Funkce Hromadného schvalování objednávek zajistí, aby zásoby rezervované Přijatými objednávkami byly skutečně k dispozici. Navazuje na ni další hromadná funkce Vyřizování objednávek.
Pro celý proces schvalování objednávek si také můžete vytvořit automatickou akci Schvalování objednávek v aplikaci CSW Automatic.
Princip funkce spočívá v simulaci postupného vyřizování objednávek, seřazených podle pořadí jejich přijetí, na základě aktuálních stavů zásob. Ty objednávky, které lze vyřídit, se označí jako schválené. Tím je zajištěno, že zásoby rezervované schválenou objednávku nebudou vydané nějakou jinou objednávkou, která si také rezervuje zásoby. Předpokladem správného fungování je, aby se objednávky při ukládání automaticky neschvalovaly – viz příznak Automaticky schvalovat doklad při uložení v Nastavení seznamu nebo Nastavení agendy.
Proces automatického schvalování je možné omezit pouze na objednávky nepřesahující částku, kterou určíte v Nastavení seznamu objednávek přijatých v poli S celkovou částkou bez DPH menší než. Objednávky je navíc možné schvalovat (zrušit jejich schválení) ručně, a to volbou Nastavit jako schválené/neschválené, kterou najdete v místní nabídce otevřené nad seznamem položek na kartě Objednávky přijaté.
Pořadí objednávek se určuje podle data vystavení, v rámci stejného data vystavení podle času uložení. Do zpracování vstupují pouze nevyřízené objednávky, jejichž datum konce platnosti je stejné nebo vyšší než pracovní datum programu. Položky Objednávek přijatých navíc umožňují nastavit individuální datum platnosti a doklady tak lze vyřizovat postupně.
V Nastavení seznamu objednávek přijatých můžete aktivovat volbu Neschvalovat položky objednávek před platností, která zajistí, že program schválí pouze ty položky objednávek, které jsou platné k pracovnímu datu.
Program si vytvoří pracovní kopii aktuálních stavů zásob. Postupně zpracovávané objednávky způsobují fiktivní výdeje a tím snižují pracovní stavy zásob. Zpracování se týká pouze položek objednávek se zásobou.
Algoritmus porovnává Zbývající nevyřízené množství v položce objednávky s průběžným pracovním stavem zásoby.
Je-li stav zásoby vyšší než Zbývající množství v položce objednávky, do Množství k vyřízení se dosadí zbývající množství. o množství k vyřízení se sníží průběžný pracovní stav zásoby.
Je-li stav zásoby nižší než Zbývající množství v položce objednávky, do Množství k vyřízení se dosadí stav zásoby. O množství k vyřízení se sníží průběžný pracovní stav zásoby.
Jestliže je po zpracování objednávky u některé z položek kladné Množství k vyřízení, objednávka se označí jako schválená. Pokud už objednávka byla schválená a nelze vyřídit ani jednu položku, její schválení se zruší.
Při přebírání objednávek do faktur nebo dodacích listů se přebírají pouze schválené položky a jejich Množství k vyřízení. Po uložení faktury či dodacího listu se o přebrané množství sníží Zbývající množství a Množství k vyřízení.
Pokud v objednávce po jejím převzetí nezůstane v žádné položce žádné Množství k vyřízení, a přitom je v některé položce zbývající Nevyřízené množství, objednávka se označí jako neschválená a musí projít dalším kolem schvalování.
Průvodce je jednoduchý:
Schválení objednávek – objednávky, které vyhoví výše popsaným podmínkám, jsou označeny za schválené a mohou být vyřízeny.
Tisk objednávek, které by byly schválené – tisk všech objednávek, které byly schválené a datum jejich konce platnosti není nižší než pracovní datum programu.
Schválení a tisk schválených objednávek – tato volba zaručí, že se vytisknou jen ty objednávky, které byly skutečně schválené – mezi schválením a tiskem nemůže dojít ke změně.
Filtr – pokud je pro objednávky nastavený filtr, jsou nejprve všechny platné objednávky odznačeny jako neschválené (tedy ne pouze filtrované) a následně jsou schvalovány objednávky podle nastavení filtru. Tzn. že filtrem je možné určité objednávky upřednostnit před ostatními.
Schvalovat objednávky, které lze vyřídit pouze částečně – není-li volba aktivní, objednávky, které nelze vyřídit úplně, tzn. že některá položka má zbývající Nevyřízené množství, nebudou schváleny.
Spustit navazující automatické akce pro schválené objednávky – zatrhnete-li toto volbu, při schválení objednávky přijaté se spustí všechny navazující Automatické akce, které mají nastavenou událost po editaci záznamu. V opačném případě se akce nespustí.