Seznam slouží k evidenci všech přijatých faktur. Před vystavením první faktury si dobře rozmyslete systém členění skupin a zadejte Nastavení seznamu, Nastavení skupin i všech souvisejících částí programu, popis najdete v nápovědě k Fakturaci. Dále doporučujeme dobře prostudovat nápovědu k práci se Seznamy, popis obecného Dokladu a v neposlední řadě i Horké klávesy a Tlačítka. Pro začátek je také lepší mít při práci zobrazenou Legendu, protože v seznamu jsou vizuálně odlišené záznamy (ODD-dobropisy, stornované a stornující doklady, koncepty, dva druhy neuhrazených dokladů aj.).
Seznam Faktur přijatých disponuje následujícími funkcemi:
Šablony – pomocí Šablon můžete na minimum snížit pracnost při tvorbě velmi podobných dokladů (od stejného dodavatele, se stejnými položkami apod.). Faktury podle těchto nachystaných šablon pak vytvoříte tlačítkem Přidat podle šablony.
Přidat příkaz k úhradě/inkasu – volba slouží k vytvoření Příkazu k úhradě nebo Příkazu k inkasu, jehož položkami budou všechny označené faktury. Program otevře standardní kartu příkazu, do které můžete dále přidat i další položky, jak výběrem z jiného typu dokladů, tak i individuálně vytvořené. Před otevřením příkazu si ještě musíte zvolit skupinu, do které jej chcete uložit (a ze které přebere nastavení). Tlačítko je dostupné pouze na schválených fakturách, které nejsou uhrazené a zároveň nebyly již dříve převzaty do jiného příkazu k úhradě/inkasu.
Reverse charge – tlačítko Reverse charge je přístupné jen u dokladů, které jsou vystavené v cizí měně, dodavatel má v adrese doplněný cizí stát (jeho DIČ má prefix cizího státu) a faktura je zadaná položkově.
POZOR: Aby položka vstoupila do Reverse charge, musí mít cenu zadanou v nenulové sazbě DPH a Typ ceny nastavený jako Pouze základ.
QR Faktura – tlačítko umožňuje vložit na fakturu prostřednictvím QR kódu údaje z hlavičky přijatého dokladu. Jedná se o údaje vykazované v kontrolním hlášení a vy si tak zajistíte, že vinou chybného přepisu údajů nedojde k neshodě mezi vaším kontrolním hlášením a hlášením vašeho dodavatele. Musíte však počítat s tím, že QR kód nemůže obsahovat všechna data uvedená na přijaté faktuře a že je potřeba doklad v Money ERP ručně doplnit. I tak se jedná o funkčnost, která vám ušetří spoustu času a zejména starostí s případnou opravou kontrolního hlášení. Tlačítko má dvě varianty:
QR čtečka – tato volba je určená ke snímání vytištěných kódů pomocí hardwarové čtečky kódů připojené k vašemu počítači přes USB, bluetooth apod.
QR výstřižek – v tomto případě můžete přečíst QR kód z dokladu přijatého v elektronické podobě (např. PDF), který si otevřete na obrazovce tak, aby v něm byl QR kód vidět. Poté se přepnete zpět do Money ERP, stisknete tlačítko QR výstřižek a potvrdíte volbu Nový. Zobrazí se doklad, kde si pomocí myši „vyříznete“ obrázek kódu.
Spustit workflow – v agendách, které mají aktivovaný modul Workflow, lze pomocí tohoto tlačítka ručně spustit schvalovací proces podle vyhovující Šablony. Podrobnosti o procesu pak zjistíte v detailu Workflow.
Zobrazit na portálu – otevřete internetový prohlížeč na stránce Portálu s informacemi o dokumentu, který je právě pod kurzorem.
Zádržné – tlačítko je dostupné jen v agendách s aktivovaným 3D modulem Zádržné.
Časové rozlišení – v agendách s aktivovaným modulem Časové rozlišení si pomocí tohoto tlačítka můžete rozpočítat položky označených dokladů na jednotlivá časová období.
Generovat skladový doklad – volbu najdete v Místní nabídce. V Nastavení skupiny máte možnost zadat Generování skladových dokladů pro všechny přijaté faktury s položkou ze skladu. Není-li tato volba aktivní, lze generovat skladové doklady individuálně právě touto funkcí místní nabídky. Skladový doklad pak program uloží do skupiny zadané v Nastavení skupiny faktur.
Vytvořit opravný daňový doklad – dobropis – i tuto funkci najdete v místní nabídce. Program otevře novou kartu faktury s veškerými údaji přebranými z dokladu pod kurzorem (včetně ceny, která se uvádí v kladné hodnotě). Nový doklad má aktivní přepínač ODD-Dobropis a také Uložit jako koncept – chcete-li jej zaúčtovat, je třeba příznak zrušit. Doklad se pak zavede do účetního deníku se záporným znaménkem.
V Nastavení skupiny je záložka ODD, kde si můžete nastavit parametry pro automatickou tvorbu opravných daňových dokladů: skupinu, do které budou ODD ukládány, a jejich zaúčtování. Pokud některé údaje nedoplníte, program je přebere ze zdrojové faktury. Dále je možno DUZP převzít z původního dokladu, případně místo něj použít aktuálně platné pracovní datum.
V Nastavení seznamu je možné zatrhnout pole Povolit kontrolu duplicity variabilních symbolů. Na kartě faktury se tak aktivuje tlačítko Kontrola VS, po jehož stisku program nabídne ke srovnání všechny faktury s obdobným variabilním symbolem (nezávisle na počtu nul zleva).
Převzít do – volbou místní nabídky také můžete doklad pod kurzorem převzít do jiné faktury, nebo pro zboží vystavit Reklamační doklad, aniž byste se museli přepínat do příslušného seznamu. Při převzetí faktury do dalšího účtovaného dokladu (např. jiné faktury) Převzít do / S vyřizováním se původní doklad automaticky považuje za vyřízený a program vám už nedovolí žádné úpravy na kartách jeho položek. Pokud dodatečně zjistíte, že na nich potřebujete změnit účetní údaje nebo kontrolingové proměnné, použijte funkci Hromadná změna zaúčtování položek dokladu, kterou najdete v místní nabídce otevřené pravým tlačítkem myši nad seznamem položek přímo na kartě faktury.
Nákladová faktura – hlavička faktury obsahuje pole, jehož zatržením zajistíte, že se faktura bude nabízet na kartě Náklady, kde může být použita pro vyčíslení dodatečných nákladů.
Detaily
Detaily obsahují množství záložek, které nabízí k nahlédnutí údaje uvedené na fakturách (Položky, Zaúčtování, Úhrady, Odpočtené zálohy), ale navíc i řadu informací, které na fakturách nenajdete.
Pohyby na účtech – v záložce vidíte detailní rozpis všech pohybů, ke kterým došlo při zaúčtování dokladu.
Navazující doklady – veškeré související doklady, ať už jde o předchůdce (objednávkové doklady, dodací listy) nebo následovníky (příkaz k úhradě), případně dobropisy.
Součty dokladů – přehledný rozpis jednotlivých typů cen (základ, DPH, jednotlivé sazby, neproplacené částky) součtovaných pro označené doklady nebo (v případě, že není označený žádný) pro celý seznam. Do součtů jsou zahrnuté i faktury přijaté v cizí měně, volitelně však můžete vybrat konkrétní měnu (vč. domácí) – součtování pak program provede pouze pro doklady v této měně. Při práci můžete zvolit režim výpočtu Automaticky (veškeré změny v seznamu se do součtů ihned promítnou) nebo Na vyžádání (změny se promítnou teprve po stisku tlačítka Spočítat hodnoty).
Vyúčtování záloh – informace o dokladech (vyúčtovací, zálohový a hradící), kterými byly záloha zavedená.
Upomínky – u ODD-dobropisů, ke kterým program funkcí Vypořádání vygeneroval Upomínky, vidíte zdrojové karty těchto upomínek a můžete je zde pomocí volby místní nabídky vytisknout, odeslat partnerovi či k nim připojit dokument.
Penalizace – u ODD-dobropisů zde najdete údaje o Penalizacích včetně vazby na penalizační fakturu.
Daňové doklady – zde vidíte informace o Daňových dokladech, které byly vygenerované ke všem odpočteným zálohám faktury pod kurzorem.
Zaúčtování navazujících dokladů – v detailu si můžete ověřit zaúčtování skladových dokladů, které se vygenerovaly při uložení faktury.