pořadí zjišťování ceníků je následující:
Pro plánované výnosy – není-li ceník vybraný nebo v něm chybí příslušná položka katalogu, program vybírá z aktivních odběratelských ceníků a použije přitom cenu z obchodních podmínek firmy, která je přiřazená k zakázce. Cena pro firmu se zjišťuje stejně jako při vystavení dokladu, program respektuje volbu způsobu výběru ceny v nastavení Firmy.
Pokud je na firmě určená volba ceny Výběrem, pro výpočet se použije nejnižší cena.
Pro plánované náklady – jestliže ceník nezvolíte, vybírá se z aktivních dodavatelských ceníků. Program zjistí všechny dostupné ceny příslušné položky katalogu ve všech cenících dodavatelů podle obchodních podmínek a z nich použije nejnižší cenu. Vybírá přitom z dodavatelských ceníků té firmy, která je v seznamu dodavatelů dané položky katalogu. Pokud je cena v ceníku uvedená s DPH, vypočte se z ní cena bez DPH.
Pořizovací – celková pořizovací cena z položek dokladů, ze kterých se zjišťují hodnoty při aktualizaci.
Pro nákupní, skladovou a ceníkovou cenu se počítá množství v základní jednotce uvedené na položce dokladu. Toto množství program vynásobí cenou podle nastaveného typu ceny.