Obecné vlastnosti týkající se celého seznamu zadáváte na kartě Nastavení seznamu, kterou otevřete pomocí místní nabídky vyvolané pravým tlačítkem myši na názvu seznamu v Navigátoru nebo v Nastavení skupin a seznamů. Jde pouze o ty vlastnosti, které se týkají obecného chování seznamu, další podrobnosti (doplnění číselné řady, zaokrouhlení, rozúčtování, obchodní podmínky apod.) pak definujete v Nastavení skupin.
Každá karta Nastavení seznamu je rozdělená do několika záložek – některé se vyskytují u všech seznamů, jiné jsou specifické jen pro určitý seznam. Popis nastavení těchto seznamů najdete ve zvláštní kapitole – viz následující odkazy:
Bankovní výpisy – Párování úhrad
Faktury přijaté – Reverse charge
V dalším textu popíšeme záložky a nastavení, se kterým se setkáte u většiny programů.
Obecné
Tato záložka se v jednotlivých seznamech vyskytuje v rozmanitých podobách. V následujícím textu uvádíme běžné nastavení v seznamech dokladů, další varianty této záložky najdete popsané v samostatných kapitolách (odkazy na ně jsou uvedené výše).
Typ kurzu – vystavujete-li doklady v cizí měně, je třeba zvolit, jaký typ kurzu budete používat pro přepočty. Globálně pro celý program lze zadat typ kurzu v Průvodci nastavením programu.
Banka – jestliže jste zvolili jiný než Pevný kurz nebo Fixing, je nutné také vybrat banku, ze které budete kurz přebírat. Banka musí mít samozřejmě v programu uložený platný Kurzovní lístek. Program umožňuje importovat elektronickou cestou kurzovní lístky ČNB, ČSOB, České spořitelny, UniCredit a Evropské centrální banky.
Převzít kurzové nastavení z agendy – je-li pole zatržené, nejsou přístupné kolonky pro Typ kurzu a Banku a příslušné údaje program přebere z Průvodce nastavením programu.
Omezit výběr předkontací – není-li pole zatržené, program nabízí při výběru předkontací do dokladu naprosto všechny Předkontace. Tlačítkem Upravit výběr předkontací pak můžete jejich výběr omezit na předkontace použitelné v daném druhu dokladů.
Automaticky zaúčtovat doklad při uložení – doklad může být zaúčtován automaticky, nebo jej později individuálně zaúčtuje pověřený pracovník (např. účetní).
Automaticky schvalovat doklad při uložení – neschválený doklad nelze uhradit. U větších firem tak lze procesem schvalování zvýšit kontrolu tvorby dokladů a eliminovat případné chyby pracovníků.
Pokud odmítnete možnost automatického zaúčtování a schvalování (viz Zpracování dokladů), doporučujeme ve Výběru sloupců zobrazit sloupce Schváleno a Zaúčtováno – získáte tak okamžitý přehled o stavu dokladů.
Slučovat účetní zápisy – program nabízí při zaúčtování dokladů možnost součtovat položky dokladu se stejnými identifikátory (MD, D, IČ, párovací symbol a kontrolingové proměnné) do Účetního deníku jako jeden zápis. V případě, kdy neprovedete sloučení záznamu, se každá položka zaúčtuje na zvláštním řádku.
Globálně se pro celé účetnictví dají předchozí tři automatické funkce zadat v Nastavení programu (části Účetnictví a Ostatní). V takovém případě jsou volby na kartách Nastavení jednotlivých seznamů nepřístupné.
Popis pro odpočet zálohy – jen u faktur vydaných. Zadejte text, který chcete uvést na dokladu Odpočet zálohy.
Předkontace / Členění DPH pro odpočet zálohy – údaje slouží pro účtování odpočtu zálohy.
Předkontace pro kurzový zisk/ztrátu – u závazkových a pohledávkových dokladů (vč. faktur) je potřeba zadat předkontace pro zaúčtování případných nesrovnalostí způsobených změnou kurzu.
Počítat zisk – pouze v nastavení prodejních dokladů. Po zatržení pole uvidíte na dokladech v samostatné záložce rozpis zisku – rozdílu mezi prodejní a nákladovou cenou – s možností zvolit typ nákladů. Výsledná hodnota je uvedená i v záložce Obecné a na položce dokladu v záložce Položka katalogu. Necháte-li pole nezatržené, zisk se nepočítá a hodnoty na dokladu jsou nulové.
Povolit výchozí výpočet nákladů – opět jen v nastavení prodejních dokladů. Po zatržení pole můžete na dalším řádku určit v roletové nabídce Typ nákladů, ze kterých chcete na dokladech zisk primárně počítat. V záložce Zisk pak na dokladu můžete tento výpočet individuálně změnit.
Aktuální pořizovací cena zásoby – program ve všech skladových položkách pro výpočet nákladů použije aktuální pořizovací cenu zboží ve skladu uvedeném na položce, ev. ve výchozím skladu agendy. Pokud na skladu zásoba neexistuje, použije se poslední nákupní cena.
Poslední nákupní cena položky katalogu – základem výpočtu je poslední nákupní cena jednotlivých položek.
Skutečná pořizovací cena výdeje – program tuto cenu dohledá buď na skladové výdejce, případně na dodacím listu, ze kterého se do dokladu položka přebrala.
Zakázat uživateli změnu typu výpočtu – v tomto případě zisk na dokladu vidíte, ale nemůžete změnit způsob jeho výpočtu.
V Průvodci nastavením programu můžete aktivovat kontrolu minimálního zisku při prodeji. Program pak u každého dokladu zjišťuje, zda vykazuje zadaný minimální procentuální zisk, a upozorní vás ve chvíli, kdy vypočtená částka této hodnoty nedosáhne. Další postup pak závisí na vašem nastavení Uživatelských práv k seznamu dokladů: pokud máte povolenou Správu seznamu, můžete se rozhodnout takový doklad přece jen vystavit, pokud máte Správu zakázanou, cenu dokladu musíte zvýšit tak, aby vykazovala nastavené minimální procento zisku.
Kontroly
U obsáhlých a nejčastěji užívaných seznamů (doklady, firmy, katalog) je důležité průběžně kontrolovat duplicitní zadávání záznamů. Nastavitelné parametry se liší podle charakteru konkrétního seznamu, proto si uvedeme jen ty nejčastější.
Kontrolovat pouze nové záznamy – zatrhnete-li pole, program bude v seznamu kontrolovat pouze nově přidané položky, nikoliv opravy stávajících. Doporučujeme u větších agend, kde tak zrychlíte práci programu.
Variabilní symbol – slouží ke kontrole duplicitně zadaného symbolu. U přijatých dokladů se kontrola váže i na konkrétní firmu, program tedy tentýž variabilní symbol přijatý od různých obchodních partnerů jako duplicitní nevyhodnotí.
Číslo objednávky / Přijatý doklad / Doklad došlý – dále můžete kontrolovat opakované zpracování téhož přijatého dokladu.
Kontrola duplicity Variabilního symbolu a čísla přijatého dokladu (Číslo objednávky / Přijatý doklad / Doklad došlý) neprobíhá pouze v rámci daného seznamu, ale program zkontroluje i všechny seznamy podobného typu. To znamená, že u přijatých dokladů se kontrola duplicity uskuteční v seznamech Faktury přijaté, Zálohové faktury přijaté a Závazkové doklady, u vydaných dokladů analogicky v seznamech Faktury vydané, Zálohové faktury vydané a Pohledávkové doklady.
Kontrolingové proměnné, Způsob platby, Doprava – tyto kontroly nastavte v agendách, které uvedené údaje na dokladech zadávají povinně, zamezíte tak chybovosti při vystavování dokladů.
Uvedené údaje si nastavte tak, aby systém vyhovoval vašim potřebám. Lze hlídat nejen duplicitu, ale i to, zda jste údaj nezapomněli zadat (prázdný údaj). Kontrola může probíhat v následujícím režimu:
Nekontrolovat – kontrola vůbec neprobíhá a prázdný či duplicitní údaj je možné zadat bez jakéhokoliv omezení.
Upozornit – program vás na prázdný nebo duplicitní údaj upozorní a nechá na vašem uvážení, zda jej v původní podobě uložíte, či zda ho opravíte.
Nepovolit – program na prázdný nebo duplicitní údaj upozorní a položku vůbec nepovolí uložit – údaj musíte doplnit nebo opravit. Vhodné ve větších agendách, které spravuje více uživatelů.
Pouze nové hodnoty – pole zatrhněte u rozsáhlejších agend, u kterých potřebujete zrychlit kontrolní proces. Program nebude kontrolovat všechny údaje v databázi, ale pouze nově zadané.
Výchozí konfigurace pro XML / tisk / historii akcí
V těchto záložkách vybíráte údaje, které chcete zařadit do XML exportu, tiskových sestav a archivace záznamů o akcích s položkami seznamu. U seznamů s velkým objemem dat je potřeba dobře zvážit, která data potřebujete do výstupů zařadit, protože velké množství údajů může chod programu zpomalit.
Povolit/Zakázat vše – volbami označíte (zrušíte označení) všech položek včetně podřízených úrovní.
Rozbalit/Sbalit vše – volby usnadní vyhledávání ve stromečkové struktuře – otevřou/uzavřou nabídku všech položek, které se v záložce nacházejí.
Výchozí konfigurace pro historii akcí GDPR
Pokud máte v Průvodci nastavením programu v poli Typ logování zvolený některý z režimů modulu GDPR a nechcete archivací přespříliš zatěžovat velikost databáze, můžete si zde vybrat konkrétní položky, které chcete logovat. Sledovány pak budou jen všechny zatržené objekty – XML záznam akcí s nimi najdete na kartě Historie akcí v záložce Podrobnosti.
Konkrétní místa, v nichž se v Money ERP vyskytují osobní a citlivé údaje, zjistíte v nabídce Osobní údaje.
Standardně se zaznamenávají jen akce typu Načtení objektu, Smazání a Uložení. Volitelně si můžete navíc logovat také Zobrazení záznamu, Tisk, Export do XML nebo Export do Excelu.