Vypořádání slouží k tvorbě upomínkových dopisů a penalizačních faktur. Po spuštění funkce se otevře okno se seznamem všech pohledávkových dokladů (pohledávek, vystavených faktur a opravných daňových dokladů – dobropisů), které mají datum splatnosti nižší než aktuální datum a dosud nebyly uhrazené, a také dokladů, které byly uhrazené po splatnosti. Seznam nabízených dokladů se dá upravit změnou data či jiných parametrů uvedených ve filtru (viz dále). Upomínka nebo penalizace se pak vytvoří vždy k označeným položkám v seznamu (nejsou-li žádné označené, pak pouze k položce, která je pod kurzorem). V záhlaví seznamu najdete tlačítka určená pro spuštění funkcí, které popisujeme v následujících odstavcích.
Vytvořit upomínky
Každý neuhrazený doklad můžete upomínat až třikrát: program postupně generuje dopisy První upomínka – výzva k úhradě, Druhá upomínka – výzva k úhradě a nakonec Třetí upomínka – pokus o smír. Dopisy obsahují hlavičku, doprovodný text, přehled a součet dlužných dokladů. Jejich obsah a vzhled můžete upravit v Nastavení tiskových sestav.
Pokud je i nadále pohledávka nedobytná, máte možnost ji odstranit ze seznamu funkcí Uzavřít pohledávky (viz dále).
Po stisku tlačítka program vytvoří upomínky pro všechny označené doklady tak, že pohledávky součtuje podle odběratele a stupně upomínky – do jedné upomínky zahrne všechny doklady, které mají stejného odběratele a stejný stupeň upomínky. Vygenerované upomínky jsou zařazeny do seznamu Upomínek, kde je můžete vytisknout.
Každá karta Faktury vydané obsahuje záložku Upomínky, do které se po vygenerování upomínkového dopisu dosadí datum jeho vytvoření.
Vytvořit penalizační doklady
Touto funkcí vygenerujete k označeným dokladům penalizační faktury, které program zařadí do seznamu Faktur vydaných. Celkovou částku na faktuře tvoří součet pokut k určenému datu pro všechny označené neuhrazené pohledávky ke stejnému odběrateli, pohledávky jsou uvedené jako položky faktury. Jednotlivé pokuty se počítají procentem z celkové částky dlužné pohledávky za každý den prodlení, násobeným počtem dnů prodlení. Položky penalizačního dokladu se nijak nezaokrouhlují, zaokrouhlí se až částka za celý doklad, a to podle nastavení skupiny vybrané v Konfiguraci (viz dále). V konfiguraci určíte i další parametry pro výpočet.
Přehled všech vygenerovaných pokut je uveden v seznamu Penalizací, v nápovědě k tomuto seznamu najdete podrobné informace o způsobu výpočtu penále.
Uzavřít pohledávky
Vypořádání obsahuje seznam dokladů, které jsou otevřené, tj. k vybranému datu nebyly uhrazené, nebo byly uhrazené po splatnosti. Funkce Uzavřít pohledávky nabízí možnost uzavřít označené pohledávky, tj. odebrat ze seznamu. Funkci využijete pro pohledávky, které sice byly zaplacené po splatnosti, ale nechcete je penalizovat, nebo pro nedobytné pohledávky.
Znovu otevřít pohledávku – tuto funkci najdete v místní nabídce. U pohledávky pod kurzorem zrušíte uzavření.
Uzavřené pohledávky je možné v seznamu zobrazit volbou filtru Zobrazit i uzavřené položky.
Nastavit filtrování
Filtr se standardně otevírá na pravé straně okna. Volbou jednotlivých podmínek měníte obsah seznamu:
Zobrazit i uzavřené položky – v seznamu se zobrazí i doklady, u kterých jste použili funkci Uzavřít pohledávky.
Zobrazit i plně uhrazené – není-li zatrženo, seznam obsahuje pouze neuhrazené doklady.
Filtrování podle upomínek/penalizací – vhodnou kombinací podmínek si můžete zobrazit doklady, které hledáte.
Konfigurace
Chcete-li, aby modul upomínek a penalizací fungoval k vaší plné spokojenosti, je třeba konfiguraci zkontrolovat a případně změnit námi zadané nastavení. V konfiguraci volíte režim pro výběr dokladů, které chcete penalizovat a upomínat, a také pravidla pro výpočet a zaúčtování penalizačních dokladů. Navíc zde lze filtrovat jednotlivé druhy dokladů, které do vypořádání vstupují.
Součet
Pomocí tlačítka zjistíte součet dlužných částek rozepsaných podle DPH buď pro označené doklady, nebo pro celý zobrazený seznam.
Tlačítko na rozdíl od funkce místní nabídky Součet (která v Seznamech sčítá položky sloupce, v němž je aktivní buňka) sečte ceny dokladů, ať je kurzor umístěn kdekoliv.
Zdrojový doklad
Tlačítko využijete pro zjištění informací o dokladu pod kurzorem. Doklad je možné prohlížet, nikoliv však editovat.