Nezaúčtované doklady pro účetní závěrku
Nastavení účtů pro účely účetní závěrky
Detailní návod na uskutečnění závěrky najdete v kapitole Účetní závěrka – podrobný postup.
Funkce podporuje činnosti spojené s uzavřením účetního roku – tzv. uzavírání a otevírání účetních knih:
1. Zjištění konečných stavů rozvahových účtů a uzavření každého účtu, tj. převod konečného stavu podvojným zápisem do závěrkového Konečného účtu rozvažného.
2. Zjištění konečných stavů účtů nákladů a výnosů a jejich účetní převod podvojným zápisem do závěrkového Účtu zisků a ztrát.
3. Zjištění celkového hospodářského výsledku na Účtu zisků a ztrát formou celkových nákladů a celkových výnosů a jeho převod podvojným zápisem do Konečného účtu rozvažného.
4. Převzetí počátečních stavů rozvahových účtů na základě údajů závěrkového Konečného účtu rozvažného. Převzetí počátečních stavů se provede podvojným zápisem prostřednictvím Počátečního účtu rozvažného, který je zrcadlovým účtem ke Konečnému účtu rozvažnému.
5. Zaúčtování zisku (popř. ztráty), který byl při uzavírání účtů převeden na Konečný účet rozvažný z Účtu zisků a ztrát, na účet Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení se souvztažným zápisem na Počáteční účet rozvažný.
V Money ERP lze uzavírat různé části agendy (DPH, sklady) samostatně. Proto se Účetní závěrka týká výhradně uzavření účetního roku a otevření nového. Před spuštěním závěrky je tedy potřeba vykonat následující akce:
Nastavit účty v Průvodci nastavením programu
Vypořádat pohledávky a závazky
Zaúčtovat náklady leasingového majetku
Zaúčtovat rezervy a opravné položky
Nastavit kurz ČNB k poslednímu dni účetního období
Přecenit bankovní účty a pokladny
Sestavit přehled neuhrazených pohledávek a závazků
Přepočítat pořizovací ceny zboží
Posledním krokem před vlastní uzávěrkou je výpočet daně z příjmu a její zaúčtování. Výsledné sestavy Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty se vytisknou pomocí volby Účetní výkazy.
Uvedený postup se samozřejmě může lišit podle stavu a rozsahu zpracovávané agendy. Pokud jste si jistí, že je agenda na uzávěrku připravena, můžete přistoupit k jejímu provedení.
Podrobný postup při přípravě agendy, následném provedení účetní závěrky a otevření nového roku najdete popsaný v samostatném PDF dokumentu Účetní závěrka na našem Zákaznickém portálu (část Dokumentace).
Karta účetní závěrky
Doporučujeme v nastavení Přístupových práv pečlivě vybrat osoby, které mají Povolenou účetní závěrku.
Karta obsahuje několik funkcí, které lze vykonávat pouze postupně a jsou tedy přístupné podle momentálního stavu agendy – nemáte-li uzavřené účetní knihy, nejde je pochopitelně otevřít v novém období. Jednotlivé funkce jsou seřazené podle logické posloupnosti účetních postupů.
1) Uzavření účetních knih – program provede ke zvolenému datu určení hospodářského výsledku a uzavření všech účtů za daný hospodářský rok. Automaticky uzavře rozvahové a výsledovkové účty, dopočítá hospodářský výsledek a vygeneruje dva interní doklady nazvané Uzavření období.
2) Odvolat uzavření účetních knih – v případě nějaké chyby nebo změny v účetnictví máte možnost vrátit agendu do původního stavu. Po opravě dat je potřeba znovu provést krok Uzavření účetních knih.
3) Otevření účetních knih v novém období – krok následuje po uzavření účetních knih. Program převede konečné stavy rozvahových účtů do nového období jako počáteční stavy a současně zaúčtuje hospodářský výsledek na účet 431. Dále vygeneruje dva interní doklady nazvané Otevření období: jeden obsahuje rozvahové účty, druhý otevření období s hospodářským výsledkem.
4) Odvolat poslední dokončenou účetní závěrku – v otevřeném novém účetním období se tímto krokem dá vrátit agenda do původního stavu. Funkce je určena pouze pro případ, kdy nejsou v novém období správně navedené počáteční stavy. Při zrušení uzávěrky se smažou všechny zápisy v účetním deníku, které byly vygenerovány rušenou uzávěrkou. Při opakovaném provedení uzávěrky se vytvoří nové zápisy, které odpovídají aktuálnímu stavu uzavíraného období.
Algoritmus automatických závěrkových zápisů
Při uzavírání a otevírání účetních knih se automaticky generují zápisy v účetním deníku. Závěrkové účty zadáváte v Průvodci nastavením programu.
Uzavírání účetních knih
Zůstatky rozvahových účtů se převedou na Konečný účet rozvažný:
U rozvahových účtů aktivních je zůstatek (rozdíl stran MD a D) na straně MD. Pro každý aktivní rozvahový účet se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku rozvahového účtu, na vrub Konečného účtu rozvažného, ve prospěch příslušného aktivního rozvahového účtu {MD (přírůstek) = 702, D (úbytek) = XXX}. Tím se vyrovnají obě strany aktivního rozvahového účtu, takže jeho zůstatek je nulový.
U rozvahových účtů pasivních je zůstatek (rozdíl stran D a MD) na straně D. Pro každý aktivní rozvahový účet se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku rozvahového účtu, ve prospěch Konečného účtu rozvažného, na vrub příslušného aktivního rozvahového účtu {MD (přírůstek) = XXX, D (úbytek) = 702}. Tím se vyrovnají obě strany pasivního rozvahového účtu, takže jeho zůstatek je nulový.
Zůstatky výsledkových účtů se převedou na Účet zisků a ztrát:
Nákladové účty se chovají jako aktivní účty, tzn. mají zůstatek na straně MD. Pro každý nákladový účet se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku nákladového účtu, na vrub Účtu zisků a ztrát, ve prospěch příslušného nákladového účtu {MD (přírůstek) = 710, D (úbytek) = 5XX}. Tím se vyrovnají obě strany nákladového účtu, takže jeho zůstatek je nulový.
Výnosové účty se chovají jako pasivní účty, tzn. mají zůstatek na straně D. Pro každý výnosový účet se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku výnosového účtu, ve prospěch Účtu zisků a ztrát, na vrub příslušného výnosového účtu {MD (přírůstek) = 6XX, D (úbytek) = 710}. Tím se vyrovnají obě strany výnosového účtu, takže jeho zůstatek je nulový.
Zisk (popř. ztráta) se zjistí jako rozdíl stran Účtu zisků a ztrát a tento rozdíl se převede na Konečný účet rozvažný. Tím se vyrovnají obě strany těchto účtů, takže jejich zůstatek je nulový:
Jsou-li výnosy vyšší než náklady, jedná se o zisk a na Účtu zisků a ztrát je kladný zůstatek na straně D. V tom případě se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku Účtu zisků a ztrát, ve prospěch Konečného účtu rozvažného, na vrub Účtu zisků a ztrát {MD (přírůstek) = 710, D (úbytek) = 702}.
Jsou-li náklady vyšší než výnosy, jedná se o ztrátu a na Účtu zisků a ztrát je kladný zůstatek na straně MD. V tom případě se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku Účtu zisků a ztrát, na vrub Konečného účtu rozvažného, ve prospěch Účtu zisků a ztrát {MD (přírůstek) = 702, D (úbytek) = 710}.
Otevírání účetních knih
Konečné stavy rozvahových účtů v uzavíraném období ze závěrkového Konečného účtu rozvažného se převezmou v novém období prostřednictvím Počátečního účtu rozvažného:
Pro každý aktivní rozvahový účet se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku rozvahového účtu v uzavřeném období, na vrub příslušného aktivního rozvahového účtu, ve prospěch Počátečního účtu rozvažného {MD (přírůstek) = XXX, D (úbytek) = 701}.
Pro každý pasivní rozvahový účet se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku rozvahového účtu v uzavřeném období, ve prospěch příslušného aktivního rozvahového účtu, na vrub Počátečního účtu rozvažného {MD (přírůstek) = 701, D (úbytek) = XXX}.
Zisk (popř. ztráta), který byl při uzávěrce převeden ve prospěch (popř. na vrub) Konečného účtu rozvažného z Účtu zisků a ztrát, se převede na účet Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení:
V případě zisku se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku Účtu zisků a ztrát na straně D, ve prospěch účtu Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení, na vrub Počátečního účtu rozvažného {MD (přírůstek) = 701, D (úbytek) = 431}.
V případě ztráty se vytvoří účetní zápis s částkou odpovídající zůstatku Účtu zisků a ztrát na straně MD, na vrub účtu Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení, ve prospěch Počátečního účtu rozvažného {MD (přírůstek) = 431, D (úbytek) = 701}.
Převod stavů DPH, salda, bankovních účtů a pokladen, přecenění pohledávek a závazků
V Money ERP se jedná o samostatná konta, která podléhají svým vlastním cyklům uzávěrek – např. měsíčním nebo čtvrtletním v případě DPH. Účetní uzávěrka ve své podstatě obsahuje pouze výše popsané operace týkající se účtů a účetních zápisů.
Uživatelské rozhraní aplikace však může v rámci uzavření účetního roku sdružovat provedení několika samostatných akcí, které se týkají různých kont a které je možné provést spuštěním jedné funkce.
Navedení počátečních stavů účtů, DPH, salda, bankovních účtů a pokladen se provádí příslušnými doklady interními, pohledávkovými, závazkovými, pokladními a bankovními. U každého z těchto dokladů lze potlačit jeho zaúčtování, tzn. že se pouze změní stav příslušného konta bez dopadu na stavy účtů v účetnictví.
Převod zůstatků salda
U účtů, které jsou označené jako saldokontní, se do nového období přenáší detailní nespárované zůstatky saldokontních účtů. Jejich převodem se poníží stavy saldokontních účtů, které se pak převedou vcelku jako jedna částka. Při navádění počátečních stavů v novém období je postup stejný – navedou se celkové částky plus detailní nespárované zůstatky.
U saldokontních účtů dochází při závěrce k rozpadu salda pouze pro saldokontní účty, které mají vyplněný jakýkoliv účet pro převod zůstatku (třeba sebe sama). Pokud účet určený není, převod účtu se provede jedním účetním zápisem.
Nespárované zůstatky se vypočítají pro všechny saldokontní účty ze všech účetních zápisů, které daný účet obsahují na straně MD nebo D.
Tyto zůstatky se dále agregují podle stejného IČ, účtu a párovacího symbolu.
Ve skupině určené pro závěrkové doklady se vytvoří interní doklad pro převod zůstatků salda. Každá položka tohoto dokladu je vytvořená z jednoho účetního zápisu, který má na straně MD nebo D účet shodný s účtem agregovaného zápisu, u něhož je částka MD odlišná od částky D. Do identifikačních údajů položky se převezme párovací symbol a IČ z účetního zápisu. Do zaúčtování položky se převezme zpracovávaný saldokontní účet na tu stranu, na které je v účetním zápisu. Na druhou stranu se doplní Konečný účet rozvažný. Interní doklad má datum konce uzavíraného období. Vytváří se před vytvořením závěrkových interních dokladů, kterými se převádí zůstatky všech účtů na závěrkové účty. O částky, které jsou převedené interním dokladem pro převod zůstatků salda, jsou tedy poníženy celkové převáděné zůstatky saldokontních účtů – jinak řečeno, převáděné stavy saldokontních účtů jsou součtem částek převedených detailně podle IČ a párovacího symbolu a zbývající částky na účtu, která nebyla převedená detailně. Stejný postup platí i pro navádění počátečních stavů.
Při otevření nového účetního období se po vytvoření závěrkových interních dokladů, kterými se navádí počáteční stavy účtů, vytvoří interní doklad pro převod zůstatků salda. Jeho položky jsou shodné s položkami na závěrkovém interním dokladu pro převod zůstatku salda, pouze jsou v nich vyměněné účty MD a D a Konečný účet rozvažný je nahrazen Počátečním účtem rozvažným. Pokud má saldokontní účet nastavený odlišný účet pro převod zůstatku, pak se příslušný saldokontní účet nahradí účtem pro převod zůstatku. Tímto způsobem se přenesou detailní zůstatky salda do nového období. Datum dokladu je stejné jako datum začátku nového období.
Oba interní doklady pro převod zůstatků salda mají nastavený příznak systémového závěrkového dokladu, takže v účetních sestavách ovlivní počáteční stavy příslušných saldokontních účtů.