Účetní závěrku musí podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, sestavovat každá účetní jednotka k poslednímu dni účetního období (tzv. rozvahovému dni). Jejím cílem je sestavit daňové přiznání a poskytnout informace o celkovém hospodaření firmy. V procesu účetní závěrky dojde v Money ERP k uzavření jednotlivých účtů účetního rozvrhu, zjištění jejich konečných stavů a následnému otevření účetních knih v novém období. Money ERP umí automaticky sestavit povinné finanční výkazy Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty (Výsledovka), které podle zákona musí účetní jednotka zveřejnit na obchodním rejstříku. Kromě toho nabízí i řadu dalších sestav, které před uzavřením období slouží ke kontrole účtů, výpočtu daně a odstranění chyb.
V tomto návodu popisujeme optimální postup při přípravě agendy, provedení účetní závěrky a otevření nového účetního roku. Tento navržený postup však samozřejmě není nijak závazný a nabízí pouze návod, jak při procesu uzavírání roku co nejlépe využít možnosti programu Money ERP.
Příprava na uzavření účetního období
V následujícím textu uvádíme jednotlivé navazující kroky, které je potřeba vykonat před vlastním uzavřením účetního období, a u každého z nich popisujeme nástroje, které Money ERP pro tento účel nabízí.
Nastavení závěrkových účtů
Závěrkové (uzavírací a otevírací) účty se zadávají v Průvodci nastavením programu.
Účet pro převod zůstatku je možné nastavit v Účtovém rozvrhu. Jestliže zde žádný účet není zadaný, zůstatek se převede na stejný účet. Toto pravidlo však neplatí u účtů, na kterých účetní jednotka sleduje saldo. Takové účty musí mít Účet pro převod zůstatku vyplněný i v případě, kdy se jedná o stejný účet – toto nastavení totiž zajistí vygenerování interního dokladu, na kterém bude při účetní závěrce účtováno o saldu.
Zúčtování hospodářského výsledku
Před zahájením přípravy na účetní závěrku musí být zúčtovaný hospodářský výsledek z minulého období, tj. zůstatek na účtu 431 musí být nulový.
K převodu zůstatků mezi účty může mj. sloužit aparát Interních dokladů.
Vyčištění účtů a salda
Dalším krokem je vyčištění všech nákladových a výnosových účtů, kontrola jejich zaúčtování a následné vyčištění salda. Money ERP pro tento účel nabízí následující nástroje.
Vypořádání pohledávek a závazků
Funkce Vypořádání pohledávek a závazků umožňuje řešit přeplatky pohledávek a závazků, čili případy, kdy je úhrada vyšší než hodnota uvedená na dokladu. Tato disproporce může vzniknout například v případě, kdy odběratel uhradí vyšší částku, než jaká je uvedená na vystavené faktuře, nebo odpočte-li se vyšší záloha, než je hodnota vyúčtovací faktury.
Při prostém přehrazení pohledávky (závazku) se dostane saldo pohledávek (závazků) do záporného stavu, což je nežádoucí situace. V těchto případech je potřeba opravit stav salda a přeplatek je nutné buď vrátit (požadovat vrácení), nebo zaúčtovat jako provozní výnos (náklad). Dalším typem dokladů, které do sestavy vstupují, jsou případy, kdy zaplacené zálohy převyšují hodnotu plnění (celková výše odpočtů je vyšší než celková výše normálních položek) a výsledné vyúčtování má tedy zápornou hodnotu. V tomto případě se podle výkladu zákona o DPH nejedná o opravný daňový doklad, ale jde o normální doklad se zápornou částkou, který nepodléhá zvláštnímu režimu platnému pro ODD-dobropisy (uplatnění DPH podle data doručení). Z hlediska salda pohledávek/závazků je takový doklad stejný jako doklad přehrazený – zbývající částka k úhradě je záporná.
Funkce Vypořádání přehrazených pohledávek a závazků je hromadná akce, do níž vstupují všechny doklady se zápornou zbývající částkou k úhradě. V seznamu je možné označit doklady, které se mají v rámci akce vyřešit. Pokud se žádné doklady neoznačí, program zpracuje všechny uvedené doklady.
Způsob vypořádání se určí výběrem Typu vypořádání salda. Před volbou jedné z následujících možností je nutné na kartě nastavit konfiguraci, v níž se určí jak skupina dokladů, které se při vypořádání vygenerují, tak i jejich zaúčtování.
Vrátit přeplacené částky – ke zpracovávaným přehrazeným dokladům program vytvoří inverzní doklady, tj. k pohledávkám závazky a k závazkům pohledávky, které budou mít výši odpovídající přeplaceným částkám. Dále pak vygeneruje interní doklady obsahující záporné úhrady, jimiž se zbývající částky k úhradě vybraných pohledávek/závazků srovnají na nulovou hodnotu.
Zaúčtovat jako mimořádný příjem/výdej – používá se v případě, kdy se přeplatky nevrací a zaúčtují se jako provozní výnosy/náklady. Program pak provede pouze krok druhý, vytvoření interních dokladů.
Řešit automaticky podle výše drobného přeplatku – je také možné nastavit automatické generování pohledávek/závazků, a to zadáním hranice tzv. drobného přeplatku. K dokladům, které jsou přeplacené o vyšší částku, než jakou stanovuje hranice, se budou závazky/pohledávky generovat. K dokladům, které jsou přeplacené o částku do výše této hranice, se pohledávky/závazky generovat nebudou a přeplatek se pouze zaúčtuje.
Saldo
Sestava Saldo čerpá údaje z účetního deníku. Zůstatky salda na jednotlivých saldokontních účtech účtového rozvrhu by měly souhlasit se Stavem závazků a pohledávek ke dni.
Mechanismus tisku Salda vychází ze dvou základních parametrů, a to z Párovacího znaku (není-li vyplněný párovací symbol, považuje se za párovací hodnotu variabilní symbol) a IČO. Program prochází jednotlivé zápisy v účetním deníku a řadí k sobě doklady se stejným obsahem položek Párovací znak a IČO, účtované samozřejmě na tentýž saldokontní účet Účtového rozvrhu. Jestliže jsou všechny doklady v součtu vyrovnané, tzn. součet částek na straně MD se rovná součtu částek na straně D, program je dále již nezobrazuje. V opačném případě všechny doklady uspořádá do sestavy a dopočítá zůstatek. Sestava tedy rozepíše zůstatek saldokontního účtu a je odkázaná na správnost používání Párovacího znaku a IČO. Je nutné vždy ještě provést kontrolu na evidenci úhrad.
Pro samotný tiskový výstup si lze na závěrečné kartě průvodce (zobrazené po stisku tlačítka Dokončit) v poli Tisknout návrh sestavy vybrat ze tří různých podob tiskové sestavy:
Saldo – klasická sestava s rozpisem na položky dokladů a součtováním pro párovací symbol, IČO a účet v domácí měně.
Saldo – sumace podle PS – uvádí se pouze součty pro párovací symbol a účet v domácí měně.
Saldo v CM – jednotlivé položky dokladů jsou rozepsané pro domácí a cizí měnu a součtování pro IČO a účet je uvedené ve všech použitých měnách.
Aktivní saldo
Naprosto nejpohodlnější cestou k vyčištění salda je samostatně prodávaný modul Aktivní saldo, který podává přehled o stavu a pohybech saldokontních účtů, avšak na rozdíl od standardní tiskové sestavy Saldo je tato funkce interaktivní a nabízí možnost okamžitých úprav přímo v dokladech, úhradách nebo účetním deníku – po každé úpravě se celá sestava ihned přepočítá. S použitím tohoto modulu tedy odpadá zdlouhavá práce při tisku sestavy Salda, následné opravě primárních dokladů, opětovném tisku sestavy, a tak stále dokola, až ke konečné situaci, kdy je saldo na příslušných účtech korektní. Aktivní saldo tedy nabízí velmi výrazné zrychlení účetní závěrky. Další výhodou modulu je, že na rozdíl od běžné sestavy Salda, která má pevně definované párování podle proměnných Účet –> IČO –> Párovací symbol, je možné v Aktivním saldu změnit hierarchickou posloupnost těchto proměnných a také jejich počet. Párování lze tedy provádět podle Účtu, IČO a Párovacího symbolu v jakékoliv kombinaci a jakémkoliv pořadí těchto proměnných.
Všechny sledované účty musí mít v Účtovém rozvrhu zatržený přepínač Sledovat saldo.
Kontrola zaúčtování DPH
Tisková sestava Kontrola zaúčtování DPH umožňuje dohledat chybně zaúčtované daňové doklady z pohledu DPH – zkontroluje, zda části dokladů rozepsané jako výše DPH vstupují v této výši i do účetnictví (účetního deníku) na účet 343. Sestava tedy kontroluje účet 343 na daňové přiznání k DPH.
Při kontrole je nutné postupně projít celé období hospodářského roku, a ve chvíli, kdy je všechno v pořádku, v menu Přiznání a závěrky DPH použít funkci Provést závěrku.
Odpisy majetku
Odepisuje-li účetní jednotka nějaký majetek, je třeba zkontrolovat jeho zaúčtování a pro potřeby Přiznání k dani z příjmu právnické osoby porovnat účetní a daňové odpisy generované podle odpisových plánů. K tomu slouží v seznamu Vlastní majetek tlačítko Porovnat odpisy, po jehož stisku program porovná v zadaném časovém intervalu odpisy majetku pod kurzorem a vypíše rozdíl mezi účtovanými a daňovými odpisy.
Modul Majetek dále obsahuje tiskové sestavy Celkové porovnání odpisů a Účetní a daňové odpisy, které v případě potřeby dodají k odpisům majetku podrobnější údaje.
Leasing
V seznamu Leasingový majetek se eviduje veškerý majetek pořízený na leasing. Na jednotlivých kartách lze v záložce Daňové náklady pomocí tlačítka Navrhnout sestavit plán daňově uznatelných nákladů. Před účetní uzávěrkou je pak potřeba časově rozpustit akontaci a prostřednictvím tlačítka Zaúčtovat náklady (nad seznamem Leasingového majetku) tyto daňové náklady spadající do účetního období zúčtovat.
Rezervy a opravné položky
Informační systém Money ERP obsahuje seznamy Rezervy a Opravné položky. S jejich pomocí se dají evidovat zákonné i jiné rezervy a zákonné a jiné opravné položky. Na každém záznamu o tvorbě rezervy či opravné položky je možné určit, zda se o ní má účtovat. Následné zaúčtování se pak provádí pomocí volby Zaúčtování rezerv a opravných položek.
Nastavení kurzu cizích měn
V průběhu účetní závěrky v informačním systému Money ERP se pro operace s cizími měnami používá denní kurz České národní banky k poslednímu dni uzavíraného období. Tento kurz se dá nastavit v menu Kurzovní lístky.
Kurzovní lístek je možné zadat:
Uživatelsky – nový kurzovní lístek se do programu vloží v seznamu kurzovních lístků pomocí tlačítka Přidat. Na kartě je nutné pečlivě doplnit všechny potřebné hodnoty.
Importem – v seznamu kurzovních lístků je k dispozici tlačítko Importovat kurzovní lístek. Po jeho stisku se otevře průvodce, ve kterém je třeba vybrat Českou národní banku a doplnit datum, k němuž se má kurzovní lístek stáhnout. Po dokončení průvodce program kurzovní lístek ze stránek České národní banky stáhne automaticky.
Přecenění pohledávek a závazků
Před účtováním hradících dokladů do nového účetního roku je třeba také provést přecenění přijatých a vydaných faktur vyjádřených v cizí měně, které zůstaly do rozvahového dne (posledního dne uzavíraného účetního období) neuhrazené.
K tomuto účelu je v programu nachystaná funkce Přecenění pohledávek a závazků, která zpracuje pouze doklady, jejichž datum vystavení je menší nebo rovné datu přecenění. Do přecenění nevstupují stornované a stornující doklady a zálohové faktury.
Doklad nemůže být přeceněný k určitému datu, pokud existuje jakákoliv úhrada tohoto dokladu (včetně úhrad dřívějších přecenění) s datem vyšším než je datum přecenění.
Pro přecenění použije program kurz ČNB k zadanému datu, kterým musí být poslední den uzavíraného období.
Přecenění pokladen a bankovních účtů vedených v cizí měně
Modul Účetnictví obsahuje také funkci Přecenění pokladen a účtů. Tento krok se musí provést až ve chvíli, kdy jsou na všech cizoměnných účtech a pokladnách ve starém hospodářském roce zaúčtované veškeré pohyby. Přecenění neovlivní hodnotu cizí měny na účtu nebo pokladně, ale podle kurzu k poslednímu dni období přepočítá hodnotu domácí měny a kurzový rozdíl zaúčtuje pomocí pokladního dokladu nebo bankovního výpisu.
Přecenění záloh v cizích měnách
Další užitečnou funkčností je Přecenění záloh, kterou lze využít v případě zálohových faktur (přijatých i vydaných) uhrazených v cizí měně, které nebyly do konce účetního období vyúčtované. Nepřeceňuje se tedy zálohová faktura, ale její úhrada. Existující záloha se vyúčtuje interním dokladem a zároveň se vytvoří nový doklad s aktuálním kurzem měny, takže při vyúčtování záloh dojde současně k vyčíslení kurzových rozdílů. Pro každou měnu při mohou vzniknout až čtyři Interní doklady:
vyúčtování přijatých záloh
vyúčtování poskytnutých záloh
vytvoření přijatých záloh
vytvoření poskytnutých záloh
Po potvrzení je třeba zvolit Datum přecenění a rozhodující Datum pro zjištění kurzu měny k poslednímu dnu uzavíraného období. Poté program zobrazí kartu Přecenění záloh se záložkami, ve kterých jsou uvedené přijaté a poskytnuté zálohy. Výsledné přecenění se uskuteční pro celý seznam, nebo jen pro označené zálohy.
Před samotnou operací přecenění je zapotřebí doplnit Konfiguraci, kde se vybírá skupina Interních dokladů, do níž se mají doklady generovat. Pro účely přecenění záloh lze v seznamu Interních dokladů vytvořit speciální skupinu s vhodnou Předkontací, Členěním DPH a Číselnou řadou, nebo je možné použít skupinu bez speciálního nastavení a tyto údaje zadat v Konfiguraci (viz obrázek). V Nastavení interních dokladů je pak v obou případech nutné doplnit Předkontaci pro kurzový zisk a Předkontaci pro kurzovou ztrátu.
Ke každé přeceňované záloze funkce vytvoří kopii, která obsahuje shodné údaje a má vazbu na originální doklad, kterým byla původní záloha vytvořena. Dále se pro každou přeceňovanou zálohu vytvoří v seznamu odpočtů záloh interního dokladu odpočet v takové výši, aby byla přeceňovaná záloha zcela vyúčtovaná, tj. do odpočtu zálohy se doplní nevyúčtovaný zůstatek zálohy.
Po uložení interního dokladu tedy dojde k vyúčtování původních záloh, současně se automaticky vypočítají a zaúčtují kurzové rozdíly, dále vzniknou nové zálohy se shodnými částkami v cizí měně, ale s částkami v domácí měně přepočtenými podle aktuálního kurzu cizí měny. Celou akcí tak fakticky dojde k přecenění záloh a vzniku kurzových rozdílů.
Stav a odsouhlasení pohledávek a závazků
Sestava Stav závazků a pohledávek ke dni poskytuje informace o neuhrazených dokladech. K poslednímu dni účetního období lze tedy s její pomocí vyčíslit a inventarizovat neuhrazené pohledávky a závazky. Zjištěné hodnoty musí souhlasit se sestavou Saldo.
Stav závazků a pohledávek ke dni čerpá data přímo z konkrétních prvotních dokladů (Faktury vydané, Faktury přijaté, Pohledávky a Závazky) a jejich úhrad, a to bez ohledu na konkrétní zaúčtování těchto dokladů v Účetním deníku (účty účtového rozvrhu na stranách MD a D).
Současně je možné pomocí této sestavy připravit i tzv. „odsouhlasovací dopisy“ odesílané dodavatelům a odběratelům pro inventarizaci pohledávek a závazků. V tiskovém průvodci sestavy pro tento účel stačí zatrhnout volbu Doklady tisknout ve skupinách pro jednotlivé firmy a dále je třeba před tiskem v poli Tisknout návrh sestavy zvolit jednu z následujících sestav:
Odsouhlasení závazků – dopis pro firmy
Odsouhlasení pohledávek – dopis pro firmy
Rozčlenění pohledávek a závazků podle splatnosti
Povinnou součástí závěrky je vedle Rozvahy a Výsledovky také Příloha, která má obsahovat přehled neuhrazených pohledávek a závazků rozčleněných podle doby platnosti. K jeho sestavení poslouží opět funkce Stav závazků a pohledávek ke dni, kde se však tentokrát volba Doklady tisknout ve skupinách pro jednotlivé firmy nesmí zatrhnout, doklady je třeba roztřídit podle splatnosti a před tiskem se v poli Tisknout návrh sestavy musí vybrat možnost Stav závazků a pohledávek ke dni.
Přepočet pořizovacích cen
Funkce Přepočet pořizovacích cen slouží k opravě pořizovacích cen ve skladových pohybech. Typickým příkladem je prodej dosud nenaskladněného zboží (např. proto, že zatím nedorazila faktura), které se tak vydává s nulovou pořizovací cenou nebo s cenou rozdílnou od skutečné finální pořizovací ceny zboží. Na faktuře, kterou se toto zboží později naskladní, se zadá datum skladového pohybu tak, aby odpovídalo datu fyzického příjmu na sklad.
Přepočtem pořizovacích cen dochází k přeúčtování všech skladových dokladů, které touto akcí projdou (výjimkou jsou pouze ty, co před přepočtem nebyly zaúčtované).
Po potvrzení funkce Přepočet pořizovacích cen systém smaže všechny skladové pohyby všech zásob na všech skladech v agendě a vzápětí je vygeneruje znovu podle aktuálního stavu dokladů – rozhodujícím údajem je datum skladového pohybu. Do procesu nejsou zahrnuté smazané doklady, stornované ano. Program přepočítá ceny výdejů a podle výsledků změní hodnoty na skladových účtech (v případě skladů typu A).
Aby přepočet pořizovacích cen správně ocenil veškeré pohyby, je nutné odstranit výdeje do mínusu. Algoritmus výpočtu pořizovacích cen, proto nejprve započítá příjmy daného dne a teprve až pak výdeje provedené v tentýž den. Problém ovšem nastává, když společnost vede více skladů a pohyb zboží je pro jeden sklad příjem a pro druhý výdej. V takovém případě by systém měl problém vybrat správný příjem jako první – proto je v Money ERP možnost zadat do pole pro datum skladového pohybu nejen den, ale i konkrétní hodinu a minutu daného dne.
Zobrazování hodin a minut na skladových pohybech se nastaví volbou Aktuální čas v Průvodci nastavením programu.
Skončí-li přepočet chybou, zobrazí se tiskový dialog s přehledem důvodů, pro které přepočet pořizovacích cen nemohl dokončit svou aktivitu.
Přepočet pořizovacích cen je potřeba provést vždy před skladovou uzávěrkou. Před jeho spuštěním je také nezbytné odemknout veškeré skladové doklady vytvořené od poslední závěrky.
Skladová uzávěrka
Skladová uzávěrka se musí uskutečnit k poslednímu dni účetního období. Jejím cílem je převést veškeré dodávky, které nebyly k datu skladové uzávěrky odepsané, a to takovým způsobem, aby mohlo být období před tímto datem uzavřeno (tj. aby se do tohoto období nedaly pořizovat doklady) a aby veškeré nově pořízené skladové doklady spadaly pouze do období po tomto datu. Den skladové uzávěrky tedy bude představovat nový Počáteční stav zásob.
Skladové uzávěrky mj. slouží k tomu, aby veškeré sestavy, které zobrazují stav zásob k požadovanému dni (včetně dodávek a výrobních čísel), mohly pracovat pouze s těmi skladovými pohyby, jejichž datum pohybu je větší než datum poslední skladové uzávěrky provedené před požadovaným dnem. Výsledkem je i menší časová náročnost zpracování.
Každá uzávěrka se tedy vztahuje vždy k určitému časovému intervalu (období), jehož počáteční datum je dané koncovým datem předchozího období. Všechna období na sebe bez přerušení navazují tak, že první období nemá definovaný počátek a poslední existující období nemá konec. Toto poslední období je tzv. Aktivní období (neboli otevřené), ve kterém se dají uskutečňovat transakce a lze měnit stav zboží na skladech. Program neumožní přidávat, opravovat ani mazat ty doklady, jejichž datum pohybu je nižší než počáteční datum aktivního období. Je-li potřeba provést změny v již uzavřeném období, je možné skladovou uzávěrku odvolat.
Skladové odchylky
Po vytvoření skladové uzávěrky systém pomocí korekčních dokladů automaticky zaúčtuje skladové odchylky, které mohou vzniknout při zaúčtování přijatých dobropisů a vratek. Zaúčtování korekčních dokladů se určí v Nastavení seznamu skladových zásob.
Rozvaha
Rozvaha slouží pro zobrazení aktiv a pasiv k určitému datu. Do části aktiv vstupují aktivní účty z účtového rozvrhu, do části pasiv vstupují pasivní účty z účtového rozvrhu.
Na rozdíl od účetních výkazů Rozvaha v plném rozsahu a Rozvaha ve zkráceném rozsahu nesumuje sestava Rozvaha jednotlivé účty do předepsaných kapitol, ale uvádí je v kompletním analytickém členění podle nastavení účtů v účtovém rozvrhu. Na základě tohoto pohledu na účetní data je mnohem snazší dohledat případný nesoulad aktiv a pasiv.
Hospodářský výsledek na účtu 431 se v Rozvaze pro aktuální období musí rovnat hospodářskému výsledku ze sestavy Výsledovka.
Výsledovka
V kombinaci s Rozvahou poskytuje Výsledovka ucelený obraz o hospodářském výsledku a struktuře, kterou je tento hospodářský výsledek tvořen. Hospodářský výsledek ze sestavy Výsledovka pro aktuální období se musí rovnat hospodářskému výsledku ze sestavy Rozvaha.
Na rozdíl od účetních výkazů Výkaz zisků a ztráty v plném rozsahu a Výkaz zisků a ztráty ve zjednodušeném rozsahu nesumuje sestava Výsledovka jednotlivé účty do předepsaných kapitol, ale uvádí je v kompletním analytickém členění podle nastavení účtů v účtovém rozvrhu.
Z tohoto pohledu je možný daleko hlubší rozbor nákladů (účty třídy 5) a výnosů (účty třídy 6). Dále je zde možnost rozboru nákladů a výnosů i podle tzv. kontrolingových proměnných Středisko, Zakázka, Činnost.
Výsledovka nedaňová
Sestaví se obdobným způsobem, jaký jsme si popsali v minulé kapitole, ale s tím rozdílem, že se na poslední straně průvodce zatrhne pouze volba Zahrnout pohyby na účtech neovlivňujících daň z příjmu (druhé pole se nechá nezatržené).
Přiznání k DPPO
V této chvíli jsou v agendě připravené všechny podklady pro Přiznání k dani z příjmu právnické osoby. Přiznání je možné sestavit pomocí externího modulu TaxEdit, který přímo z Money ERP načte potřebné informace, doplní je do formuláře, samostatně vypočítá výsledné hodnoty a vytiskne přiznání v podobě originálního formuláře.
Zaúčtování daně a tisk účetních výkazů
Jako poslední krok před provedením vlastní účetní závěrky je pak potřeba zaúčtovat vypočtenou daň z příjmu a volbou Účetní výkazy vytisknout finální podobu Rozvahy a Výkazu zisku a ztrát (Výsledovky), případně i dalších potřebných výkazů. Pokud proběhly všechny operace v pořádku, rozvaha a výsledovka by měly odpovídat předchozím výstupům.
Uzavření starého období a otevření nového
V průběhu Účetní závěrky program vykoná řadu navazujících činností potřebných ke korektnímu uzavření účetního období – tzv. uzavírání a otevírání účetních knih:
Zjištění konečných stavů rozvahových účtů a uzavření každého účtu, tj. převod konečného stavu podvojným zápisem do závěrkového Konečného účtu rozvažného.
Zjištění konečných stavů účtů nákladů a výnosů a jejich účetní převod podvojným zápisem do závěrkového Účtu zisků a ztrát.
Zjištění celkového hospodářského výsledku na Účtu zisků a ztrát formou celkových nákladů a celkových výnosů a jeho převod podvojným zápisem do Konečného účtu rozvažného.
Převzetí počátečních stavů rozvahových účtů na základě údajů závěrkového Konečného účtu rozvažného. Převzetí počátečních stavů se provede podvojným zápisem prostřednictvím Počátečního účtu rozvažného, který je zrcadlovým účtem ke Konečnému účtu rozvažnému.
Zaúčtování zisku (popř. ztráty), který byl při uzavírání účtů převeden na Konečný účet rozvažný z Účtu zisků a ztrát, na účet Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení se souvztažným zápisem na Počáteční účet rozvažný.
Samotná účetní závěrka se poté skládá z následujících kroků:
Uzavření účetních knih – program provede ke zvolenému datu určení hospodářského výsledku a uzavření všech účtů za daný hospodářský rok. Automaticky uzavře rozvahové a výsledovkové účty, dopočítá hospodářský výsledek a vygeneruje dva interní doklady nazvané Uzavření období. Při uzavření účetních knih je nutné zadat datum, ke kterému se má otevřít následující účetní období (nejčastěji první den nového roku).
Otevření účetních knih v novém období – krok logicky následuje po uzavření účetních knih. Program převede konečné stavy rozvahových účtů do nového období jako počáteční stavy a současně zaúčtuje hospodářský výsledek na účet 431. Dále vygeneruje interní doklady nazvané Otevření období.
Pro případ chyb nebo nových skutečností zjištěných těsně po uzávěrce program nabízí možnost Odvolat uzavření účetních knih, díky které se všechny knihy a zápisy v účetním deníku dají opravit. V případě, kdy nedojde ke správnému navedení počátečních stavů do nového období, je možné také Odvolat poslední uzavřenou uzávěrku. Tímto krokem se smažou všechny zápisy vytvořené uzávěrkou.
Kontrola dat po účetní závěrce
Po provedení účetní závěrky je vhodnou kontrolou porovnání stavů účtů k poslednímu dni starého období a prvnímu dni období nového – konečné stavy uzavíraného roku se musí rovnat počátečním stavům otevíraného roku. Ke kontrole je nejvhodnější použít sestavu Obratová předvaha.
Nastavení následujícího období
Nastavení dalšího období je možné uskutečnit kdykoliv v průběhu předchozího hospodářského roku a dá se libovolně upravovat až do chvíle provedení závěrky a otevření nového období. Pozdější změny jsou sice možné, ale mohou přinést řadu potíží.
Číselné řady
Pro potřeby nového období je nutné nastavit všechny používané Číselné řady. Na kartě každé číselné řady se pomocí tlačítka Přidat dá vložit další období, kde stačí vyplnit datum začátku období a číselnou předponu řady pro nový rok.
Vzhledem ke kontinuitě čísel dokladů je vhodné nachystat nová období číselných řad již ve starém účetním období. Money ERP se automaticky postará o správné dosazení číselné řady do dokladu podle použitého data (např. účetního případu).
Hromadné zadání nového období
Pro rychlejší nastavení nového období u číselných řad existuje v seznamu Číselných řad funkce hromadné změny prefixu nazvaného Číselná předpona řady.
Číselné řady, které je potřeba změnit, stačí v levém sloupci seznamu označit a v místní nabídce (otevřené pomocí pravého tlačítka myši) vybrat volbu Hromadné operace / Nové období pro číselnou řadu. Na kartě se pak zadá požadované období platnosti, číselná předpona řady a počet cifer číselné řady.
Při hromadném nastavení nových číselných řad je potřeba zadat prefix tak, aby v nově nastavených řadách nevznikaly duplicitní variabilní symboly, které by mohly vést k nesrovnalostem při párování úhrad. Ideální je číslo účetního roku.
Nastavení účtu pro převod zůstatku
Účty pro převod zůstatku program automaticky předpokládá shodné s minulým rokem. V případě potřeby je však možné uživatelsky nastavit jiný účet, a to přímo v Účtovém rozvrhu na kartě konkrétního Účtu.
Tento krok doporučujeme jen zkušeným účetním, neboť s sebou nese řadu dalších činností – např. se v souvislosti se změnou účtu musí v novém období upravit také Předkontace.
Aktuální období
Po provedení účetní závěrky program ve veškerých seznamech dokladů aktivuje nahoře na nástrojové liště tlačítko Aktuální období, které omezí viditelné doklady pouze na období otevřeného hospodářského roku. Po jeho stisku se zobrazí i všechny položky z minulých období.