Cílem skladové uzávěrky je převést veškeré dodávky, které nebyly k datu skladové uzávěrky odepsané, a to takovým způsobem, aby mohlo být období před tímto datem uzavřeno (tj. aby se do tohoto období nedaly pořizovat doklady) a aby veškeré nově pořízené skladové doklady spadaly pouze do období po tomto datu. Den skladové uzávěrky tedy bude představovat nový Počáteční stav zásob.
Skladové uzávěrky tak slouží k tomu, aby veškeré sestavy, které vrací stav zásob k požadovanému dni (včetně dodávek a výrobních čísel), mohly pracovat pouze s těmi skladovými pohyby, jejichž datum pohybu bude větší než datum poslední skladové uzávěrky provedené před požadovaným dnem. Výsledkem těchto sestav bude menší časová náročnost zpracování.
Každá uzávěrka se tedy vztahuje vždy k určitému časovému intervalu (období), jehož počáteční datum je dané koncovým datem předchozího období. Všechna období na sebe bez přerušení navazují tak, že první období nemá definovaný počátek a poslední existující období konec. Toto poslední období je tzv. Aktivní období (neboli otevřené), ve kterém lze uskutečňovat transakce a měnit stavy zboží na skladech. Nelze přidávat, opravovat a mazat ty doklady, jejichž datum pohybu je nižší než počáteční datum aktivního období. Potřebujete-li provést změny v již uzavřeném období, je možné uzávěrku odvolat. Tato akce se dá provádět i opakovaně a lze znovu otevřít i více období zpětně po časové ose. Odvoláním uzávěrky se zruší poslední období, takže dojde vlastně ke sloučení dosud aktivního období s předchozím uzavřeným obdobím, jehož uzávěrka se odvolává.
Vytvoření uzávěrky
Datum uzávěrky musí být vyšší než nejvyšší datum existující uzávěrky pro tutéž řadu období (tzn. že na časové ose nelze novou uzávěrku vložit před nějakou již existující uzávěrku – novou uzávěrku musíte vždy přidat na konec za poslední existující uzávěrku).
Při uzávěrce se generují korekční doklady. Jejich konfiguraci zadáte na kartě Nastavení seznamu skladových zásob v záložce Obecné. Zde je nezbytně nutné určit skupinu dokladů, do které se budou tyto doklady ukládat, a dále buď v nastavení této skupiny, nebo přímo na kartě Nastavení seznamu skladových zásob doplnit Druh skladového pohybu. Pokud tuto informaci program nedohledá, závěrku nedokončí.
Před uzávěrkou doporučujeme provést Přepočet pořizovacích cen. Dále je potřeba zkontrolovat na Převodkách a Výrobkách, zda mají v poli Způsob provedení nastaveno Provést výdej i příjem – pokud by totiž byly do uzávěrky zahrnuty doklady s nastavením Provést pouze výdej, nešly by již dodatečně změnit a nebylo by tedy možné provést pozdější naskladnění zboží.
Skladovou uzávěrku program také vytvoří automaticky vždy při uzavření Skladové inventury.
Po provedení závěrky program uskuteční následující kroky:
Aktualizuje stavy zásob v uzavíraném období: vynuluje hodnoty přírůstku, úbytku, celkového obratu a konečného zůstatku. Následně přičte všechny pohyby spadající do tohoto období. Sčítá zvlášť množství, celkovou cenu a oceňovací odchylku. Příjmové pohyby zapíše na stranu přírůstků kladně, záporné příjmové pohyby na stranu přírůstků záporně. Výdejové pohyby zapíše na stranu úbytků kladně, záporné výdejové pohyby na stranu úbytků záporně. Vypočítá Celkový obrat jako rozdíl „přírůstek – úbytek” a Konečný zůstatek jako „počáteční zůstatek + přírůstek – úbytek”. Do stavů zásob v uzavíraném období program nastaví reference na uzávěrku (k jednomu období může být více uzávěrek, ke každé z nich se evidují stavy zásob, aby bylo možné zjistit rozdíly, k nimž došlo oproti předchozí uzávěrce).
Jestliže se v některém z takto vypočtených stavů zásob k datu uzávěrky vyskytne záporné množství v konečném zůstatku, celé vytváření závěrky program zruší s příslušným upozorněním. Původní hodnoty stavů zásob zůstanou beze změny.
V dané řadě období se vytvoří nové Aktivní období s počátečním datem ke dni uzávěrky. K tomuto období se také vytvoří pro všechny zásoby, které mají nastavenou příslušnou řadu období, nové stavy.
Do nových aktivních stavů program převede jako počáteční zůstatky nově vypočtené konečné zůstatky předchozího, tedy uzavíraného období. Následně přičte všechny pohyby spadající do nového období, tj. s datem vyšším nebo rovným datu počátku nového období, vypočítá celkový obrat a konečný zůstatek.
Pohybům patřícím podle data do nového Aktivního období nakonec nastaví jako jejich období nově vytvořené aktivní období.
Zrušení uzávěrky
Zrušit lze pouze poslední uzávěrku. Funkci však jde provést opakovaně – zrušením poslední uzávěrky se stane novou poslední uzávěrkou ta, která původně byla předposlední, a dá se tedy již také zrušit. Takto můžete pokračovat dál do minulosti.
Po potvrzení zrušení závěrky program provede tyto kroky:
Zruší stávající Aktivní období a místo něho nastaví jako aktivní období to období, jehož uzávěrku právě zrušil.
Pohyby z dosavadního aktivního období převede do nového aktivního období (tj. toho, jehož uzávěrku ruší). K tomuto období vytvoří pro všechny zásoby, které mají nastavenu příslušnou řadu období, nové stavy. Tyto stavy nastaví na zásobách jako aktivní.
Do nových aktivních stavů převede jako počáteční zůstatky nově vypočtené konečné zůstatky předchozího období. Následně aktualizuje stavy zásob v období, jehož uzávěrka se ruší: vynuluje hodnoty přírůstku, úbytku, celkového obratu a konečného zůstatku. Následně přičte všechny pohyby spadající do tohoto období, tj. s datem větším nebo rovným datu počátku období. Sčítá se zvlášť množství, celková cena a oceňovací odchylka. Příjmové pohyby program zapíše na stranu přírůstků kladně, záporné příjmové pohyby na stranu přírůstků záporně. Výdejové pohyby zapíše na stranu úbytků kladně, záporné výdejové pohyby na stranu úbytků záporně. Vypočítá Celkový obrat jako „přírůstek – úbytek” a Konečný zůstatek jako „počáteční zůstatek + přírůstek – úbytek”.
Nakonec program zruší všechny závěrkové pohyby vygenerované rušenou uzávěrkou.
Korekce oceňovacích odchylek
Během průběžného oceňování zásob při pohybech se u zásoby eviduje Oceňovací odchylka, která udává rozdíl mezi celkovou cenou evidovanou v aktuálním stavu zásoby a mezi cenou zásoby, která se zjistí jako výsledná cena všech pohybů zásoby (tj. rozdíl mezi příjmy a výdeji). Jedná se o odchylky způsobené vlivem použité oceňovací metody, ke kterým dochází:
při výdeji do záporného stavu a následném příjmu za rozdílnou cenu
při dodatečné opravě ceny příjmu, ze kterého již bylo vydáno
při vratkách příjmu za odlišnou cenu, než jakou měl původní příjem
Kromě oceňovací odchylky vznikají další tři druhy odchylek, a to:
Odchylka u pohybu – řeší rozdíl zaokrouhlení (jednotková cena násobená množstvím vs. celková cena) za předpokladu, že existuje pouze jeden pohyb k jedné položce.
Odchylka u položky – řeší rozdíl zaokrouhlení (jednotková cena násobená množstvím vs. celková cena) za předpokladu, že existuje více pohybů k jedné položce.
Odchylka u stavu zásoby – řeší vydávání za celkovou nulovou cenu vzniklou zaokrouhlením a další nesrovnalosti, kdy nesedí suma zbývající množství zásoby násobená jednotkovou cenou zásoby vs. celková cena zásoby. Tato odchylka není nikde evidovaná a vytváří se až při skladové uzávěrce, ve které se rovnou odepíše (za pomocí dokladu Korekce zaokrouhlovacích odchylek). Pro odepsání této odchylky je potřeba mít v Průvodci nastavením programu zatržené pole Vytvářet korekce zaokrouhlovacích rozdílů.
Odchylka vlastně představuje dodatečnou korekci ceny uskutečněných výdejů, neboli změnu ceny výdejů, která nastala až po jejich uskutečnění, a tak do nich nemohla být zahrnuta.
Při skladové uzávěrce tedy musí dojít ke Korekci oceňovacích odchylek, která spočívá v tom, že se odchylky zaúčtují, čímž se účetně sníží hodnota zásob a zároveň zvýší hodnota výdejů, tedy spotřebovaných zásob. Současně dojde k vynulování odchylek v evidenci zásob.
Zaúčtování odchylek se provádí vytvořením speciální skladové Výdejky, na které je pro každou zásobu s evidovanou nenulovou Oceňovací odchylkou vytvořena jedna položka dokladu se zápornou hodnotou odchylky. Tyto položky mají nulové množství a současně nenulovou cenu a korekční skladový doklad tak vytvoří speciální skladové pohyby obsahující pouze cenu a nulové množství. Konfiguraci zaúčtování těchto skladových dokladů zadáte v Nastavení skladových zásob.
Vygenerované výdejky si můžete zobrazit v detailech k seznamu Skladových uzávěrek.
V Průvodci nastavením programu si zatržením volby Vytvářet korekce zaokrouhlovacích dokladů můžete nastavit také generování dalšího korekčního dokladu na zaokrouhlovací rozdíly.
Při zrušení skladové závěrky dojde automaticky ke smazání korekčního skladového dokladu, který při dané uzávěrce vznikl. Tím dojde také k opětovnému zápisu odúčtovaných odchylek do stavů zásob.