Větší firmy jistě uvítají možnost postupného zpracování dokladů, které umožňuje oddělit fáze vytvoření (uložení) a zaúčtování dokladů. Při vhodném nastavení přístupových práv tak díky systému konceptů a schvalování program umožní řídícím pracovníkům zkontrolovat tvorbu dokladů a minimalizovat případné chyby podřízených.
Pro lepší orientaci si můžete ve Výběru sloupců přidat do seznamu sloupce s informací o stavu zpracování dokladů. Pro rychlejší zpracování dokladů dále doporučujeme vytvořit vhodné Filtry, které v seznamu zobrazí doklady určité Fáze, Schválené nebo Rozpracované doklady.
Pokud nepotřebujete výše uvedené kontrolní mechanismy používat, je možné v Průvodci nastavením programu zvolit možnost Automatického schvalování a Automatického zaúčtování dokladů při jejich uložení. Tato konfigurace se dá zadat globálně pro celý systém, nebo individuálně pro jednotlivé druhy dokladů v Nastavení seznamu. Je však třeba si uvědomit, že při režimu automatického zaúčtování se doklad nezaúčtuje, je-li v jeho zadání nějaká vážná chyba – program disponuje ochranným mechanismem, který nedovolí chybně zadaný doklad uložit. Přesto doporučujeme zaúčtování dokladů pravidelně kontrolovat.
Funkci Zpracování dokladu otevřete volbou místní nabídky vyvolané pravým tlačítkem myši v seznamu. Vždy se vztahuje k záznamu, na kterém máte umístěn kurzor a jsou přístupné jen ty funkce, které lze u záznamu vykonat. Pokud v seznamu označíte více záznamů, funkce bude použita na všechny označené záznamy.
Zpracovat doklady – volby jsou přístupné jen tehdy, označíte-li v seznamu více položek a jedná se tedy o hromadné zpracování záznamů. V takovém případě si musíte vybrat, zda budete zpracovávat záznamy aktivní, nebo rozpracované, případně všechny označené. Při hromadném zpracování jsou jednotlivé funkce samozřejmě aplikovány jen u těch záznamů, u kterých je lze provést.
Uložit jako aktivní – doklady se rozlišují na Aktivní a Rozpracované. Rozpracovaný doklad má v záhlaví zatržený příznak Uložit jako koncept. Koncept nevstupuje do účetnictví ani tiskových sestav a nelze samozřejmě zaúčtovat ani uhradit. Nemá ani definitivní Číslo dokladu, to je mu přiděleno teprve po převedení do fáze Aktivní. Není-li si tedy pracovník jistý správností zadávaného dokladu, může jej uložit jako rozpracovaný koncept. Do aktivní fáze jej může převést kterýkoliv uživatel sítě, který má v příslušném seznamu povoleno opravování dokladů. Zadáte-li v Nastavení skupiny dokladu požadavek Vytvářet koncepty, pole je na nových dokladech zatržené automaticky.
Zaúčtovat – zaúčtovat doklad je možné jen v případě, že je Aktivní. Tuto činnost může provést jen uživatel, který ji má povolenou v přístupových právech.
V místní nabídce otevřené nad seznamem najdete i volbu Zrušit zaúčtování dokladů, viz kap. Práce se seznamem.
Schválit – schvalování dokladů je další kontrolní mechanismus, který odděluje zavedení dokladu do účetnictví od možnosti jeho úhrady. Neschválený doklad se neobjevuje v nabídkách k úhradě a nelze převést do jiného dokladu. Schválit lze pouze Aktivní záznam a schválit jej může jen pracovník, který má přidělenou Roli s nastavením přístupových práv na hodnotu Povoleno schvalování dokladů.
Toto schválení se vždy považuje za editaci dokladu a spouští se tedy navazující Automatické akce, které mají nastavenou událost Po editaci záznamu.