Při instalaci vás program vybídl k založení první agendy (prostředí pro účtovanou firmu) a vytvořil pro ni potřebné databáze na datovém serveru SQL. Následně jste byli vyzváni ke konfiguraci této agendy pomocí Průvodce nastavením programu. Tento průvodce je kdykoliv dostupný přímo z programu a jeho doplnění je velice důležité pro správnou funkčnost každé agendy. Zadává se zde nejen název účtované firmy, její IČ, DIČ, obchodní adresa, bankovní spojení, spisová značka (tzv. registrace), typ subjektu, plátcovství DPH, metoda účtování i metoda oceňování skladů (A nebo B), ale i řada dalších údajů potřebných pro správnou funkci účetních operací a upravujících uživatelské prostředí. Proto se tomuto nastavení věnujte s obzvláštní pečlivostí. V záložce Agenda si aktivujte evidenci výkazů, které budete podávat – Intrastat, EKO-KOM, OEEZ, Zvláštní režim DPH či Náhradní plnění.
Další účtované agendy přidáte funkcí Založení nové agendy, postup je obdobný jako u první agendy.
Pokud si chcete bezpečně vyzkoušet funkce programu a nacvičit účetní a jiné postupy, můžete si založit zkušební agendu, třeba jako kopii vaší reálné agendy. Rozhodně ji však doporučujeme od „skutečné“ agendy výrazně odlišit, např. nastavením barvy.
V následujících kapitolách popisujeme nastavení, které je třeba u každé agendy uskutečnit dříve, než ji začnete skutečně používat. Práce se samozřejmě dá zahájit i bez těchto kroků, jejich dodržením se ale vyhnete nepříjemným situacím zaviněným chybnými vstupními údaji na dokladech, v adresáři, skladech apod., které by mohly vyústit v nesprávné zaúčtování a pracnou nápravu. Popsaný postup se může v konkrétních případech lišit podle charakteru vaší činnosti, způsobu práce a v neposlední řadě i podle složení zakoupených modulů.
Součástí agendy jsou i tzv. Připravené seznamy, které se při aktualizaci programu pravidelně Synchronizují v souladu s novými legislativními požadavky. Jedná se zejména o seznamy účetní, ale i některé pomocné, jako jsou státní svátky, adresy úřadů atd. Pokud si v těchto seznamech upravíte jednotlivé záznamy, může se stát, že program při synchronizaci vámi zadané údaje přepíše. Chcete-li se těmto situacím vyhnout, můžete si vytvořit kopie záznamů, které si podle potřeby přizpůsobíte. K takovému kroku však přistupujte jen po zralé úvaze, protože touto cestou zase přijdete o legislativní aktualizace – program při synchronizaci bude aktualizovat jen původně dodané záznamy.
Obecné nastavení programu
1. Jestliže se systémem pracuje větší počet uživatelů, je z hlediska bezpečnosti účetních dat důležité ještě před zahájením jakýchkoliv prací dobře nastavit Přístupová práva a rozmyslet si systém Zpracování dokladů.
2. Dále byste měli zvážit, zda a jak budete používat kontrolingové členění. Money ERP k tomuto účelu nabízí celou řadu nástrojů určených pro vytvoření struktury firmy a obchodu, které můžete, ale ani nemusíte využít: Střediska, Činnosti, Zakázky, Adresní klíče a řadu dalších, souvisejících s jednotlivými moduly.
3. Seznam Číselných řad sice dostanete spolu s programem již naplněný, ale určitě zvažte, zda a jak jej potřebujete rozšířit a doplnit. Číselnou řadu program doplňuje z Nastavení skupiny, takže si pomocí různých řad můžete např. odlišit různé typy faktur (vystavené v cizí měně, hrazené v hotovosti apod.), inventurních dokladů (pro řádné a mimořádné inventury) či firem (zákazníci, zaměstnanci, úřady).
4. V kapitole Seznam si přečtěte o možnostech členění seznamů na skupiny. Rozmyslete si, jakým způsobem budete s jednotlivými seznamy pracovat a jaké údaje byste si na jejich karty rádi nechali doplňovat automaticky. Následně si v jednotlivých seznamech založte skupiny a poté na kartě Nastavení skupin a seznamů zadejte maximum obecně platných údajů jak v konfiguraci jednotlivých seznamů, tak i jejich jednotlivých skupin. Tento krok vám nejen ušetří obrovské množství mechanické práce, ale také pomůže minimalizovat počet účetních chyb. Doplněné údaje na konkrétním dokladu můžete samozřejmě podle potřeby nahradit jinými.
5. Obdobně vám může práci usnadnit a zrychlit i Nastavení tiskových sestav, kde si můžete zvolit sestavy, které chcete pro tisk využívat, stanovit pořadí, v jakém vám je program bude nabízet, a případně si vytvořit vlastní formuláře.
6. Založte si seznam Firem. Bude v něm uložená nejen karta vaší Kmenové firmy (tedy účtovaného subjektu), ale i všichni zákazníci, dodavatelé, zaměstnanci, úřady a další partneři, proto je třeba vytvořit strukturu tohoto seznamu opravdu s rozmyslem. Na kartě Nastavení seznamu si v záložce Kontroly vytvořte systém, který ohlídá duplicitně zadané nebo nevyplněné adresní karty. Pokud je součástí vaší licence modul GDRP, pomůže vám agendu nastavit tak, aby se data ukládala v souladu s nejpřísnějšími pravidly ochrany osobních údajů.
Účetnictví a fakturace
1. Základní účetní seznamy Účtový rozvrh, Předkontace a Členění DPH jsou naplněny podle pravidel systému pro podvojné účetnictví a jsou pravidelně aktualizovány. Můžete je doplnit o údaje, které jsou pro účetnictví dané společnosti specifické, např. o syntetické účty.
2. V případě, že se jedná o agendu nastavenou jako plátce DPH, zkontrolujte si i připravené seznamy Registrace k DPH, Sazby DPH a Členění DPH.
3. Do záložky Bankovní účty na kartě Kmenové firmy zapište všechny účty, které bude účtovaná jednotka používat. Poté si pro tato Bankovní spojení vytvořte karty v Seznamu bankovních účtů, a současně si na ně vložte i používaný Homebanking.
4. Pro hotovostní platby si založte seznam Pokladen a Nepeněžních platidel.
5. Pracujete-li s cizími měnami, zvolte pro agendu Typ kurzu. Pokud budete používat Kurzovní lístky, je třeba určit banku, ze které se budou přebírat. Prostřednictvím aplikace CSW Automatic si také můžete nastavit pravidelný import lístků přímo do Money ERP.
6. Do Nastavení skupin a seznamů u faktur a objednávkových dokladů doplňte všechna výše uvedená nastavení.
Při zaúčtování dokladů má vždy přednost nastavení individuálně zadané na položce dokladu. Pokud zde není určené, přebere se nastavení z hlavičky dokladu, kam jej můžete automaticky doplnit právě z nastavení skupiny. V některých případech se také může stát, že když program nedohledá vůbec žádný individuálně zadaný účetní údaj, přebere jej z Průvodce nastavením programu.
8. Na kartě Nastavení přebírání dokladů si pro jednotlivé typy dokladů sestavte pořadí a rozsah dokladů, do kterých daný typ chcete přebírat (např. objednávku přijatou do faktury vydané s doplněným variabilním symbolem, do výrobky s vyřízením objednávky a do dodacího listu vydaného vč. textů). Výrazně si tak zrychlíte a usnadníte práci spojenou s vyplňováním údajů na dokladech. Přebíráním si také zajistíte logickou návaznost dokladů, kterou pak využijete jak k lepší orientaci v obchodních případech, tak i při sestavování různých obchodních reportů. Pod každým seznamem je navíc detail Vazby dokladů, kde vidíte grafické znázornění celého procesu.
9. Zkontrolujte si znovu jednotlivé záložky Průvodce nastavením programu, zejména v části Nastavení modulů.
Sklady a ceníky
Z pohledu skladového hospodářství účtovaného metodou A musíte nejprve zadat parametry pro správné zaúčtování položek dokladů vytvářených s vazbou na Položku katalogu a Skladovou zásobu:
1. Účetní kategorie pro členění zásob na syntetické účty si vytvoříte v seznamu Druhy položek katalogu.
2. Pro zaúčtování pohybů zásob slouží seznam Druhy pohybů zásob.
3. Primární účty zásob nastavíte pomocí Konfigurace účtů zásob.
4. V seznamu Konfigurace účtů pohybů zásob pak zadáte předkontace pro pohybové skladové účty.
Více se dozvíte v kapitole Účtování o skladech.
Pro komfortní práci se skladovými zásobami a jejich cenami si sestavte následující pomocné seznamy:
5. Z hlediska rozčlenění zboží do logických celků si můžete vytvořit Kategorie katalogu a Produktové klíče.
6. Nástroje potřebné pro cenotvorbu vytvoříte pomocí seznamů Cenové hladiny a Množstevní slevy.
Poté se již můžete začít věnovat vlastnímu vytvoření seznamů zásob a jejich cen:
7. Zásadním seznamem, na který se odkazují jak zásoby, tak i ceny, je Katalog. Dobře si proto rozmyslete nejen strukturu a nastavení jeho skupin, ale i kontrolní mechanismus pro detekování duplicitních a prázdných údajů v Nastavení seznamu. Na kartách Položek katalogu zadejte co největší počet údajů – program je bude využívat ve skladech, cenících i na dokladech.
8. Poté si vytvořte Seznam skladů. Zde je třeba určit způsob oceňování, systém práce se zásobami a zdroj, ze kterého do skladu budete přebírat karty zásob.
9. Nyní můžete sestavit Skladové zásoby. Jestliže jste v nastavení skladu zvolili Zdroj přebírání, karty Zásob pro daný Sklad vytvoříte funkcí Synchronizovat strukturu, která je dostupná nad Seznamem skladů. Stav zásob načtete pomocí dokladu, např. Skladové příjemky.
10. Obdobně můžete postupovat při tvorbě Seznamu ceníků. Zde si kromě zdroje přebírání položek můžete určit i způsob výpočtu ceny (z nákupní, skladové či jiné ceníkové ceny), a to libovolným způsobem (procentuálně, poměrově nebo absolutně).
11. Karty Ceníkových cen můžete obdobně jako karty zásob vytvořit funkcí Synchronizovat strukturu, kterou najdete nad Seznamem ceníků. Zde je navíc k dispozici i funkce Synchronizovat ceny, která zajistí výpočet cen podle zadaných pravidel.
12. Práci s doklady a skladovými zásobami si výrazně usnadníte instalací Čtečky čárových kódů.
13. Důležitým krokem pro cenotvorbu a zohlednění individuálních cen vašich stálých zákazníků je nastavení obchodních podmínek na kartách Firem. Zde partnerům můžete přiřadit ceníky, cenové hladiny, osobní slevy nebo kredit a zejména určit Způsob výběru ceny pro případy, kdy je k dispozici více možností.
14. Na závěr si v Průvodci nastavením programu znovu projděte a doplňte záložky Sklady a Ceníky.
15. Nyní již můžete začít vytvářet Skladové doklady. V jednotlivých seznamech je důležité dobře nastavit skupiny se správným zaúčtováním, DPH, doprovodnými texty apod. Berte přitom v úvahu, že Money ERP vám může usnadnit řadu obchodních a účetních procesů prostřednictvím automatické tvorby dokladů – příkladem je generování skladových příjemek/výdejek při tvorbě převodek či skladových inventur, generování dodacích listů nebo prodejek při tvorbě faktur apod. Pokud si v agendě chcete udržet pořádek, zohledněte při sestavování skupin dokladů i tyto procesy a zejména ve skupinách pro automaticky generované doklady důsledně zadejte vhodné zaúčtování.
Podrobný popis celé problematiky najdete i v kapitole Postup při tvorbě cen.
Import dat
Při přechodu z jiného účetního nebo informačního systému si můžete většinu seznamů (adresář, zásoby, ceníky) do Money ERP načíst zvenčí. Program v části Výměna dat umožňuje nastavit prakticky libovolný typ přenosu. Můžete si zde např. vytvořit šablony pro XML import, a pokud chcete načíst data uložená v jiném formátu, dá se využít funkce Transformace do XML. Místní nabídka každého seznamu obsahuje volbu Import, kde můžete použít některou z šablon k okamžitému přenosu, případně si vytvořit novou šablonu.
Další moduly
Další nastavení programu se bude odvíjet od vaší licence a konfigurace zakoupených modulů. Popis nastavení najdete vždy v nápovědě k příslušnému modulu a většinou i ve zvláštním dokumentu dostupném na našem portálu v sekci Dokumentace pro Money S5 a Money S4.
Komunikace a zabezpečení
Money ERP si dokáže informace vyměňovat prakticky s jakýmkoliv externím systémem. Modul Výměna dat nabízí přímé propojení na iDoklad, Prodejnu SQL, POS, TaxEdit či Datev-Balance, ale i obecné nastavení XML importu/exportu.
Pro výměnu dat s externími systémy i pro většinu opakovaně vykonávaných rutinních procesů v Money ERP (tisk záznamů, tvorba navazujících dokladů, e-mailing, automatické objednávky, rezervace skladových položek, tvorba zakázek a aktivit apod.), si můžete definovat automatický průběh prostřednictvím Automatických akcí, které program spustí při uskutečnění určitého kroku (např. uložení nebo opravě záznamu). Pokud chcete tyto procesy vykonávat hromadně nebo jejich spuštění odsunout na méně vytíženou dobu (noc, víkend), dají se napojit na samostatnou aplikaci CSW Automatic.
Na závěr ještě připomínáme, že pro úspěšné vedení systému je důležité systematické Zálohování dat.