Skupiny vytváříte pro každý seznam individuálně v Seznamu skupin, který aktivujete prostřednictvím tlačítka Skupiny. Nové skupiny do seznamu přidáváte z místní nabídky pravým tlačítkem myši a současně můžete editovat i jejich nastavení. Hromadně pak konfiguraci zadáte v Nastavení skupin a seznamů.
Na kartě Nastavení skupiny zadáváte hodnoty, které chcete doplňovat do nově vytvořených záznamů. Jejich specifikace je mnohem podrobnější než konfigurace v Nastavení seznamu a údaje se tedy liší podle druhu seznamu – jejich popis najdete vždy v nápovědě u příslušné Karty seznamu. Na tomto místě si vysvětlíme jen nastavení společné pro všechny seznamy:
Kód – identifikační označení skupiny o max. deseti znacích.
Název – přesný název skupiny o libovolné délce.
V seznamu skupin si prostřednictvím místní nabídky můžete volbami Zobrazit kód/název určit, podle kterého identifikačního znaku chcete skupiny rozlišovat.
Výchozí šablona – v seznamech dokladů, které používají Šablony, lze do zadat výchozí šablonu, podle jejíhož vzoru se budou vytvářet všechny doklady ve skupině. Jestliže v Nastavení skupiny již byla zadaná nějaká konfigurace, je výběrem šablony potlačena. Po vymazání šablony se program „vrátí” k původní konfiguraci.
Není určená pro ukládání záznamů – tuto funkci můžete využít v případě, kdy určité nadřazené skupiny používáte pouze jako „rozcestníky” k podřízeným skupinám a nechcete do nich vkládat žádné záznamy – typickým případem může být skupina Nezařazeno. Po zatržení pole program nepovolí ve skupině vytvořit žádný nový záznam, ani do ní záznam přesunout odjinud. Již zařazené záznamy zůstávají a lze je normálně editovat. Takto nastavená skupina je v seznamu graficky odlišená.
Seznamy dokladů umožňují v Průvodci nastavením programu aktivovat pole U nového záznamu nabízet výběr skupiny dokladu při skrytých skupinách. Není-li tato volba aktivní, program při skrytých skupinách nový záznam automaticky ukládá do skupiny Nezařazeno. Pokud však máte skupinu Nezařazeno nastavenou tak, aby nebyly určena k ukládání záznamů, program záznam nemůže uložit.
Převzít nastavení z nadřazené – nastavení na editované kartě program přebere z karty Nastavení skupiny, která je ve stromečkové struktuře „rodičem” editované skupiny. Veškeré další volby jsou nepřístupné a zpřístupníte je negací této volby.
Jestliže volbu aktivujete na již vyplněné kartě Nastavení, program všechny údaje přepíše podle údajů v nadřazené kartě.
Vnutit nastavení podřízeným – máte-li volbu aktivní, všechny podřízené skupiny ve všech úrovních budou mít stejné nastavení jako editovaná karta. V podřízených skupinách pak budou veškeré volby nepřístupné, a to včetně volby Převzít nastavení z nadřazené.
Číselná řada, Kód – pokud chcete záznamům automaticky přiřazovat čísla, musíte Číselnou řadu zadat na tomto místě. Nový záznam pak bude mít číslo již doplněné; v případě potřeby je půjde samozřejmě změnit. Stejná číselná řada lze přiřadit více skupinám. Musíte však počítat s tím, že program dodržuje časovou posloupnost při přidělování čísel a v rámci jednotlivých skupin pak mohou vzniknout v číselné řadě mezery. Doporučujeme tedy přiřadit buď jednotlivým skupinám vlastní číselné řady, nebo naopak zadat všem skupinám seznamu jedinou řadu.
Měna – pomocí výběru ze seznamu Měn lze určit, v jaké měně budou doklady primárně vystaveny.
Zaokrouhlení celkové částky / DPH – zaokrouhlení se uplatní pouze u dokladu s položkami, u dokladu bez položek uživatel přímo edituje částky dokladu a zaokrouhlování se tudíž neprovádí. Ze seznamu Zaokrouhlení vyberte způsob, jakým požadujete zaokrouhlovat výslednou cenu / DPH na dokladech. Na dokladu pak můžete změnit zaokrouhlení pomocí funkce Korekce.
Sazba DPH pro zaokrouhlení – pokud použijete v nastavení zaokrouhlování DPH metodu Do základní sazby nebo Do snížené sazby, dojde k zaokrouhlení DPH u plnění vypočteného sumárně z položek dokladu a následně také k zaokrouhlení DPH počítaného metodou shora z plnění, které představuje zaokrouhlovací částka. Protože součet těchto dvou zaokrouhlených částek DPH bude opět zaokrouhlená částka, celková částka DPH za doklad bude rovněž zaokrouhlená. Dále je v nastavení skupiny potřeba zadat i předkontace pro zaokrouhlení.
Zaokrouhlení hotovostní platby – zde můžete zadat zaokrouhlení plateb na nejmenší mince akceptované při hotovostních platbách. Pole je přístupné v nastavení skupin prodejek a také v nastavení skupin faktur, které mají v záložce Podrobnosti vybraný hotovostní Způsob platby. Sazba DPH se pro toto zaokrouhlení neuvádí, neboť je vždy v nulové sazbě. Podrobnosti o zaokrouhlení hotovostních plateb podle SK legislativy se dočtete v článku Zaokrouhlení hotovostních plateb v IS Money ERP podle slovenské legislativy na našem blogu.
Členění DPH – zadané členění bude dosazeno do hlavičky každého dokladu. Při změně legislativy je možné nahradit stávající členění za nová pomocí funkce Záměny členění DPH.
Vytvářet koncepty – větší firmy mohou využít funkce Zpracování dokladu k automatické tvorbě dokladů ve formě Konceptů (v případě brigádníků, nových neprověřených zaměstnanců apod.). Tyto koncepty později pověřený pracovník zkontroluje a schválí a teprve tak vznikne plnohodnotný doklad, který je možné zaúčtovat a uhradit.
Koncepty bez čísla dokladu – pole doporučujeme zatrhnout tehdy, kdy máte v Číselné řadě máte zatržené pole Nevracet mezi volná čísla. Pokud by byl koncept rozpracovaný delší dobu, během které byste vystavili další „ostré” doklady, a pak byste koncept smazali, vznikla by v číselné řadě mezera. Ztrhnete-li pole, koncept se uloží bez čísla a variabilního symbolu a definitivní číslo (a variabilní symbol) program dokladu přidělí až ve chvíli, kdy zrušíte příznak Koncept.
V Průvodci nastavením programu můžete ukládání konceptů bez čísla nastavit pomocí pole Globální nastavení pro všechny typy dokladů pro všechny skupiny současně. V takovém případě je pole na skupině nepřístupné. Pokud vám na konkrétním dokladu nevyhovuje nastavené zaokrouhlení, můžete jej upravit tlačítkem Korekce.
Použít dobu splatnosti – zatrhnete-li, můžete v následující kolonce zadat počet dnů, který se má automaticky připočíst k datu vystavení dokladu a dosadit do data splatnosti. V Průvodci nastavením programu se dá aktivovat funkce Posouvat datum splatnosti na nejbližší pracovní den, která zajistí, že splatnost vyjde vždy na všední den.
Pevná doba splatnosti – partnerům na kartě Firmy můžete určit individuální lhůtu splatnosti pro přijaté i vydané doklady. Pokud volba Pevná doba splatnosti není aktivní, nastavení partnera má přednost před nastavením skupiny, avšak aktivujete-li tuto volbu, nebude na nastavení partnera brán ohled a do dokladu se dosadí vždy datum splatnosti vyšší o počet dnů uvedený v nastavení skupiny.
Při tvorbě dokladů můžete používat tzv. Šablony, ze kterých doklad přebírá veškeré údaje. Tyto šablony mají přednost před nastavením skupiny a může se vám tak stát, že si do skupiny zařadíte doklad s naprosto odlišnou konfigurací, číselnou řadou apod.
Vzor – některé seznamy (Firmy, Osoby, Katalog) umožňují zadat vzor pro automatické doplnění textu do určitých polí prostřednictvím tzv. klíčových slov (označujících jiné pole na kartě, ze kterého se text má přebrat) a počtu znaků, které se do pole mají dosadit. Příslušná klíčová slova zjistíte z nápovědy, která se automaticky objeví při umístění kurzoru do pole Vzor a zapíšete je ve tvaru <klíčové slovo, počet znaků>. Těchto klíčových slov může být několik a v příslušném poli na kartě se pak zobrazí v uvedeném pořadí. Vlastnost využijete zejména při Automatickém generování variant v katalogu.
Pro Položky katalogu se v Nastavení skupiny dá vytvořit Vzor pro název, Vzor pro zkratku o 20 znacích a Vzor pro zkratku o 12 znacích. Do těchto vzorů můžete vložit klíčová slova pro pole na kartě Editace názvu položky (z karty Položky katalogu ji otevřete tlačítkem Název), a to <popis>, <znacka>, <obchodninazev>, <varianta> a <baleni>.
Řekněme, že prodáváte sportovní zboží a zadáváte kartu pro prodej sportovní obuvi firmy Adidas nazvané SuperstarSyntetic, a to v pánské (M) a dámské (W) variantě. Na kartě pro Editaci názvu položky zapíšete do následujících polí:
Popis: Obuv
Značka: Adidas
Obchodní jméno: SuperstarSyntetic
Varianta: M
V Nastavení skupiny je defaultně ve vzorech pro zkratky zadáno <obchodninazev,20> a <obchodninazev,12>, což znamená, že se do zkrácených názvů přenese pouze Obchodní jméno omezené na 20 a 12 znaků a pole na Položce katalogu tedy budou vyplněná následujícím způsobem:
Název: SuperstarSyntetic
Zkratka (20): SuperstarSyntetic
Zkratka (12): SuperstarSyn
Tyto zkratky jsou ovšem pro vaši potřebu nevhodné, protože neříkají nic o druhu zboží, značce, ani variantě. Proto do Nastavení skupiny zadejte následující vzory:
Vzor pro název: <popis> <znacka> <obchodninazev> <varianta> Do Názvu na kartě položky katalogu tak přenesete nezkrácený obsah polí Popis, Značka, Obchodní jméno a Varianta oddělených mezerou. V našem případě tedy „Obuv Adidas SuperstarSyntetic M”.
Vzor pro zkratku (20): <popis,2><znacka,3><obchodninazev,14><varianta> Do pole Zkratka (20) takto přenesete první 2 znaky z pole Popis, 3 znaky z pole Značka, 14 znaků z Obchodního jména a poslední znak do počtu 20 bude tvořit Varianta. Na naší kartě položky katalogu tedy „ObAdiSuperstarSynteM”.
Vzor pro zkratku (12): <popis,2><znacka,3><obchodninazev,6><varianta> Do pole Zkratka (12) přenesete opět první 2 znaky z pole Popis a 3 znaky z pole Značka, avšak z Obchodního jména pouze 6 znaků, abyste tak s Variantou dodrželi celkový počet znaků 12. Tato zkratka tedy bude „ObAdiSupersM”.
Název souboru pro export tiskových sestav – pole slouží k nastavení názvu PDF souboru, vytvořeného z dokladu pomocí tlačítek Mail nebo PDF (viz Tlačítka), v případě e-mailu i předmětu zprávy. Do pole můžete vložit libovolný text a výběrem z roletové nabídky Vložit zástupný znak i proměnné, díky kterým bude každý název PDF souboru obsahovat konkrétní popis dokladu, jeho číslo, datum vystavení, popis apod. Tuto funkci využijete k identifikaci dokladů uložených ve vašem počítači nebo odesílaných e-mailem.
Pokud zadáte do Nastavení seznamu faktur vydaných šablonu pro název souboru ve tvaru „<sestava> <cislodokladu> vystavená dne <datumvystaveni, d> s VS <variabilnisymbol>“, bude hlavička e-mailu a přiložený PDF soubor s odesílaným dokladem obsahovat text např. „Faktura vydaná FV1200444 vystavená dne 12.9.2012 s VS 000444“.