Role definuje přístup uživatele k seznamům a funkcím v systému.
Externí označení role – doplňte v případě, kdy např. pro potřeby GDPR používáte přihlašování do Money ERP prostřednictvím externího Identity Management Systemu. Stromečkový seznam zde nabízí skupiny (OID group) a organizační jednotky (OID organizational unit) ve struktuře na LDAP serveru, který máte nastavený v Konfiguraci autentizace. Při větším počtu nabízených položek můžete pro vyhledání příslušné adresy zapsat text do vyhledávacího okna v záhlaví stromečkového seznamu.
Platí pro agendu – necháte-li pole prázdné, nastavení na kartě se promítne do všech agend v systému. Vyberete-li konkrétní agendu, veškeré další nastavení se bude týkat pouze dané agendy a současně uživatel s touto rolí nebude mít přístup do jiných agend.
TIP: Uživateli však lze přidělit více rolí, tzn. že tak může mít do různých agend různá přístupová práva.
Zpřístupnit vše – slouží k zpřístupnění všech funkcí uvedených vedle v oddílu Nastavení přístupových práv. Volbu můžete využít v případě aktuální potřeby – všechna původní nastavení si program zapamatuje a po zrušení příznaku přístupová práva uvede do původního stavu.
Povolit zaúčtování/schvalování dokladů – kontrolní systém při práci s doklady, viz Zpracování dokladů. Právo schvalovat doklady s sebou nese také možnost porušit některé kontrolní funkce agendy, jako je např. kontrola minimálního zisku při prodeji nebo vystavení dokladů pro odběratele s neuhrazenými objednávkami, které zadáváte v Průvodci nastavením agendy.
Povolit účetní závěrku – možnost provádět Závěrkové operace vč. navedení počátečních stavů apod. Nastavení těchto práv by mělo být v souladu s nastavením přístupu k interním dokladům.
Povolit registraci – přístup k Registraci programu, kde jej lze zaregistrovat, aktivovat licenci či její aktivaci uvolnit, rozšířit program o další moduly apod.
Povolit editaci nastavení agendy – možnost měnit ty části Nastavení agendy, které se týkají všech uživatelů a celkové funkce agendy.
Povolit vystavení dokladů nad kredit – uživatel může vystavit pohledávkový doklad i v případě, kdy je překročen kredit Firmy, na kterou se doklad vystavuje. Pokud vystavení nemá povolené, Doklad může uložit jen jako Koncept, ev. může vystavit pouze fakturu hrazenou v hotovosti (viz Faktury vydané), případně Objednávku přijatou, na které je zadaný způsob platby Hotově.
Povolit Money Dnes – na titulní straně programu se zobrazí informace o aktuálním finančním stavu agendy Money Dnes.
Povolit prodej pod minimální cenu – máte-li v Nastavení agendy určený Minimální prodejní ceník a zadáte-li na položku odběratelského dokladu u příslušného zboží cenu nižší, než jakou ceník stanovuje, program vás vždy na tuto skutečnost upozorní. Není-li však prodej pod minimální cenu povolený, položku můžete uložit až po úpravě ceny.
Povolit zobrazení zisku na dokladu – na kartě Dokladů se zobrazí pole Zisk a Zisk %.
Povolit zápis do uzavřených období DPH – uživatelé bez tohoto práva nemohou opravovat ani ukládat údaje o DPH na dokladech spadajících do Uzavřeného období DPH (ostatní údaje, např. zaúčtování, editovat můžou). Pokud uživatel s povoleným zápisem doklad z uzavřeného období otevře, program zobrazí varování, ale doklad mu povolí editovat. Při závěrce pak program nabídne tvorbu dodatečného přiznání.
Podrobný postup a názornou demonstraci všech metod zamykání dokladů si můžete prohlédnout na našem instruktážním videu.
Povolit zápis do uzavřených období hlášení DPH – v Money ERP je závěrka pro Kontrolní hlášení oddělená od závěrky pro Přiznání k DPH a na každém dokladu se tedy evidují oba druhy závěrek.
Povolit storno dokladů – uživatelé se zákazem storna nemají funkční tlačítko Stornovat doklad.
Povolit opravu dokladů generovaných zaúčtováním prodejek – možnost dodatečných oprav pokladních, pohledávkových/závazkových a interních dokladů, které program automaticky vytvořil funkcí Zaúčtování prodejek.
Povolit export dat – volba se týká exportu seznamů pomocí funkce či tlačítka Export do Excelu a Export do XML, dále pak funkce Export do MS Outlook, Export do GeoRSS a Průvodce hromadnou změnou v adresáři (v seznamech Firem a Osob). Uživatel, který toto přístupové právo nemá povolené, nemůže seznamy exportovat ani pomocí funkce Mail nebo PDF. Využijete zejména s ohledem na požadavky GDPR.
Funkčnost lze ve sloupci Export nastavit pro jednotlivé části programu individuálně, viz dále.
ISIR – zaměstnanci – pokud je v Průvodci nastavením programu aktivované ověřování firem a zaměstnanců v insolvenčním rejstříku, nemusí být žádoucí, aby všichni uživatelé viděli, že je některý z jejich spolupracovníků v insolvenci. Pole tedy nechte zatržené opravdu jen u těch uživatelů, kteří pracují se mzdovými údaji a pro jejichž práci je taková informace potřeba. Ostatní uživatelé pak ikonky se stavem insolvence a příslušnou záložku Insolvenční spisy neuvidí ani na kartách Pracovníků či Zaměstnanců, ani na kartách Firem, které k nim byly vygenerované.
Uživatelé v roli – seznam uživatelů, kteří mají roli přidělenou. Role je možné přidělovat a odebírat i na kartách uživatelů, oba postupy jsou rovnocenné.
Nastavení přístupových práv
V této části nastavujete detailní přístup k jednotlivým údajům v systému, zobrazeným v podobě stromečkové struktury. Stupeň zobrazení jednotlivých položek si můžete pravým tlačítkem myši nastavit pomocí voleb místní nabídky Rozbalit/Sbalit vše podřízené – tyto funkce se vždy vztahují k položce pod kurzorem a jsou tedy přístupné jen na uzlech, které obsahují podřízené položky. V přehledu vidíte nabídku atributů (seznamů a funkcí programu), pro každý z nich se zatržením polí dají určit jednotlivé stupně funkčnosti. Zatržené pole znamená povolení, prázdné indikuje zákaz:
Pole/sloupce/detaily - plná práva – tato informační pole jsou označená 
v případě, kdy nejsou ani v jednom bodě omezená práva atributu na kartách otevřených pomocí tlačítka Pole/Sloupce/Detaily. Pokud jakkoliv omezíte čtení či zápis polí/sloupců/detailů atributu (a to i v jiné části role, viz dále) ikonka se změní na 
. Nastavení pro Sloupce se pak uplatní i pro přístup k novým sloupcům seznamu – je-li pole zatržené, je přístup k novým sloupcům povolen automaticky, v opačném případě je nutné jej povolit ručně.
Sestavy – stejným způsobem lze určit konkrétní tiskové sestavy, které může uživatel s touto rolí vidět a vytisknout. Využijí např. obchodní firmy, které nechtějí, aby všichni uživatelé systému viděli nákupní ceny.
Číst – atribut bez povoleného čtení se v agendě vůbec nezobrazí, proto se automaticky zakážou i ostatní přístupy.
Přidat – uživatel v seznamu nesmí přidávat nové položky. Opravovat, mazat apod. stávající položky může.
Opravit – položky nelze opravovat. Uživatel by současně neměl manipulovat ani se zámky na položkách, proto je při této volbě automaticky zakázána i volba Zámky.
Smazat – údaje uživatel nesmí mazat, ostatní funkce může mít povolené.
Zámky – zákaz odemykání/zamykání položek.
Správa – editace struktury skupin, nastavení konfigurací, uživatelských polí apod. Uživatelé, kteří správu konfigurací povolenou nemají, si mohou nastavení v programu pouze zobrazit, ale nikoliv změnit.
Export – pro jednotlivé seznamy zde můžete nastavit přístup k funkčnosti Export do Excelu, Export do XML, Export do MS Outlook, Export do GeoRSS a Průvodce hromadnou změnou v adresáři. Zvýšíte tak zabezpečení vašich interních dat, zejména s ohledem na pravidla GDPR. Přístup se dá v poli Povolit export dat nastavit i globálně pro celou agendu, viz výše.
Nahoře nad přehledem atributů jsou umístěná tlačítka, prostřednictvím kterých zadáte další, již zcela detailní přístup ke konkrétním údajům na atributu:
Pole – tlačítkem otevřete seznam všech polí, které můžete najít na kartě položky příslušného seznamu. U těchto dat lze zakázat Zápis (pak bude údaj zobrazený, ale bude nepřístupný) nebo Čtení (pak nebude zobrazený vůbec a pochopitelně nepůjde ani editovat). Typickým případem je pořizovací cena u zásob.
Zvláštní režim platí pro nastavení karty Zaměstnance (Mzdy/Zaměstnanci/Pole). Práva pro přístup k údajům, které jsou společné pro kartu Zaměstnance a Pracovníka (nacházejí se v záložkách Obecné a Poznámka), je potřeba nastavit na kartě Pracovníka (Personalistika/Pracovníci/Pole)! Ostatní pole se nastavují standardně u zaměstnance.
Sloupce/Detaily – obdobně vybíráte zobrazení Sloupců v seznamu a záložek v náhledu Detailů, které uživatel nemá vidět.
Vzhledem k tomu, že nastavení Polí je primární, práva na přístup ke Sloupcům a Detailům se automaticky přeberou v případě, že program odpovídající pole dohledá. Pak se u příslušné položky na těchto kartách objeví místo zatrhávacího pole znak (právo povoleno) nebo (zakázáno) a nastavení je nepřístupné. Obdobně se v nastavení Polí nedají měnit tzv. Asociované objekty, tedy přístup zadaný v jiné části programu, který se přenáší na jiné karty. Chcete-li takové nastavení změnit, musíte tak učinit na zdrojovém poli, jehož umístění zjistíte tak, že najedete myší „nad” příslušný řádek – objeví se okénko s informací o umístění a názvu zdrojového pole.
Při nastavování detailních údajů na kartách Polí, Sloupců a Detailů je třeba si uvědomit, že se řada údajů zobrazuje napříč celým systémem a některé z nich najdete ve většině seznamů a karet – dobrým příkladem jsou kontrolingové proměnné (střediska, zakázky a činnosti), které se vyskytují na všech dokladech, adresních kartách, skladových seznamech, majetku, zaměstnancích, tiskových sestavách atd. Z tohoto důvodu se práva často nastavují u zcela jiného atributu, než který právě editujete. Vysvětlíme si to na jednoduchém příkladu: Chcete uživateli zakázat manipulaci se seznamem Činností. Na kartě jeho role tedy v seznamu atributů vyhledáte položku Seznamy/Kontrolingové/Činnosti a zde pro atribut zakážete Přidat, Opravit a Smazat. Tímto krokem dosáhnete stavu, při kterém uživatel seznam Činností v systému sice vidí, nemůže jej ale jakkoliv editovat (chybí mu např. příslušná tlačítka na nástrojové liště). Podobně je na tom i v dalších místech programu – pokud si např. na faktuře v poli pro Činnosti tlačítkem 
otevře jejich seznam, může sice do faktury vybrat jinou Činnost, nemůže ji ale ve zdrojovém seznamu přidat, upravit ani smazat. Pokud se rozhodnete mu práva dále omezit a chcete, aby seznam Činností ani neviděl, stačí pak na položce Seznamy/Kontrolingové/Činnosti zrušit i právo Číst: seznam Činnosti pro uživatele s těmito právy zmizí z menu pro kontrolingové seznamy a současně i z řady souvisejících částí programu (např. sloupců seznamů) – v nastavení Role se u atributů, do kterých se toto omezení promítlo, objeví znak . Na dokladech pak i nadále uživatel vidí vyplněné pole Činnost, nedostanete se z něj však již do výběrového seznamu a údaj nemůžete nijak změnit.
Sestavy – tlačítkem si zobrazíte přehled všech tiskových sestav, které jsou dostupné pro položku pod kurzorem. Pokud se uživatel pokusí vytisknout sestavu, kterou nemá v této nabídce zatrženou, Money ERP mu oznámí, že mu byl odepřen přístup. Funkčnost využijete pro dodržení pravidel GDPR nebo pro utajení sestav s nákupními cenami.
Filtr – tlačítko je přístupné jen v případě, kdy je role konfigurovaná pro agendu (tj. v poli Platí pro agendu je vybraná konkrétní agenda) – důvodem je fakt, že filtry se vždy vztahují k agendě. Po vytvoření filtru uživatel uvidí seznam omezený na položky, které vyhovují filtrovacím podmínkám. Nové záznamy může ukládat také jen v mezích daných filtrem (např. doklady s konkrétní číselnou řadou, s datem vystavení v mezích určitého časového rozsahu apod.).
Některá nastavení na roli se projeví až při restartu programu.
Pod seznamem je vyhledávací pole, do kterého můžete zapsat znaky uvedené na kterékoliv pozici hledané položky. Tlačítkem Další pak přesunete kurzor na následující položku vyhovující hledanému textu.