Pomocí uživatelských rolí se definují přístupová práva k jednotlivým agendám, jejich seznamům a k funkcím, které lze na seznamy aplikovat. Prakticky to znamená, že je možné přístupová práva nastavit jednotně pro celý systém, pro agendy, skupiny seznamů i individuálně pro jednotlivé sestavy či seznamy, ve kterých se dá povolit nebo zakázat čtení, tvorba, oprava, mazání nebo zamykání záznamů, případně změna konfigurace. Také je možné určité údaje v seznamech a na kartách skrýt, a to tak, že je vždy zaručeno, že se tyto záznamy neobjeví ani v jiných, navazujících částech programu.
Seznam rolí je Hierarchický, tato vlastnost slouží k snadnější orientaci a pohodlnější tvorbě nových rolí – nově vytvořená podřízená role přebírá nastavení „rodiče”. Toto nastavení lze libovolně změnit a jakékoliv dodatečné změny se do podřízených ani nadřízených rolí nepromítají. Hierarchie se tedy v tomto případě využívá spíše k tomu, aby se na některé nastavení „nezapomnělo”.
Přiřazením uživatelských rolí konkrétním Uživatelům se pak vymezí přístupová práva jednotlivých pracovníků v síti. Role se přidělují vždy jednotlivě, tzn. bez podřízených rolí. Uživatelům se dá přidělit libovolné množství rolí, výsledná přístupová práva jsou pak součtem všech povolených přístupů (jinými slovy, uživatel nemá přístup k těm částem programu, které mi nepovolí ani jedna z přidělených rolí).
V systému je jedna pevně definovaná uživatelská role s názvem „Administrátoři – plný přístup”. Tato role má automaticky přidělena všechna přístupová práva ke všem seznamům. Kromě toho je systém dodávaný s několika „vzorovými” rolemi s omezením vhodným pro nejčastější typy uživatelů. Tyto role se dají libovolně upravit.
Z důvodu bezpečnosti práce se systémem by měl s přístupovými právy k uživatelským rolím a seznamu uživatelů disponovat pouze Administrátor. Vzhledem k tomu, že výsledná přístupová práva každého uživatele jsou logickým součtem přístupových práv všech jeho rolí, měly by všechny ostatní uživatelsky vytvořené role obsahovat omezení manipulace s přístupovými právy.
Uložit nastavení práv – vzhledem k rychlejšímu načítání práv doporučujeme, aby se práva ukládala do databáze. Po stisku tohoto tlačítka proto program projde všechny role a konfigurace práv uloží na objekty a seznamy.
Nastavení rolí po aktualizaci programu
Po aktualizaci se v programu často objevují nové funkce a seznamy, ke kterým je potřeba nově nastavit i přístupová práva. Aby se předešlo zdlouhavému vyhledávání nových uzlů na kartách jednotlivých rolí, je možné v Průvodci nastavením programu v poli Po aktualizaci systému zapnout nové uzly zvolit režim, jakým se má program k nastavení práv postavit.