Individuálním potřebám jednotlivých uživatelů programu slouží aparát Uživatelských vlastností umožňující jakýkoliv seznam (resp. položky seznamu) rozšířit o údaje, které tento seznam původně neobsahoval a které jsou nastavené „na míru” uživatelů. Tyto údaje se pak objeví na každé kartě seznamu jako nová kolonka v záložce Uživatelské proměnné, dále v seznamu jako samostatný sloupec a ve filtrech jako proměnná. Vidí je všichni uživatelé systému.
Sloupce se dají přidávat také na podřízené seznamy, např. na položky dokladů. Postup je stejný, sloupce přidáte přímo z karty dokladu.
Uživatelské vlastnosti se definují v seznamu Uživatelských sloupců – otevřete jej pomocí místní nabídky vyvolané pravým tlačítkem myši v záhlaví sloupců příslušného seznamu. V seznamu standardním způsobem vytvoříte karty pro jednotlivé položky a na těchto kartách definujete podobu Uživatelské proměnné.
Po založení Uživatelského sloupce se Uživatelská proměnná v něm definovaná okamžitě zobrazí ve všech položkách seznamu, ale samotný sloupec může být za určitých okolností zařazen mezi Skryté sloupce seznamu. V takovém případě jej musíte ve Výběru sloupců ručně definovat jako Viditelný sloupec.
Protože změna v konfiguraci uživatelských sloupců může ovlivnit práci ostatních uživatelů (včetně služby CSWAutomatic), ujistěte se před přidáním (smazáním) uživatelského sloupce, že máte v programu jedinečný přístup. Před smazáním uživatelského sloupce je také nutné vymazat uživatelský sloupec ze všech filtrů, kde se používá.
V menu Administrace pak najdete needitovatelný přehled všech uživatelských sloupců vytvořených v agendě.
Uživatelský sloupec
Na kartě Uživatelského sloupce určíte charakter a podobu Uživatelské proměnné.
Název sloupce – tento název se bude zobrazovat v záhlaví sloupce a také jako označení Uživatelské proměnné na kartě položky.
Jednoznačné jméno sloupce – údaj pro vnitřní identifikaci v programu. Do tohoto pole program automaticky přenese Název sloupce bez mezer a diakritiky. Při zachování těchto podmínek jej můžete libovolně změnit, po uložení karty se údaj znepřístupní.
Datový typ – v roletové nabídce volíte vlastní charakter Uživatelské proměnné. Po uložení karty je tento údaj nezměnitelný.
Celé číslo – proměnnou bude představovat libovolné celé číslo.
Desetinné číslo – číslo s přesností na 4 desetinná místa.
Text – proměnnou bude tvořit libovolný text.
Logická hodnota – zatrhávací pole s hodnotami ano/ne.
Datum – datum můžete zadat ve tvaru DD.MM.RRRR. Pokud otevřete roletovou nabídku nad polem Výchozí hodnota, zobrazí se kalendář, kde buď vyberete výchozí datum, které se má ve sloupci u každé položky objevovat, nebo tlačítkem Vymazat zajistíte, že dané pole bude prázdné.
Částka – finanční částka, tedy číselná hodnota o dvou desetinných místech.
Výčet – touto volbou si můžete přidat proměnnou umožňující výběr z konkrétních hodnot nastavených v libovolném počtu a tvaru. Na kartě se po výběru této možnosti zobrazí navíc pole Typ výčtu, do něhož lze vybrat některý z již vytvořených výčtů, případně si můžete vytvořit vlastní. Karta výčtu obsahuje seznam položek, které si při volbě Uživatelské proměnné budete vybírat z roletové nabídky.
Například si pro seznam dokladů můžete vytvořit Uživatelský sloupec s názvem Předat vedoucímu a datovým typem Výčet, který má na kartě Typu výčtu položky: hned, zítra, do týdne, kdykoliv, ne. Fakturantka pak v seznamu dokladů na první pohled vidí, kdy má který doklad předat vedoucímu k podpisu.
Hypertextový odkaz – můžete si také vytvořit sloupec určený pro ukládání internetových adres. Kliknutím do buňky se pak otevře příslušná stránka.
Výchozí hodnota – v tomto poli lze zadat hodnotu proměnné, která bude při prvním uložení Uživatelského sloupce dosazená do každé karty seznamu, ať již stávající, nebo nově vytvořené. Změníte-li však Výchozí hodnotu dodatečně, ve stávajících kartách se hodnota proměnné nezmění, nová Výchozí hodnota bude použita jen při tvorbě nových karet.
TIP: Uživatelské sloupce lze použít i jako identifikátor při XML importech.