Seznam slouží k evidenci všech vydaných faktur s výjimkou zálohových, které se evidují v samostatném seznamu. Před vystavením prvních faktur si dobře rozmyslete systém jejich členění a nastavte si konfiguraci nejen vlastního seznamu, ale i všech souvisejících částí programu, návod najdete v nápovědě k Fakturaci. Dále doporučujeme dobře prostudovat nápovědu k práci se Seznamy, popis obecného Dokladu a v neposlední řadě i Horké klávesy a Tlačítka.
Při seznamování s programem doporučujeme zobrazit Legendu, protože v seznamu můžete mít značné množství vizuálně odlišených záznamů (ODD-dobropisy, stornované a stornující doklady, dvě kategorie neuhrazených dokladů, koncepty aj.).
Funkce
V seznamu Faktur vydaných kromě funkcí běžných v ostatních dokladech (viz kap. Práce se seznamem) najdete navíc následující speciální funkce:
Šablony – pomocí připravených Šablon můžete na minimum snížit pracnost při tvorbě dokladů, které se ve vaší agendě často opakují (pro téhož partnera či stejné položky). Nové doklady pak vytvoříte tlačítkem Přidat podle šablony.
Přidat příkaz k inkasu/úhradě – přímo ze seznamu lze zadat Příkaz k inkasu/úhradě, přístupná je vždy jen ta volba, která má u daného dokladu smysl. Příkaz obsahuje označené faktury jako jednotlivé položky a je naplněný daty v nich zadanými (částka, bankovní spojení, spojovací symboly apod.). Po potvrzení jej program zařadí do seznamu Příkazů k inkasu nebo Příkazů k úhradě.
Úhrady – otevřete seznam Úhrad faktury, která je pod kurzorem. Přímo v tomto seznamu se dají přidat i další úhrady, které můžete přebrat ze seznamu pokladních a interních dokladů, a navíc přímo na tomto místě můžete úhradové doklady i vytvořit.
Platby – tlačítko otevře kartu Platby, kde můžete zadat hotovostní úhradu faktury. K dispozici je pole pro částku hrazenou v hotovosti i všechny Nepeněžní platby, na jejichž kartách je zatržené pole Zobrazovat. Program automaticky doplní úhradu prvním nepeněžním platidlem v pořadí (např. kreditní kartou) a obsluha pak může ručně dopsat množství přijímané hotovosti či jiných nepeněžních platidel. Program pak vypočítá celkově hrazenou částku včetně sumy, kterou je potřeba zákazníkovi vrátit. Zaúčtování těchto úhrad vysvětlujeme dále v textu.
Generovat pro firmy – funkce slouží k hromadnému vystavení kopie faktury pod kurzorem pro další firmy. Program nejprve nabídne seznam adres obchodních partnerů, kde si můžete označit libovolný počet adres (viz Označování položek v kap. Práce se seznamem). Po stisku tlačítka OK pak program zobrazí kartu, ve které lze podle potřeby nastavit data splatnosti a vystavení a případně i upravit ceny podle odběratelských podmínek partnerů. Nakonec se vygeneruje příslušný počet kopií faktury pod kurzorem, všechny položky a účetní údaje jsou identické. Doklady můžete libovolně opravit, pozor však v případě, kdy máte v Nastavení seznamu zadané Automatické zaúčtování dokladu při uložení – při generování kopií pak dojde i k jejich zaúčtování.
Tisk – seznam disponuje značným množstvím různých tiskových sestav, které slouží ke zrychlení práce a činností souvisejících s obchodem. Najdete zde nejen různé druhy faktur (s dodacím či záručním listem, se zaúčtováním či příkazem k úhradě, proforma, paragon atd.), ale i řadu výstupů použitelných v poštovním styku (adresní lístky, složenku, podací lístek, obchodní balík).
Mnohé z těchto sestav obsahují ještě další varianty, které si můžete před Tiskem zvolit v poli Tisknout návrh sestavy. Příkladem je třeba sestava Podací lístek, která obsahuje variantu „4 ks / A4“ určenou pro tisk čtyřech podacích lístků na jeden čistý list papíru (včetně všech kolonek) a variantu „1 ks“ určenou pro tisk do originálních blanketů. Zajímavé možnosti nabízí i tisková sestava Faktura vydaná, kde při výběru návrhu sestavy Faktura vydaná CSW barevná/obyčejná na formuláři faktury vytisknete QR kód (neboli čtvercový kód) nesoucí informace o obsahu dokladu, který se dá mj. využít pro uložení dat příkazu k úhradě pomocí chytrého telefonu, případně k načtení přijatého dokladu do jiné účetní agendy. QR kód obsahuje číslo faktury, částku, měnu, datum splatnosti, jméno dodavatele, variabilní, specifický a konstantní symbol.
Spárování – pomocí tlačítka se zobrazí řádky Účetního deníku, které jsou spárované s fakturou pod kurzorem. Jedná se čistě o informativní údaj, který slouží ke kontrole zaúčtování.
Přepočítat obrat a zisk – po stisku tlačítka program aktualizuje údaje u označených, nebo všech (v případě, kdy není označena žádná) položek seznamu. Způsob výpočtu zadáte v Nastavení seznamu nebo přímo na faktuře v záložce Zisk.
Faktoring ČSOB – pomocí tlačítka můžete uskutečnit přenosy dat o pohledávkách postoupených bance. Tlačítko umožňuje pomocí uložených souborů (které získáte při uzavření smlouvy s bankou) provádět export do banky buď v domácí měně, nebo v eurech, případně import zpět.
Zádržné – tlačítko je dostupné jen v agendách s aktivovaným modulem Zádržné.
Časové rozlišení – v agendách s aktivovaným modulem Časové rozlišení si pomocí tohoto tlačítka můžete rozpočítat položky označených dokladů na jednotlivá časová období.
Vytvořit opravný daňový doklad – dobropis – tuto funkci najdete v místní nabídce. Program otevře novou kartu faktury s veškerými údaji přebranými z dokladu pod kurzorem (včetně ceny, která se uvádí v kladné hodnotě). Nová faktura má aktivní přepínač ODD-Dobropis a po uložení ji program zavede do účetního deníku se záporným znaménkem.
V Nastavení skupiny je záložka ODD, kde si můžete nastavit parametry pro automatickou tvorbu opravných daňových dokladů: skupinu, do které budou ODD ukládány, a jejich zaúčtování. Pokud některé údaje nedoplníte, program je přebere ze zdrojové faktury. Dále je možno DUZP převzít z původního dokladu, případně místo něj použít aktuálně platné pracovní datum.
Převzít do – volbou místní nabídky také můžete doklad pod kurzorem převzít do jiné faktury, nebo pro zboží přímo vystavit Expediční doklad, aniž byste se museli přepínat do příslušného seznamu. Při převzetí faktury do dalšího účtovaného dokladu (např. jiné faktury) volbou Převzít do / S vyřizováním se původní doklad automaticky považuje za vyřízený a program vám už nedovolí žádné úpravy na kartách jeho položek. Pokud dodatečně zjistíte, že na nich potřebujete změnit účetní údaje nebo kontrolingové proměnné, použijte funkci Hromadná změna zaúčtování položek dokladu, kterou najdete v místní nabídce otevřené pravým tlačítkem myši nad seznamem položek přímo na kartě faktury.
Automatická tvorba pokladního dokladu při úhradě v hotovosti – jestliže v záložce Rozúčtování na kartě Nastavení skupiny zadáte v poli Vytvořit pokladní doklad při platbě způsob platby Hotově, program při výběru totožného Způsobu platby na faktuře automaticky vygeneruje pokladní doklad i úhradu. Tato vlastnost se dá využít také v případě, kdy odběratel překročil stanovený Kredit a pracovník vystavující fakturu nemá Uživatelskou rolí povolené Vystavení dokladů nad kredit. Program mu v tomto případě umožní vystavit pouze fakturu hrazenou v hotovosti, tedy pokladním dokladem. Chcete-li, aby se vám doklady generovaly na pozadí, pak na kartě Nastavení skupiny v záložce Úhrady zrušte zatržení v poli Zobrazit karty vytvořených pokladních dokladů.
V Průvodci nastavením programu si v části Vystavení dokladu – neuhrazené pohledávky po splatnosti můžete zadat kontrolní systém, který vás při výběru odběratele do dokladu upozorní na to, že partner má u vás nějaké neuhrazené pohledávky s překročenou dobou splatnosti. V téže záložce Průvodce nastavením programu si také můžete nastavit Minimální procentuální zisk, který chcete dodržet na faktuře vydané, způsob jeho zobrazení pak určíte v Nastavení seznamu. Obě kontrolní funkce povolí uložit problematický doklad pouze uživatelům s nastavenými Přístupovými právy u příslušného dokladu na hodnotu Správa, ostatní uživatelé doklad uložit nesmí.
Automatická tvorba interního a pohledávkového dokladu při úhradě kartou – obdobným způsobem je možné na Způsob platby uvedený na faktuře navázat vytvoření Interního a Pohledávkového dokladu. Funkčnost využijete při úhradě faktury platební kartou, kdy dochází ke vzniku pohledávky za bankou, protože do Money ERP dosud nebyl importovaný výpis z banky. Interní doklad uhradí fakturu a spáruje se s ní, Pohledávkový doklad se pak později spáruje s úhradou uvedenou na Bankovním výpisu. Pokud chcete tuto funkčnost využívat, do Nastavení skupiny v seznamu faktur si v poli Vytvořit interní a pohledávkový doklad při platbě (záložka Rozúčtování) zadejte způsob platby, který budete používat pro úhradu platební kartou. Současně doplňte skupinu interních a pohledávkových dokladů s vhodným nastavením. Chcete-li, aby se vám doklady generovaly na pozadí, pak na kartě Nastavení skupiny v záložce Úhrady zrušte zatržení v poli Zobrazit karty vytvořených interních a pohledávkových dokladů.
Připravili jsme pro vás instruktážní video s názorným popisem nastavení skupiny faktur, interních a pohledávkových dokladů tak, aby se úhrada kartou automaticky zaúčtovala.
Automatická tvorba dokladů při kombinované úhradě – pro úhrady uskutečněné částečně kartou a částečně v hotovosti je potřeba založit speciální skupinu faktur, kde je v Nastavení skupiny vložený stejný Způsob platby do obou polí: Vytvořit pokladní doklad při platbě a Vytvořit interní a pohledávkový doklad při platbě. Pokud pak doklad obsahuje tento Způsob platby, při jeho uložení program nejprve vytvoří Pokladní doklad. Na něm stačí přepsat částku na skutečnou úhradu hotovostí a program následně vytvoří Interní a Pohledávkový doklad na zbývající částku úhrady.
Detaily
Detaily obsahují množství záložek, které nabízí k nahlédnutí údaje uvedené na fakturách (Položky, Zaúčtování, Úhrady, Odpočtené zálohy), ale navíc i řadu informací, které na fakturách nenajdete.
Pohyby na účtech – v záložce vidíte detailní rozpis všech pohybů, ke kterým došlo při zaúčtování dokladu.
Navazující doklady – veškeré související doklady, ať už jde o předchůdce (objednávkové doklady) nebo následovníky (skladové doklady), případně dobropisy.
Součty dokladů – přehledný rozpis jednotlivých typů cen (základ, DPH, jednotlivé sazby, neuhrazené částky) součtovaných pro označené doklady nebo (v případě, že není označený žádný) pro celý seznam. Do součtů jsou zahrnuté i faktury vystavené v cizí měně, volitelně však můžete vybrat konkrétní měnu (vč. domácí) – součtování pak program provede pouze pro doklady v této měně vystavené. Při práci můžete zvolit režim výpočtu Automaticky (veškeré změny v seznamu se do součtů ihned promítnou) nebo Na vyžádání (změny se promítnou teprve po stisku tlačítka Spočítat hodnoty). Volbou Zahrnovat do součtu Neproplaceno ODD – dobropisy je možné z celkové částky odečíst dobropisované doklady.
Vyúčtování záloh – informace o dokladech (vyúčtovací, zálohový a hradící), kterými byly záloha zavedena.
Upomínky – na kartě faktury najdete uvedená data, ke kterým program funkcí Vypořádání vygeneroval k dokladu upomínky. V detailech však vidíte přímo zdrojové karty těchto Upomínek a můžete je zde pomocí volby místní nabídky vytisknout, odeslat partnerovi či k nim připojit dokument.
Penalizace – údaje o vystavených penalizacích včetně vazby na penalizační fakturu.
Expediční balíky – přehled balíků Expedičního dokladu vytvořeného převzetím faktury. V levé části záložky vidíte jednotlivé balíky a vpravo položky dokladu, které jimi byly odeslány. Dále zde zjistíte i jaký je momentální stav balíku – Nový znamená, že balík ještě není připraven k expedici, Odesláno znamená, že byla vytvořena uzávěrka a balík je na cestě, a podle toho, zda se zásilku podařilo předat příjemci, stav se změní na Doručeno nebo Nedoručeno.
Daňové doklady – zde vidíte informace o Daňových dokladech, které byly vygenerované ke všem odpočteným zálohám faktury pod kurzorem.
Zaúčtování navazujících dokladů – v detailu si můžete ověřit zaúčtování skladových dokladů, které se vygenerovaly při uložení faktury.
Seznam zpráv – pokud máte nastavenou Automatickou akci S5 Mail (v modulu Ekonomické jádro), která faktury zákazníkům odesílá e-mailem, v záložce najdete přehled zpráv, které touto cestou odešly. V případě neúspěšné akce tak doklad můžete znovu odeslat ručně např. tlačítkem Mail.