Akce S5 Mail Automat vám umožní nastavit odesílání e-mailů tak, že při definované akci v Money ERP (přidání, oprava či smazání záznamu – viz konfigurace záložky Události na kartě Automatické akce) se na definovaný typ adresy odešle zpráva, která může být konkretizovaná doplněním zástupných znaků. Bohaté využití má tato funkčnost zejména při odesílání dokladů, kdy se zpráva odesílá na adresu odběratele/dodavatele uvedeného na dokladu a příslušný doklad se může současně vygenerovat do vybraného elektronického formátu a vložit do přílohy zprávy. Karta Automatické akce má následující nastavení:
Akce – Jiná akce
Modul – Ekonomické jádro
Automat – S5Mail
Karta Konfigurace pak v tomto případě umožňuje výrazně širší nastavení než konfigurace ostatních automatických akcí a je proto rozdělená na dvě záložky.
Nastavení
Přílohy
Poslat tiskovou sestavu objektu – zatržením pole si můžete vybrat, jestli e-mailem pošlete pouze informaci o úpravě/vzniku dokladu či jiného záznamu (pole zůstane nezatržené), nebo ke zprávě přiložíte formou přílohy také jeho tiskový výstup. Zatržením pole se zpřístupní další specifikace pro generování přílohy e-mailu.
Tisková sestava / Návrh tiskové sestavy – roletová nabídka obsahuje všechny Tiskové sestavy, které jsou dostupné pro Objekt vybraný na kartě Automatické akce.
Formát sestavy – pro generování sestavy je k dispozici celá řada kombinací formátů HTML, PDF, XLS či CSV.
Uložit do připojených dokumentů – volitelně si můžete odeslaný výstup přiložit k záznamu jako Připojený dokument.
Poslat připojené dokumenty objektu – zatrhnete-li pole, ke zprávě budou připojeny i všechny připojené dokumenty evidované u zpracovávaného záznamu. Funkčnost využijete např. tehdy, když k fakturám přikládáte oskenované přijaté objednávky či obchodní korespondenci.
Příjemce
Výchozí e-mailové adresy – do pole můžete zadat adresy vašich spolupracovníků, kteří by měli dostat informaci ve chvíli, kdy vygenerovaná zpráva nedorazila zamýšlenému příjemci, např. kvůli chybně zadané nebo nedoplněné adrese. Pokud zde uvedete více adres, oddělte je středníkem.
E-mailové spojení pracovníků – do pole vložte adresy ze seznamu Pracovníků, kterým chcete posílat zprávy v rámci vnitropodnikové komunikace, nebo kopie zpráv odesílaných partnerům.
Varianta e-mailového spojení – výběrem z roletové nabídky určíte, jakou adresu (nebo okruh adres) z karty Firmy, která je uvedená na dokladu, má program zvolit:
Použít výchozí e-mailové spojení z karty firmy – do zprávy se dosadí adresa, která má na kartě Spojení u příslušné Firmy zatržené pole Výchozí spojení pro firmu. Jestliže karta Firmy nemá určené výchozí spojení, program použije spojení s nejvyšším prioritou (nejnižším číslem Pořadí).
Tato funkčnost zajistí odesílání zpráv pouze na adresy uvedené na kartě Firmy, a to i v případě, kdy je na dokladu uvedená Osoba s vlastním e-mailem. Odesílání na adresu Osoby se dá nastavit dalšími volbami.
Nepoužívat – zvolte ve chvíli, kdy zprávy nechcete odesílat partnerům z dokladu, ale pouze vlastním kolegům uvedeným v poli E-mailové spojení pracovníků nebo na e-mailové adresy uvedené v poli Výchozí e-mailové adresy.
Použít všechny e-mailové adresy z karty firmy – zpráva se odešle na všechny adresy evidované u dodavatele/odběratele dokladu.
Použít všechny e-mailové adresy z karty firmy vybraného typu spojení – karty Spojení v adresáři mají povinně zadaný Typ spojení. Pro e-maily si můžete vytvořit několik různých typů (soukromý, obchodní, účtárna...) a zprávy posílat jen na typy dosazené do pole Výběr typu spojení.
Použít e-mailovou adresu konečného příjemce dokladu – při tomto nastavení se zprávy odesílají na adresu Osoby, která je na dokladu uvedená v záložce Konečný příjemce (výchozí e-mail Osoby tam program vkládá automaticky).
Použít první e-mailové spojení v pořadí z karty firmy – dosadí se elektronická adresa Firmy, která má na kartě Spojení nejvyšší prioritu (nejnižší číslo Pořadí).
Použít e-mailové adresy kontaktních osob vybrané funkce z karty firmy – na kartách Osob se evidují jejich Funkce. Tímto způsobem lze například nastavit odesílání některých e-mailů jen účetnímu oddělení, jiných třeba ředitelům, je však třeba doplnit pole Funkce osob.
Použít e-mailové spojení kontaktní osoby dokladu – program dosadí výchozí adresu (nebo adresu s nejvyšší prioritou, není-li určena výchozí) z karty kontaktní Osoby, která je uvedená na dokladu v záložce Odběratel/Dodavatel.
Použít e-mailové spojení (výchozí) reklamačního/servisního technika – u této volby věnujte pozornost nastavení reklamačního nebo servisního technika, které se nachází na kartě Reklamace přijaté či Servisního dokladu. Pokud na kartách těchto dokladů je z roletové nabídky zvolena Firma, dosadí se e-mailové spojení Firmy. Pokud je zvolena Osoba, zprávy se odešlou na adresu Osoby a analogicky pokud je zvolen Pracovník, použije se e-mailové spojení Pracovníka. Jestliže je u některé adresy na kartě Spojení zatržené pole Výchozí spojení pro firmu/osobu, program bere takto označené spojení prioritně, jinak se použije e-mailové spojení s nejvyšší prioritu (nejnižší číslo Pořadí).
Formát e-mailové adresy – zvolte podle konfigurace v poli Varianta e-mailového spojení tak, aby bylo z adresy na odeslaných zprávách poznat, komu byl e-mail určený.
Seskupovat adresy do zprávy – funkčnost využijete při hromadném odesílání obchodních nabídek apod. Zatrhnete-li toto pole, musíte současně nastavit i pole Maximální počet adres v jednom e-mailu.
Maximální počet adres v jednom e-mailu – při hromadném odesílání zpráv někdy jsou někdy e-maily vyhodnoceny jako nevyžádaná pošta a příjemcům spadnou do složky pro spamy. Čím nižší číslo zde tedy zadáte, tím déle bude mailing trvat, ale současně tím i zvýšíte pravděpodobnost, že zprávy opravdu dorazí adresátům.
E-mail pro chyby – do pole doplňte adresu správce vaší sítě.
Nastavení e-mailu
Typ zprávy – pošta se bude odesílat jen v případě, kdy správně nastavíte technické podrobnosti přenosu prostřednictvím konfigurace Typu zpráv.
Zobrazit náhled e-mailu před odesláním – zatrhněte v případě, kdy akcí nastavujete odesílání jednotlivých zpráv (např. individuální odesílání ručně vytvořených dokladů). Získáte tak možnost zprávu před odesláním doplnit a upravit. Při nastavení hromadného mailingu pole nezatrhujte.
Zpráva
Inicializovat e-mail podle šablony – pokud pomocí automatických akcí nastavujete větší množství typů odesílaných zpráv, můžete si pro ně vytvořit Šablonu e-mailu, pomocí které do záložky doplníte veškeré nastavení zadané v šabloně.
Editovat – tlačítkem si otevřete editační kartu, se kterou pracujete stejně jako na kartě Šablona e-mailu včetně využití zástupných znaků a možnosti připojit ke zprávě dokumenty.
Text e-mailu – textové okno je pouze náhledové a úpravy v něm můžete uskutečnit jen prostřednictvím tlačítka Editovat.
Připojené soubory – zde vidíte všechny dokumenty, které jste si připojili v rámci šablony nebo pomocí tlačítka Editovat. Ani toto okno není přímo editovatelné a dokumenty se dají doplnit či upravit pouze po stisku tlačítka Editovat.
Uložit jako – tímto tlačítkem můžete uložit aktuální podobu zprávy do seznamu Šablon e-mailu.
E-mailová adresa pro náhled – pole slouží jen pro ověření, zda jste konfiguraci nastavili správně. Zadejte sem adresu, na kterou chcete kontrolní náhled e-mailu doručit, a stiskněte tlačítko Odeslat náhled. Adresa se na kartu Automatické akce neuloží, aby nedocházelo k trvalému odesílání těchto náhledů, a pokud si budete chtít v budoucnu poslat kontrolní náhled znovu, musíte při příští editaci akce adresu opět doplnit.
Elektronický podpis – pokud je třeba, vhodný elektronický podpis vyberte ze seznamu Nastavení podepisování dokumentů.