Seznam pokladních dokladů slouží k vystavování dokladů uhrazených v hotovosti na pokladně, umožňuje tvorbu příjmových i výdejových dokladů. Každý doklad musí mít určenou Pokladnu, ve které k pohybu financí došlo. Doklady také mohou vznikat automaticky při Zaúčtování prodejek nebo vystavení Faktur hrazených v hotovosti.
V Nastavení přístupových práv existuje možnost Povolit opravu pokladních dokladů generovaných zaúčtováním prodejek. Uživatel bez tohoto přístupu se tak zde může setkat s doklady, které nemůže editovat.
Nastavení skupiny nabízí možnost zadat v jedné skupině odlišné konfigurační údaje pro oba druhy dokladů, příjmový a výdajový. Strukturu skupin si tedy můžete vytvořit i tak, že každá skupina patří jedné pokladně, skupině partnerů apod. a jsou v ní příjmové i výdajové doklady, každý s automaticky doplněnou vlastní číselnou řadou a zaúčtováním.
Nový příjem – tlačítkem vytvoříte příjmový doklad, který peníze na pokladnu přidá.
Nový výdej – vytvoří se výdajový doklad, kterým jsou peníze z pokladny vydávány.
Spárování – po stisku tlačítka se zobrazí výpis z Účetního deníku obsahující zápisy se stejnými párovacími znaky.
Párovat úhrady – tlačítkem spustíte automatické párování, které proběhne pro doklad pod kurzorem, nebo pro všechny označené doklady. Program pro každý z vybraných pokladních dokladů vyhledá související hrazený doklad, který vyhovuje podmínkám nastaveným v Konfiguraci párování úhrad (viz dále). Doklady ihned spáruje a následně zobrazí protokol s výpisem uskutečněných akcí, včetně výčtu chyb a neúspěšného hledání. Zde si můžete zjistit podstatu problému a párování pak uskutečnit ručně.
V Konfiguraci párování úhrad je k dispozici nastavení Převzít výši úhrady. Pokud si vyberete možnost převzetí z Hrazeného dokladu, program automaticky přepíše celkovou cenu pokladního dokladu.
Vlastní doklad můžete vytvořit převzetím údajů z jiného dokladu. V záložce Položky můžete doklad naplnit přebráním z jiného dokladu, např. dodacího listu. Záložka Úhrady nabízí možnost vytvořit hradící doklad k faktuře, pohledávkovému či závazkovému dokladu. V záložce Zálohy se dá vytvořit úhrada zálohové faktury.
Detaily
Pohyby na účtech
Kromě běžného Zaúčtování můžete k položce pod kurzorem vidět i součet položek na jednotlivých účtech.
Zálohy
Vytvořit daňový doklad – po stisku tlačítka se otevře karta Nastavení daňového dokladu k platbě, po jejímž potvrzení se vygenerují interní doklady nad zálohami, které byly uhrazeny s členěním DPH Bez vlivu na DPH a s nenulovou výší DPH. Takové interní doklady vstupují do DPH.
V seznamu Interních dokladů nabízí tlačítko Tisk sestavu Daňový doklad.
Kontrolní hlášení
Výdajový pokladní doklad obsahuje pole Přijatý doklad, které je potřeba doplnit u dokladů, jejichž celková částka přesahuje zákonný limit 10 tisíc Kč. Tento údaj pak vstoupí v Kontrolním hlášení v oddílu B2 do pole Evidenční číslo daňového dokladu.
Párování úhrad
Párování hradícího dokladu (Pokladní doklad) s dokladem hrazeným (Faktura, Pohledávkový nebo Závazkový doklad) můžete uskutečnit individuálně přímo na kartě dokladu v záložce Úhrady, kde tlačítkem Přidat otevřete okno Výběr hrazeného dokladu. Do pokladního dokladu se tak doplní nejen položky zboží s cenami, ale i firma partnera, párovací symboly apod.
Program dále nabízí hromadné párování prostřednictvím tlačítka Párovat úhrady. Tuto funkčnost využijete nejčastěji v agendách, do nichž importujete z externího pokladního zařízení doklady vystavené v systému, který není s Money ERP přímo propojený. Faktury a pohledávkové doklady vystavené v Money ERP je po importu pokladních dokladů nutné spárovat dodatečně. Předpokladem této funkčnosti je Nastavení skupiny pokladních dokladů. Zde je v záložce Konfigurace párování úhrad potřeba určit:
Párovací údaj hradícího dokladu – na pokladním dokladu můžete k párování využívat importovaný Variabilní nebo Párovací symbol.
Párovací údaj hrazeného dokladu – na hrazených dokladech je nabídka rozšířena i o Číslo dokladu.
Převzít výši úhrady z – hotovostní úhrady jsou vždy uskutečněny v plné výši, proto je při párování nutné sladit částku na hradícím a hrazeném dokladu. V konfiguraci si můžete nastavit, která cena pro vás bude rozhodující – program pak na tuto částku upraví celkovou cenu druhého dokladu.
Párovat je možné současně i více dokladů z různých skupin s odlišným nastavením.