Seznam je určený pro formulování e-mailů, kterými se odesílají tiskové sestavy generované prostřednictvím Automatických akcí nebo aplikace CSW Automatic. Dosadíte-li některou z nich do pole Šablona e-mailu v Průvodci nastavením programu, bude sloužit k individuálnímu odesílání zpráv pomocí tlačítka Mail, které najdete nad každým seznamem. Pokud je ve vašem počítači k dispozici Outlook, e-mail se odešle i s veškerým formátováním (typ a barva písma, obrázky). Nemáte-li Outlook nainstalovaný, otevře se výchozí e-mailový klient se šablonou převedenou na prostý text.
Karta šablony e-mailu
Připojit dokument – pomocí tohoto tlačítka vložíte do šablony libovolný typ Připojeného dokumentu. Takový dokument pak bude součástí všech e-mailů odeslaných pomocí této šablony.
Formát textu – texty v šablonách si volitelně můžete zadat ve formátu HTML, RTF nebo jako prostý text.
Text předmětu – hlavičku zprávy můžete vytvořit jako kombinaci zapsaného textu a vložených zástupných znaků, místo kterých se do zprávy doplní konkrétní údaje o času, odesílateli, předmětu zprávy apod. (viz dále).
Text šablony – text vlastního e-mailu si můžete přizpůsobit na libovolnou velikost a barvu písma, druh fontů, odsazení odstavců, odrážky atd. I zde se dá využít řada zástupných znaků, navíc do textu můžete vložit i obrázek nebo internetový odkaz.
Vložit zástupný znak – tuto funkci využijete zejména při pravidelném mailingu nebo odesílání hromadných e-mailů. Do místa v textu nebo hlavičce zprávy, na kterém máte umístěný kurzor, výběrem z roletové nabídky vložíte proměnnou ohraničenou složenými závorkami.
Pokud například v šabloně zpráv vytvořených pro odesílání automaticky generovaných faktur zadáte hlavičku ve tvaru "Faktura {Číslo dokladu} splatná dne {Datum splatnosti}, vytvořená na základě objednávky číslo {Odkaz na doklad}", bude hlavička konkrétního odesílaného dokladu obsahovat například text "Faktura FV00061 splatná dne 27. 08. 2019, vytvořená na základě objednávky číslo OVYD2019000666". Při vkládání zástupných znaků do textu musíte myslet na dodržení mezer mezi slovy a doplnění správných interpunkčních znaků (např. čárek ve větě). Navíc je třeba vzít v úvahu, že se proměnná převezeme do e-mailu tak, jak je zadaná na kartě, tedy se všemi chybami a překlepy.
K dispozici jsou následující zástupné znaky:
Oslovení – hodnota vybraná v poli Oslovení na kartě Osoby dosazené do dokladu.
Podpis – obsah okna Podpis pro e-mail na kartě Pracovníka, který v agendě aktuálně pracuje (přihlášený uživatel), odesílaný doklad nebo kartu založil (vytvořil) nebo na něm uskutečnil poslední úpravu (změnil) – tyto údaje program dohledá v historii akcí s položkou. Podpis může obsahovat text, obrázek i odkaz na web.
Datum – doplní se pracovní datum Money ERP ve formátu DD. MM. RRRR.
Čas – pracovní čas počítače v podobě HH:MM:VV.
Datum, čas – kombinace obou předchozích údajů.
Číslo dokladu – při odesílání dokladů lze do e-mailu doplnit jejich číslo.
Název firmy / IČ / DIČ / Adresa – tyto zástupné znaky přeberou údaje z karty firmy uvedené na odesílaném dokladu.
Variabilní symbol / Datum vystavení/splatnosti – přebírá se z odesílaného dokladu.
Celková částka CM – program doplní celkovou částku v měně dokladu. Tento zástupný znak tedy využijete i u dokladů vystavených v domácí měně, kdy se doplní celková částka v DM.
Měna – symbol měny dokladu, ať už jde o doklad vystavený v domácí, nebo cizí měně. Doporučujeme připojit k zástupnému znaku Celková částka.
Odkaz na doklad (objednávka č.) – přebere se číslo objednávky uvedené např. na faktuře.
Odkaz (přijatý doklad) – u přijatých dokladů (typicky objednávek) se doplní původní číslo dokladu zapsané v poli Přijatý doklad.
Popis – na dokladech se přebírá text z pole Popis, na ostatních kartách z pole Název.
Služby – tyto zástupné znaky využijete v případě, kdy máte zakoupený některý z modulů Služby:
Popis reklamace/servisu – text uvedený na kartě v záložce Popis reklamace / Popis servisu zákazníkem.
Název položky – text uvedený na reklamované/servisované položce dokladu v poli Název. Usnadní vám identifikaci opravovaného zboží.