Vzhledem k platné legislativě se změnil způsob výpočtu stravného a jeho zaokrouhlení. Po zavedení těchto změn do programu (vyčlenění stravného do zvláštní záložky na kartě cestovního příkazu a možnost slučovat u domácí cesty dva dny do jediného výpočtu) se v seznamu graficky odlišily příkazy vyúčtované před touto změnou (jsou zobrazeny šedě a kurzívou).
Seznam slouží k tvorbě a archivaci cestovních příkazů včetně výpočtu stravného a jiných náhrad, jejich přepočtu z cizí měny na domácí, proplacení záloh a vyúčtování. Je provázaný se Seznamem jízd a seznamem Pracovníků.
Moje cestovní příkazy – v seznamu zobrazíte jen příkazy vystavené pro přihlášeného uživatele. Vazbu mezi uživateli programu a zaměstnanci firmy vytvoříte na kartě Pracovníka v poli Uživatel Money.
Jen nevyúčtované – v seznamu si pomocí tohoto tlačítka zobrazíte příkazy nacházející se ve všech stavech, kromě stavu Vyúčtovaný.
Stav cestovního příkazu – toto „Akční tlačítko” se nad seznamem může vyskytovat v řadě různých podob (s různými názvy a různou nabídkou podřízených funkcí, které se otevřou po stisku rozbalovací šipky 
), záleží na momentálním Stavu příkazu a přístupových právech přihlášeného uživatele ke změně stavu. Stav má také vliv na možnost vyplacení zálohy a vyúčtování. Podrobné vysvětlení najdete v následujících kapitolách.
Přepočítat náhrady – po stisku tlačítka program přepočítá náhrady cestovního příkazu pod kurzorem, doplní správné údaje o délce cesty a součtu náhrad a výsledek dosadí v seznamu do sloupce Součet náhrad. Využijete zejména po Přenosu cest. Tlačítko je přístupné pouze na Schváleném příkazu, po Vyúčtování se opět znepřístupní.
Přenos cest – tlačítko slouží ve Schválených příkazech (a všech následujících fázích) ke koordinaci Cest mezi příkazem a Seznamem jízd:
Přenést do knihy jízd – všechny cesty uskutečněné dopravním prostředkem evidovaným v seznamu Vozidel se z příkazu pod kurzorem zavedou do knihy jízd. Přenos do knihy jízd můžete uskutečnit i z karty Cestovního příkazu.
Přenést z knihy jízd do nového/existujícího CP – opačný proces, při kterém se všechny označené cesty převedou z knihy jízd do cestovního příkazu nově založeného / pod kurzorem.
Program nabízí k přenosu jen jízdy, které dosud nebyly zařazené do žádného cestovního příkazu. Pro opakované jízdy (jako je např. cesta do skladu, ke stálému zákazníkovi či dodavateli apod.) si v Seznamu jízd můžete vytvořit tzv. Vzorovou jízdu, kterou program k přenosu nabízí opakovaně.
Proplacení zálohy – zálohu může vyplatit pouze pracovník s přístupovými právy na Zaúčtování, a to u Schváleného cestovního příkazu, v ostatních případech je tlačítko nepřístupné. K proplacení zálohy program vystaví hotovostní pokladní nebo závazkový doklad, jehož zaúčtování je konfigurované v nastavení skupiny, do které se má příslušný doklad zařadit. Veškeré údaje vč. definitivní výše zálohy můžete změnit na kartě Proplacení zálohy, kterou program otevře po stisku tlačítka.
Na kartě Nastavení skupiny si můžete zadat řadu údajů důležitých pro správnou tvorbu příkazů, včetně detailního nastavení přístupových práv (viz následující kapitoly). Proto si před zadáním prvního příkazu rozmyslete strukturu skupin a dobře zadejte jejich konfiguraci.
Přístupová práva ke zpracování cestovního příkazu
Cestovní příkazy mohou nabývat řady různých stavů z pohledu tvorby, schválení a zaúčtování. Ke změně těchto stavů a uskutečnění souvisejících operací mohou mít přístup různí pracovníci. U rozsáhlejších firem s mnoha odděleními také může nastat potřeba, aby různí pracovníci (vedoucí oddělení, dispečeři apod.) měli pod kontrolou jen určitou část cestovních příkazů, tedy např. jen svoji skupinu podřízených obchodních cestujících. Proto je seznam cestovních příkazů členěný na skupiny a přístupová práva se určují na kartě Nastavení skupiny. Existují čtyři stupně přístupových práv:
Tvorba a naplnění – toto právo má každý uživatel s přístupem do modulu (právo je tedy automatické a nikde se nenastavuje). Umožňuje vytvoření cestovního příkazu přiřazeného libovolnému Pracovníkovi. Ve většině případů je tímto pracovníkem přihlášený uživatel, který si takto sám před odjezdem připraví příkaz ke své služební cestě. Po Schválení nadřízeným a po návratu ze služební cesty si pak příkaz naplní konkrétními Cestami.
Schvalování – toto právo mají uživatelé zadaní v Nastavení skupiny v poli Schvalovat cestovní příkazy. Většinou jde o přímého nadřízeného, který takto „pustí” zaměstnance na služební cestu.
Zaúčtování – právo se určí v Nastavení skupiny v poli Zaúčtovat cestovní příkazy. Přiděluje se osobě, která spravuje firemní účetnictví a která po dokončení cestovního příkazu (naplnění jednotlivými cestami) zkontroluje účetní data a připraví ho k zaúčtování.
Schvalování vyúčtovaných – přístup nastavíte v poli Schvalovat vyúčtování cestovních příkazů. Může jít o vedoucí účetního oddělení, ředitele firmy apod., příp. i o stejnou osobu, která má právo k zaúčtování. Teprve schválený cestovní příkaz se může opravdu zaúčtovat.
Každé z těchto práv je možné udělit libovolnému počtu zaměstnanců (Hromadným označením ve výběrovém seznamu) a každému zaměstnanci lze udělit libovolný počet stupňů přístupových práv.
Stavy cestovního příkazu
Jak se cestovní příkaz „předává” mezi jednotlivými pracovníky, nabývá různých stavů, které mohou ovlivnit pouze osoby s příslušným oprávněním. Spolu se stavem se mění podoba Akčního tlačítka (Stav cestovního příkazu), které v každé fázi nabízí různým osobám různé akce k provedení. V průběhu zpracování je možné se k některým stupňům vracet a měnit zadané údaje či stav zpracování. Aktuální stav cestovního příkazu vidíte v seznamu ve sloupci Stav CP a je také uvedený na kartě cestovního příkazu.
1) Rozpracovaný – první stupeň po založení Cestovního příkazu. Příkaz by si měl před odjezdem založit pracovník, který se chystá na služební cestu: může v něm zadat výši požadované zálohy, případně v záložce Vyúčtování požadovanou Měnu. Po jeho uložení stiskne akční tlačítko, které v tuto chvíli nabízí jedinou volbu Předat ke schválení – tím příkaz převede do stavu Vyplněný.
2) Vyplněný – do třetí fáze mohou postoupit jen zaměstnanci s právem ke Schvalování, kterým akční tlačítko nabízí možnost Schválit CP. Ostatní mají pouze možnost vrátit se zpět do stavu Rozpracováno, kde příkaz mohou opět editovat.
Pokud je příkaz označený jako Koncept, nemůže ho schválit ani osoba s příslušným oprávněním.
3) Schválený – nyní může autor cestovního příkazu odjet na služební cestu. Pokud požadoval v cestovním příkazu nějakou zálohu, doklad mu vystaví pomocí tlačítka Proplacení zálohy osoba s přístupovými právy k Zaúčtování (ostatní nemají tlačítko funkční). Po návratu pak zaměstnanec v záložce Vyúčtování doplní jednotlivé Cesty. Může také již použít tlačítka Přenos cest a Přepočítat náhrady. Má-li příkaz hotový, použije pro přechod do další fáze tlačítko Cesta vyplněná.
4) Cesta vyplněná – v této fázi mají k editaci příkazu přístup pouze osoby s oprávněním příkaz Zaúčtovat (ostatní pracovníci jej ale mohou k případným úpravám tlačítkem Doplnit CP převést zpět do stavu Schválený). Pokud je z účetního hlediska příkaz shledán bez chyby, tlačítkem CP zkontrolován jej účetní převede do páté fáze.
5) Zkontrolovaný – od této chvíle se příkaz nedá editovat (pokud je však třeba provést dodatečné úpravy, může kdokoliv použít funkci Doplnit CP a převést jej tak zpět do stavu Schválený). Další postup má možnost uskutečnit jen osoba s oprávněním Schvalovat vyúčtované – může Schválit vyúčtování (a klasifikovat příkaz jako Odsouhlasený), nebo Vrátit ke kontrole (zpět do fáze Cesta vyplněná).
6) Odsouhlasený – nyní opět příkaz přebere osoba oprávněná Zaúčtovat, které jako jediné nabízí tlačítko funkci Zaúčtování. Po jeho stisku program otevře kartu Zaúčtování cestovního příkazu, kde je možné vybrat druh dokladů, které se mají generovat (závazkový, nebo závazkový + pokladní výdejka, podle toho, zda vyúčtování požadujete v hotovosti nebo nikoliv), nastavit veškeré parametry pro zaúčtování a vybrat skupinu, do které se mají doklady zařadit. Nastavení na této kartě má přednost před nastavením skupiny. Pokud zaměstnanec bude vracet zbytek z vyplacené zálohy, je třeba zadat i parametry pro vytvoření pohledávkového dokladu. Po potvrzení karty program vygeneruje všechny potřebné doklady. Vyúčtování lze použít opakovaně – program umožňuje přeúčtování stávajících dokladů, případně stornování původních a tvorbu nových (tato možnost může nastat např. tehdy, když jste původní zaúčtování provedli pokladním dokladem a nové závazkovým). Ostatní pracovníci mohou stále ještě příkaz tlačítkem Doplnit CP vrátit zpět do stavu Schválený.
7) Vyúčtovaný – nyní již ke změně stavu příkazu nemá přístup nikdo, pouze osoba s právy k Zaúčtování má možnost jej pomocí tlačítka Změnit vyúčtování přenést do stavu Cesta vyplněná. Ostatní pracovníci stav změnit nemohou.
Vrátíte-li se na již zaúčtovaném cestovním příkazu o několik kroků zpět a provedete na něm jakékoliv změny, je potřeba znovu provést vyúčtování. Pokud vygenerované doklady dosud nebyly uhrazené, program je přepíše. Pokud již k úhradě došlo, je třeba nejprve úhradu zrušit některým ze standardních postupů.
Následující graf znázorňuje přechody mezi jednotlivými stavy z pohledu přístupových práv a možnosti editace příkazu:
Zaokrouhlení cestovního příkazu a vyúčtovacích dokladů
V Nastavení skupiny cestovních příkazů je možné zadat Zaokrouhlení celkových náhrad cestovního příkazu. Při Vyúčtování se závazkový/pokladní doklad zaokrouhlí podle téhož nastavení – důvodem je dodržení shodné výsledné ceny. V nastavení skupiny cestovních příkazů je možné také zadat předkontaci pro toto zaokrouhlení.
Pokud na skupině cestovních příkazů zaokrouhlení nezadáte, cestovní příkaz se nezaokrouhlí a pro doklady se použije zaokrouhlení ze skupiny závazkových/pokladních dokladů, do které budou zařazené. Obdobně program převezme ze skupiny dokladů i předkontaci pro zaokrouhlení.
Uvedené zaokrouhlení se týká celkové vypočtené částky náhrad. Dílčí výpočty program provádí samostatně a částky zaokrouhluje podle platné legislativy následujícím způsobem. Stravné v domácí měně se zaokrouhluje pro každý kalendářní den aritmeticky na celé koruny. U stravného v cizí měně se sečtou pro všechny dny služební cesty jednotlivé použité měny, součty se zaokrouhlí na dvě desetinná místa, přepočítají se na koruny podle správného kurzu, tyto částky se sečtou a výsledný součet se zaokrouhlí aritmeticky na celé koruny. Doplatek i přeplatek v domácí měně se zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru.