Pomocí tohoto průvodce dokážete minimalizovat čas potřebný k hromadnému odesílání obchodních nabídek a informací zákazníkům. Hlavičku i text zpráv můžete zadat pomocí proměnných a různá nastavení průvodce si můžete uložit do paměti pro další použití. Záznamy o všech odeslaných e-mailech je možné automaticky ukládat do seznamu Aktivit.
Způsob odeslání
Otevřít ve výchozím poštovním programu – všechny vygenerované zprávy zprávy se otevřou ve vašem poštovním programu.
Uložit e-mailové adresy do schránky – načtené adresy se uloží do schránky Windows (clipboardu) v podobě, jakou na třetí straně průvodce vyberete v poli Formát e-mailové adresy.
Odeslat přes SMTP server – zprávy se automaticky odešlou pomocí aplikace CSW Auto Messaging, která umožní sdílení dokumentů a při volbě Odeslat na pozadí přes CSW Automatic také bezproblémové posílání většího počtu e-mailů. Funkčnost současně slouží i pro ukládání historie odeslaných zpráv. Pokud zvolíte tuto možnost, musíte povinně vybrat Typ zprávy.
Konfigurace průvodce – tlačítkem Uložit jako, které najdete v dolní části průvodce, můžete jakékoliv nastavení průvodce (včetně textu e-mailu) uložit do seznamu konfigurací. Uložené nastavení si do průvodce můžete výběrem ze seznamu konfigurací opět vyvolat.
Editace e-mailu
V obou polích části E-mail v průvodci vidíte pouze needitovatelný náhled zprávy. Změny v textu uskutečníte buď v šabloně, nebo pomocí tlačítka Editovat. V obou případech nabízí editační karta možnost formátovat text e-mailu, vložit do něj obrázek, připojený dokument, odkaz na webovou stránku či zástupný znak, který bude v jednotlivých zprávách nahrazen konkrétním údajem. Více se dozvíte zde.
Inicializovat e-mail podle šablony – hlavička i text zprávy se do průvodce dá vložit ze seznamu Šablon e-mailů.
E-mail – druhou možností je zapsat text zprávy přímo v průvodci do formuláře, který otevřete tlačítkem Editovat.
Připojené soubory – v poli vidíte všechny soubory, které byly na šablonu nebo kartu e-mailu vloženy jako Připojený dokument.
Uložit jako šablonu – nastavíte-li zprávu pomocí tlačítka Editovat, máte možnost uložit si ji pro další použití do seznamu Šablon e-mailů.
E-mailová adresa pro náhled – pokud si chcete zkontrolovat výslednou podobu e-mailu, tlačítkem Odeslat náhled můžete na zadanou adresu odeslat jeho kontrolní náhled.
Konfigurace příjemce
Filtrování firem – volbou určíte firmy, kterým se nastavená zpráva odešle:
Použít označené záznamy – e-maily se vygenerují pro firmy, které jste si v seznamu označili, případně pro firmu pod kurzorem.
Vybrat/Definovat filtr – pomocí standardní filtrace můžete zvolit libovolnou množinu adres.
Definovat vlastní pravidlo – zdatnější uživatelé si mohou nastavit vlastní SQL dotaz, který např. určí konkrétní položku na zadaném typu dokladu, na základě které firmě odešlete navazující nabídku.
Varianta e-mailového spojení – v tomto poli můžete určit, kolik a které e-mailové adresy má program u každé vybrané firmy použít.
Formát e-mailové adresy – jedná se o podobu, v jaké bude adresa uvedená ve zprávě v poli Komu.
Seskupovat e-mailové adresy do zpráv – pokud pole nezatrhnete, zpráva se odešle všem příjemcům současně a oni tak v poli Komu uvidí i ostatní adresáty. Jestliže se této situaci chcete vyhnout, zatrhněte pole a v roletové nabídce vyberte, zda zprávy chcete seskupovat Podle firmy (pak bude mít každá zpráva v poli Komu uvedené všechny osoby z jedné firmy), nebo Podle osoby (pro každou osobu se vygeneruje vlastní zpráva).
Maximální počet adres v jednom e-mailu – některé domény (např. Seznam) mohou zprávy určené většímu počtu adresátů vyhodnotit jako nevyžádanou poštu a jejich odeslání zablokovat. Omezíte-li počet adres, program při větším počtu příjemců vygeneruje odpovídající počet zpráv.
Odeslat e-mail se skrytými příjemci na adresu – průvodce nabízí i možnost poslat e-mail tak, aby byli příjemci uvedení v poli Skrytá kopie. Po zatržení této volby musíte určit jednoho neskrytého příjemce, který bude uvedený v poli Komu.
Rekapitulace příjemce
Seznam příjemců – v tabulce vidíte všechny partnery, kterým má být na základě nastavení v průvodci e-mail odeslaný, a zatržením pole Použít si můžete vybrat ty, které chcete opravdu obeslat.
Kontrola zástupných znaků – po stisku tlačítka program prověří, zda mají vybraní adresáti doplněné údaje potřebné pro doplnění zástupných znaků v textu e-mailu.
Vytvoření aktivity
Generovat aktivitu – na poslední straně průvodce je možné nastavit automatické generování aktivit, které se pak vážou k adresátům e-mailů. Pro tvorbu aktivit si můžete zvolit dříve vytvořenou šablonu, nebo si můžete tlačítkem Definovat aktivitu nastavit všechny údaje podle aktuální potřeby.
Zobrazit karty vygenerovaných aktivit – zatržením pole získáte možnost vygenerované aktivity před uložením do seznamu upravit.