Seznam zaměstnanců firmy eviduje ke každému zaměstnanci kompletní informace personální i mzdové, o pojištění, dětech, daních, dovolené, nepřítomnostech, zaúčtování atd. Jedná se o šablonu, podle které se vytvoří vlastní karta Mzdy, proto je vhodné velmi pečlivě doplnit všechny údaje, které se ve mzdě pravidelně opakují. Vzhledem k tomu, že většina těchto údajů je přísně důvěrná, doporučujeme povolit Přístupová práva k seznamu jen úzkému okruhu pověřených osob. Pro potřeby ostatních uživatelů ve firmě slouží seznam Pracovníků, kam jsou všechny karty Zaměstnanců po založení zařazené automaticky, samozřejmě bez všech mzdových údajů. Kvůli vystavování vyúčtovacích dokladů je každý zaměstnanec automaticky též zařazen jako samostatná karta do seznamu Firem.
Pokud chcete využívat všechny možnosti systému a pracovat s toutéž osobou v seznamu Pracovníků, Zaměstnanců i Firem pod stejným osobním číslem, doporučujeme dodržet následující postup:
1. Vytvořte si pro zaměstnance speciální Číselnou řadu, která bude generovat osobní čísla zaměstnanců.
2. V Seznamu firem si pro zaměstnance založte speciální skupinu, ale v jejím Nastavení nezadávejte žádnou číselnou řadu.
3. V Nastavení všech skupin v seznamu Pracovníků zadejte číselnou řadu vytvořenou pro zaměstnance a zároveň do kolonky Skupina pro firmy vyberte skupinu, kterou jste si založili pro zaměstnance v seznamu Firem.
4. Tentýž postup zopakujte i v seznamu Zaměstnanců.
Nyní mohou zadávat karty zaměstnanců uživatelé s povoleným přístupem do modulu mezd i ostatní bez přístupu a přitom zůstane zachována logika posloupnosti osobních čísel. Při vytváření karet mohou nastat následující možnosti:
A/ Kartu zadá mzdová účetní v seznamu Zaměstnanců (modul Mzdy) – pro tutéž osobu program současně automaticky založí i kartu v seznamu Pracovníků (modul Personalistika) se stejným Osobním číslem, a také v seznamu Firem (modulu Adresář) s Kódem, který odpovídá Osobnímu číslu zaměstnance. V adresáři je zaměstnanec vedený jako firma podřízená účtované firmě (Kmenové firmě agendy).
B/ Kartu zadá uživatel v seznamu Pracovníků (modul Personalistika) – program dosadí Osobní číslo podle posloupnosti číselné řady a současně automaticky založí kartu se stejným kódem ve vybrané skupině seznamu Firem. Kartu Zaměstnance v modulu Mezd pak podle potřeby může mzdová účetní vytvořit později pomocí tlačítka Přidat výběrem, osobní číslo a další zadané údaje se sem přenesou z karty Pracovníka.
C/ Kartu zadá uživatel v seznamu Firem (modul Adresář) – nejméně vhodný postup. Kartu Firmy je potřeba vytvořit ve skupině adresáře určené pro zaměstnance a při její editaci dodržet následující postup: na Kartě firmy stiskněte tlačítko Přidat hlavní osobu, které otevře Kartu osoby, na níž zadáte personální údaje zaměstnance. Dále na Kartě firmy aktivujte volby Přenést do názvu firmy a Uvádět na dokladech a jako Nadřazenou firmu vyberte Kmenovou adresní kartu. Karta se uloží bez kódu. Do seznamu Zaměstnanců ji později může mzdová účetní přenést pomocí tlačítka Přidat z adresáře, program dosadí osobní číslo podle posloupnosti číselné řady v Zaměstnancích a současně kartu zavede pod tímto číslem i do seznamu Pracovníků v modulu Personalistika. Chcete-li toto osobní číslo používat i jako Kód na adresní kartě, můžete jej zde do kolonky Kód, číselná řada zapsat ručně.
Úplný přehled všech konfiguračních údajů, které je vhodné zadat před vystavením první mzdy, najdete v nápovědě k Přehledu mezd.
V seznamu zaměstnanců můžete použít následující tlačítka:
Přidat výběrem – karta zaměstnance se vytvoří podle karty Pracovníka postupem, který je vysvětlen výše v bodě B.
Přidat z adresáře – zaměstnanec se přebere ze seznamu Firem, viz bod C.
Jen aktivní – v seznamu vidíte pouze zaměstnance, kteří mají na kartě Zaměstnance v poli Aktivní do zadané datum nižší, než je pracovní datum Money ERP. Pokud chcete vidět i karty zaměstnanců, kteří již ve firmě nefigurují, stačí tlačítko deaktivovat.
PIN – tlačítkem otevřete Průvodce generováním, tiskem a odesláním PINu zaměstnanci, ve kterém můžete nastavit a realizovat elektronické odesílání výplatních lístků dostupných pouze po zadání čtyřmístného individuálně generovaného PINu.
Seznam zaměstnanců nabízí tiskovou sestavu Životní a pracovní jubilea, ve které najdete přehled dat nastoupení do zaměstnání, narození a odpracovaných roků všech zaměstnanců.