Uzamykání všech dokladů v systému k datu
Uzamknout doklady vystavené do – funkci využijete při závěrečné kontrole dokladů před vytvořením uzávěrky. Zadáním data znemožníte editaci a možnost vložení či smazání těch účetních dokladů, které mají Datum účetního případu nižší nebo rovné zadanému datu, a to všem osobám, které nemají v Přístupových právech povoleno měnit zámky. Uživatelé s právem zamykat doklady mají i nadále možnost doklady odemknout a pracovat s nimi. Dosazené datum smažete pomocí tlačítka Vymazat, umístěného v kalendáři, z něhož doplňujete do kolonky datum.
Pokud použijete funkci Hromadné zamykání dokladů, můžete si zvolit okruh dokladů určených k uzamknutí či typ rozhodujícího data. Doklady se dají zamykat také individuálně (viz kap. Místní nabídka). Názornou demonstraci všech metod zamykání dokladů si můžete prohlédnout na našem instruktážním videu.
Automatické schvalování dokladů
Automaticky schvalovat doklady při uložení – větší firmy si mohou zavést kontrolní systém schvalování dokladů pověřenými pracovníky. Neschválený doklad nelze uhradit, schválení může uživatel uskutečnit pomocí volby Zpracování dokladu. Zatržením pole tento kontrolní mechanismus potlačíte.
Globální nastavení pro všechny typy dokladů – automatické schvalování můžete také zadat individuálně pro každý druh dokladů zvlášť v Nastavení seznamu. Pokud pak dodatečně aktivujete globální nastavení, program volbu sjednotí ve všech seznamech a současně znepřístupní možnost individuálního nastavení. Původní nastavení pro jednotlivé seznamy si však program zapamatuje, a pokud se globální nastavení později rozhodnete zrušit, vrátí do seznamů původně nastavené hodnoty. Schvalování dokladů je možné jednotlivým uživatelům zakázat v nastavení Přístupových práv.
Elektronické podepisování dokumentů
Nastavení podpisu – tlačítkem 
otevřete seznam Nastavení podepisování dokumentů, kam můžete vložit libovolné množství podpisů a podle potřeby je do průvodce vybírat – vybraný podpis platí vždy pro přihlášeného uživatele a dá se tak zaručit, aby byly dokumenty podepsané pracovníkem, který je skutečně odeslal. Pro nastavení jednotlivých podpisů musíte mít na disku, v úložišti nebo v databázi řádně nainstalovaný certifikát ve formátu PFX. Dále pak je na kartě Nastavení podepisování možné zvolit umístění, formu a vzhled podpisu.
Automaticky podepisovat soubory PDF – pokud používáte funkci Export do PDF, můžete na tomto místě nastavit parametry pro elektronické podepisování PDF dokumentů. Elektronický podpis zaručí autenticitu (ověřitelnou jedinečnost) každého vámi exportovaného souboru z prostředí Money ERP.
Automatickou tvorbu podepsaných PDF souborů můžete zadat v Automatických akcích.
Na dokladech kontrolovat adresy bez vazby do adresáře – napíšete-li do dokladu adresu bez toho, že byste ji vybrali z adresáře, program se při uložení dokladu zeptá, zda ji chcete do adresáře doplnit. Volbu doporučujeme aktivovat zejména tehdy, když používáte funkci Automaticky vyhledávat firmy při zadání neznámého IČ – ošetříte tak situace, kdy vyhledanou adresu zapomenete zavést do agendy. Vazba na adresář je velmi důležitá pro vnitřní kontroling firmy, správné vyřizování objednávkových dokladů, doplňování výkazů apod.
Automaticky vyhledávat firmy při zadání neznámého IČ – zadáte-li na Adresní kartu nebo do adresních údajů v Dokladu do příslušné kolonky IČ, program zkontroluje, jestliá zadané číslo odpovídá algoritmu a zda již firma s tímto IČ není v systému uložená. Po přesunutí kurzoru do jiného pole se pak bez dalších dotazů spojí se službou ARES a adresní údaje vyhledaného subjektu ihned do karty doplní. Jakékoliv dříve zadané adresní údaje přitom aktualizuje podle ARES. Pokud volba není aktivní, k doplnění údajů dojde až na vyžádání, po stisku hyperlinkového odkazu vedle kolonky.
Automaticky ověřovat aktuálnost údajů při výběru firmy – při manipulaci s Adresní kartou (např. otevření karty nebo její výběr do dokladu) si program ověří, kolik dnů uběhlo od poslední aktualizace této karty. Pokud je interval větší než počet dnů, který stanovíte v poli Počet dnů platnosti ověření, program se automaticky spojí se systémem ARES a v případě zjištěných nesrovnalostí mezi adresními údaji v Money ERP a v systému ARES vypíše rozdíly a zeptá se, zda má údaje v Money ERP aktualizovat.
Vyhledávání v ARES může výrazně zpomalit chod vaší aplikace, proto obě automatické volby doporučujeme aktivovat pouze u počítačů s rychlým připojením k internetu (ADSL a rychlejší). Problému se můžete vyhnout prostřednictvím modulu Synchronizace adresáře s ARES služby CSW Automatic, který synchronizaci uskuteční v méně exponovaném čase.
Ve Výběru sloupců v seznamu Firem si do tohoto seznamu můžete zavést sloupce Poslední kontrola dle IČ a Poslední kontrola DIČ, ve kterých uvidíte datum, k němuž byly adresní údaje aktualizované.
Více se o práci se systémem ARES dozvíte v oddíle Podrobné návody.
Odesílání e-mailů
E-maily odesílat přes 32bitového klienta – funkci využijete v případě, kdy pracujete na 64bitovém systému a program má problém správně komunikovat s vaším poštovním klientem.
K odesílání vždy používat Outlook – zatržením tlačítka si zajistíte, že program při odeslání e-mailů přímo ze seznamu (prostřednictvím tlačítka Mail) použije Outlook i v případě, kdy je ve vašem operačním systému nastavený jiný výchozí klient. Funkci využijete zejména v případě, kdy si zadáte výchozí šablonu pro odesílání e-mailů, protože šablony jsou optimalizované právě pro Outlook.
Šablona e-mailu – v seznamu Šablony e-mailů si můžete uživatelsky zadat a naformátovat doprovodný text e-mailů, kterými pomocí tlačítka Mail odesíláte ze seznamů doklady v PDF podobě. Pokud pole nezatrhnete a žádnou šablonu si nevyberete, e-maily budou obsahovat text „Generováno systémem Money ERP“.
POS
Prodejní místo – v poli vidíte Prodejní místo, které má přiřazené přihlášený uživatel.
DPH
Pro zahraničí nastavit u položek dokladu typ ceny „pouze základ” – pro účely Reverse charge musí být na položkách faktur přijatých uvedený typ ceny Jen základ. Pokud pole zatrhnete a program zjistí v adrese odběratelského dokladu stát odlišný od státu registrace k DPH (u odběratelů z členských zemí EU musí jít současně o plátce DPH, tj. musí být doplněno jeho DIČ), nastaví automaticky tento typ ceny u všech jejích položek. Není-li stát v hlavičce faktury stát vyplněný, program automaticky vyhodnotí dodavatele jako tuzemského a typ ceny nenastaví.
Pro Reverse charge musí na dokladech být současně i správné Členění DPH (_Ř000 P), Sazba DPH (vesměs 21 %) s nulovou daní a rovněž správné Datum zdanitelného plnění.
Pro zahraničí nastavit u položek dokladu nulovou sazbu DPH – při aktivaci této volby se v nově přidávaných položkách odběratelských dokladů nastaví nulová sazba DPH bez ohledu na druh sazby nastavený v ceníku. Podmínky pro uplatnění funkčnosti jsou stejné jako u předcházející volby.
Netisknout nulovou sazbu DPH na SK daňových dokladech – vzhledem k tomu, že slovenská legislativa neuznává nulovou sazbu DPH, po zatržení pole se na tiskových výstupech dokladů ve sloupci Sazba DPH nebude uvádět údaj 0 % (nezobrazí se pouze informace o procentní výši sazby, konkrétní částky na dokladu samozřejmě uvedeny budou).
Funkčnost se týká pouze agend vedených ve slovenské legislativě. Pokud máte agendu vedenou v české legislativě a vystavujete v ní doklady se slovenskou Registrací k DPH, je třeba tuto funkčnost na tiskové sestavy zavést individuálně. Pokud máte o tuto úpravu zájem, obraťte se na naše konzultanty.
Ukládat koncepty bez čísla dokladu – volbu využijete v případě, kdy režim konceptů používáte k předběžné přípravě dokladů, které pak necháte rozpracované delší dobu. Máte-li totiž v Číselné řadě současně zatržené pole Nevracet mezi volná čísla, mohlo by v případě, kdy se rozhodnete koncept smazat, dojít k porušení číselné řady, ve které by tak vznikla „díra“. Ztrhnete-li pole, koncept se uloží bez čísla a definitivní číslo (a variabilní symbol) program dokladu přidělí až ve chvíli, kdy zrušíte příznak Koncept.
Globální nastavení pro všechny typy dokladů – ukládání konceptů bez čísla dokladu můžete také individuálně určit pro každou skupinu dokladů zvlášť v Nastavení skupiny. Pokud aktivujete globální nastavení, přenese se stav ano/ne z pole Ukládat koncepty bez čísla dokladu do všech skupin v programu a individuální nastavení ve skupinách bude nepřístupné.
Přístupová práva
Po aktualizaci systému zapnout nové uzly – zde si určíte způsob, jakým má program nastavit přístupová práva k novým funkcím (seznamy a jejich položky, tiskové sestavy apod.), které v Navigátoru přibudou po aktualizaci programu. Nastavení je společné pro všechny agendy a platí vždy poslední uložená hodnota (změna nastavení se z editované agendy přenese i do ostatních agend).
Povolit – volbou zajistíte, že všechny role budou mít nové funkce plně zpřístupněné.
Nepovolit – nové funkce naopak všem zakážete. POZNÁMKA: Výjimkou jsou role s plným administrátorským přístupem, které mají vždy všechny uzly zpřístupněné.
Zobrazit dotaz – po aktualizaci programu se objeví formulář Nastavení práv pro nové uzly, ve kterém si můžete ke každé roli individuálně určit přístupová práva k novým uzlům.
Připravili jsme pro vás videonávod s názorným příkladem konfigurace programu a nastavení práv na přístup k uzlům přidaným do programu při aktualizaci.
Výchozí umístění připojovaného dokumentu – z roletové nabídky vyberte, který typ umístění dokumentu se má na kartě Připojeného dokumentu nabízet přednostně. S ohledem na bezpečnější uložení (vyloučení ztráty či smazání dokumentu omylem) doporučujeme důležité dokumenty ukládat do databáze.