Účtování úhrad zálohových faktur
Zálohové faktury se od běžných Faktur vydaných liší tím, že nevytvářejí skladové pohyby a položky ze skladu tak mají charakter položek objednávkových dokladů – příslušné zboží program eviduje pouze jako rezervované. Obdobně jako objednávkové doklady je tak lze přebírat do prvotních dokladů, např. běžných Vydaných faktur.
Zálohové faktury nelze zaúčtovat ani dobropisovat a samozřejmě na nich nejde ani provést odpočet zálohy. Schvalování dokladů podléhají.
Na kartě zálohové faktury zadáváte Primární účet, který bude na dokladu o úhradě (např. příjmovém pokladním) dosazený na stranu Dal (na stranu MD se doplní primární účet pokladny). Na rozdíl od zaúčtování úhrady ostatních dokladů se však Primární účet dosadí výhradně jen v případech, kdy v předkontaci na straně Dal není doplněný žádný účet – řeší se tak problém se zaúčtováním záloh skrze více účetních období. Navíc si na kartě Nastavení skupiny můžete v záložce Rozúčtování nastavit předkontace pro rozúčtování úhrad zálohy, daňového dokladu k platbě a odpočtu zálohy.
Seznam zálohových faktur disponuje obdobnými funkcemi jako seznam běžných faktur:
Šablony – pomocí připravených Šablon můžete na minimum snížit pracnost při tvorbě dokladů, které se ve vaší agendě často opakují (pro téhož partnera či stejné položky). Nové doklady pak vytvoříte tlačítkem Přidat podle šablony.
Úhrady – otevřete přehled všech Úhrad faktury, která je pod kurzorem. Úhrady se zde však přidávat nedají.
Uhradit zálohovou fakturu – tlačítko je přístupné jen na dokladech, které nejsou plně uhrazené (tyto faktury jsou v seznamu barevně odlišené, viz Legenda). Jeho stiskem otevřete seznam Pokladních dokladů, kde můžete vybrat již vytvořený hradící doklad, případně i vytvořit nový.
Generovat pro firmy – funkce slouží k hromadnému vystavení kopie faktury pod kurzorem pro další firmy. Program nejprve nabídne přehled adres, kde si můžete označit libovolný počet obchodních partnerů (viz Označování položek v kap. Práce se seznamem). Po stisku tlačítka OK pak program zobrazí kartu, ve které můžete podle potřeby nastavit data splatnosti a vystavení, případně i upravit ceny podle odběratelských podmínek partnerů. Po jejím potvrzení program vygeneruje příslušný počet kopií faktury pod kurzorem, všechny položky a účetní údaje budou identické.
Tisk – pokud při tisku faktury vyberete na kartě Tisk sestavy v poli Tisknout návrh sestavy formulář Zálohová faktura vydaná CSW barevná/obyčejná, na faktuře se vytiskne QR kód (neboli čtvercový kód) nesoucí informace o obsahu dokladu, který se dá mj. využít pro uložení dat příkazu k úhradě pomocí chytrého telefonu, případně k načtení přijatého dokladu do účetního systému. Nezbytnou podmínkou pro vygenerování kódu je IBAN dodavatele (vaší firmy) zadaný na kmenové kartě, v adrese odběratele uvedená v poli stát Česká republika, variabilní symbol s méně než 10 číslicemi a nenulová zbývající částka k úhradě. QR kód pak obsahuje číslo faktury, částku, měnu, datum splatnosti, jméno dodavatele, variabilní, specifický a konstantní symbol.
Nezdaněné zálohy – přehled faktur se omezí na doklady, ke kterým je možné generovat Daňový doklad k platbě.
Daňový doklad k platbě se dá generovat k Zálohové faktuře nebo k její Úhradě (v seznamu Bankovních výpisů, Položek bankovních výpisů, Pokladních dokladů a Interních dokladů), ke které dosud nebyl daňový doklad vytvořen a není na ní vyplněné Členění DPH, případně je zde členění Bez vlivu (nemá vyplněnu kolonku v přiznání k DPH).
Nevyúčtované zálohy – seznam se omezí na faktury, které nebyly zcela vyúčtované, tj. ve sloupci Zbývá k odpočtu je dosud nevyúčtovaná částka.
Přepočítat obrat a zisk – po stisku tlačítka program aktualizuje údaje u označených, nebo všech (v případě, kdy není označena žádná) položek seznamu. Způsob výpočtu zadáte v Nastavení seznamu nebo přímo na faktuře v záložce Zisk.
Vytvořit daňový doklad – volbu najdete v místní nabídce (po stisku pravého tlačítka myši nad seznamem). Po potvrzení se zobrazí karta Daňový doklad k platbě, po jejímž potvrzení se automaticky vytvoří interní doklady k provedeným úhradám označených faktur. Generování dokladů se uskuteční pouze u úhrad, ke kterým daňový doklad dosud neexistuje a které mají současně nastavené Členění DPH bez vlivu. Podrobný popis účtování úhrad zálohových faktur najdete v samostatném dokumentu Zálohové faktury na Zákaznickém portálu. Stejnou funkčnost nabízí i detail Zálohy v seznamech dokladů, ve kterých je možné zálohové faktury uhradit (Bankovní výpisy, Položky bankovních výpisů, Pokladní doklady, Interní doklady).
V případě účtování záloh hrazených v cizí měně může vlivem různých kurzů na záloze a její úhradě vzniknout nepřesný údaj ve sloupci seznamu Zbývá k vyúčtování. Tento rozdíl se projeví pouze při částečném vyúčtování, kdy se vyúčtovaná částka přepočtená např. kurzem 27,5 odečte od celkové sumy ve sloupci Zbývá k vyúčtování, kde je částka přepočtena např. kurzem 27,2. Po úplném vyúčtování se stav samozřejmě narovná.
Hromadné vyřízení – i tuto funkci najdete v místní nabídce, konkrétně pod volbou Hromadné operace. Po jejím potvrzení se se otevře karta Hromadné vyřízení, na které nastavíte podrobnosti vyřízení všech označených dokladů.
Detaily
Daňové doklady k platbě – zde vidíte informace o dokladech, které byly vygenerované k Úhradám zálohové faktury pod kurzorem.
Seznam zpráv – pokud máte nastavenou Automatickou akci S5 Mail (v modulu Ekonomické jádro), která faktury zákazníkům odesílá e-mailem, v záložce najdete přehled zpráv, které touto cestou odešly. V případě neúspěšné akce tak doklad můžete znovu odeslat ručně např. tlačítkem Mail.
Přebírání objednávek
Při přebírání objednávek do zálohových faktur nastává problém s jejich vyřízením, neboť k faktickému vyřízení objednávky by mělo správně dojít až při dodání zboží, což však může znepřehlednit systém přebírání dokladů. Proto se ve výběrovém seznamu otevřeném ze zálohové faktury tlačítkem Přidat dokladem nabízí na nástrojové liště možnost vybrat si Typ přebírání:
S vyřizováním – logika přebírání dokladu a rezervace zboží je v tomto případě stejná jako u ostatních dokladů: objednávka se převzetím do zálohové faktury považuje za vyřízenou a do vyúčtovací faktury se pak přebírá zálohová faktura.
Bez vyřizování – v tomto případě se zboží na zálohovou fakturu vloží jako neskladová položka a k vyřízení rezervace nedojde. Na vyúčtovací fakturu se pak přebírá opět objednávka, nikoliv zálohová faktura.
Úhrada zálohové faktury
K přijetí úhrady zálohových faktur slouží v Money ERP speciální tlačítko Úhrada zálohové faktury, které můžete použít pro úhrady v hotovosti na příjmovém Pokladním dokladu v záložce Zálohy a pro úhrady bankovním převodem na příjmové Položce bankovního výpisu.
Seznam pokladních dokladů se dá otevřít také přímo ze seznamu zálohových faktur tlačítkem Uhradit zálohovou fakturu. V tomto případě je další postup stejný, jako kdybyste se nacházeli přímo v seznamu pokladních dokladů: vytvoříte Nový příjem a na kartě pokladního dokladu použijete záložku Zálohy.
Zálohová faktura vydaná
Priorita – v rámci modulu Rezervace a blokace můžete dokladům přidělovat prioritní stupeň platný pro jejich vyřízení. Nejvyšší prioritu mají doklady s číslem 5, zatímco 0 znamená, že se objednané zboží vůbec neblokuje. Modul aktivujete v Průvodci nastavením programu zatržením pole Použít funkcionalitu Rab. Více se dozvíte v samostatném dokumentu Rezervace a blokace zásob na našem Zákaznickém portálu.