Jednou z hlavních zásad při vedení účetnictví je dodržení tzv. akruálního principu, tedy zaúčtování hospodářských operací do období, se kterým věcně a časově souvisí. Typicky se u výdajových položek jedná o úhrady za energie, leasingové splátky a úroky, předem nebo zpětně hrazené nájmy či předplatné, u příjmových pak o propagaci, předzásobení, výnosové provize nebo náklady na výzkum. Tyto časově rozlišené položky se povinně účtují ve skupině 38 a jejich výpočet představuje pro účetní obvykle velmi zdlouhavou a složitou práci s excelovými tabulkami.
V Money ERP se tento problém dá elegantně vyřešit prostřednictvím rozšiřujícího modulu Časové rozlišení, který po základním nastavení dokáže velmi jednoduše položky faktur rozdělit na jednotlivé intervaly časového rozlišení. Program pak na jejich základě s přesností na dny zcela samostatně rozpočítá náklady nebo výnosy a zaúčtuje je pomocí interních dokladů.
Po instalaci modulu se Money ERP rozšíří o následující nabídku:
V menu Účetnictví / Závěrkové operace najdete dvě nové položky, Časové rozlišení a Zaúčtování časového rozlišení.
Na položkách Faktur vydaných a Faktur přijatých je nová záložka Časové rozlišení.
Nad seznamem Faktur vydaných a Faktur přijatých je k dispozici nové tlačítko Časové rozlišení, kterým rozpočítáte sumy na položkách označených dokladů.
Nastavení programu
Rozšiřující modul jako takový žádné zvláštní nastavení nepotřebuje. Nutné je však v příslušných částech programu pečlivě nastavit účetní údaje, které budete pro časové rozlišení používat.
Účty pro časové rozlišení – na kartě Nastavení u seznamu Časové rozlišení (otevřete ji pravým tlačítkem myši nad položkou v Navigátoru) musíte do pole Výběr účtů vložit všechny účty ze skupiny 38, které chcete pro časové rozlišení používat.
Skupina časového rozlišení – v seznamu Časové rozlišení si dále založte skupiny pro různé případy časového rozlišení, které v agendě mohou nastat. Nezapomeňte v každé doplnit Členění DPH a Číselnou řadu.
Skupina interních dokladů – v seznamu Interních dokladů si založte jednu nebo více skupin, do kterých bude program ukládat doklady při Zaúčtování časového rozlišení. Kromě číselné řady v nich nezadávejte žádné nastavení, protože všechny potřebné účetní údaje si program převezme z původních dokladů.
Postup při tvorbě položek časového rozlišení
Položky Faktur přijatých a Faktur vydaných v agendách s aktivovaným modulem obsahují záložku Časové rozlišení. Zde si před uložením faktury nastavte časový interval a periodu výpočtu. Aby takovou položku program správně rozpočítal, je navíc nutné v záložce Obecné (buď na položce, nebo v hlavičce dokladu) zadat některý z účtů skupiny 38, které máte uložené na kartě Nastavení časového rozlišení (viz výše).
Vlastní výpočet pak uskutečníte pomocí tlačítka Časové rozlišení, které najdete nad seznamem faktur. Funkčnost můžete použít pro libovolný počet Označených dokladů. Program rozpočítá celkovou částku položky dokladu na jednotlivé intervaly (položky časového rozlišení) s ohledem na počet dnů v konkrétních měsících (čtvrtletích, rocích). Jestliže začátek či konec intervalu výpočtu neodpovídá začátku nebo konci kalendářního měsíce (čtvrtletí, roku), program do výpočtu zahrne jen datem vymezenou část období.
Po dokončení průvodce program vygeneruje doklad Časové rozlišení včetně všech poměrově rozpočítaných položek. Výpočet si v seznamu můžete zkontrolovat.
Celý proces pak završíte volbou Zaúčtování časového rozlišení. S její pomocí program vytvoří Interní doklady, kterými původní doklad zaúčtuje do požadovaných období. Funkčnost lze používat opakovaně pro jednotlivá účetní období vymezená účetní závěrkou – po doplnění údaje Účtovat do data program zaúčtuje jen ty položky, které spadají do vámi zadaného období.