Kód – identifikátor číselné řady slouží k internímu označení v systému, v kódu se neprojeví. Může obsahovat max. 10 znaků.
Název – podrobné označení číselné řady, opět slouží pouze k orientaci.
Předpona řady – jde o prefix řady, který bude společný všem kódům (číslům) bez ohledu na období. Tato předpona není povinná, tvoří ji maximálně 5 libovolných znaků (písmena, číslice i jiné znaky).
Nevracet mezi volná čísla – volbou zrušíte vlastnost číselné řady využívat čísla, která byla původně přiřazena k záznamům, které se později smazaly, a mít tak číselnou posloupnost záznamů bez „děr” – viz dále kap. Volná čísla. Doporučujeme použít v číselných řadách přiřazených dokladům.
Dále číselná řada obsahuje seznam období. Nabízí tím možnost odlišit generované kódy pomocí prefixu na jednotlivá období – typickým příkladem je odlišení čísel dokladů pro jednotlivé účetní roky. Nechcete-li období rozlišovat, stačí vyplnit příslušné údaje na jediné kartě období a ponechat jí neomezenou platnost.
Karta období číselné řady
Přidání nového období pomocí hromadné operace
Začátek období – rozhodující údaj pro vymezení platnosti období. Nastavením počátečního data nového období automaticky ukončíte platnost období s nižším počátečním datem.
Konec období – informativní hodnota, která je určena počátkem následujícího období (datum konce minulého období je o den nižší než datum počátku následujícího období).
Které období číselné řady se použije pro generování kódu záleží na tom, v jakém seznamu se kód dosazuje. Na Dokladech příslušnost k období určí datum Účetního případu, ev. datum Vystavení dokladu (např. na objednávkových dokladech, které datum Účetního případu neobsahují). Na ostatních kartách (seznam Firem, Katalog aj.) se uplatní aktuální Pracovní datum programu.
Číselná předpona řady – tento prefix může tvořit maximálně 5 číslic a je v kódu připojen za společný prefix určený Předponou řady. Vstupuje do variabilního symbolu.
Aktuální číslo v řadě – čítač zobrazuje konkrétní číslo (pořadí v číselné řadě), které bude dosazeno do kódu za prefixy při nejbližším použití řady, automaticky se zvyšuje s vygenerováním nového čísla. V případě, že v systému začínáte a z dřívějška máte již vystavené doklady, můžete nastavit aktuální hodnotu, kterou chcete číslování začít. Další volby určují jestli se má hodnota doplňovat zleva nulami a pokud ano, tak na jakou celkovou délku:
Maximální počet cifer – jde o rozsah vlastního čísla (tedy číselné části kódu bez prefixů), volba je důležitá zejména pokud si přejete Uvádět nevýznamové nuly. Program umožňuje rozsah 3–5 číslic, zvolte podle plánovaného počtu příslušných záznamů.
Číselná předpona řady a Aktuální číslo v řadě mají omezenou délku vzhledem k tomu, že společně tvoří variabilní symbol, který je pro potřeby banky omezen na maximálně deset číselných znaků.
Uvádět nevýznamové nuly – volbou dosáhnete jednotného počtu znaků u všech kódů generovaných touto řadou. Hodnota čítače (Aktuální číslo v řadě) je zleva doplněna nulami až do počtu určeného nastavením Maximálního počtu cifer.
Příkladem je situace, kdy zadáváte číselnou řadu pro Faktury vydané, účetní rok 2021.
1) Založte novou Kartu číselné řady a zadejte Předponu řady jako FV.
2) Vytvořte Kartu období číselné řady se Začátkem období 1. 1. 2021. Je-li to váš první účetní rok v tomto programu, použijte automaticky vytvořenou kartu a ponechte zatím období bez časového vymezení – ukončíte jej později zadáním karty dalšího období, tedy roku 2022.
3) Na Kartě období definujte Číselnou předponu jako 2021, Aktuální číslo v řadě nechejte na hodnotě 1, Maximální počet cifer zvolte např. 5 a zatrhněte pole Uvádět nevýznamové nuly.
4) V Nastavení všech skupin v seznamu Faktur vydaných vyberte řadu do pole Číselná řada.
Generovaná čísla Faktur vydaných od 1. 1. 2021 budou pak vypadat následovně: FV202100001, FV202100002, FV202100003.
Následující číslo v řadě – informace o tom, jaké číslo je „na řadě” při nejbližším použití číselné řady. V kódu po sobě následují hodnoty zadané v polích Předpona řady, Číselná předpona řady a Aktuální číslo v řadě (viz předcházející příklad).
Následující variabilní symbol – u dokladů je z té části celého kódu, která je tvořena prefixem období (Číselná předpona řady) a hodnotou čítače, vytvořen variabilní symbol.
Volná čísla
Každá Karta období číselné řady obsahuje tlačítko Volná čísla, kterým otevřete seznam Volných čísel pro příslušné období. Jde o čísla, která v systému již byla použita, ale např. po smazání záznamu byla „vrácena” do číselné řady. Seznam se aktuálně mění, neboť každé Volné číslo je bez ohledu na nastavení čítače využito hned při nejbližším použití číselné řady – program tak předchází vzniku mezer v číselné řadě.
Volná čísla se vážou vždy ke konkrétnímu Období číselné řady vzhledem k Číselné předponě, která může vyjadřovat účetní rok.
Nicméně existují situace, kdy použití Volného čísla není z účetního hlediska vhodné (v seznamech dokladů např. potřebujete zajistit jednoznačnost záznamů, byť smazaných). V takovém případě doporučujeme zatrhnout volbu Nenabízet číslo, případně na kartě číselné řady zatrhnout pole Nevracet mezi volná čísla.
Pravidlo jedinečnosti záznamů se netýká režimu práce s koncepty dokladů. Pokud tedy doklady vystavujete jako koncepty, doporučujeme v Nastavení skupiny nebo globálně v Průvodci nastavením programu zatrhnout pole Ukládat koncepty bez čísla dokladu. Pokud byste totiž během práce na konceptu uložili další „ostré“ doklady a pak koncept smazali, vznikla by v číselné řadě díra.