Přepočet pořizovacích cen je vhodné spustit před každou skladovou závěrkou – proběhne při něm vynulování stavů zásob, smazání skladových pohybů v aktuálním období a opětovné vytvoření skladových pohybů i načtení stavů zásob. Z tohoto důvodu v průběhu přepočtu se sklady nelze pracovat. Funkce slouží k „úklidu” ve skladových pohybech zejména v případech, kdy máte sklad oceněný váženým průměrem a zásoby se nesmí vydávat do mínusu nebo když je naskladníte za nulovou pořizovací cenu (případně tuto cenu později upravíte). Typickým příkladem je situace, kdy prodáte zboží, které ještě není naskladněné (např. jste dosud nedostali fakturu), tzn. že jste toto zboží vydali s nulovou pořizovací cenou. Výdaje se tedy nepromítnou do ocenění skladu a účetnictví. S ohledem na správný průběh přepočtu musíte na faktuře, kterou toto zboží později naskladníte, zadat datum a čas skladového pohybu tak, aby předcházely výdeji tohoto zboží ze skladu.
S ohledem na časovou náročnost přepočtu můžete pro spouštění akce využít také modul Přepočet pořizovacích cen aplikace CSW Automatic, který zajistí celý proces tak, aby proběhl ve vybraném časovém období (o víkendu nebo v noci).
Doklady, které vstupují do přepočtu, nesmí být uzamčené a nesmí spadat do uzavřeného období. Pokud některé doklady těmto podmínkám nevyhoví, přepočet neproběhne a program zobrazí výpis dokladů, které nemůže zpracovat. Pro potřeby přepočtu si však doklady můžete dočasně odemknout, viz dále.
Pro správné vyhodnocení pohybů je důležité datum Skladového pohybu, které se na Dokladu uvádí včetně času s přesností na minuty. Důvodem je přesné dodržení posloupnosti pohybů, protože program při přepočtu zpracovává doklady postupně podle následujících kritérií:
1) datum skladového pohybu
2) čas skladového pohybu
3) typ dokladu
4) datum vytvoření dokladu
Podle způsobu vaší práce a potřeb vaší agendy si v Průvodci nastavením programu zvolte vhodný režim Rozšířené evidence data skladového pohybu. V poli Vyplňovat čas skladového pohybu si zde určíte, jak se mají do dokladů doplňovat konkrétní časy: v případě, kdy doklady vytváříte současně s reálnými skladovými pohyby, máte možnost doplňovat Aktuální čas, pokud doklady vytváříte dávkově, můžete k datu skladového pohybu doplňovat Čas 12:00 s tím, že v případě potřeby čas upřesníte ručně.
Důležitost upřesnění času skladového pohybu vysvětlíme na příkladu agendy, v níž používáte tři sklady A, B a C, a kde u skladových pohybů neevidujete přesný čas. Na těchto skladech máte stejnou zásobu v následujícím množství: A = 10 ks, B = 5 ks, C = 0 ks. Na sklad C potřebujete 6. ledna odpoledne přivézt 10 ks zboží ze skladu B. Dne 6. ledna tedy vystavíte převodku na 10 ks ze skladu B na sklad C – doklad má datum skladového pohybu 6. ledna. Skladník už ráno na sklad B přivezl chybějících 5 kusů ze skladu A, doklad však zapomněl vystavit. Vlastní převodku na 5 ks ze skladu A na sklad B tedy vystavíte až druhý den, 7. ledna. Přidělíte jí datum skladového pohybu 6. ledna, ale datum vytvoření dokladu je 7. ledna.
Reálně tedy k výdeji do mínusu nedošlo, protože odpoledne 6. ledna na skladě B už opravdu 10 kusů zboží bylo naskladněných. Neupřesnili jste však čas pohybu a program tedy nejprve vyhodnotil první doklad (s dřívějším datem vytvoření dokladu) a až teprve poté druhý. Tím se na skladě B zaznamenalo 5 ks zboží v mínusu. Pokud byste doplnili přesný čas skladového pohybu na dokladech tak, aby převod na sklad B předcházel převodu na sklad C, program by čas skladového pohybu upřednostnil před datem vytvoření dokladu a jako první by správně vyhodnotil druhý doklad.
Přepočtem pořizovacích cen dochází k přeúčtování všech skladových dokladů vytvořených od poslední Skladové uzávěrky (výjimkou jsou pouze takové, které před přepočtem nebyly zaúčtované). Program ve skladech vynuluje stav zásob, pohyby označí za smazané, seřadí je podle data a typu a nakonec do nich zavede nové skladové pohyby a opraví pořizovací ceny. Nemažou se pouze pohyby u výdejek, které mají nastavený ruční výběr z dodávek (v dodávkách, ze kterých odepisují, je zbývající množství stále snížené o množství z těchto pohybů) a zároveň mají na skladové zásobě nastaven způsob oceňování FIFO.
Nastavení způsobu přepočtu – roletová nabídka obsahuje dvě možnosti:
Zpracovat nejdříve výrobky, poté převodky – jedná se o standardní způsob, kdy program řadí doklady určené ke zpracování následujícím způsobem: doklady přijaté, vydané, výrobky a doklady generované skladovou převodkou.
Zpracovat nejdříve převodky, poté výrobky – v případě výrobních provozů, které ve stejný den vytvoří pro tutéž komponentu skladovou převodku (např. kvůli přesunu zboží na rezervační sklad) i výrobku, může standardní posloupnost způsobovat chybné záporné výdeje, které mohou zabránit dokončení přepočtu. Pro tyto případy zvolte druhou možnost a také kontrolu záporného výdeje.
Kontrolovat výdej do mínusu – pokud pole zatrhnete, program po dokončení průvodce nabídne tisk sestavy Chyby při přepočtu pořizovacích cen, ve které najdete podrobné údaje o příslušné zásobě, skladu, času skladového pohybu a skladovém dokladu, případně i zdrojovém dokladu, ze kterého byl skladový doklad generovaný. Uvedené informace vám pomohou při hledání a opravě chyb. Pro korektní dokončení přepočtu pořizovacích cen je nutné na uvedených dokladech upravit datum skladového pohybu tak, aby nedocházelo výdeji do mínusu, a následně Přepočet pořizovacích cen spustit znovu.
Změnit nastavení výdeje do mínusu – volbu využijete v případě, kdy přepočet pořizovacích cen skončí chybovým hlášením, protože zboží uvedené na dokladech má na kartě Zásoby nastavené pole Výdej do mínusu na hodnotu Nepovolit. Pokud víte, že záporný stav na skladu byl jen přechodný (např. byl příslušný doklad vystaven později, než kdy došlo k fyzickému přesunu zboží) a data na dokladech si nechcete opravovat ručně, zatrhněte tuto volbu a přepočet spusťte znovu. Pro potřeby přepočtu bude program u všech skladových zásob pole Výdej do mínusu považovat dočasně za nastavené na hodnotu Nekontrolovat, ve skutečnosti však ke změně tohoto nastavení na kartách Zásob nedojde.
V některých případech takové zásoby nemusí být oceněny korektně ani po dokončení přepočtu a může na nich zůstat vyčíslená Oceňovací odchylka.
Odemknout uzamčené doklady – jak již bylo řečeno výše, přepočet se nedokončí v případě, kdy narazí na uzamčené doklady. I pro tyto případy si však můžete aktivovat volbu, která bude zámky na dokladech dočasně ignorovat (po skončení přepočtu budou doklady nadále uzamčené).
Po potvrzení funkce program smaže všechny Skladové pohyby všech zásob na všech skladech v agendě, vytvořené od poslední Skladové uzávěrky, a vzápětí je vygeneruje znovu podle aktuálního stavu dokladů. Do procesu nejsou zahrnuté smazané doklady, stornované ano. Program přepočítá ceny výdejů a podle výsledků změní hodnoty pořizovacích cen zásob a přeúčtuje skladové doklady (v případě účtování skladů metodou A).
Přepočet pořizovacích cen je potřeba provést vždy před Skladovou uzávěrkou.