V Dokumentaci na Zákaznickém portálu najdete samostatný PDF popis k modulu Aktivní saldo.
Funkce Aktivní saldo je samostatně prodávaný modul, který podává přehled o stavu a pohybech saldokontních účtů, avšak na rozdíl od standardní tiskové sestavy Stav salda je tato funkce interaktivní a nabízí možnost okamžitých úprav přímo v dokladech, úhradách nebo účetním deníku. Do sestavy se načítají data jen z aktuálního účetního období, uzavřené období je započtené interním dokladem, který vzniká při uzavření období. Všechny sledované účty musí mít v Účtovém rozvrhu zatržený přepínač Sledovat saldo.
Vzhledem ke značnému objemu dat zpracovávaných v modulu Aktivní saldo je tento modul z důvodu rychlosti zpracování přístupný pouze v lokálním režimu připojení k SQL. Při přihlášení do programu je tedy potřeba aktivovat požadavek Lokální síť, který najdete na Přihlašovacím okně k programu v části Další nastavení.
Okno Aktivního salda je rozdělené na dvě části:
Levá část – přehled proměnných, podle kterých se párují záznamy v účetním deníku (saldokontní účet, IČ a párovací symbol). Tyto proměnné jsou sestavené do stromečkové struktury podle třídění, které volíte v Konfiguraci, kde lze určit jak počet úrovní, tak i jejich hierarchické pořadí (standardně je nastavené třídění Účet –> IČ –> Párovací symbol). V každé větvi stromečku je vypočtená hodnota obratů MD, Dal a zůstatků salda ze všech záznamů účetního deníku, které se vztahují k dané větvi a vybranému období. Zůstatek se počítá jako rozdíl MD – Dal u aktivních účtů i pasivních účtů. Stromeček je možné třídit podle hodnot saldokontních proměnných, podle výše obratů a zůstatku.
Účet DPH bude do sestavy vstupovat pouze, pokud bude na kartě příslušného účtu nastaveno Sledovat saldo na hodnotě Ano.
Pro dohledání záznamů můžete využít funkci Rychlého hledání, kdy se pomocí klávesy Ctrl + C zkopíruje pouze rozhodující údaj označené buňky (tedy např. jen skutečný Párovací symbol bez vysvětlujícího textu). Stromeček s proměnnými můžete hromadně rozbalit/sbalit pomocí klávesových zkratek SHIFT +/-, příp. CTRL +/-.
Pravá část – zobrazuje záznamy z účetního deníku, které se vztahují k proměnným, na nichž je umístěný kurzor v levém okně (obdoba funkce Spárování v Účetním deníku). Jestliže je kurzor na některé vyšší úrovni stromečku, okno zobrazí záznamy i pro všechny podřízené větve. V záznamech je možné standardním způsobem vyhledávat a třídit je, jejich výběr se dá navíc omezit podmínkami v Konfiguraci. V okně se standardně zobrazuje jen několik sloupců s rozhodujícími údaji (číslo a druh dokladu, datum, popis a částka), ale zejména při práci ve vyšších úrovních stromečku můžete potřebovat i některé další informace (IČ, párovací symbol, a také kontrolingové údaje, cizí měny atd.). Požadované sloupce zobrazíte pomocí funkce Výběr sloupců, kterou obsahuje místní nabídka otevřená pravým tlačítkem myši v záhlaví sloupců.
S proměnnými v aktivním saldu pracujete pomocí následujících tlačítek nástrojové lišty:
Rozúčtování – otevře se okno Rozúčtování účetního zápisu, pomocí kterého se rozúčtuje záznam pod kurzorem.
Opravit účetní záznam – můžete editovat Účetní zápis, jako byste byli přímo v účetním deníku.
Úhrady – tlačítko je funkční jen tehdy, pokud patří záznam pod kurzorem k prvotnímu dokladu typu Faktura vydaná, Faktura přijatá, Pohledávkový doklad, Závazkový doklad. Funkce je identická se stejnojmennou funkcí vyvolanou v daném seznamu dokladů. Pomocí této funkce lze mj. i uhradit doklad interním dokladem (nedobytné pohledávky, vypořádání drobných rozdílů mezi částkami předpisu a platby apod.) a tím saldo vyrovnat.
Opravit doklad – zobrazí se karta zdrojového dokladu k záznamu, na kterém je v pravé části salda kurzor (doklad otevřete i pouhým poklepáním myší na tuto položku). Během editace můžete provést různé úkony, které ovlivňují stav saldokonta – změnit zaúčtování dokladu, párovací symboly, provést/zrušit úhrady apod. Po uložení dokladu se zobrazení salda aktualizuje.
Obnovit vše – při práci v síťovém provozu je potřeba sestavu pravidelně aktualizovat, aby se do ní promítly změny provedené jinými uživateli.
Tisk salda – v případě potřeby si můžete kdykoliv vytisknout standardní tiskovou sestavu Saldo. Sestava lze omezit jen pro konkrétní účty nebo IČ apod.
Export do excelu – program na vybranou adresu v počítači uloží tabulku se záznamy zobrazenými v pravé části okna.