Oslovení – bude se uvádět v korespondenci. Oslovení můžete vybrat z roletové nabídky, ale lze doplnit i vlastní text.
Celé jméno – jednoduchá a krátká jména můžete doplnit přímo v kolonce ve tvaru „Jméno Příjmení”. U delších či složitějších jmen je lépe použít tlačítko Celé jméno, kterým otevřete kartu Editace jména osoby. Zde lze zadat druhé křestní jméno a vybrat si z nabídky Titulů, případně doplnit vlastní titul či oslovení.
Funkce – v případě Hlavní osoby funkci uvidíte i v hlavičce na kartě firmy. Dále je možné podle Seznamu funkcí např. filtrovat adresy při hromadném odesílání e-mailů.
Pohlaví – informativní hodnota, která nesouvisí s Oslovením v korespondenci. Využít ji můžete při vyhodnocování obchodu (použitím filtru). Vzhledem k tomu, že např. slovenská legislativa zakazuje rozlišovat pohlaví, je možné v Průvodci nastavením programu zrušit požadavek Evidovat pohlaví u osob. V takovém případě je pak kolonka nepřístupná a u nově založených karet má nastavenou hodnotu Nerozlišeno.
Máte-li v Průvodci nastavením programu zatržené volby Evidovat pohlaví u osob a Povolit rozpoznávání pohlaví podle jména, program automaticky doplní po zadání jména kolonky Pohlaví a Oslovení (u ženských koncovek „paní” a „žena”). V případě nestandardních jmen však raději zkontrolujte, zda program určil pohlaví osoby správně.
Zařadit jako – podobně jako v adresáři Outlooku program nabízí několik variant řazení jmen a titulů, pod jakými osobu najdete v seznamu. Pole lze libovolně přepsat. V Nastavení skupiny si můžete zadat Vzor pro automatické doplnění tohoto pole např. pomocí kombinace prvního písmene křestního jména a plného příjmení.
Použijete-li na Kartě firmy volbu Přenést do názvu firmy, bude mít tuto podobu i Karta firmy.
Spojení – každé osobě můžete zadat až čtyři spojovací údaje, které se automaticky zařadí do záložky Spojení na kartě firmy, které osoba patří. V záložce Spojení můžete na kartách určit výchozí kontakt (je pak uvedený tučně) a také pořadí důležitosti jednotlivých údajů.
Kód partnera – patří-li osoba pod Firmu, u které je zadaný Kód, je do tohoto pole dosazen kód příslušné firmy doplněný pořadovým číslem osoby. Přidáváte-li tedy např. k firmě s kódem DOD005 třetí kontaktní osobu, je jí přiřazeno číslo DOD005.3.
Datum narození – údaj je nezbytně nutné doplnit u těch partnerů, které vykazujete v Kontrolním hlášení na dokladech vystavených ve zvláštním režimu pro obchod s investičním zlatem, tedy s Členěním DPH 19Ř26_IZ. Takový partner musí mít současně uvedené i přesné adresní údaje.
Zasílat poštu – podle příznaku lze partnery filtrovat.
Datum poslední pošty – zde můžete zadat např. datum poslední upomínky apod.
Oslovení pro e-mail – zadaný text bude program používat při doplnění zástupného znaku {Oslovení} v Šablonách e-mailů.
Další údaje v části Adresa a Korespondence najdete vysvětlené v nápovědě ke kartě Firmy.