Funkce umožňuje řešit přeplatky pohledávek a závazků, čili případy, kdy je úhrada vyšší než hodnota uvedená na dokladu. Při prostém přehrazení pohledávky/závazku se dostane saldo pohledávek/závazků do záporného stavu, což je nežádoucí situace. V těchto případech je třeba srovnat stav salda a přeplatek je třeba buď vrátit (požadovat vrácení), nebo zaúčtovat jako provozní výnos/náklad.
Dalším typem dokladů, které do sestavy vstupují, jsou případy, kdy zaplacené zálohy převyšují hodnotu plnění (celková výše odpočtů je vyšší než celková výše normálních položek) a výsledné vyúčtování má tedy zápornou hodnotu. V tomto případě se podle výkladu zákona o DPH nejedná o opravný daňový doklad, jde o normální doklad se zápornou částkou a nepodléhá zvláštnímu režimu platnému pro ODD-dobropisy (uplatnění DPH podle data plnění). Z hlediska salda pohledávek/závazků je takový doklad stejný jako doklad přehrazený – zbývající částka k úhradě je záporná.
Záporná úhrada (na rozdíl od normální kladné úhrady, která zbývající částku k úhradě snižuje) zbývající částku k úhradě zvýší, tj. posune zpět na nulovou nebo kladnou hodnotu. Při výpočtech kurzových rozdílů u záporných úhrad platí opačná logika, tj. rozdíl, který by u kladné úhrady byl ztráta, je u záporné úhrady zisk a naopak.
Funkce Vypořádání přehrazených pohledávek a závazků je hromadná akce, do které vstupují všechny doklady se zápornou zbývající částkou k úhradě. V seznamu je možné označit doklady, které se mají v rámci akce vyřešit. Pokud neoznačíte žádný doklad, budou zpracovány všechny doklady.
Způsob vypořádání určíte výběrem Typu vypořádání salda:
Vrátit přeplacené částky – ke zpracovávaným přehrazeným dokladům program vytvoří inverzní doklady, tj. k pohledávkám závazky a k závazkům pohledávky, které budou mít výši odpovídající přeplaceným částkám, tj. absolutní hodnotě záporných částek zpracovávaných dokladů. Dále pak vygeneruje interní doklady obsahující záporné úhrady, kterými se zbývající částky k úhradě vybraných pohledávek/závazků srovnají na nulovou hodnotu.
Zaúčtovat jako mimořádný příjem/výdej – použijete v případě, kdy si chcete přeplatky nechat a zaúčtovat je jako provozní výnosy/náklady. Program pak provede pouze krok druhý, vytvoření interních dokladů.
Podle toho, zda přeplacené částky vracíte či nikoliv, se liší zaúčtování úhrad interních dokladů. Toto zaúčtování zadáváte v Konfiguraci, viz dále.
Řešit automaticky podle výše drobného přeplatku – generování pohledávek/závazků je možné nastavit automaticky, zadáním hranice tzv. drobného přeplatku. K dokladům, které jsou přeplacené o vyšší částku, než je tato hranice, se budou závazky/pohledávky generovat, k dokladům, které jsou přeplacené o částku do výše této hranice, se pohledávky/závazky generovat nebudou a přeplatek se pouze zaúčtuje.
Datum vypořádání vyberte z pole Vypořádání vytvořit k datu. Program automaticky dosadí aktuální datum, ale je možné vybrat libovolné jiné.
Konfigurace vypořádání salda
Nastavení Konfigurace je důležité pro správné zaúčtování generovaných dokladů. Vzhledem k tomu, že vypořádání lze provést i z Bankovního výpisu (viz dále), předkontace zadejte opravdu pečlivě.
Generované pohledávkové/závazkové doklady jsou ve stejné měně se stejnými kurzy jako původní doklady. Každý doklad je vystavený na stejnou firmu jako doklad původní. Do párovacího symbolu se převezme z původního dokladu buď párovací nebo variabilní symbol (není-li párovací symbol vyplněný).
Do zaúčtování úhrad se doplní primární účty z hrazených dokladů, jsou-li nastavené. Protože se jedná o záporné úhrady, primární účty se doplňují na opačné strany než u normálních úhrad, tj. primární účet z pohledávek se dosadí na stranu MD, primární účet ze závazků na stranu Dal. Zaúčtování úhrad má kladné částky.
Úhrady jsou měně hrazených dokladů, kurz se přebere z původního dokladu.
Přebírat variabilní symbol / bankovní spojení – na závazkový/pohledávkový doklad se z faktury přebere VS / číslo účtu s kódem banky.
Vytvoření pohledávek/závazků z položek bankovního výpisu
Aby se v případě, kdy je úhrada vyšší než částka hrazeného dokladu, nemusel napřed přehradit doklad a pak přeplatek vypořádat výše uvedeným způsobem, je možné využít funkci Hromadné úhrady na položce bankovního výpisu. Úhradu pak provedete pouze ve výši zbývající částky k úhradě. Na zbývající část, tedy přeplatek, se vytvoří nová položka bankovního výpisu.
K položkám bankovního výpisu, které nevytvářejí úhradu ani zálohu, je možné vygenerovat závazkový nebo pohledávkový doklad (závazkový k příjmovým položkám, pohledávkový k výdajovým položkám) v případě, že se mají přeplatky vracet. Tím odpadne nutnost vytváření záporných úhrad přehrazených dokladů. Pokud se přeplatky vracet nemají, zaúčtujete vytvořenou položku bankovního výpisu s přeplatkem jako zisk/ztrátu.
Funkci spustíte nad seznamem položek bankovních výpisů. K výběru se nabízí pouze položky, které nevytvářejí úhradu, zálohu, pohledávkový nebo závazkový doklad. Vygenerované pohledávkové/závazkové doklady se dají normálně smazat, tím se zruší vazba položky na doklad a akci lze pro takovou položku provést znovu. Při smazání nebo změně položky bankovního výpisu doklad zůstává beze změny.