Načíst fotku – pro lepší orientaci mezi zaměstnanci lze z disku pomocí tlačítka načíst fotografii zaměstnance ve formátu .bmp, .jpg, .gif nebo .png.
Přizpůsobit oknu – fotografie se do okna načte v plné velikosti a nemusí se tedy vejít. Touto volbou její formát změníte tak, aby odpovídal připravenému rámečku. Pokud nemá dojít k deformaci fotografie, měl by její poměr stran být 2:3.
Osobní číslo – povinný identifikační údaj, který po uložení karty již nepůjde změnit. Vhodný postup pro vytvoření číselné řady pro automatickou tvorbu jednoznačných osobních čísel naleznete v kap. Zaměstnanci.
Aktivní do – pozor, pole není určené pro datum vystoupení ze zaměstnání, ale určuje datum, po kterém se zaměstnanec nebude v seznamu zobrazen. Pokud zaměstnance později přijmete do zaměstnání znovu, stačí datum ukončení aktivity odmazat.
Chcete-li vidět kartu zaměstnance s ukončenou aktivitou, stačí v seznamu stisknout tlačítko Jen aktivní.
Uživatel Money – zde můžete provést identifikaci jednotlivých pracovníků s uživateli Money ERP. Jméno uživatele se totiž vždy nemusí shodovat se skutečným jménem pracovníka, typickým příkladem je Administrátor. Navíc se tak identifikuje pracovník s konkrétním uživatelem, což program využije např. při práci s knihou jízd apod.
Pracovní pozice – doplňuje se z hierarchického seznamu Pracovních pozic.
Zdravotnický záchranář nebo člen HZS – podle zákona 445/2022 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, zaměstnavatel, který zaměstnává zdravotnické záchranáře nebo členy jednotky hasičského záchranného sboru podniku, musí odvádět z příjmů těchto zaměstnanců vyšší pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Zatržením pole si zajistíte výpočet vyššího pojistného se sazbami uvedenými v příslušných kolonkách na kartě Sociálního pojištění.
Jméno
Celé jméno – dá se zapsat do kolonky ve tvaru "Titul, Jméno, Druhé jméno, Příjmení (i víceslovné), Titul za jménem", ale spíše doporučujeme tlačítkem Celé jméno otevřít kartu, ve které rozepíšete jednotlivé části jména do příslušných kolonek. Titul můžete vybrat z připravených seznamů, ale i doplnit vlastní.
Pohlaví – volba Nerozlišeno je určená pro legislativy, které zakazují evidovat pohlaví (např. Slovensko). Režim určíte v Průvodci nastavením programu volbou Evidovat pohlaví u osob.
Rodné číslo – program zkontroluje algoritmus a upozorní na nesprávně zadané nebo chybějící číslo. Pro potřeby tiskových výstupů pro ČSSZ je v případě cizích státních příslušníků možné zaměstnance zadat i bez rodného čísla, v takovém případě doporučujeme určit Pohlaví. Pokud máte v Průvodci nastavením programu zatrženou volbu Automaticky ověřovat firmy a zaměstnance a současně na kartě Role volbu ISIR – zaměstnanci, Money ERP po zápisu rodného čísla na kartu doplní názornou ikonu s rychlou informací o stavu insolvence zaměstnance, datu ověření, počtu spisů apod., které se zobrazí ve chvíli, kdy nad ikonu najedete myší. Další podrobnosti najdete v záložce Insolvenční spisy.
Jestliže nechcete, aby určití zaměstnanci tyto informace o svých spolupracovnících viděli, můžete jim to volbou ISIR – zaměstnanci v nastavení Role zakázat.
Datum narození – doplní se automaticky podle rodného čísla, lze libovolně přepsat. Seznam zaměstnanců nabízí tiskovou sestavu Životní a pracovní jubilea, ve které najdete přehled dat narození všech zaměstnanců.
Spojení – u zaměstnance můžete evidovat až čtyři různá spojení libovolného typu (telefon, mobil, e-mail, datová schránka, Skype, GSM brána apod.). Nejprve z roletové nabídky vyberte typ, pak si pomocí ikony 
otevřete kartu Spojení, kde zadejte podrobnosti. U elektronické komunikace (např. u e-mailů, jejichž prostřednictvím posíláte zaměstnancům výplatní pásky) je na kartě důležité vybrat správný Typ spojení, který je současně zadaný i v Konfiguraci mezd. Pokud spojení nastavíte správně, stačí pak již jen poklepat na příslušné pole ve sloupci Spojení a Money ERP přímo uskuteční příslušnou akci: u e-mailu otevře zprávu adresovanou zaměstnanci, u typu www otevře příslušnou stránku apod.
Adresa trvalého/přechodného bydliště
Ulice – pomocí internetového odkazu vedle kolonky si můžete adresu zobrazit na mapě.
PSČ, Stát – po výběru obce ze seznamu PSČ se všechny ostatní údaje dosadí automaticky.
Odlišná adresa přechodného bydliště – po zatržení pole se zpřístupní sekce Adresa přechodného bydliště, kterou potřebujete doplnit např. pro tisk Oznámení o nástupu do zaměstnání.
Použít do přihlášky – zatrhněte u cizinců a do Přechodného bydliště zadejte jejich českou adresu.
Pracovní doba
Orientační údaj, který využijete při plánování projektů.
Pro správné vystavení mezd a dalších tiskových výstupů je nezbytné doplnit kolonky Osobní číslo, Jméno, Rodné číslo, Datum narození, Adresa trvalého bydliště.