Na nástrojové liště příkazu můžete použít následující tlačítka:
Zobrazit doklad zálohy – pokud byla před cestou vyplacená záloha, je možné si prohlédnout příslušný pokladní nebo závazkový doklad.
Zobrazit doklady vyúčtování – obdobně lze nahlédnout i do dokladů, kterými byl příkaz vyúčtovaný.
Přepočítat náhrady – stejnou funkci najdete i na nástrojové liště seznamu cestovních příkazů. Tlačítko je přístupné na příkazu, který se nachází v některé z Fází mezi Schváleno a Odsouhlaseno (včetně).
Obecné
Uložit jako koncept – pokud je pole zatržené, nemůže příkaz pověřený pracovník Schválit.
Stav cestovního příkazu – pole má pouze informativní charakter, který označuje fázi procesu schvalování. Podrobný popis najdete v nápovědě k Seznamu cestovních příkazů.
Pracovník – povinný údaj, vzhledem k provázanosti s personalistikou je nutné jej vybrat ze Pracovníků firmy.
Důvod cesty – doplňujete z uživatelsky nastaveného seznamu Důvodů cesty.
Typ cesty – volba Domácí nebo Zahraniční cesty ovlivní obsah cestovního příkazu (např. u zahraniční cesty přibude na kartě Cesty pole pro cílový stát). Kurz se používá ke dni vyplacení zálohy, nebo ke dni počátku cesty, není-li záloha vyplacena.
Plánovaný počátek cesty – předběžné datum, které upřesníte na kartě Cesty.
Požadovaná záloha – údaj je určený pro tisk cestovního příkazu např. pro účely schválení nadřízeným pracovníkem. Při Proplacení zálohy je možné částku změnit.
Výše kapesného – procentuální hodnota pro výpočet náhrad. U zahraniční cesty se počítá ze zahraničního stravného určeného podle délky doby strávené v zahraničí před krácením. Kapesné nad 40% limit se vyplácí ve formě mzdy.
Stravné
Typ sazby domácího stravného – z roletové nabídky si můžete vybrat Nejnižší a Nejvyšší sazby pro výpočet stravného podle legislativy platné k datu počátku první etapy. Další možností je výpočet Vlastní, který zpřístupní k editaci níže uvedené sazby pro jednotlivá časová období. Podle skutečné délky cesty (součet hodin jednotlivých etap) bude vypočtena výše náhrady.
Navazující etapy samostatně – zatrhnete-li pole, program vypočítá stravné pro každou zadanou Cestu na příkaze zvlášť – tuto vlastnost využijete např. u zahraničních cest do více zemí, kdy se počítají náhrady v různých měnách. Necháte-li pole nezatržené, vypočítá se stravné pro celý příkaz hromadně jako součet všech jednotlivých etap. Podmínkou je, aby na sebe jednotlivé cesty na minutu přesně navazovaly (program při vytvoření nové karty cesty automaticky přebere datum a čas zahájení údajů o ukončení předchozí cesty). Pro přestávky (pobyt na místě apod.) v takovém případě můžete založit samostatnou cestu, kde do pole Dopravní prostředek vyberete ze seznamu Dopravních prostředků kartu typu Pobyt.
Historie
V této části jsou uvedeni pracovníci, kteří provedli jednotlivé úkony s cestovním příkazem, a datum, kdy k tomu došlo.
Vyúčtování
Většina údajů v této záložce se zobrazí teprve až po Vyúčtování cestovního příkazu.
Proplacená záloha – částka, která byla pracovníkovi skutečně vyplacena úkonem Proplacení zálohy.
Doklad číslo – číslo vyúčtovacího dokladu.
Součet náhrad v domácí měně – součet náhrad se na domácí měnu přepočítá podle kurzu, který je zadaný na kartách použitých měn v záložce Měny.
Zaokrouhleno – způsob zaokrouhlení se zadá Nastavení skupiny cestovních příkazů.
Způsob výplaty – informace o tom, zda jste výplatu provedli Převodem (závazkovým dokladem) nebo Hotově (pokladním dokladem).
Doba cesty
Rozpis celkového trvání cesty (součet časů všech jednotlivých Cest) na pobyt doma a v zahraničí se na také zobrazí až po zaúčtování cestovního příkazu.
Cesty
Seznam jednotlivých etap služební cesty. Správně vytvořený cestovní příkaz by měl obsahovat minimálně dvě etapy, jednu pro cestu do místa určení a druhou pro cestu zpět. Pro snadnější zadávání příkazu je seznam cest doplněn tlačítky:
Přenést do knihy jízd – tlačítkem importujete do Seznamu jízd všechny cesty, které mají jako Způsob dopravy vybraný soukromý či firemní automobil nebo motocykl. Přenos do knihy jízd lze uskutečnit i ze seznamu cestovních příkazů. Zde tlačítko Přenos cest nabízí i opačný směr (přenos z knihy jízd do cestovního příkazu).
Přidat zpáteční jízdu – program vytvoří duplikát cesty pod kurzorem o stejné délce trvání, počtu ujetých kilometrů a s obráceným místem zahájení a ukončení.
Stravné
V záložce můžete sledovat stravné rozdělené pro jednotlivé kalendářní dny. Program karty generuje automaticky a stravné počítá z údajů zadaných na kartách Cest. Dodatečně lze nastavit jen výši krácení stravného nebo snížení krácení zvlášť pro tuzemské a zahraniční cesty. U tuzemských cest lze také zatrhnout pole:
Sloučit s následujícím dnem – současná legislativa umožňuje u tuzemské pracovní cesty sloučit výpočet stravného dvou po sobě následujících dnů do jediného výpočtu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Krácení a snížení stravného se používá podle prvního kalendářního dne. Je však třeba mít na paměti, že se v takovém případě mohou podmínky pro stanovení sazby krácení stravného změnit – po součtu doby cesty za dva dny se změní sazba stravného a tím také krácení pro bezplatné jídlo, případně se zvýší počet bezplatných jídel.
Pokud cesta zabere větší počet dní, můžete pro nastavení využít tlačítko nad seznamem:
Hromadná změna – otevře se karta, na níž zadáte požadovanou výši krácení stravného. Změna se uskuteční pro všechny položky označené v seznamu.
Měny
Do záložky je automaticky zařazena měna používaná ve všech státech, které byly na kartách Cest vybrány do kolonky Země (podmínkou je samozřejmě, že na cestovním příkazu musí být Typ cesty zvolen jako Zahraniční). Program zvolí Typ kurzu podle zadání v Průvodci nastavením programu, a to u každé měny tak, aby byl platný ke dni vyplacení zálohy nebo k prvnímu dni cesty (nebyla-li záloha vyplacena). Můžete však libovolně přidat další měny a editovat u nich kurzy buď k jinému datu, nebo ručním výběrem.