Seznam slouží k evidenci všech Osob, na které máte přímý kontakt – soukromou adresu nebo jiné spojení. Každá osoba musí být přiřazená ke konkrétní firmě a na kartě Firmy pak v záložce Kontaktní osoby vidíte seznam omezený pouze na ty lidi, kteří patří k dané firmě. Nové osoby lze přidávat v obou seznamech, vždy však musíte určit vazbu na firmu.
Karta Firmy může obsahovat libovolný počet Kontaktních osob. Jednu z nich můžete výběrem do kolonky Kontakt v záložce Obecné určit jako Hlavní kontakt. Zatrhnete-li současně pole Zobrazovat na dokladech, bude tato osoba vždy uvedená za názvem firmy. Hlavní kontakt je v seznamech vizuálně odlišený tučným písmem.
: V Detailech k seznamu Osob vidíte firmu, ke které osoba patří. Otevřete-li si z detailu kartu této firmy, zjistíte tak i ostatní osoby, které pod ni spadají.
Jak již bylo řečeno, struktura adresáře vyžaduje, aby každá osoba byla přiřazená určité Firmě. Chcete-li mít v adresáři uloženou fyzickou nebo soukromou osobu, doporučujeme následující postup:
Otevřete novou Kartu firmy.
Stiskněte tlačítko Přidat hlavní osobu.
Na Kartě osoby vyplňte veškeré údaje o osobě včetně adresy a spojení a zvolte, pod jakým názvem chcete mít osobu v seznamu zařazenou. Kartu uložte.
Na Kartě firmy zatrhněte pole Přenést do názvu firmy.
Zkontrolujete přenesené údaje a doplňte další – IČ, DPH, bankovní účty, další adresy atd.
Osoba se pak bude vyskytovat v seznamu osob i v seznamu firem. Na kartě firmy je i přepínač Fyzická osoba.
Tisk – Sestava Karta osoby vyhovuje předpisu GDPR v případě, kdy si osoba jako subjekt zpracovávaných dat vyžádá kopii osobních a důvěrných údajů, které o něm evidujete.
Export do MS Outlook – tlačítkem přenesete do adresáře vašeho Outlooku všechny označené osoby obsahující e-mailovou adresu. Již uložené kontakty stejným způsobem aktualizujete.
Hromadný e-mail – funkce místní nabídky se zobrazí v aplikacích s licencí CRM. Otevře Průvodce odesláním e-mailu vybraným firmám, pomocí kterého můžete nastavit rozesílání elektronických zpráv vašim partnerům.