Hromadná změna zaúčtování položek dokladů
Každý doklad může obsahovat libovolné množství položek, které mohou mít zadané vlastní parametry, jako je rozúčtování, členění DPH, kontrolingové proměnné apod., nebo mohou přebrat nastavení celého dokladu. Položky s vazbou na Katalog mohou být složené, tzn. že výběrem jedné položky můžete na doklad přidat celou řadu dalších podřízených položek, které představují Složení a Příslušenství dané položky. Tyto podřízené položky mohou mít dále své vlastní podřízené položky, proto má seznam hierarchickou strukturu (viz Seznamy).
Hromadná změna DPH – v místní nabídce (otevřené pravým tlačítkem myši nad seznamem položek) najdete volbu Hromadné operace / Obecná změna, pomocí které můžete na všech označených položkách dokladu změnit či nastavit jinou sazbu DPH.
Změna zaúčtování – při převzetí zaúčtovaného dokladu do jiného účtovaného dokladu volbou Převzít do / S vyřizováním (např. dodacího listu do faktury) se původní doklad automaticky označí jako vyřízený a program vám už nedovolí žádné úpravy na kartách jeho položek. Pokud dodatečně zjistíte, že na nich potřebujete změnit účetní údaje nebo kontrolingové proměnné, použijte funkci Hromadná změna zaúčtování položek dokladu, kterou na dokladu najdete v místní nabídce otevřené pravým tlačítkem myši nad seznamem položek.
Položky lze na doklad přidat několika způsoby, které se samozřejmě dají kombinovat.
Přidat dokladem
Položky jsou do Cílového dokladu přebrány z již existujícího Zdrojového dokladu – typickým příkladem je převzetí objednávky do faktury.
Tlačítkem Přidat dokladem otevřete okno Výběr dokladu pro převzetí se seznamem všech dokladů, které je možné do editovaného dokladu přebrat, tzn. že jsou nevyřízené a schválené. Doklady jsou rozdělené do záložek podle druhu a pokud jste již v cílovém dokladu zvolili partnera, je seznam omezen na ty, na kterých je tento partner uvedený (tlačítkem Všechny firmy si můžete zobrazit i další doklady). V seznamu se dá označit a přebrat do cílového dokladu více zdrojových dokladů současně, vždy však jen v rámci jedné záložky. Chcete-li přebrat doklady i z jiné záložky, použijte funkci opakovaně. Při práci na síti může docházet k situacím, kdy ve stejné chvíli doklad už přebírá jiný uživatel. Pro tyto případy slouží seznam Rozpracovaných záznamů, který eviduje všechny právě editované karty v agendě. Pokud se tedy pokusíte přebrat doklad, který je aktuálně zpracováván kolegou, program vás na tento fakt upozorní.
Jestliže zdrojový doklad nechcete přebrat se všemi položkami, můžete si pod příslušným seznamem v okně Výběr dokladu pro převzetí zobrazit Detaily a zde v detailu Položky v levém sloupci označit jen ty, které chcete převzít. Druhou možností je zvolit konkrétní položky přímo v seznamu položek (okno Výběr dokladu pro převzetí nabízí také všechny samostatně evidované přehledy položek). Přebrané položky však můžete v cílovém dokladu smazat nebo údaje na nich upravit – změnit množství, cenu a další parametry. Po uložení dokladu je aktualizováno zbývající množství na položkách ve zdrojovém dokladu a při příštím přebírání zdrojového dokladu program nabídne už jen nevyřízené položky. Vazba mezi zdrojovým a cílovým dokladem je trvalá a při dodatečných opravách cílového dokladu (např. zboží vrácené v rámci reklamace) je zpětně aktualizován i zdrojový doklad.
Doklady rozlišujeme Realizační – s jejich vystavením dochází k pohybu zboží (faktury, dodací listy, prodejky, skladové výdejky/příjemky) nebo Objednací, u kterých se zboží pouze rezervuje (zálohové faktury, objednávky, nabídky a poptávky). Všechny doklady mohou mít vazbu na sklad a u realizačních dokladů dochází při jejich uložení současně i ke skladovému pohybu. Je přitom zaručeno, že pohyb zboží se uskuteční pouze jednou – přeberete-li realizační doklad (např. dodací list), po uložení cílového dokladu (faktury nebo prodejky) k pohybu již nedochází. Veškeré aktualizace ve skladech se provádějí až při definitivním uložení dokladu (bez příznaku Uložit jako koncept). Sklad lze při přebírání změnit jen v případě, kdy máte v Průvodci nastavením programu aktivované pole Povolit změnu skladu na cílové položce přebírání. Je však třeba mít na paměti, že při změně skladu může dojít k nesrovnalostem ve stavu rezervací nebo objednávek na Zásobě.
Při přebírání některých dokladů, např. objednávek do zálohových faktur, existují dva možné postupy. Otevřete-li na kartě Zálohové faktury tlačítkem Přidat dokladem seznam objednávek připravených k vyřízení, na nástrojové liště si můžete vybrat Typ přebírání. Volba S vyřizováním znamená, že se převzetím do zálohové faktury objednávka vyřídí, aktualizuje se objednané/rezervované množství a do vyúčtovací faktury se pak bude přebírat zálohová faktura. Druhá volba Bez vyřizování naopak znamená, že se do zálohové faktury zboží uvedené na objednávce dosadí jako neskladové položky, do vyúčtovací faktury se bude přebírat objednávka a teprve v té chvíli dojde k jejímu vyřízení.
Do cílového dokladu se ze zdrojového přeberou ty údaje, které v cílovém dokladu nejsou vyplněné a které jsou ve všech přebíraných dokladech shodné (partner, Intrastat, způsob platby či dopravy atd.).
Ceny položek se z realizačního zdrojového dokladu přeberou beze změny. Při přebírání objednacího zdrojového dokladu se ceny dosadí buď na základě nastavení Partnera podle aktuálních cenových podmínek, nebo pevné v případě že je na zdrojovém dokladu zatržený přepínač Pevné ceny. Ze zdrojového dokladu se přebírají i nastavené slevy, celková sleva za doklad se pak vypočítá ze všech položek na dokladu, ať byly přidány jakýmkoliv způsobem.
Předchozí pravidla platí pouze při přebírání dokladů stejného obchodního typu, tj. odběratelský->odběratelský (např. objednávka přijatá -> prodejka vydaná) nebo dodavatelský->dodavatelský (např. nabídka přijatá -> objednávka vydaná -> skladová příjemka -> faktura přijatá). Přebíráte-li doklady bez respektování obvyklé obchodní logiky, není seznam nabízených dokladů filtrován podle partnera, nepřenáší se většina údajů vč. slev a zdrojové doklady se nevyřizují.
Money ERP při přebírání dokladů na karty Faktur vydaných/přijatých, Pohledávkových, Závazkových a Interních dokladů vždy hlídá, zda pro partnera uvedeného na dokladu existují nějaké dosud nevyúčtované zálohy. V kladném případě se ouško záložky Odpočet zálohy po výběru dodavatele/odběratele graficky označí červeným proužkem. V Průvodci nastavením programu si navíc můžete aktivovat funkci Na dokladech kontrolovat nevyúčtované zálohy, která v takové situaci nabídne přehled všech takových záloh k okamžitému vyřešení.
Postup přebírání se dá také „obrátit“ tak, že v seznamu zdrojových dokladů (např. objednávek) označíte doklady, které chcete převzít do cílového dokladu (např. faktury), a v místní nabídce (otevřete ji pravým tlačítkem myši) použijete volbu Převzít do. I v tomto případě můžete uskutečnit konkrétní výběr položek, a to tak, že si je označíte v detailu Položky a teprve poté využijete funkci místní nabídky Převzít do. V takovém případě se samozřejmě dají položky do cílového dokladu přebrat jen z jediného zdrojového dokladu. Pokud tuto možnost budete používat častěji, můžete si na kartě Nastavení přebírání dokladů individuálně určit rozsah a pořadí nabízených cílových dokladů. Podívejte se na instruktážní video.
Přebírání dokladů si můžete nastavit na automatický režim. Více v dokumentu Automatické akce.
Přidat výběrem
Jedná se o přímý výběr položek představujících zboží nebo služby, které jsou předmětem vaší obchodní činnosti. Takto přidané položky mají vazbu na katalog, skladové karty nebo ceníky, které máte zavedené v systému a u kterých evidujete jejich vlastnosti, obchodní vazby, ceny a množství.
Položky přidáte prostřednictvím tlačítka Přidat výběrem, které otevře kartu s nabídkou položek. Můžete označit i více záznamů, pak jsou karty přeneseny bez editace přímo na doklad, kde je můžete dodatečně upravit. Vybírat můžete z následujících seznamů:
Ceník – přidáte položku přímo z konkrétního ceníku. Nabídka ceníků je podle typu editovaného dokladu omezena na odběratelské nebo dodavatelské (viz Typ ceníku, který určíte při Založení ceníku), ale pomocí tlačítka Všechny ceníky lze zobrazit i ostatní. Ceník volíte z roletové nabídky v horní části seznamu, v případě potřeby je možné přehled položek omezit tlačítkem Skupiny na jednu skupinu ceníku, nebo naopak prostřednictvím tlačítka Všechny položky rozšířit na všechny ceníky daného typu. Cena položky respektuje vybraný ceník a individuální procentuální slevu partnera. Ceníky můžou mít vymezené období platnosti. Mimo toto období je při výběru zboží ze skladu nebo katalogu program nepoužívá, v záložce Ceník je však použít můžete. Aby nedošlo k výběru ceny omylem, jsou ceny mimo období platnosti graficky odlišené jako Neaktivní (viz Legenda).
Skladové zásoby – opět v horní části seznamu vyberete konkrétní Sklad, ve kterém lze tlačítkem Skupiny omezit nabídku zásob na konkrétní skupinu. Tlačítko Zobraz vše nabídne kompletní přehled skladových zásob bez rozdělení mezi jednotlivé sklady.
Katalog – volba je primárně určená pro výběr služeb, poplatků a složených skladových karet.
Při výběru karty katalogu, která obsahuje Varianty, je potřeba vybrat konkrétní variantu (platí pro příjem i výdej).
Kategorie katalogu – slouží k vyhledání zboží, u kterého neznáte umístění ve skladu nebo v ceníku, nebo k dohledání zboží podobného charakteru.
Položku můžete vyhledat v kterémkoliv z uvedených seznamů – pokud ji nevyberete přímo z konkrétního skladu nebo z ceníku, je do karty položky dokladu dosazen Sklad a Ceník, který máte zadaný v Průvodci nastavením programu jako výchozí, nebo přednostně Ceník, který jste přiřadili Partnerovi dosazenému do dokladu. Prodejní cena se tedy určí podle tohoto ceníku a individuální procentuální slevy partnera, nákupní cena se přebere z posledního nákupu partnera. Jestliže je na výběr více Ceníků nebo Cenových hladin, program postupuje podle nastavení Způsobu výběru ceny na kartě Partnera. Částku lze samozřejmě libovolně změnit. Ať jste položku vybrali jakýmkoliv způsobem, má-li definovanou skladovou zásobu (na kartě položky je určen sklad), při uložení se automaticky uskuteční skladový pohyb nebo rezervace zboží (záleží na druhu dokladu, viz výše).
V Průvodci nastavením programu si můžete zvolit režim, jakým se vybrané položky zobrazují na dokladu. Standardně je každá vybraná položka ihned zařazena na doklad do přehledu položek a okamžitě se také přepočítá celková cena dokladu. Při větším počtu položek (např. na skladových dokladech) však může tato vlastnost program zpomalit. Skladníci a jiní uživatelé, kteří pracují s doklady o vysokém počtu položek, si proto mohou aktivovat volbu Sumovat položky dokladu až po uzavření dialogu pro přidání položek, která změní režim pro přidávání položek tak, že k aktualizaci dokladu dojde až ve chvíli, kdy opustíte výběrové okno.
Přidat
Touto volbou lze přidat libovolná položka bez vazby na katalog či jiné doklady. Nová karta tedy neobsahuje žádné vyplněné údaje, je však možné do ní doplnit některá data prostřednictvím nastaveného Typu účetní položky.
Přidat podřízenou výběrem
Možnost přidat podřízenou položku najdete pouze v místní nabídce seznamu položek. Je určená například pro přidání poplatku k položce pod kurzorem či pro aktuální změnu komponent složených položek zboží (komplety, sady, karty s příslušenstvím) – v případě potřeby tímto způsobem můžete podřízené položky smazat a přidat je do jiné do libovolné úrovně stromečkové struktury. Na takto přidané položce je potřeba v poli Druh položky zvolit, zda se jedná o Složení (cena podřízené položky je součástí nadřízené položky, tj. její cenu nenavyšuje), nebo Příslušenství (v tomto případě se můžete přímo na kartě položky zatržením pole Přičítat cenu k nadřízené položce rozhodnout, zda se cena nadřízené položky o cenu podřízené navýší, či nikoliv).
Tlačítko může mít dvě varianty, mezi kterými volíte po stisku šipky na jeho pravé straně, a to Čárové kódy a Ostatní kódy. Po stisku jedné z variant se nad seznamem položek otevře pole pro zápis Kódu, kam můžete načíst nebo zadat kód položky, kterou hledáte.
Čárové kódy
Čárový kód se dá načíst pomocí skeneru, ev. jej můžete zapsat z klávesnice. Program pak přímo otevře novou položku faktury s doplněným produktem, který má čárový kód zadaný v příslušné záložce na Položce katalogu. Vzhledem k tomu, že je individuální kód možné přidělit i jednotlivým Jednotkám produktu, může mít položka dokladu už přímo doplněnou vedlejší jednotku vč. přepočtu na Hlavní jednotku.
V případě, kdy se stejný kód vyskytne u dvou nebo více položek katalogu, program otevře okno se seznamem těchto položek, kde si hledané zboží vyberete.
Pokud chcete do dokladu vložit zboží z konkrétního skladu nebo ceníku, můžete ho pomocí čárového kódu vyhledat stejným způsobem i pomocí funkce Přidat výběrem – tlačítko Čárové kódy totiž obsahují i všechny seznamy výběrového okna.
Ostatní kódy
Vyhledávání funguje obdobně, avšak vždy pouze zápisem z klávesnice. Touto volbou lze vyhledávat mezi dalšími kódy zadanými na Položce katalogu, jako je Kód položky katalogu a Katalog ze záložky Obecné a dále Dodavatelský kód či Odběratelský kód, které jsou zadané na kartách partnerů v příslušných záložkách.
Hierarchické členění položek dokladu
Jednotlivé položky mohou být na dokladu řazené do libovolného množství úrovní stromečkové struktury. Většinou se jedná o položky dosazené volbou Přidat výběrem, a to takové, jejichž zdrojem je Složená položka katalogu (komplet a sada), nebo jakákoliv položka katalogu s Příslušenstvím, případně to můžou být položky vložené na doklad pomocí volby Přidat podřízenou výběrem (viz předchozí kapitola), které se pak chovají jako Příslušenství. Každá podřízená položka na dokladu obsahuje záložku Vazba položek, kde je stanovené poměrné množství vůči nadřízené položce a další vazby, které se většinou přeberou z karty Složení položky katalogu nebo Příslušenství položky katalogu, lze je však podle potřeby změnit. Některé možnosti bližší specifikace podřízených položek si vysvětlíme blíže:
Cena
Vztah mezi cenou hlavní položky a jí podřízených položek záleží na Typu položky katalogu:
Sada – hlavní položce sady nelze určit vlastní cenu, její cena je vždy přesným součtem cen jednotlivých podřízených položek.
Komplet – má ceníkem stanovenou vlastní cenu, která nemusí vycházet z cen podřízených položek.
Příslušenství – zde jsou na výběr dvě možnosti: cena příslušenství buď může navýšit cenu hlavní položky, nebo být naopak její součástí (vlastní cena hlavní položky se tedy o cenu příslušenství sníží). Určující je pole Přičítat cenu k hlavní položce, které najdete jak na kartě Příslušenství, tak i v záložce Vazba položek na podřízené položce dokladu.
Zobrazení na dokladu
Volitelně je možné podřízené položky tisknout na dokladu, a to volbou Zobrazovat položku na výstupu, kterou můžete nastavit jak v katalogu, tak i na položce dokladu.
Tyto podřízené položky jsou na tiskovém výstupu zobrazené tak, aby bylo zřejmé, pod kterou hlavní položku patří, přesto je doporučujeme zobrazovat s rozmyslem. Například u kompletů nebo příslušenství, jehož cena se nepřičítá k hlavní položce, může být jejich cena na dokladu zavádějící, protože pak nesedí součty jednotlivých položek s celkovou cenou dokladu. Stejně tak může být matoucí, pokud příslušenství, které má zatrženou volbu Přičítat cenu k hlavní položce, na dokladu neuvedete.
Vstupování do výkazu Intrastat
Při vstupování podřízených položek do výkazu Intrastat je opět rozhodující Typ položky katalogu:
Sada – do výkazu vždy vstupují jednotlivé podřízené položky, hlavní karta nikoliv.
Komplet – zde je to přesně naopak, do výkazu vstupuje hlavní karta, nikoliv jednotlivé položky. Pokud nemá komplet stanovenou na Položce katalogu Vlastní hmotnost, do výkazu se zavede součet hmotností všech komponent.
Příslušenství – vstupuje do výkazu vždy, a to včetně případů, kdy je příslušenství připojené k sadě nebo kompletu. Jedinou výjimkou je příslušenství připojené ke komponentě kompletu (tato podřízená položka sama do výkazu nevstupuje a její příslušenství tedy také ne).
Podle potřeby můžete samozřejmě přímo na položkách dokladu v záložce Intrastat stav pole Vstupuje do výkazu Intrastat změnit, vždy však tak, aby byl výkaz správně sestavený. Například u kompletu můžete prohodit zatržení polí tak, aby do výkazu hlavní karta nevstoupila, ale jednotlivé komponenty ano. Po dokončení Průvodce tiskem výkazu Intrastat program tuto skutečnost uvede v chybovém protokolu.
Seznam položek obsahuje sloupec Pořadí, podle kterého je přehled vždy přednostně setříděný. Položky jsou na základě tohoto pořadí také uváděny v tiskových sestavách. Pořadová čísla se položkám přiřadí při vložení do dokladu automaticky a odpovídají posloupnosti, v jaké se na doklad postupně přidávaly. Pokud pořadí chcete změnit, máte k dispozici několik nástrojů:
Nahoru/Dolů – nástrojová lišta obsahuje tlačítka, kterými lze položku pod kurzorem posouvat v rámci hierarchické úrovně, v níž je zařazena. Pokud tedy doklad obsahuje dvě položky a každé z nich je přiřazena podřízená skupina příslušenství, šipkami nahoru/dolů změníte buď pořadí obou hlavních položek, nebo pořadí jednotlivých kusů příslušenství některé z nich (záleží na tom, kde máte umístěný kurzor). Pořadové číslo se přitom automaticky změní tak, aby odpovídalo reálnému umístění položky v seznamu.
Pořadí podle třídění – tuto volbu najdete v místní nabídce seznamu. Pokud si seznam setřídíte podle kteréhokoliv sloupce (např. ceny, katalogu či sazby DPH), volbou toto pořadí uložíte a přečíslujete.
I v tomto případě se položky seznamu třídí jen v rámci hierarchické úrovně. Představme si situaci, kdy na dokladu máte dvě sady s celkovou cenou 1000 a 2000 Kč. První z nich má při položky složení s cenou 150, 250 a 600, druhá má dvě podřízené položky s cenou 800 a 1200. Pokud si seznam položek dokladu seřadíte například sestupně podle sloupce Cena, uplatní se následující pořadí: 2000 (první hlavní položka), 1200, 800, následuje 1000 (druhá hlavní položka), 600, 250, 100. Tento systém respektuje i funkce přečíslování.