Funkčnost aktivit výrazně rozšiřují moduly Zakázky a CRM, které se dodávají na základě zakoupení zvláštní licence. V následujícím textu popisujeme maximální možnou funkčnost aktivit – pokud nemáte licenci Money ERP rozšířenou o tyto moduly, některé z funkcí v aktivitách nenajdete.
Maily oznamující změny na kartě (vytvoření, opoždění, opravu) si můžete nechat posílat e-mailem prostřednictvím modulu CRM Automatic Action aplikace CSW Automatic.
V dokumentu Automatické akce najdete popsaný postup pro nastavení automatického odesílání e-mailů pracovníkům, kterým byla právě přidělena aktivita.
Aktivitou rozumíme jakoukoliv činnost (může to být služba, schůzka, telefonát, internetový odkaz, dokument apod.), která se vztahuje ke konkrétní Firmě a/nebo Zakázce a není dokladem. Může sloužit k interní evidenci a plánování úkonů, ale i jako podklad pro účtování služeb zákazníkům. Tvoří základní prvek při plánování času a evidenci úkolů v zakázkách, zaznamená začátek, konec i dobu trvání. Každé aktivitě můžete přiřadit libovolné množství Klíčů a Parametrů, vytvořit vazbu na katalog (položku katalogu typu Služba) a konkrétní doklad, případně položku dokladu. Tvorbu jednotlivých aktivit usnadní dosazení Typu aktivity a vhodné nastavení skupiny. Z každé aktivity je pak možné vygenerovat dodací list nebo fakturu, výsledné ceny se vypočítají z ceníku vázaného na položku katalogu, z doby trvání a obchodních podmínek partnera. Aktivitu lze také přidělit konkrétnímu pracovníkovi, který ji pak vidí ve svém pracovním kalendáři.
Přidat/Kopírovat zjednodušeně – tlačítka Přidat a Kopírovat nabízí možnost tvorby zjednodušené karty aktivity, která obsahuje jen základní informace. I v takovém případě fungují všechny závislosti či vazby, které ve zjednodušené verzi nejsou vidět.
Vytvořit aktivity – tlačítko využijete místo standardního tlačítka Přidat v případě, kdy chcete vytvořit aktivitu s již nastavenou vazbou na konkrétní doklad nebo položku katalogu. Funkce navíc nabízí možnost hromadné tvorby aktivit – otevře výběrový seznam, kde můžete označit libovolný počet položek a následně v jednoduchém průvodci Hromadným přidáním aktivit zadáte další podrobnosti. Vybírat můžete z následujících seznamů:
Z dokladů/položek – v nabídce se objeví ty druhy dokladů, které jsou zadané v Nastavení seznamu aktivit a ke kterým máte nastavená přístupová práva alespoň na čtení. Vratky se v seznamech neobjeví, protože se k nim aktivity nevytvářejí. Vazbu na doklad můžete vytvořit nebo odstranit také přímo na kartě aktivity tlačítky Vytvořit/Zrušit vazbu na doklad.
Z katalogu – zobrazí se přehled těch položek katalogu, které mají jako Typ položky katalogu zadanou hodnotu Služba.
Moje aktivity – pomocí tohoto tlačítka si zobrazíte všechny aktivity, na jejichž kartách jste uvedeni v poli Přiděleno.
Delegované aktivity – další varianta tlačítka Moje aktivity vám umožní zobrazit aktivity, které jste vytvořili a přidělili jinému pracovníkovi.
Vybrané aktivity – pomocí této volby můžete sestavit seznam spolupracovníků, jejichž aktivity chcete vidět.
Nejbližší aktivita – po stisku tohoto tlačítka se kurzor v seznamu přesune na časově nejbližší nesplněnou aktivitu (tedy takovou, které nejdříve vyprší čas plánovaného zahájení).
Generování opakovaných aktivit – v Průvodci generováním opakovaných aktivit nastavíte periodické opakování určitých událostí.
Kalendář – po stisku tlačítka se místo seznamu zobrazí kalendář s graficky znázorněnými aktivitami. Vidíte zde všechny aktivity, které mají na kartě doplněné datum Plánovaného zahájení, přičemž délka akce je daná Plánovaným ukončením. Pokud doba ukončení není zadaná, zobrazí se minimální rozsah aktivity. Pomocí tlačítek v záhlaví se dá měnit zobrazení kalendáře (den, pracovní týden, týden včetně víkendu, měsíc) a v levé části lze zvolit konkrétní období. Uchopením myší a přetažením položky s aktivitou (drag & drop) je možné upravit datum plánovaného zahájení/ukončení a nové datum a čas přenést i do karty aktivity. V záhlaví můžete použít tlačítka:
Seskupit – pokud zaměstnanci, který je na kartě aktivity uvedený v poli Přiděleno, nastavíte na kartě Pracovníka v záložce Doplňující údaje nějakou barvu, aktivita se touto barvou označí i v kalendáři. Tlačítkem pak zobrazíte časovou osu kalendáře tak, že bude rozdělena podle jednotlivých pracovníků.
Zobrazit nezařazené aktivity – pod seznamem si zobrazíte přehled všech aktivit, které nemají stanovené datum plánovaného zahájení. I při tomto zobrazení lze využívat všechny standardní funkce seznamu aktivit, nabízené tlačítky na horní nástrojové liště (kopírování či mazání karet, filtry apod.).
Upravit – tlačítko otevře kartu Nastavení zobrazovaných údajů, kde si z levé části (Skryté údaje) můžete doprava (Viditelné údaje) šipkami přesunout údaje, které chcete u aktivity zobrazené v kalendáři vidět. Konfigurace platí pro celou agendu a vybrané údaje se tedy zobrazují všem přihlášeným uživatelům.
Sledovat – každý uživatel si může v seznamu označit jen ty aktivity, které ho zajímají, a tlačítkem Pouze sledované si seznam omezí pouze na jejich výběr. Označení se zruší opětovným stiskem tlačítka. Podle příznaku lze seznam také filtrovat.
Převzít do – podle konfigurace v nastavení seznamu se uživatelům s příslušnými přístupovými právy k dokladům nabízí možnost vyúčtovat aktivity Fakturou vydanou, Prodejkou vydanou nebo Dodacím listem vydaným. Do dokladů lze převzít pouze aktivity, které mají zatržená pole Splněno a Vyúčtovat a mají vazbu na Položku katalogu. Do dokladu se z aktivity přebere odběratel, položka dokladu se vytvoří na základě položky katalogu a typ ceny a sazby DPH se dosadí stejným způsobem, jako při výběru Položky dokladu přímo z katalogu. Cenu určí obchodní podmínky Odběratele. Aby k převzetí položky došlo, musí být na kartě Aktivity zatržené pole Při vyúčtování vyřídit zdrojovou položku a současně v Nastavení aktivit konfigurované přebírání dokladů s vyřizováním. Položky zdrojového dokladu se po vyúčtování označí jako vyřízené.
Hromadná změna aktivit
Funkce místní nabídky Hromadné operace umožňuje hromadně změnit řadu parametrů na všech označených aktivitách. Vzhledem k vzájemné provázanosti údajů uložených na aktivitách a také jejich propojení s údaji uloženými na Zakázkách a v Katalogu, dochází při změnách k dalším souvisejícím akcím:
Po doplnění Typu aktivity se z typu doplní i další údaje podle logiky při editaci aktivity.
Spolu se Zakázkou se na aktivity, kde tyto údaje chybí, doplní ze zakázky Středisko, Firma a Kontaktní osoba.
Po doplnění Položky katalogu se nastaví hlavní jednotka této položky.
Podle doplněného Plánovaného/Skutečného množství se přepočítá plánovaná/skutečná doba trvání.
Po doplnění Plánovaného/Skutečného začátku se dopočítá plánovaný/skutečný konec podle plánované/skutečné doby trvání.
Po doplnění Plánované/Skutečné doby trvání se dopočítá plánovaný/skutečný konec.
Detaily
Doklady – k aktivitě pod kurzorem v této záložce vidíte všechny zdrojové i vyúčtovací doklady.
Navazující aktivity – v záložce najdete přehled aktivit, vytvořených automaticky pomocí funkčnosti modulu CRM zadáním Typu aktivity.
Změny stavu zakázky – pokud má aktivita vazbu na konkrétní Zakázku, je praktické mít přehled, v jakém stavu se daná zakázka momentálně nachází. Zatímco v příslušném sloupci seznamu vidíte aktuální stav zakázky, v tomto detailu najdete rozpis všech změn stavu, kdy k nim došlo a kdo je uskutečnil.