<< Klikněte pro zobrazení obsahu >> Navigace:  Administrace > Automatické akce Administrace / Automatické akce

Příklady automatických akcí        

Automatické akce slouží v Money ERP k definici určitých činností tak, aby se zcela samostatně spustily při konkrétní uživatelská akci a aby podle nastavených pravidel proběhly bez zásahu uživatele. Využívají se pro automatický tisk záznamů, XML export dat a řadu jiných akcí a spustit je může uložení či oprava záznamu, jeho smazání apod. Dají se také „postavit do fronty”, tzn. že lze stanovit jejich pořadí (např. export následuje až po tisku), a je možné určit konkrétní uživatele, kteří svou činností mohou tyto akce uskutečnit. Příklady sestavení automatických akcí najdete na našem zákaznickém portále v dokumentu Automatické akce.

Na většinu Automatických akcí lze napojit také aplikace CSW Automatic, pomocí které se u časově či datově náročnějších procesů dá definovat vhodná doba pro spuštění. Provedení akcí se tak dá posunout na méně exponované noční hodiny nebo na víkend. Speciálně k ovládání automatických akcí jsou určené moduly Spouštění automatických akcí a Vyvolání jiné akce.

Program nabízí možnost spustit akci v případě potřeby i ručně volbou místní nabídky Hromadné operace / Automatické akce přímo nad seznamem, pro který je definována.

Karta automatické akce

Obecné

Zapnuto – akce proběhne podle zadaných pravidel pouze v případě, kdy je příznak aktivní. Jeho zrušením lze tedy provádění automatických akcí pozastavit, aniž by se karta automatické akce musela smazat.

Zpracovat na pozadí – v tomto režimu se do Money ERP pouze uloží informace o nutnosti provést požadovanou akci, její vlastní uskutečnění se odloží na dobu definovanou v aplikaci CSW Automatic. Zde je potřeba nastavit časové parametry v knihovně Spouštění automatických akcí (CSW Auto Action), více viz CSW Automatic. Informace o průběhu a úspěšnosti těchto akcí pak dohledáte v seznamu Události CSWAutomatic. Pokud např. z důvodu rychlosti nechcete zpracovávat akce na pozadí, využijte přímo aplikaci CSW Automatic, která zajistí režim spouštění v nočních hodinách nebo o víkendu.

Zpracovat manuálně – u některých akcí je praktičtější mít jejich průběh pod kontrolou a vyvolávat je ručně (příkladem je odesílání e-mailů v modulu Reklamace nebo Servis, kdy je potřeba zkontrolovat a doplnit text v posílané zprávě). Pole je přístupné jen u některých typů akcí a dá se využít pouze tehdy, kdy na kartě Automatické akce v záložce Události není zatržená žádná ze situací, při kterých by se automatická akce měla spustit. V takovém případě pak v seznamu, který na kartě Automatické akce vyberete v poli Objekt, přibude na nástrojové liště tlačítko Akce s nabídkou všech manuálně uskutečnitelných operací. Takto definované akce pak proběhnou podle zadaného nastavení a jedinou zvláštností tedy je, že je potřeba je vyvolat ručně.

Pořadí – určuje prioritu provedení akcí vyvolaných stejným krokem v programu. Například bezprostředně po uložení faktury chcete vytisknout fakturu, dodací list a adresní štítek – očíslováním akcí určíte pořadí tisku těchto sestav.

Objekt – z roletové nabídky si vyberte část programu, které se má akce týkat. Pokud např. chcete nastavit akci, které má proběhnout po vystavení faktury, vyhledejte v nabídce Faktury vydané. Výběr příslušného seznamu vám usnadní vyhledávací okno v dolní části roletové nabídky.

Akce – k dispozici jsou tři možné akce: Tisk záznamu, Export do XML nebo Jiná akce (kde program používá agenty přímo z knihoven modulu). Podle výběru se změní nabídka polí v dolní části karty.

Zpracovat seznam – po zatržení se v rámci akce zpracuje (vytiskne či exportuje) vše, co obsahuje seznam objektů. Například nastavíte-li tisk adresní karty, vytisknou se všechny karty z adresáře. Seznam však můžete omezit filtrem (například jen na firmy v insolvenci). Funkčnost je přístupná pro akce typu Tisk a Export záznamu a některé automaty v modulu Ekonomické jádro.

Aplikovat pouze na objekty

Položky zvoleného objektu můžete omezit na konkrétní Skupinu, Stav procesu či je libovolně Filtrovat. Všechny možnosti se dají kombinovat.

Filtr aplikovat před spuštěním první akce objektu – tuto funkci aktivujte v případě, kdy používáte pro jeden objekt více automatických akcí tak, že první akce navodí stav vyhovující filtru, kterým se podmiňuje spuštění následující akce (např. se první akcí nastaví zboží na dokladu tak, aby bylo dostupné, a následující akcí má být vyskladněno). Pokud pole není zatržené, načtou se nejprve všechny funkce definované filtrem, a teprve poté se spustí všechny automatické akce podle pořadí.

Funkčnost si můžete zadat i v Nastavení skupiny automatických akcí.

Další podoba záložky se mění podle druhu vybrané Akce.

Vytisknout sestavu

Zobrazí se v případě, kdy v poli Akce vyberete Tisk záznamu.

Zobrazit konfiguraci – roletová nabídka vedle tlačítka obsahuje veškeré tiskové sestavy, které máte v Nastavení tiskových sestav definované pro seznam vybraný v poli Objekt. Po stisku tlačítka si můžete vzhled sestavy ověřit nebo podle potřeby editovat.

Dále můžete vybrat konkrétní Návrh tiskové sestavy, Tiskárnu a určit Počet kopií.

Zobrazovat tiskový dialog – je-li volba aktivní, před provedením automatického tisku program zobrazí kartu nastavení Tisku, kde můžete vybrat jinou tiskárnu, upravit počet kopií atd. V opačném případě dojde k tisku na zadané tiskárně bez jakéhokoliv dotazu.

Export do XML

Export dat – pro vybraný Objekt je potřeba mít v seznamu Exportů do XML definovanou konfiguraci přenosu.

Volitelná akce

Pokud v poli Akce vyberete možnost Jiná akce, program vám nabídne řadu různě zaměřených automatických akcí, využitelných v jednotlivých modulech. Na konci této kapitoly najdete přehled dostupných akcí včetně názorných příkladů.

Modul – v tomto poli si z roletové nabídky zvolte, pro který modul Money ERP chcete akci nastavit. Ne každý ovšem musí nabízet automatickou akci – záleží na verzi programu, rozsahu vaší licence apod.

Automat – pokud vybraný Modul disponuje automatickými akcemi, zpřístupní se roletová nabídka, v níž si můžete některou z nich zvolit. Níže na kartě se zobrazí její Název, Popis a Plné jméno.

Konfigurace – pro většinu akcí je nutné prostřednictvím tlačítka provést další nastavení – vybrat tiskovou sestavu a cílový adresář, nebo cílovou skupinu a typ přebírání dokladů, případně zda chcete doklad před uložením zobrazit a mít tak možnost jej upravit. Většina konfiguračních karet je zcela jednoduchá a jejich popis najdete níže v kapitole Přehled volitelných akcí, složitější je jen nastavení automatického odesílání e-mailů, které popisujeme zde.

Události

V této záložce určíte situace, za kterých má definovaná akce proběhnout.

Před přidáním/editací/smazáním záznamu – akce je provedena po potvrzení, ale před uložením změny. Jestliže např. editujete záznam a provedené změny uložíte tlačítkem OK, je v této chvíli vytištěn nebo exportován záznam v původní podobě (jako evidence původního stavu), provedené změny jsou standardně uloženy.

Po přidání/editaci/smazání záznamu – akce je provedena po uložení záznamu v nové podobě.

Přebírání dokladů program nepovažuje za editaci. Pokud tedy chcete například při převzetí objednávky do faktury změnit stav objednávky na Vyřízeno, musíte místo Po editaci záznamu zvolit možnost Jiná akce.

Jiná akce – když nechcete některé akce zpracovávat v reálném čase za chodu programu, můžete v aplikaci CSW Automatic využít zásuvný modul Vyvolání jiné akce. V takovém případě zatrhněte tuto volbu a současně nechejte v záložce Obecné nezatržené pole Zpracovat na pozadí. CSW Automatic pak můžete naplánovat tak, že se akce uskuteční ve vybraných dnech v týdnu či měsíci. Jedná se např. o akce:

− CRM – automatické odesílání informací o aktivitách poštou

− Ekonomické jádro – automatické odesílání dokladů poštou

− Expedice – tisk štítků

− Objednávky – automatické vytváření dodacích listů, faktur, interních dokladů, zakázek či záloh z objednávkových dokladů

– Workflow – změna stavu dokladů při převzetí

− Systémový modul – automatické připojování dokumentů

Zdroj

Aplikovat na obyčejné objekty – událost se týká objektů uložených ve vaší aplikaci, které nevznikly importem.

Aplikovat na importované objekty – událost se týká objektů, které byly přidané Importem z XML.

Uživatelé

Přidat pouze pro mě – akce bude vždy spuštěna pouze uživatelem, který nastavil její konfiguraci.

Platí pro všechny uživatele – akci spustí kterýkoliv uživatel systému.

Nepožadujete-li ani jednu z výše uvedených možností, zatržením můžete individuálně vybrat skupinu uživatelů, kteří mohou svou činností automatickou akci vyvolat.

Přehled volitelných akcí

Pokud na kartě vyberete v poli Akce možnost Jiná akce, zpřístupní se v dolní části karty oddíl Volitelná akce. Program zde pro jednotlivé moduly umožní nastavit následující akce:

Průběh a podrobnosti většiny volitelných akcí se nastaví na kartě Konfigurace, kterou otevřete pomocí tlačítka umístěného vedle roletové nabídky. Každá konfigurační karta je jiná – nabízí volbu skupin pro uložení dokladů, typ přebírání, nastavení e-mailů, volbu tiskových sestav apod. Pokud konfigurační tlačítko není přístupné, filtrovací podmínky nastavíte přímo na kartě Automatické akce volbou skupiny nebo filtru.

Příklad nastavení automatického odesílání e-mailů s dokladem v příloze

Jednou z nejčastěji využívaných automatických akcí je S5 Mail v modulu Ekonomické jádro. Lze ji využít například k odesílání e-mailů, kterými potvrzujete objednávky importované z e-shopu, nebo pro odesílání informačních e-mailů v procesu reklamačního řízení. Součástí Konfigurace je nastavení doprovodného textu e-mailu a volba formátu odesílané přílohy. V našem příkladu si popíšeme nastavení akce, která zajistí, že ihned po uložení Faktury vydané bude příjemci dokladu odeslán e-mail s PDF fakturou v příloze.

1. Na kartě Automatické akce zvolte v poli Objekt druh Faktury vydané a do pole Akce vyberte typ Jiná akce.

2. V dolní části karty se zobrazí sekce Volitelná akce. Zde v roletové nabídce u pole Modul vyhledejte Ekonomické jádro a v poli Automat vyberte S5MailAutomat.

3. Stiskněte tlačítko Konfigurace, kterým otevřete kartu Nastavení automatického odesílání pošty. Zde proveďte podrobné nastavení:

a) Nejprve vyberte Tiskovou sestavu, kterou chcete odesílat (program nabízí všechny sestavy dostupné pro daný druh dokladu), a v poli Návrh tiskové sestavy její design (anglickou podobu, vaši vlastní sestavu s firemním designem apod.). V poli Formát sestavy zvolte PDF.

b) V poli Výchozí e-mailové adresy můžete zadat náhradní adresy (oddělené středníkem), které má program použít v případě, kdy nenalezne odpovídající e-mailovou adresu na kartě cílové Firmy. Doporučujeme sem vložit alespoň jednu adresu člověka, který je ve vaší firmě zodpovědný za průběh odesílání e-mailů – získá tak kontrolu v situacích, kdy e-mail adresátovi nedorazil. Pokud současně v záložce Zpráva nastavíte text e-mailu pomocí zástupných znaků tak, aby se doplňovaly identifikační údaje adresátů (jméno, IČ), zajistíte si okamžitý přehled o všech e-mailech, které při akci nedorazily na místo určení.

c) V poli Varianta e-mailového spojení je potřeba určit, který typ Spojení (uloženého na kartě Firmy nebo Osoby uvedené v hlavičce odesílaného dokladu) má program použít. Podrobný popis možností najdete v kap. Nastavení automatického odesílání pošty.

d) V části Nastavení e-mailu si otevřete seznam Typů zpráv a zde si vyberte nebo vytvořte kartu, která určí podrobnosti odesílání – nezapomeňte doplnit SMTP server a do pole Odesílatel zadat svou e-mailovou adresu. Pokud neznáte přihlašovací údaje na exchange, zatrhněte příznak Použít systémový účet.

e) Funkce Zobrazit náhled e-mailu před odesláním zajistí, že se automatická akce se vždy přeruší a nabídne vám e-mail k úpravě. Automaticky generovaný text tak podle potřeby můžete doplnit či upravit, případně se dá jeho odeslání úplně zrušit.

f) V záložce Zpráva stiskněte tlačítko Editovat a nastavte si hlavičku a doprovodný text e-mailu. Ideální je určit pomocí nabídky Vložit zástupný znak i proměnné, které program dynamicky doplní podle údajů uvedených na dokladu.

4. Konfiguraci uložte a na kartě Automatické akce nastavte další záložky. Důležité je v záložce Události zatrhnout pole Po přidání záznamu – tato volba zajistí, že se e-mail odešle hned po uložení faktury.

5. Pokud chcete akci hned začít používat, nezapomeňte v záložce Obecné aktivovat pole Zapnuto.

Odeslané e-maily najdete v seznamu Zprávy. Seznamy dokladů, které jsou touto akcí odesílány, obsahují v Detailech záložku Seznam zpráv. Zde si můžete ověřit, zda, kdy a na jakou adresu byl doklad odeslaný, a v případě neúspěchu jej můžete odeslat znovu.

Příklad nastavení automatického připojování podepsaných dokumentů

Money ERP prostřednictvím automatické akce Report Attachment v Systémovém modulu nabízí možnost připojovat podepsané PDF výstupy ke zpracovávanému objektu (většinou tiskové sestavě) tak, že se provede její export do PDF, připojí se elektronický podpis a PDF výstup se uloží jako Připojený dokument k sestavě, ze které byl vygenerovaný.

1. Na kartě Automatické akce zvolte v poli Objekt sestavu, kterou chcete zpracovávat, a vyberte typ Jiná akce.

2. V dolní části karty se zobrazí sekce Volitelná akce, kde v roletové nabídce na poli Modul vyhledejte Systémový modul. V poli Automat se zobrazí jediná nabídka Report Attachment.

3. Tlačítkem Konfigurace otevřete kartu Nastavení automatického připojování dokumentů:

a) Zvolte zde Tiskovou sestavu, pomocí které chcete doklad exportovat, a konkrétní Návrh tiskové sestavy.

b) Nastavte si elektronický podpis: z pole Podpis se dostanete do režimu Nastavení podepisování dokumentů, kde si můžete pro jednotlivé podpisy zadat certifikát, typ podpisu, font i umístění na stránce. V poli Výběr podpisu pak určíte, který podpis má program pro přihlášeného uživatele při generování dokladů použít: Vybraný podpis je ten, který si na kartě vložíte do pole Podpis (a je platný pro všechny uživatele) zatímco Podpis uživatele si každý uživatel může zadat v Průvodci nastavením programu vlastní. Pokud zatrhnete pole Vyžadovat platný podpis, program sestavu bez podpisu neuloží a vypíše chybovou hlášku (v případě, že tuto funkci zvolíte, doporučujeme v poli Výběr podpisu zvolit některou z kombinovaných možností pro volbu podpisu – riziko neúspěšných exportů tak omezíte na minimum).

4. Konfiguraci i automatickou akci uložte a vyzkoušejte.

Další příklady najdete v dokumentu Automatické akce.