Účetní deník je úplný seznam všech účetních zápisů, tj. účetních operací, které proběhly v libovolném modulu. Tyto zápisy program pořizuje automaticky při zaúčtování prvotních dokladů, případně mohou vzniknout rozúčtováním již existujících účetních zápisů.
Doklady se účtují pomocí Předkontací, jejich jednotlivé položky lze variantně rozúčtovat přímo na účty MD a D. Režim zaúčtování volíte globálně pro všechny doklady stejný v Průvodci nastavením programu, nebo individuálně pro jednotlivé druhy dokladů v Nastavení seznamů. Zde rozhodnete, zda položky dokladů chcete zaúčtovat jednotlivě, nebo zda je chcete sloučit do jediného zápisu v případech, kdy mají stejné identifikátory (účty MD a D, středisko, zakázku, činnost, párovací symbol a IČ). Dále určíte, jestli mají být doklady zaúčtované automaticky při uložení, či jestli je má pověřený pracovník zaúčtovat až po kontrole. Podrobné vysvětlení systému zaúčtování najdete v kapitole Zaúčtování dokladu.
Po provedení Účetní závěrky nelze účtovat na účty, které mají datum nižší než závěrka, viz Účetní zápis.
Záznamy do účetního deníku nejde pořizovat jako v jiných seznamech volbou Přidat. Jedinou možností, jak přímo v tomto seznamu přidáte novou položku, je rozúčtování stávajícího zápisu. V účetním deníku jsou standardně zobrazené jen platné zápisy, zápisy ke zrušeným prvotním dokladům jsou skryté a můžete je vyvolat volbou místní nabídky Zobrazit smazané záznamy.
Nejlepší přehled o stavu a pohybech účtů a současně nejlepší možnosti okamžitých úprav účetních zápisů, dokladů nebo úhrad nabízí funkce Aktivní saldo.
Na nástrojové liště účetního deníku dále najdete řadu tlačítek určených pro spuštění speciálních funkcí:
Rozúčtovat – tlačítkem otevřete kartu, na které můžete zadat Rozúčtování účetního zápisu pod kurzorem. Rozúčtovaný doklad rozhodně doporučujeme zamknout, protože při jeho otevření a opětovném uložení program smaže rozúčtovací zápisy v účetním deníku a doklad zaúčtuje podle původní konfigurace na dokladu.
Spárování – funkce zobrazí seznam omezený na záznamy účetního deníku, které mají hodnoty IČ a Párovací symbol stejné jako záznam pod kurzorem. Pokud některá z hodnot není uvedená, program vybere doklady, které příslušné pole mají také prázdné. Pomocí spárování lze např. získat snadný přehled o správném zaúčtování úhrad oproti zaúčtování hrazených dokladů. Tutéž funkci nabízí i seznamy dokladů.
Zdroj – prostřednictvím tlačítka zobrazíte kartu příslušného prvotního dokladu, ze kterého účetní zápis vznikl. Doklad se dá i editovat. Editace dokladu je však zápisem do jiného seznamu a provedené změny se tedy v účetním deníku projeví až po použití funkce Obnovit.
Pohyby na účtech – jde o obdobu funkce Součet, rozšířenou na strany MD a D, s rozpisem pro jednotlivé účty a s celkovými částkami. Součet se provede pro označené řádky nebo pro celý seznam.
Aktuální období – v seznamu uvidíte pouze položky, které spadají do aktuálního účetního období. Minulé účetní období je navedené doklady, které program vygeneruje při Účetní závěrce.
Zaúčtování konkrétního dokladu vidíte v Detailech každého seznamu dokladů v záložce Zaúčtování. Účetní deník omezený na zaúčtování konkrétního dokladu otevřete volbou místní nabídky Zaúčtování dokladu, takto lze zaúčtování editovat i přímo z dokladu.