Seznam slouží k evidenci skladů. Skladem se rozumí jednotka, na které se evidují Zásoby zboží vytvořené podle Položek katalogu. Zásoby téhož zboží (vytvořené z téže Položky katalogu) na různých skladech představují různé, na sobě nezávislé zásoby. Sklad může reprezentovat fyzický sklad (budovu, místnost apod.), nebo logické rozdělení zásob např. podle příslušnosti k různým organizačním jednotkám podniku.
V Průvodci nastavením programu můžete vybrat jeden sklad jako Výchozí pro agendu a navíc si každý uživatel může zvolit vlastní Výchozí sklad uživatele. Tento sklad i s konfigurací pak program automaticky dosadí do dokladů vždy, když není individuálně určený jiný sklad.
Seznam skladů je možné členit na skupiny, které slouží k usnadnění organizace skladů: můžete je mít rozdělené např. podle místa (skupiny skladů v Praze, Brně a Ostravě), nebo podle zaměření (sklady s potravinami a s drogerií). Nastavení skupin ale v tomto seznamu nezadává, protože veškerou potřebnou konfiguraci zadáte při založení skladu a dodatečné změny pak zadáváte v nastavení skupin Skladových zásob.
Synchronizovat strukturu – funkce slouží k aktualizaci skladu, který je pod kurzorem. Po stisku tlačítka program upraví strukturu jeho skupin i zásob podle aktuálního stavu zdroje, ze kterého byl sklad vytvořený (Katalogu nebo jiného Skladu) – viz Typ zdroje přebírání popsaný níže v kapitole Přebírání struktury skladu. Při synchronizaci program pouze přidá nové položky, které ve zdrojovém seznamu přibyly od poslední synchronizace, žádné další úpravy neprovádí. Položky a skupiny, které jste do editovaného skladu přidali individuálně, ve skladu tedy zůstávají, program respektuje i všechny individuální změny a nastavení na všech kartách položek či skupin. Synchronizaci lze spustit i pro více označených skladů. Vzhledem k možnosti synchronizace skladů i mezi sebou je však důležité pořadí jejich označení – synchronizace se provádí postupně od prvního označeného skladu k poslednímu. V Historii akcí pak najdete záznam o provedených synchronizacích (doba a typ).
Synchronizaci si můžete nastavit jako automatickou akci Synchronizace skladů a ceníků v aplikaci CSW Automatic. V agendách s velkým počtem skladových položek tak můžete sklady synchronizovat v době, kdy nedochází k většímu počtu skladových pohybů a proces synchronizace tak nezpomalí chod programu.
Založení skladu
Založení nového skladu představuje vzhledem k množství a důležitosti nastavovaných parametrů poněkud složitější proces než pouhé vyplnění karty. Proto se po stisku tlačítka Přidat otevře Průvodce založením skladu. Po uložení průvodce volbou Dokončit se sklad zařadí do seznamu jako standardní Karta skladu.
Nastavení některých údajů je nevratné a nedá se později nijak změnit, jde zejména o údaje v části Přebírání struktury skladu. Řada údajů však lze nastavit na Skupině skladových zásob nebo přímo na kartě Zásoby.
Založení skladu je rozdělené do tří částí:
Identifikace skladu
V této části se zadávají pouze identifikační údaje Kód a Název.
Zakázka – zadaná zakázka se přes skladové zásoby automaticky vloží na všechny položky dokladů z nich vytvořené (pokud položku vytvoříte přímo výběrem zásoby z příslušného skladu, nebo výběrem z katalogu, ceníkových cen či kategorií podle výchozího skladu). Tuto funkčnost mohou využít agendy, které zakázky zpracovávají externě mimo sídlo firmy a na místě zpracování otevřou dočasný sklad, v němž evidují materiál.
Výchozí nastavení zásob
Zde nastavíte parametry pro práci se zásobami. Tyto parametry platí pro celý sklad, ale v Nastavení skupin Seznamu zásob je můžete pro jednotlivé skupiny upravit a na kartách Zásob je lze samozřejmě individuálně změnit.
Výběr dodávky – parametr určuje pořadí, ve kterém budou ze skladu vydávané zásoby z jednotlivých dodávek. Volba má samozřejmě smysl jen tehdy, kdy je Způsob oceňování nastavený na Vážený průměr; máte-li nastaveno FIFO, program automaticky vybírá nejstarší dodávku.
Způsob oceňování – určuje způsob výpočtu ceny skladu:
FIFO – pořizovací cena se počítá z pořizovacích cen a počtu kusů skutečných dodávek.
Vážený průměr – při nákupu se vypočítá vážený průměr a následně se hodnota skladu počítá jako pořizovací cena násobená počtem kusů.
Výdej do mínusu – povolíte-li výdej, zásoby je možné vyskladňovat i tehdy, nejsou-li naskladněné, resp. když je vydávané množství vyšší než skladová zásoba (tato situace nastane v případě, kdy prodáváte zboží dříve, než vložíte do programu příslušnou příjemku, ale zboží již máte skladem).
V každém případě doporučujeme zadávat příjmy a výdaje zásob na skladě tak, že datum skladového pohybu u příjmového dokladu předchází datu skladového pohybu u souvisejících výdajových dokladů. Přesné dodržení chronologie zadávání je důležité především u převodek mezi sklady a u výrobek. U výrobek můžete pro vykrytí chybějícího množství použít funkci Náhrad.
Pokles množství k dispozici – množstvím k dispozici se rozumí skutečný stav zásoby s odečtenými rezervacemi (přijaté objednávky a vystavené zálohové faktury). Pokud na zásobě toto množství poklesne pod zadanou hranici, program vás při tvorbě výdejového dokladu může na tuto skutečnost upozornit, případně vám doklad vůbec nepovolí uložit.
Zásoba obratová/pojistná – pro všechny položky skladu lze jednotně nastavit minimální a maximální limit pro množství na skladu. Tyto hodnoty pak využijete pro udržení stavu zásob na skladě v požadovaném množství pomocí funkce automatického Generování objednávek.
Druh položky katalogu – Druhy položek určují zaúčtování zásob. Převažují-li na skladu položky stejného druhu (materiál, vlastní výrobek aj.), můžete příznak přiřazovat všem položkám automaticky.
Při nedostatečném množství k vyřízení – určuje chování programu v případě, kdy na vydanou fakturu nebo dodací list přebíráte z přijaté objednávky nebo vydané zálohové faktury položku v množství, které je vyšší, než je aktuální zásoba. V takovém případě můžete položku:
Ponechat beze změny – program vás při výběru položky upozorní na chybějící množství a dá vám na výběr, zda ji i za těchto okolností chcete do dokladu vložit. Na dokladu pak musíte její množství upravit tak, aby šel korektně uložit.
Snížit množství – počet jednotek vydávané zásoby program automaticky upraví tak, aby odpovídal naskladněnému stavu. Položka je pak na dokladu barevně odlišena (viz Legenda).
Položku odebrat z dokladu – položka se z objednávky do realizačního dokladu vůbec nepřebere a na objednávce zůstane jako plně nevyřízená.
Při přidání položky s detailem – volbou můžete ovlivnit způsob přidávání položek s Evidencí výrobních čísel/sérií/exspirací do realizačních výdejních dokladů. U těchto položek je totiž nutné před vložením do dokladu vybrat konkrétní číslo/sérii/exspiraci:
Standardní chování – počet měrných jednotek můžete do dokladu vložit podle okolností buď individuálním výběrem z naskladněného zboží (tlačítkem Vybrat), nebo automatickou volbou nejstarších naskladněných kusů (tlačítkem Přidat množství).
Vybrat detail – program se po výběru položky zachová, jako byste již stiskli tlačítko Vybrat, a otevře přímo okno určené pro výběr Detailu zásoby.
Přidat množství – program otevře hned okno Výběr množství, které byste jinak museli zobrazit pomocí tlačítka Přidat množství.
Volby Vybrat detail a Přidat množství slouží pouze k urychlení procesu tvorby dokladů, ale přitom nevylučují možnost volby jiného postupu – v obou případech totiž můžete zavřít výběrové okno a detail do dokladu vložit jiným způsobem.
Pokles pod pojistnou zásobu / Překročení obratové zásoby – u zásob si můžete nastavit také systém kontroly dodržení stavu pojistné/obratové zásoby, jejíž výši zadáte v polích Zásoba pojistná/obratová. Kontrola se provádí při ukládání dokladů, které mění stav zásoby, a to pouze v případě, kdy hranici překročíte (jestliže je stav zásoby ve chvíli uložení dokladu již nižší/vyšší než pojistná/obratová zásoba, kontrola se neprovádí). Nastavíte-li Upozornit, doklad půjde uložit; v případě, že vyberete Nepovolit, musíte před uložením na dokladu upravit množství zásoby tak, aby nepřekročilo hranici pojistné/obratové zásoby.
Přebírání struktury skladu
Určíte, má-li sklad přebrat strukturu z jiného zdroje. Program do nového skladu ze zdroje převede strukturu skupin i se všemi položkami (ev. jen položky z vybrané skupiny) – sklad je tedy hned po založení již naplněný položkami zboží. Tyto položky mají nulové množství i rezervace.
Typ zdroje přebírání – důležitá volba, zejména s ohledem na funkci pozdější Synchronizace struktury (viz výše). Strukturu můžete přebrat z Katalogu nebo z jiného Skladu. Pokud strukturu nepřeberete (volba Žádný zdroj), nový sklad se vytvoří bez položek a obsahuje pouze prázdnou skupinu Nezařazeno.
Pokud se rozhodnete dodatečně změnit Typ zdroje na kartě Sklad, nezapomeňte ručně spustit Synchronizaci struktury pro přenastavení na nový vybraný Typ zdroje.
Zdrojový sklad – sklad, jehož položky chcete kopírovat.
Skupina zdrojového skladu / katalogu – skupinu program vždy přebere i se všemi podřízenými skupinami. Zvolíte-li tedy skupinu Nezařazeno, program převede katalog (zdrojový sklad) v plné podobě. Vyberete-li jinou skupinu, její položky budou v novém skladu převedeny do skupiny Nezařazeno, podřízené skupiny si zachovají vlastní názvy.