Ovládání programu > Nástrojová lišta

Tlačítka jsou nástroje určené k vykonávání funkcí programu. Jsou seskupená do Nástrojových lišt a jejich funkčnost se vztahuje vždy k tomu místu programu, ve kterém se právě nacházíte (např. pomocí tlačítka Smazat odstraníte položku seznamu, na níž máte umístěný kurzor, případně všechny položky, které jste si hromadně označili). Aktivované tlačítko je barevně zvýrazněné (např. tlačítko Skupiny v případě, kdy je seznam na skupiny právě rozdělený, nebo tlačítko Aktuální období, když jsou v seznamu zobrazené jen doklady z neuzavřeného účetního období). Jestliže nemá uživatel k některým operacím povolená Přístupová práva (opravy, mazání, zamykání záznamů apod.) nebo akci nelze v daném místě programu vykonat (např. Opravit položku v prázdném seznamu), jsou příslušná tlačítka nefunkční a jsou zabarvena šedě.

Funkce většiny tlačítek lze spustit také pomocí místní nabídky, kde navíc najdete i méně často používané funkce, které kvůli nedostatku místa nejsou uvedené na nástrojové liště.

Některá tlačítka mohou sdružovat více funkcí. V takovém případě jsou doplněna šipkou (viz tlačítko Tisk nebo Připojené dokumenty) a po jejich stisku program nabídne další možnosti. Požadovanou činnost tedy spustíte až volbou položky z podřízené nabídky (příkladem je tlačítko Tisk, které nabízí buď tisk celého seznamu, nebo jen jedné karty).

V následujícím přehledu naleznete jen běžně používaná tlačítka. Popis speciálních tlačítek najdete vždy v nápovědě k příslušnému místu programu.

Hlavní nástrojová lišta

Je umístěná v horní části hlavní pracovní plochy APP a její tlačítka slouží k ovládání seznamu, který máte právě otevřený na pracovní ploše. Nabídka tlačítek se samozřejmě pro jednotlivé seznamy může lišit.

Menu programu , ... až – v horním řádku Hlavní nástrojové lišty je umístěná kompletní nabídka všech funkcí a seznamů Money ERP. Nejde tedy o klasická tlačítka určená k vykonání nějaké akce, ale jedná se o rozcestník, pomocí kterého se dostanete do kteréhokoliv místa programu. Stejnou funkci má i Navigátor.

Panel zástupců – tlačítkem zobrazíte Navigátor. Seznam Skupin přitom zůstane otevřený.

Jazyk – Money ERP lze provozovat i v cizích jazycích (anglicky, německy, bulharsky, maďarsky, italsky a slovensky). Po výběru jazyka je nutné program restartovat.

Detaily (Alt+D) – pod každým seznamem se na APP dá zobrazit přehled Detailů o položce seznamu, která je právě pod kurzorem. Často zde najdete i údaje, které karta přímo neobsahuje, ale které vyplývají z jejích vazeb k jiným částem programu (např. navazující doklady, akce s objektem, rezervace zboží, různé statistiky atd.), případně i různé sumarizace seznamu.

Skupiny (Alt+S) – tlačítkem otevřete na Navigačním panelu přehled Skupin seznamu. Je-li tlačítko aktivní, seznam omezen jen na záznamy, které patří do skupiny pod kurzorem (podrobnosti naleznete v kap. Seznam). V opačném případě je seznam kompletní.

V Průvodci nastavením programu můžete nastavit volbu U nového záznamu nabízet výběr skupiny dokladu při skrytých skupinách.

Šablony – v seznamech některých dokladů (faktur, skladových příjemek/výdejek, přijatých objednávek) je možné vytvořit vzor, podle něhož se generují hotové doklady. Stiskem tlačítka Šablony se dostanete do režimu pro tvorbu šablon, ve kterém můžete přidávat, mazat i editovat vzory dokladu. Opětovným stiskem tlačítka se dostanete zpět do normálního seznamu dokladů. Doklad na základě šablony vytvoříte pomocí tlačítka Přidat podle šablony.

Přidat podle šablony (Ctrl+T) – program nabídne seznam Šablon, kde si vyberete, podle které chcete doklad vytvořit. Nový doklad přebere z šablony všechna nastavení (např. adresu, cenu, položky) s výjimkou kalendářních dat (respektují pracovní datum programu) a čísla dokladu, které se převezme z nastavení skupiny, do níž doklad nakonec uložíte (je-li aktivní zobrazení skupin, uloží se do té, v níž se právě nacházíte). Nově vytvořený doklad má zatržený přepínač Uložit jako koncept. Pokud je v pořádku a vy jej chcete opravdu zavést do systému, je třeba toto zatržení zrušit.

Opravit (Ctrl+O nebo Alt+O nebo Enter) – slouží k editaci záznam pod kurzorem (stejného efektu dosáhnete i poklepáním myší na položce v seznamu). V Průvodci nastavením programu si volbou Zobrazit dotaz na uložení v případě změny na kartě můžete nastavit režim kontroly nechtěného přepsání karty. Každá editovaná karta je také automaticky zařazena do seznamu Rozpracovaných záznamů a každý další uživatel, který se ji pokusí otevřít, je upozorněn na fakt, že s kartou již pracuje někdo jiný.

Přidat (Ctrl+N nebo Alt+P) – vytvoří novou Kartu seznamu. Tato karta je prázdná, může však mít některé údaje doplněné podle Nastavení skupiny (číselnou řadu, předkontaci apod.), ev. Nastavení seznamu (typ kurzu cizích měn, reverse charge). Po uložení bude karta zařazena jako další položka seznamu. Nová položka je zařazena na konec seznamu. Chcete-li, aby se ihned zařadila na své místo podle abecedního třídění, použijte tlačítko Obnovit.

Nastavení skupiny obsahuje funkci Není určená pro ukládání záznamů. Pokud se vám stane, že program odmítne záznam uložit, zkontrolujte si, zda v aktuální skupině není pole aktivované.

Kopírovat (Alt+K) – vytvoříte kopii záznamu pod kurzorem. Nová karta má všechny údaje totožné s předlohou, včetně např. položek dokladu a partnera, a respektuje všechny individuální změny oproti Nastavení skupiny (např. číslo kopírované karty vychází z téže číselné řady, jaká byla použita v předloze). Jedinou výjimkou jsou kalendářní data, která se na kopírované doklady doplní podle pracovního data počítače.

Smazat (Ctrl+D nebo Del) – smaže položku, která je v seznamu pod kurzorem za podmínky, že na ni nejsou navázané další uložené karty (zásoba, jiný doklad, úhrada). Jedná se o nevratnou operaci a vymazaný záznam nelze vrátit zpět. V Průvodci nastavením programu však můžete zadat požadavek Zobrazit dotaz před smazáním záznamu jako pojistku před nechtěným odstraněním položky.

Vzhledem k platné legislativě pracuje tato funkce v seznamech dokladů odlišně – vymazaný doklad v seznamu zůstává evidovaný, není však vidět a můžete jej vyvolat volbou místní nabídky Zobrazit smazané záznamy. Smazaný doklad je vizuálně odlišený a nedá se editovat.

Stornovat doklad – je k dispozici pouze v seznamech účtovaných dokladů. Ke stornovanému dokladu program vystaví nový doklad se stejným obsahem, ale s inverzními pohyby a účetně tak vyruší účinek původního dokladu. Mezi oběma doklady je vytvořena vazba a doklady na sebe obsahují referenci (viz záložka Vazby dokladů a Zaúčtování navazujících dokladů v Detailech). Storno využijete v případě, kdy původní doklad již nejde smazat (např. patří do uzavřeného období některého konta, které je dokladem ovlivňováno). Stornovat lze pouze neuhrazené doklady. Pro stornování dokladů je možné jednotlivým uživatelům nastavit Přístupová práva. Stornovací doklad nelze vzhledem k párování při přebírání dokladů smazat. Pokud doklad stornujete omylem, je třeba jej vytvořit znovu.

Úhrady – v seznamech hrazených dokladů tímto tlačítkem otevřete seznam Úhrad dokladu pod kurzorem.

Platby – tlačítko je k dispozici v seznamech dokladů umožňujících úhradu v hotovosti (prodejek a faktur vydaných). Otevře kartu Platby, která vám umožní kombinovat hotovost s platbou poukázkami či kartou a usnadní výpočet částky k vrácení.

Tisk (Ctrl+P) – volba nabízí úplný přehled všech tiskových sestav, které jsou pro seznam definované v Nastavení tiskových sestav a mají zatržené pole Sestava je aktivní. Navíc je zde i možnost vytisknout Zobrazený seznam, tedy přesnou podobu seznamu, který máte právě zobrazený na monitoru, a to s ohledem na rozsah a pořadí položek i sloupců, včetně jejich zobrazené šířky (vytisknou se tedy skutečně jen ty sloupce, které vidíte na obrazovce, ale všechny položky seznamu i včetně těch, které jsou mimo obrazovku). V případě, že je v nastavení vybrané tiskové sestavy zatržená volba Zobrazit tiskový dialog, program po výběru sestavy otevře kartu Tisk sestavy, v opačném případě sestavu bez dalších dotazů vytiskne.

V okně Tisk sestavy je v poli Tisknout návrh sestavy často na výběr mnoho různých designů (např. u dokladů jsou k dispozici výstupy barevné, anglické, v cizí měně apod.). Výběr konkrétní podoby v tomto poli pak platí i pro další výstupy (Náhled, PDF a Mail), které program generuje v naposledy zvoleném designu. Chcete-li tedy např. poslat e-mailem anglickou podobu faktury, je třeba v okně Tisk nejprve vybrat příslušný design.

Náhled (Ctrl+F2) – každou tiskovou sestavu si můžete před tiskem nebo čistě pro informaci prohlédnout na obrazovce. S Náhledem se dá dále pracovat (měnit pozadí či přidat vodoznak) a v této podobě ji můžete i vytisknout. Dále lze z režimu náhledu sestavu exportovat či poslat formou e-mailu, a to v řadě různých formátů.

PDF – všechny tiskové sestavy, které příslušný seznam nabízí, je možné exportovat do PDF formátu a uložit na vybrané místo v síti. Potřebujete-li se souborem dále pracovat, doporučujeme, abyste měli nainstalovanou poslední verzi programu Adobe Acrobat.

Mail – program převede vybranou sestavu do PDF formátu a pokud máte v počítači nainstalovaný program Outlook, umístí ji jako přílohu nové outlookové zprávy, jejíž podobu si můžete definovat prostřednictvím Šablony dosazené do pole Šablona e-mailu v Průvodci nastavením programu.

Mail se všemi přílohami – v tomto případě program do přílohy e-mailové zprávy vloží všechny Připojené dokumenty, které odesílaná karta obsahuje (s výjimkou odkazů na www stránky), ať již jsou umístěné na disku, nebo v databázi. Kromě jednotlivých sestav najdete v roletové nabídce i volbu Odeslat přílohy, která odešle všechny přílohy objektu pod kurzorem, avšak bez vlastní tiskové sestavy daného objektu (například faktury).

Není-li Outlook ve vašem počítači výchozím klientem a chcete-li zachovat nastavené formátování, v průvodci si zatrhněte i funkci K odesílání vždy používat Outlook. Jestliže Outlook nainstalovaný nemáte, zpráva se odešle s needitovatelným textem „Generováno systémem Money ERP“. Pokud pracujete na 64bitovém systému, může se stát, že program má problém správně komunikovat s vaším poštovním klientem. V takovém případě stačí v Průvodci nastavením programu zatrhnout volbu E-maily odesílat přes 32bitového klienta.

Takto vygenerovaný PDF soubor se neukládá na disk. Ve zprávě se do pole Komu automaticky doplní e-mailová adresa partnera uvedeného na dokladu. Je-li k dispozici více adres, program je zvolí v tomto pořadí:

První volbou je e-mailová adresa uvedená jako Spojení na kartě Osoby dosazené do dokladu.

Pokud na dokladu není zadaná konkrétní osoba (nebo tato osoba nemá na kartě uvedenou elektronickou adresu), program vybere tu adresu Firmy, která má na Kartě spojení zatržené pole Výchozí spojení pro firmu.

Jestliže není k dispozici ani výchozí spojení, program dosadí e-mailové Spojení, které má nejvyšší prioritu (nejnižší číslo pořadí).

V Průvodci nastavením programu máte možnost zadat Elektronické podepisování souborů PDF. Vaše identifikace je pak automaticky připojena ke každému PDF souboru, který program vygeneruje.

V Nastavení skupin u všech dokladů můžete v poli Název souboru pro export tiskových sestav zadat text a proměnné, pomocí kterých se PDF soubor (vytvořený pomocí tlačítek PDF nebo Mail) vygeneruje tak, aby jeho název obsahoval údaje sloužící k rychlé identifikaci dokladu (číslo, datum vystavení, variabilní symbol, jméno vaší firmy apod.).

Datová schránka – uživatel, který má v agendě aktivovanou Datovou schránku, najde pod tlačítkem seznam všech tiskových sestav konfigurovaných v Předvolbách pro tiskové sestavy u daného seznamu pro odesílání do schránky.

Hledat (Ctrl+F nebo Alt+H) – v horní části seznamu se po stisku tlačítka zobrazí řádek určený pro fulltextové hledání zadaného textu nebo čísla. Funkce umožňuje najít libovolný text v jakémkoliv místě seznamu, týká se však jen právě zobrazených sloupců (viz Výběr sloupců).

Filtrovat (Alt+F) – na pravé straně seznamu se otevře okno pro tvorbu a aplikaci Filtrů, jejichž pomocí můžete seznam omezit na výběr záznamů tak, aby vyhovovaly určitým podmínkám.

Obnovit (F5) – velmi důležité tlačítko, které při práci v síťovém účetnictví slouží k synchronizaci dat s ostatními uživateli. Využijete jej rovněž v nesíťovém provozu k promítnutí změn uskutečněných na pracovní ploše v jiných otevřených záložkách a také k aktualizaci právě editovaného seznamu (např. nově uložené položky se standardně řadí na konec seznamu, po Obnovení se přesunou na místo dané zvoleným způsobem setřídění seznamu). Funkce Obnovit se vždy vztahuje jen k právě aktivnímu seznamu (záložce), ostatních otevřených záložek se netýká. Změny provedené v jedné záložce se tak v ostatních záložkách projeví opět až po Obnovení aplikovaném v těchto záložkách. Samostatným číselníkem je z tohoto pohledu i přehled skupin seznamů – funkce Obnovit použitá např. na položkách v seznamu faktur se skupin faktur netýká a je třeba ji zde použít individuálně.

Údaje v seznamu obnovíte také při uložení záznamu, aplikaci filtru nebo při novém otevření seznamu, ale pozor – přesun mezi otevřenými záložkami není otevřením seznamu a k obnovení tedy nedochází.

Připojené dokumenty – pomocí tlačítka přidáváte, prohlížíte či tisknete elektronické dokumenty, které jsou evidované ke kartě pod kurzorem. Po poklepání na nabídku se zobrazí jejich přehled a jednotlivé dokumenty si tak můžete hned otevřít. Volba dále obsahuje nabídku:

Přidat dokument – otevřete kartu Připojený dokument, kde můžete vybrat dokument již uložený na disku, nebo vytvořit nový.

Seznam dokumentů – zobrazí se Seznam dokumentů omezený na ty, které jsou připojené k položce pod kurzorem.

Seznam šablon připojených dokumentů – otevřete Seznam šablon pro tvorbu nových dokumentů.

Export do excelu – tato funkce převede aktuální stav zobrazeného seznamu do excelovské tabulky (XLS formátu), kterou uloží na vybranou adresu. Před exportem můžete data upravit pomocí aplikace filtru, nastavením sloupců seznamu nebo výběrem záznamů (exportují se pouze označené položky).

Součet – tlačítko je přístupné jen tehdy, máte-li kurzor umístěný ve sloupci s číselnou hodnotou (částkou nebo množstvím). Po jeho stisku získáte statistiku (součet, průměr, max/min hodnota) všech čísel uvedených ve sloupci. Tento přehled můžete omezit na označené záznamy. Pro doklady nabízí tlačítko k vybranému sloupci i rozpis podle druhů dokladů na normální, stornované, stornující a ODD-dobropisy a variantně lze zobrazit rozpis i pro koncepty a smazané doklady.

Legenda – otevře okno s vysvětlením grafického označení jednotlivých záznamů. V některých seznamech je počet vizuálně odlišených druhů záznamů poměrně velký – například u dokladů jsou to ODD-dobropisy, neuhrazené, strornované a stornující doklady či koncepty, u firem míra spolehlivosti plátců DPH, stav v insolvenčním rejstříku atd. Proto zejména při seznamování s programem doporučujeme legendu zobrazit. Legendu program otevře na pravé straně seznamu na stejném místě, kde zobrazuje i Filtr. Máte-li filtr v této chvíli aktivní, jeho okno se skryje, ale seznam je i nadále filtrovaný.

V Průvodci nastavením programu máte možnost zadat Vykreslování řádků vlastní barvou. Pokud náhodou zvolíte pro vykreslování řádků stejnou barvu, jaká je použitá pro písmo vizuálně odlišených záznamů (většinou se jedná o seznamy dokladů), písmo splyne s pozadím a řádky v seznamu budou zdánlivě prázdné. Proto je potřeba v Legendě ověřit, jaké barvy program využívá a těmto a podobným barvám se pak v rozlišování řádků vyhnout.

Aktuální období – tlačítko je v seznamech dokladů automaticky aktivované – přehled dokladů se tak omezí jen na ty, které spadají do otevřeného účetního období. Deaktivací tlačítka si zobrazíte i doklady ze starších obrobí.

Spárování – na prvotních dokladech pomocí tlačítka zobrazíte řádky Účetního deníku, které mají stejný párovací symbol a IČ jako dokladem pod kurzorem. Jedná se čistě o informativní údaj, který slouží ke kontrole zaúčtování.

Přepočítat obrat a zisk – u prodejních dokladů lze po stisku tlačítka aktualizovat obrat a zisk podle právě platné situace. Funkce se uskuteční u označených, nebo všech (není-li označena žádná) položek seznamu. Způsob výpočtu zisku zadáte v Nastavení seznamu, nebo individuálně na dokladu v záložce Zisk.

Validace dokladu – u Neschválených dokladů si tlačítkem otevřete přehled položek a počtu jejich kusů na dokladu. Pomocí čtečky čárových kódů si pak můžete zkontrolovat, zda tomuto seznamu odpovídá fyzicky předávané zboží. Dosud nezkontrolované položky jsou v tabulce zobrazené červeně, zkontrolované (plus takové, které nemají čárový kód, např. poštovné), jsou zapsané černě. Okno Validace dokladu vám program nedovolí uzavřít tlačítkem OK, dokud nejsou všechny položky v černé barvě. Více se dočtete v kapitole Čárové a QR kódy.

Vytvořit aktivity – tlačítko je přístupné ve všech seznamech dokladů, které jste vybrali v záložce Druhy dokladů na kartě Nastavení seznamu aktivit. Po jeho stisku se otevře průvodce Hromadným přidáním aktivit.

Samostatně otevřený seznam

Seznamy často také otevíráte „nad“ APP v případech, kdy potřebujete do určitého místa programu dosadit některý jejich záznam (většinou jde o doplnění položky na kartě – příkladem je výběr zákazníkovy adresy do dokladu). Nástrojová lišta má v takovém případě stejnou podobu jako na APP, navíc jsou zde tato tlačítka:

OK (Enter) – položka, na které máte v seznamu kurzor, bude doplněna do editované karty. Stejného výsledku dosáhnete poklepáním myší na položce.

Zpět (Esc) – seznam opustíte bez provedení výběru.

Karta

OK (Ctrl+Enter) – tlačítkem uzavřete editovanou kartu a současně uložíte její aktuální stav. Pokud chcete kartu uzavřít bez provedených změn, použijte tlačítko Zpět.

Je třeba mít na paměti, že při každém použití tlačítka OK program znovu uloží všechny informace na kartě. U dokladů tedy program smaže původní zápisy v účetním deníku a vygeneruje nové. Pokud se tomuto kroku chcete vyhnout, doporučujeme všechny doklady po dokončení Uzamknout (viz dále).

Ok a další (Ctrl+Shift+Enter nebo Ctrl+W) – varianta tlačítka OK, kterou využijete v případě, kdy seznam umožní vystavovat karty dávkově. Po stisku tohoto tlačítka program kartu uloží a automaticky nabídne novou k vyplnění. Volby OK a OK a další jsou v jednotlivých seznamech vždy implicitně nastaveny a měníte je pouhým přepnutím volby pomocí šipky umístěné na pravé straně tlačítka. Program si pamatuje poslední použití.

Uzamknout – na některých kartách tuto volbu najdete po stisku šipky u tlačítka OK (OK a další). Uzamčená karta je označena ikonou a lze ji pouze prohlížet, dokud ji uživatel s příslušnými přístupovými právy opět neodemkne. Doporučujeme používat zejména u zaúčtovaných dokladů.

Odemknout – uzamčená karta má toto tlačítko na místě tlačítka OK a bez jeho použití se nedá editovat. Zamykání/odemykání záznamů lze také provést hromadně pro označené záznamy pomocí volby v místní nabídce nebo pro větší skupinu dokladů funkcí Hromadné zamykání dokladů.

Možnosti přidávání, opravy, mazání i zamykání/odemykání dokladů v jednotlivých seznamech určují přístupová práva daná Uživatelskou rolí.

Zpět (Esc nebo Ctrl+Q nebo Alt+F4) – kartu opustíte bez uložení. V Průvodci nastavením programu si volbou Zobrazit dotaz na uložení před uzavřením karty můžete nastavit kontrolní režim, ve kterém se po stisku tohoto tlačítka program zeptá, zda kartu opravdu chcete zavřít bez uložení provedených úprav.

Použít (Ctrl+S) – v průběhu práce s kartou uložíte aktuální stav, aniž byste ji museli zavřít.

Připojit dokument – během editace karty lze vyvolat okno Připojený dokument.

Nápověda (F1) – otevřete okno nápovědy, které se vztahuje k místu programu, v němž máte právě umístěný kurzor.

Doklad

Na horní lištu karet dokladů jsou doplněna i další tlačítka:

Cizí měny (Alt+M) – každý doklad je vždy vyjádřený v domácí měně, kterou určíte v Průvodci nastavením programu. Prostřednictvím tohoto tlačítka můžete zadat nebo ověřit přepočet částky na vybranou Cizí měnu.

Korekce – tlačítkem vyvoláte na dokladech, které obsahující položky, kartu Korekce ceny účetního dokladu, kde je možné upravit celkové zaokrouhlení dokladu a částky v jednotlivých sazbách DPH.

Zrušit slevu – zruší veškeré procentuální slevy na dokladu, ať již byly zadány pro celý doklad nebo na jednotlivých položkách, a to i v případě, že jsou součástí individuálního nastavení vybraného partnera.

Výpočet ceny – najdete na vydaných dokladech, kde slouží k aktualizaci ceny dokladu podle parametrů Odběratele. Více se dočtete v kapitole Výpočet ceny.

Výpočet zisku – po stisku tlačítka program v polích Zisk přepočítá absolutní i procentuální velikost zisku podle zadané Slevy.

Registr plátců DPH – podle platné legislativy ručí každý plátce DPH za odvedení daně za subjekt registrovaný na daňovém portálu Finanční správy jako nespolehlivý. Abyste se této nepříjemné povinnosti dokázali vyhnout, můžete si pomocí tlačítka ověřit spolehlivost firmy uvedené na dokladu online přímo na daňovém portálu. Rozhodujícím údajem je DIČ firmy. Služba nabízí i seznam ověřených účtů, na které je možné firmě platit.

Přidat do adresáře – pomocí tlačítka vytvoříte novou kartu Firmy naplněnou adresními údaji, které jste zapsali do dokladu. Pokud na doklad zadáte číslo účtu, program v záložce Bankovní účty automaticky vytvoří kartu. Rozhodně však doporučujeme adresní kartu dodatečně otevřít a doplnit ji o další údaje, které na dokladu neuvádíte – kontaktní osoby, obchodní podmínky v záložce Obchod apod.

Náklady – u přijatých skladových dokladů a faktur můžete prostřednictvím tlačítka Náklady zvolit způsob rozpouštění vedlejších pořizovacích nákladů.

Platby – tlačítko Platby najdete na dokladech hrazených v hotovosti, kde slouží k výpočtu skutečně hrazené částky a částky k vrácení. Lze zadat i platbu kartou či poukázkami. Tlačítko je dostupné i v seznamech.