Objednávka přijatá je poslední z řady objednávkových dokladů, většinou slouží jako vzor pro tvorbu dalšího dokladu, např. Faktury vystavené. Při tvorbě objednávky se zboží ve skladu rezervuje a po přebrání do navazujícího dokladu (faktura, prodejka, dodací list a případně i vybrané skladové doklady – záleží na nastavení programu při implementaci), dojde automaticky ke skladovému pohybu.
Šablony – pomocí připravených Šablon můžete na minimum snížit pracnost při tvorbě dokladů, které se ve vaší agendě často opakují (objednávky téhož partnera či na stejné položky zboží). Nové doklady pak vytvoříte tlačítkem Přidat podle šablony.
Aktuální období – je-li tlačítko aktivní, vidíte jen objednávky vystavené od poslední Uzávěrky.
Jen nevyřízené – aktivací tlačítka si můžete zobrazit jen doklady, které jste dosud nepřevzali do jiného dokladu. V opačném případě vidíte úplný seznam dokladů. V Nastavení seznamu si můžete navíc určit kontrolní systém Upozorňovat na nevyřízené položky stejného artiklu, který vás při uložení objednávky upozorní na fakt, že zásobu uvedenou na některé z položek obsahuje jiná, dosud nevyřízená přijatá objednávka. Program nabízí několik variant kontroly.
Máte-li rozšířený modul Objednávky, můžete si z nabídky Výběr sloupců do seznamu přidat velmi užitečný sloupec Lze vyřídit. Každá objednávka je zde označena jedním ze stavů: Ano – objednávku lze plně vyřídit. Ne – žádnou skladovou položku nelze kompletně vyřídit. Omezeně – zboží sice skladem je, ale je na něj tolik rezervací, že nemohou být uspokojeny všechny. Částečně – aspoň jednu položku je možné kompletně vyřídit. Vyřízená – všechny položky objednávky jsou kompletně vyřízené. Neplatná – objednávka je buď ve formě konceptu, nebo je smazaná.
Jen neplatné – tlačítkem omezíte seznam na doklady, jejichž období platnosti nezahrnuje aktuální pracovní datum (jejich platnost končí dříve, nebo začíná později) a dosud nejsou schválené.
Přepočítat obrat a zisk – po stisku tlačítka program aktualizuje údaje u označených, nebo všech (v případě, kdy není označena žádná) položek seznamu. Způsob výpočtu zadáte v Nastavení seznamu nebo přímo na faktuře v záložce Zisk.
Spustit workflow – v agendách, které mají aktivovaný modul Workflow, lze pomocí tohoto tlačítka ručně spustit schvalovací proces podle vyhovující Šablony. Podrobnosti o procesu pak zjistíte v detailu Workflow.
Zobrazit na portálu – otevřete internetový prohlížeč na stránce Portálu s informacemi o dokumentu, který je právě pod kurzorem.
Hromadné schválení – spustí funkci Schvalování objednávek.
Hromadné vyřízení – funkce u schválených objednávek, které jste označili, provede Hromadné vyřízení.
Hromadné objednání – slouží k Hromadnému objednání položek uvedených v označených přijatých objednávkách (nebo v objednávce pod kurzorem) do vystavených objednávek.
Detaily k seznamu nabízí pohled na Poznámku z dokladu – využijete např. při internetovém obchodu.
Nastavení skupiny
Scénář procesu – důležitá položka v nastavení. Scénáře procesů určují složení a posloupnost jednotlivých fází objednávky a nabídku dalších kroků prostřednictvím variabilního tlačítka na dokladu. Na stavy je navázáno i spouštění automatických akcí. Na dokladu se scénář nedá vyměnit za jiný a všechny doklady vytvořené v této skupině tedy budou generovány podle jednotného scénáře. Prostřednictvím místní nabídky využijte funkci Hromadná změna stavu.
Pokud scénář v Nastavení skupiny nezadáte, na dokladech nebude možné evidovat stavy.
Výběr sloupců
Z karty Výběru sloupců si můžete do seznamu na základě vlastních potřeb vložit řadu sloupců s užitečnými informacemi:
Vyřídit – ve sloupci vidíte názorné ikonky upozorňující na vyřízení objednávky. V případě, kdy má být alespoň jedna z položek na objednávce vyřízena k aktuálnímu pracovnímu datu Money ERP (tedy „dnes“), objeví se ikonka malého budíku 
. V případě, že platnost vyřízení alespoň u jedné z položek již vypršela (měla být vyřízena „včera“ či dříve), zobrazí se větší, zvonící budík 
. Stejný sloupec lze zobrazit i pro jednotlivé položky dokladu v detailech k seznamu a na kartě objednávky v seznamu položek – získáte tak přehled o tom, které konkrétní položky je třeba vyřídit přednostně.
Dále můžete sledovat stav úhrad Zálohových faktur vydaných, do kterých byly objednávky přebrané:
Existují zálohy – zatržené pole znamená, že existuje vazba na minimálně jednu zálohovou fakturu vydanou.
Zálohy uhrazeno – celkový součet všech uskutečněných úhrad ze zálohové faktury.
Zálohy k úhradě – celková částka, která dosud nebyly uhrazena.
Musíte mít vždy na paměti, že zálohová faktura může přebírat položky z různých objednávek, a to jak v plném počtu, tak i jen některé z nich. Z tohoto důvodu není možné ve sloupcích uvádět uhrazené a zbývající částky, které patří k dané objednávce, ale vždy zde vidíte částky, které jsou uvedené na zálohové faktuře.
Stav úhrady záloh – podle ikon v tomto sloupci rychle zjistíte, nakolik byly související zálohové faktury uhrazeny: zelené zatržítko znamená plnou úhradu, žlutý otazník částečnou a červený vykřičník značí, že nedošlo k žádné úhradě. Prázdné pole pak indikuje, že k objednávce žádné zálohové faktury nebyly vystavené.
Celkový počet záloh – množství souvisejících zálohových faktur vystavených k dané objednávce.
Počet uhrazených záloh – kolik z tohoto počtu je již uhrazeno.
Vystavení objednávek je možné urychlit i funkcí Generování objednávek.
Detaily
Seznam zpráv – pokud máte nastavenou Automatickou akci S5 Mail (v modulu Ekonomické jádro), která objednávky odesílá e-mailem, v záložce najdete přehled zpráv, které touto cestou odešly. V případě neúspěšné akce tak doklad můžete znovu odeslat ručně např. tlačítkem Mail.
Položky s poznámkou – detail usnadní orientaci provozovatelům e-shopů i dalším prodejcům, kteří do záložky Poznámka na kartě dokladu nebo na jeho položkách zapisují slovní komentáře ke specifikaci zboží, způsobu vyřízení objednávky nebo požadavcích zákazníka. V detailu uvidíte plný text poznámky zapsané na dokladu a přehled jeho položek. Na těchto položkách si můžete prostřednictvím funkce Výběr sloupců zobrazit sloupec Existuje poznámka, ve kterém program názornou ikonkou označí položky s doplněným textem v příslušné záložce. Sloupec si stejným způsobem můžete zobrazit přímo v seznamu objednávek a také v seznamu položek na kartě dokladu. (Kromě toho lze do seznamů z Výběru sloupců přidat i standardní sloupec Poznámka, ve kterém přímo uvidíte celý text.)
Nastavení
Řadu funkcí a kontrol vč. hlídání duplicitních či nedoplněných údajů na dokladech, nebo dosud nevyřízených objednávek můžete zadat v Nastavení seznamu. Doporučujeme si nastavení dobře prohlédnout a doplnit.
V Nastavení skupiny je možné aktivovat funkci:
Provádět kontrolu překročení kreditu – program hlídá, zda vybraná Firma přesáhla stanovený Kredit. Pokud objednávku zadává uživatel, který nemá v Přístupových právech povolené Vystavení dokladu nad kredit, může objednávku uložit jen v případě, kdy na kartě určí Způsob platby jako Hotově.
V Průvodci nastavením programu si v části Vystavení dokladu – neuhrazené pohledávky po splatnosti můžete zadat kontrolní systém, který při výběru odběratele do objednávky upozorní na to, že partner má u vás nějaké neuhrazené pohledávky s překročenou dobou splatnosti. Možné je vystavení dokladu takovému partnerovi úplně zakázat.
Zobrazit poznámku při vyřízení – tuto volbu najdete v záložce Poznámka a v téže záložce ji pak můžete individuálně nastavit i na kartě dokladu. Funkčnost využijí např. e-shopy, které si tak můžou nechat zobrazit požadavky doplněné zákazníkem. Okno s poznámkou se zobrazí při přebírání dokladu, a to pouze v případě, kdy vyřizovaná objednávka nějakou poznámku obsahuje. Funkčnost se projeví i při Hromadném vyřízení objednávek.
Objednávka přijatá
Priorita – v rámci modulu Rezervace a blokace můžete dokladům přidělovat prioritní stupeň platný pro jejich vyřízení. Nejvyšší prioritu mají doklady s číslem 5, zatímco 0 znamená, že se objednané zboží vůbec neblokuje. Modul aktivujete v Průvodci nastavením programu zatržením pole Použít funkcionalitu Rab. Více se dozvíte na na našem Zákaznickém portálu v sekci Dokumentace v samostatném PDF dokumentu Rezervace a blokace zásob.
Položka objednávky
Platná od/do – nastavení období platnosti umožní Schvalovat jednotlivé položky samostatně.
Hmotnost jednotková/celkem – s ohledem na snadnější vyřizování objednávek (plánování vytíženosti aut apod.) se na každé položce zobrazuje hmotnost jednoho kusu i celkový součet hmotnosti objednaného počtu jednotek (na položky z Katalogu se přebírá Vlastní hmotnost). V hlavičce dokladu se navíc zobrazuje i sumární hmotnost všech položek dokladu.
Přebírání nabídky vydané
Typ přebírání – pokud pomocí tlačítka Přidat dokladem přebíráte do objednávky Nabídku vydanou, máte na kartě Výběr dokladu pro převzetí k dispozici pole s následující roletovou nabídkou:
Výchozí – do objednávky se z nabídky přeberou data Platná od a Platná do a program jen zajistí, aby Platná od nebylo menší než datum Vystavení a Platná do menší než Platná od. Současně musí data Platná od/do uvedená v hlavičce dokladu dodržet minimální/maximální data z položek.
Bez platností – v tomto případě se data platnosti z nabídky nepřebírají, ale respektuje se jejich nastavení na skupině objednávek přijatých.